| |державної служби | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Листування з органами | |10 р. | |
| 40 |державної влади та | |ст. 680 | |
| |місцевого | | | |
| |самоврядування, | | | |
| |профспілковими органами,| | | |
| |об'єднаннями громадян, | | | |
| |підприємствами, | | | |
| |установами та | | | |
| |організаціями про | | | |
| |представлення | | | |
| |працівників до урядових | | | |
| |нагород, присвоєння | | | |
| |почесних звань, | | | |
| |висування і затвердження| | | |
| |кандидатур на здобуття | | | |
| |Державних премій | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Листування з органами | |5 р. | |
| 41 |державної виконавчої | |ЕПК ст. 6Д | |
| |влади про | | | |
| |громадсько-політичну | | | |
| |ситуацію в області | | | |
| |(місті) | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Листування з органами | |5 р. | |
| 42 |державної виконавчої | |ЕПК ст. 6Д | |
| |влади з питань | | | |
| |діяльності об'єднань | | | |
| |громадян, політичних | | | |
| |блоків, партій та рухів | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Листування з органами | |5 р. | |
| 43 |державної виконавчої | |ЕПК ст. 6Д | |
| |влади про підготовку і | | | |
| |проведення референдумів | | | |
| |та виборів | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Листування з | |10 р. ст. 68| |
| 44 |правоохоронними і | | | |
| |контролюючими органами з| | | |
| |правових питань | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Листування з органами | |5 р. | |
| 45 |державної виконавчої | |ЕПК ст. 6Д | |
| |влади, Радою | | | |
| |національної безпеки та | | | |
| |оборони України, | | | |
| |об'єднаннями громадян, | | | |
| |підприємствами, | | | |
| |установами та | | | |
| |організаціями про | | | |
| |мобілізаційну та | | | |
| |оборонну роботу | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Листування з | |5 р. | |
| 46 |райдержадміністраціями з| |ЕПК ст. 6Д | |
| |організаційних питань | | | |
| |їхньої діяльності | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Листування з органами | |5 р. | |
| 47 |місцевого самоврядування| |ЕПК ст. 6Д | |
| |(сільськими, селищними і| | | |
| |міськими Радами) та їх | | | |
| |виконавчими комітетами, | | | |
| |виборчими комісіями з | | | |
| |організаційних питань | | | |
| |їхньої діяльності | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Листування з | |10 р. | |
| 48 |підприємствами, | |ЕПК ст. 766 | |
| |установами і | | | |
| |організаціями з питань | | | |
| |виділення, обміну та | | | |
| |приватизації житла, | | | |
| |постановки на квартирний| | | |
| |облік, міжміського | | | |
| |обміну | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Документи з грифом "Для | |ЕК | |
| 49 |службового | | | |
| |користування", що | | | |
| |стосуються діяльності | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Зведена номенклатура | | 1 |1 |
| 50 |справ апарату | |Пост. | На держзбе-|
| |адміністрації | |ст. 89-а |рігання не |
| | | | |передається |
| | | | |передається |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Річний (піврічний, | |5 р. ст. | |
| 51 |квартальний) план роботи| |ст. 154, | |
| |відділу та звіт про його| |299 | |
| |виконання | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Відомості (довідки) про | |3 р. ст. 91 | |
| 52 |документообіг в апараті | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Документи (доповідні | |5 р. ст. 111| |
| 53 |записки, довідки, акти) | | | |
| |про стан ведення | | | |
| |діловодства в | | | |
| |управліннях, відділах та| | | |
| |інших структурних | | | |
| |підрозділах | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Списки постійних | | 1 |1 |
| 54 |кореспондентів та їх | |1 р. | Після заміни|
| |адреси | |ст. 1135 |новими |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Реєстраційні картки | |Пост. ст. 99| |
| 55 |законів, постанов та | | | |
| |інших актів Верховної | | | |
| |Ради України | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Реєстраційні картки | |Пост. ст. 99| |
| 56 |указів, розпоряджень | | | |
| |Президента України | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Реєстраційні картки | |Пост. ст. 99| |
| 57 |розпоряджень Глави | | | |
| |Адміністрації Президента| | | |
| |України | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Реєстраційні картки | |Пост. ст. 99| |
| 58 |постанов, розпоряджень | | | |
| |Кабінету Міністрів | | | |
| |України | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Реєстраційні картки | |Пост. ст. 99| |
| 59 |виписок з протоколів | | | |
| |засідань Кабінету | | | |
| |Міністрів України і з | | | |
| |протоколів засідань | | | |
| |Президії Кабінету | | | |
| |Міністрів України | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Реєстраційні картки | |3 р. | |
