НАЦІОНАЛЬНА ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ УКРАЇНИ
З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ СУСПІЛЬНОЇ МОРАЛІ
Н А К А З
| 09.07.2007 N 32-У |
Про внесення змін та доповнень до Інструкції з діловодства
З метою покращення роботи з документами та підвищення рівня виконавської дисципліни
НАКАЗУЮ:
1. Внести зміни та доповнення до Інструкції з діловодства Комісії (далі - Інструкція) та викласти її в новій редакції (додається).
2. Ввести Інструкцію в дію з 1 серпня 2007 року, а пункт 15.14 Інструкції з додатками до нього - з 16 липня 2007 року.
3. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Комісії покласти на Ковпошу І.А., провідного спеціаліста відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу Управління адміністративно-господарського обслуговування.
4. Відповідальними особами за безпосереднє ведення діловодства визначити:
- в апараті Комісії - Рябу Б.М., головного спеціаліста відділу організаційно-кадрового забезпечення та документообігу Управління адміністративно-господарського обслуговування;
- в УАС - Валюк О.Я., заступника начальника управління - начальника відділу аналізу та моніторингу інформації і методичного забезпечення;
- в УЕР - Панасенка А.В., провідного спеціаліста відділу експертизи у сфері культури, мистецтв, кіно-, відео продукції, видовищних заходів, реклами, товарів та послу;
- в УПВ - Латій В.М., головного спеціаліста відділу взаємодії з міжнародними організаціями та наукових досліджень;
- в УРК - Тарасова О.Д., головного спеціаліста відділу попередньої експертизи;
- в УАГ - Журбіна Ю.В., начальника відділу технічного забезпечення та господарського обслуговування;
- в ВЗГ - Пономаренко Л.В., провідного спеціаліста ВЗГ;
- в ВЮС - Богатова Є.Є., начальника ВЮС;
- в ВФЗ - Тарасенко Н.М., провідного спеціаліста ВФЗ.
5. Особі, відповідальній за діловодство, Ковпоші І.А. у двотижневий термін організувати навчання працівників підрозділів щодо організації роботи з документами.
6. Керівникам структурних підрозділів у тритижневий термін організувати навчання працівників підрозділів щодо організації роботи з документами.
7. Начальнику УАГ Багаю В.В.:
- у тижневий термін розробити та забезпечити всі комп'ютери електронними шаблонами документів;
- у двотижневий термін розробити та затвердити Стандарт роботи з електронною інформацією.
8. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
| В.о. Голови Комісії | М.І.Бойко |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Національної
експертної комісії України
з питань захисту суспільної
моралі
09.07.2007 N 32-У
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Національній експертній комісії України з питань захисту суспільної моралі
( Інструкція вводиться в дію з 1 серпня 2007 року, а пункт 15.14 з додатками до нього - з 16 липня 2007 року )
1. Загальні положення
1.1 Інструкція з діловодства в Національній експертній комісії України з питань захисту суспільної моралі (далі - Інструкція) встановлює єдину систему організації діловодства, порядок роботи з документами, і носить обов'язковий характер при веденні діловодства в Національній експертній комісії України з питань захисту суспільної моралі (далі - Комісія) відповідно до особливостей структури, з врахуванням штатної чисельності та технічного забезпечення.
1.2 Робота з документами регулюється законодавством України, нормативно-методичними документами державної архівної служби України та цією Інструкцією.
1.3 Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в Комісії розроблені відповідно до Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153.
1.4 Передбачені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію (внутрішню та зовнішню), що не є конфіденційною. Порядок ведення діловодства, роботи з документами "Для службового користування" визначається відповідно до вимог чинного законодавства та спеціальною Інструкцією, яка погоджується з СБУ, Державним комітетом архівів та затверджується наказом Голови Комісії.
1.5 Інструкція встановлює порядок приймання, реєстрації, обліку, проходження, оформлення, друкування та тиражування, контролю виконання, підготовки відповідей, відправлення, використання, передачі в архів на зберігання документів в Комісії. Положення Інструкції передбачають як традиційне ведення діловодства, так і автоматизовану (комп'ютерну) технологію обробки, обліку та контролю документів.