| 60 |(бази даних) вхідних, | |ст. 100-б | |
| |вихідних та внутрішніх | | | |
| |документів | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Реєстри на відправлену | |1 р. ст. 101| |
| 61 |кореспонденцію | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Журнал обліку бланків | |1 р. | |
| 62 |суворої звітності | |ст. 103-а | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Журнали обліку врученої | |1 р. | |
| 63 |кореспонденції (розносні| |ст. 103-г | |
| |книги) | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Журнал реєстрації | |3 р. | |
| 64 |вхідних документів з | |ст. 100-б | |
| |грифом "Для службового | | | |
| |користування" | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Журнал реєстрації | |3 р. | |
| 65 |вихідних документів з | |ст. 100-б | |
| |грифом "Для службового | | | |
| |користування" | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Журнал обліку друкування| |1 р. | |
| 66 |документів з грифом "Для| |ст. 103-в | |
| |службового користування"| | | |
| |для ознайомлення | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Журнал обліку видачі | |1 р. | |
| 67 |працівникам апарату | |ст. 103-г | |
| |адміністрації документів| | | |
| |з грифом "Для службового| | | |
| |користування" для | | | |
| |ознайомлення | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Картки і журнали | |1 р. ст. 102| |
| 68 |реєстрації телеграм, | | | |
| |телефонограм, факсів | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Замовлення на виконання | |1 р. ст. 104| |
| 69 |машинописних і | | | |
| |розмножувальних робіт | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Журнал, табель | |1 р. | |
| 70 |реєстрації приходу на | |ст. 1142 | |
| |роботу і виходу з роботи| | | |
| |працівників апарату | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Графіки чергувань | |1 р. | |
| 71 |керівництва апарату | |ст. 1279 | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Акти | | 1 |1 |
| 72 |приймання-передавання | |3 р. | Після зміни |
| |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- |
| |час зміни відповідальних| | | дальних |
| |працівників відділу | | |працівників |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.01-|Номенклатура справ | |3 р. | |
| 73 |відділу | |ст. 89-б | |
|------------------------------------------------------------------|
| 01.02 - ПРОТОКОЛЬНА ЧАСТИНА |
|------------------------------------------------------------------|
|01.02-|Розпорядження голови | |Пост. |В інших |
| 01 |адміністрації з основної| |ст. 5-а |підрозділах |
| |діяльності | | |зберігаються |
| | | | |копії |
| | | | |розпоряджень |
| | | | |- доки не |
| | | | |мине потреба |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Розпорядження голови | |Пост. | |
| 02 |адміністрації з грифом | |ст. 5-а | |
| |"Для службового | | | |
| |користування" | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Розпорядження голови | |75 р. | |
| 03 |адміністрації про | |ст. 5-б | |
| |прийняття, переведення, | | | |
| |заохочення, звільнення, | | | |
| |сумісництво заступників | | | |
| |голови, керівників | | | |
| |апарату, управлінь, | | | |
| |відділів та інших | | | |
| |структурних підрозділів | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Розпорядження голови | |5 р. | |
| 04 |адміністрації про | |ст. 5-в | |
| |надання відпусток | | | |
| |заступникам голови, | | | |
| |керівникам апарату, | | | |
| |управлінь, відділів та | | | |
| |інших структурних | | | |
| |підрозділів | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Розпорядження голови | |3 р. | |
| 05 |адміністрації про | |ст. 5-г | |
| |стягнення, відрядження | | | |
| |заступників голови, | | | |
| |керівників апарату, | | | |
| |управлінь, відділів та | | | |
| |інших структурних | | | |
| |підрозділів | | | |
| |адміністрації; з | | | |
| |адміністративно- | | | |
| |господарських питань | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Доручення голови | |Пост. ст. 9 | |
| 06 |адміністрації та | | | |
| |документи (довідки, | | | |
| |доповідні записки, | | | |
| |доповіді, інформації) з | | | |
| |їх виконання | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Протоколи засідань | |Пост. ст. 10| |
| 07 |колегії адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Протоколи нарад у голови| |Пост. ст. 11| |
| 08 |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Протоколи нарад у | |Пост. ст. 11| |
| 09 |заступників голови | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Документи (постанови, | |Пост. |1 |
| 10 |рішення, протоколи) | |ст. 15-а | Документи |
| |постійно діючих комісій,| | |кожної |
| |рад при адміністрації1 | | |комісії, ради|
| | | | |формують в |
| | | | |окремі справи|
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Накази керівника апарату| |Пост. | |
| 11 |адміністрації з основних| |ст. 16-а | |
| |напрямів діяльності | | | |
| |апарату | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Журнал реєстрації | |Пост. | |
| 12 |розпоряджень голови | |ст. 100-а | |
| |адміністрації з основної| | | |
| |діяльності | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Журнал реєстрації | |Пост. | |
| 13 |розпоряджень голови | |ст. 100-а | |
| |адміністрації з грифом | | | |
| |"Для службового | | | |
| |користування" | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Журнал реєстрації | |Пост. | |
| 14 |розпоряджень голови | |ст. 100-а | |
| |адміністрації про | | | |
| |прийняття, переведення, | | | |
| |заохочення, звільнення, | | | |
| |сумісництво заступників | | | |
| |голови, керівників | | | |
| |апарату, управлінь, | | | |
| |відділів та інших | | | |
| |структурних підрозділів | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Журнал реєстрації | |3 р. | |
| 15 |розпоряджень голови | |ст. 100-б | |
| |адміністрації про | | | |
| |надання відпусток | | | |
| |заступникам голови, | | | |
| |керівникам апарату, | | | |
| |управлінь, відділів та | | | |
| |інших структурних | | | |
| |підрозділів | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Журнал реєстрації | |3 р. | |
| 16 |розпоряджень голови | |ст. 100-б | |
| |адміністрації про | | | |
| |стягнення, відрядження | | | |
| |заступників голови, | | | |
| |керівників апарату, | | | |
| |управлінь, відділів та | | | |
| |інших структурних | | | |
| |підрозділів | | | |
| |адміністрації; з | | | |
| |адміністративно- | | | |
| |господарських питань | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Журнал реєстрації | |Пост. | |
| 17 |доручень голови | |ст. 100-а | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.02-|Журнал реєстрації | |Пост. | |
| 18 |наказів керівника | |ст. 100-а | |
| |апарату адміністрації з | | | |
| |основних напрямів | | | |
| |діяльності апарату | | | |
|------------------------------------------------------------------|
| 01.03 - АРХІВ |
|------------------------------------------------------------------|
|01.03-|Правила, положення, | |До заміни | |
| 01 |інструкції, методичні | |новими | |
| |вказівки та рекомендації| |ст. 18-б | |
| |з питань архівної справи| | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Паспорт архіву апарату | |До заміни | |
| 02 |адміністрації | |новим | |
| | | |ст. 37Д | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Примірна номенклатура | |До заміни | |
| 03 |справ | |новою | |
| | | |ст. 88-б | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Номенклатура справ | |До заміни | |
| 04 |(другий примірник) | |новою | |
| |апарату адміністрації | |ст. 89-а | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Протоколи засідань | |Пост. | |
| 05 |експертної комісії | |ст. 15-а | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Описи справ постійного | |Пост. | |
| 06 |зберігання | |ст. 109-а | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Описи справ з особового | | 1 | 1 |
| 07 |складу | |3 р. |Після |
| | | |ст. 109-а |знищення |
| | | | |справ |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Описи справ тимчасового | | 1 | 1 |
| 08 |зберігання | |3 р. |Після |
| | | |ст. 109-б |знищення |
| | | | |справ |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Справи фондів (історична| |Пост. | |
| 09 |довідка, акти | |ст. 107 | |
| |перевіряння наявності та| | | |
| |стану документів, акти | | | |
| |приймання-передавання | | | |
| |документів від | | | |
| |структурних підрозділів | | | |
| |та на державне | | | |
| |зберігання, акти про | | | |
| |виділення документів до | | | |
| |знищення, про нестачу й | | | |
| |непоправні пошкодження | | | |
| |документів) | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Списки, аркуші, картки | |Пост. | |
| 10 |фондів | |ст. 108 | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Акти, довідки про | |5 р. | |
| 11 |підсумки перевірок | |ст. 110 | |
| |державним архівом умов | | | |
| |зберігання і стану | | | |
| |збереженості документів | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Документи (доповідні | |5 р. | |
| 12 |записки, довідки) про | |ЕПК ст. 45-б| |
| |роботу діловодної служби| | | |
| |та архіву, що подаються | | | |
| |керівництву | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Документи (акти, | | 1 |1 |
| 13 |довідки, доповідні | |1 р. | Після |
| |записки) перевірок стану| |ст. 90 |наступної |
| |діловодства і архівної | | |перевірки |
| |справи в апараті | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Листування з державними | |3 р. | |
| 14 |архівними установами з | |ст. 106 | |
| |організаційно-методичних| | | |
| |питань діловодства і | | | |
| |архівної справи | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Акти видавання | | 1 |1 |
| 15 |документів у тимчасове | |1 р. | Після |
| |користування | |ст. 117 |повернення |
| | | | |документів |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Документи (заяви, | |3 р. | |
| 16 |запити) про видачу | |ст. 121 | |
| |архівних довідок, копій,| | | |
| |витягів з документів | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Вимоги, замовлення на | | 1 |1 |
| 17 |видачу документів з | |1 р. ст. 119| Після |
| |архіву | | |повернення |
| | | | |документів |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Журнал обліку видачі | |1 р. | |
| 18 |документів з архіву в | |ст. 120 | |
| |тимчасове користування | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|01.03-|Реєстраційні картки, | |3 р. ст. 122| |
| 19 |журнали обліку видачі | | | |
| |архівних довідок, копій,| | | |
| |витягів з документів | | | |
|------------------------------------------------------------------|
| 02 - ВІДДІЛ КОНТРОЛЮ |
|------------------------------------------------------------------|
|02-01 |Річний (піврічний, | |5 р. ст. | |
| |квартальний) план роботи| |ст. 154, | |
| |відділу та звіт про його| |299 | |
| |виконання | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|02-02 |Документи (доповіді, | |Пост. ст. | |
| |доповідні записки, | |21-а | |
| |довідки, плани контролю)| | | |
| |з перевірки виконання | | | |
| |законів України, актів | | | |
| |Президента України, | | | |
| |Кабінету Міністрів | | | |
| |України, інших органів | | | |
| |виконавчої влади вищого | | | |
| |рівня | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|02-03 |Документи (доповіді, | |Пост. ст. | |
| |доповідні записки, | |22-а | |
| |довідки, плани контролю)| | | |
| |з перевірки виконання | | | |
| |рішень колегії | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|02-04 |Документи (доповіді, | |Пост. ст. | |
| |доповідні записки, | |ст. 9, 22-а | |
| |довідки, плани контролю)| | | |
| |з перевірки виконання | | | |
| |розпоряджень і доручень | | | |
| |голови адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|02-05 |Документи (доповіді, | |Пост. ст. | |
| |доповідні записки, | |ст. 9, 22-а | |
| |довідки) перевірок | | | |
| |роботи структурних | | | |
| |підрозділів | | | |
| |адміністрації, | | | |
| |райдержадміністрацій, | | | |
| |виконавчих комітетів | | | |
| |органів місцевого | | | |
| |самоврядування щодо | | | |
| |здійснення контролю за | | | |
| |виконанням документів | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|02-06 |Документи (доповідні | |5 р. ЕПК | |
| |записки, довідки) з | |ст. 45-б | |
| |питань контролю, що | | | |
| |подаються відділом | | | |
| |керівництву | | | |
| |адміністрації | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|02-07 |Картотеки (бази даних) | |3 р. ст. 94 | |
| |контролю виконання | | | |
| |документів | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|02-08 |Оперативні відомості про| |1 міс. | |
| |стан виконання | |ст. 300 | |
| |документів | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|02-09 |Акти | | 1 |1 |
| |приймання-передавання | |3 р. | Після заміни|
| |документів, складені під| |ст. 55-б | відпові- |
| |час зміни відповідальних| | | дальних |
| |працівників відділу | | | працівників |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|02-10 |Номенклатура справ | |3 р.ст. | |
| |відділу | |89-б | |
|------------------------------------------------------------------|
| 03 - ВІДДІЛ РОБОТИ ІЗ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН |
|------------------------------------------------------------------|
|03-01 |Правила, положення, | |До заміни | |
| |інструкції; методичні | |новими | |
| |вказівки та рекомендації| |ст. 18-б | |
| |з питань роботи із | | | |
| |зверненнями громадян | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|03-02 |Річний (піврічний, | |5 р. | |
| |квартальний) план роботи| |ст. ст. 154,| |
| |відділу та звіт про його| |299 | |
| |виконання | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|03-03 |Звернення (пропозиції, | |Пост. | |
| |заяви, скарги) громадян | |ст. 28-а | |
| |щодо суттєвих змін у | | | |
| |роботі підприємств, | | | |
| |установ і організацій | | | |
| |області (міста) або про | | | |
| |усунення серйозних | | | |
| |недоліків та зловживань | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|03-04 |Звернення (пропозиції, | |5 р. | |
| |заяви, скарги) громадян | |ст. 28-б | |
| |особистого та | | | |
| |другорядного характеру | | | |
|------+------------------------+-------+------------+-------------|
|03-05 |Документи (аналітичні | |Пост. | |
| |довідки, огляди, | |ст. 29-а | |