1.6 Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Комісії покладається на відповідальну за діловодство особу.
Ведення діловодства щодо діяльності постійного тендерного комітету Комісії здійснюється згідно вимог цієї Інструкції особою, визначеною Головою Комісії.
1.7 Загальне керівництво діловодством здійснюється Головою Комісії, безпосередньо організує та відповідає за стан діловодства керівник апарату.
1.8 Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах Комісії покладаються на їх керівників.
1.9 Відповідальність за ведення діловодства в структурних підрозділах Комісії покладається за вказівкою начальника відповідного структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу. Відповідальна особа за діловодство структурного підрозділу забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, інформує керівника про їх виконання, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства.
1.10 Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які знаходяться в них на виконанні. Про втрату документа терміново доповідається керівникові підрозділу та складається акт (додаток 1), один примірник якого передається керівнику апарату Комісії для відповідного реагування у встановленому порядку.
1.11 Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства, зберігання та використання документів структурними підрозділами Комісії покладається на керівників структурних підрозділів, які зобов'язані:
- вживати заходів до скорочення службового листування;
- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства;
- здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції щодо складання, оформлення, зберігання документів, організації діловодного процесу.
1.12 Правила Інструкції обов'язкові для всіх працівників апарату Комісії.
1.13 Працівники апарату Комісії зобов'язані знати і дотримуватись вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.
1.14 Керівники структурних підрозділів повинні ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодства Комісії і вимогами цієї Інструкції.
1.15 При звільненні працівника із займаної ним посади, а також на період його відпустки, довгострокового відрядження тощо, всі невиконані документи передаються для виконання особі, що його заміщає.
2. Документування управлінської діяльності Комісії
2.1 Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів в Комісії є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
В Комісії визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.
2.2 Управлінська діяльність Комісії здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Комісії є:
- Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази та розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
- здійснення виконавчої діяльності з метою виконання Комісією покладених на неї завдань, що знаходяться у межах її компетенції.
2.3 Згідно з чинним законодавством Комісія приймає рішення, Голова Комісії видає накази, розпорядження, крім того, затверджує положення та інструкції.
2.4 Розпорядчі документи, що надходять до апарату Комісії від органів вищого рівня, доводяться до відома працівників Комісії в межах їх повноважень.
Особа, відповідальна за діловодство, за вказівкою Голови Комісії або керівника апарату Комісії може розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня регіональним представникам разом із супровідним листом.
2.5 Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.6 Хід обговорення питань і рішення, що ухвалюються на засіданні Комісії, її колегіальних органів, на зборах, фіксуються в протоколах. Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються розпорядженням посадової особи, яка проводила нараду.
2.7 Рішення Комісії, прийняті в межах її повноважень, доводяться до центральних і місцевих органів влади, засобів масової інформації всіх форм власності, а також фізичних та юридичних осіб, для яких вони є обов'язковими для розгляду, шляхом надсилання їм відповідних документів або їх копій, завірених належним чином.
2.8 Рішення Комісії, її колегіальних органів управління доводяться до виконавців шляхом надсилання їм відповідних документів або їх копій, завірених належним чином.
2.9 Видання розпорядчих документів обов'язкове:
- з організаційних питань - у разі створення, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів Комісії, визначення їх функцій і завдань, затвердження їхньої структури, підведенні підсумків діяльності, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;
- з питань оплати праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, переведенні на іншу посаду та звільненні з посади; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження та відпустки працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.
2.10 Розпорядчі документи, що надходять до Комісії від вищих органів, доводяться до відома працівників апарату Комісії шляхом:
- видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), в яких викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань Комісії;
- надсилання їм копій таких розпорядчих документів;
- ознайомлення з ними під розпис.
2.11 При здійсненні оперативних зв'язків з вищими органами, іншими установами, юридичними або фізичними особами Комісія надсилає листи.
2.12 Листи складаються у випадках, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією та надати усні роз'яснення, вказівки тощо.
2.13 Якщо документ потребує негайного виконання, то передача тексту службового документа може здійснюватися по електронній пошті, телефону.
3. Прийом, реєстрація та розподіл вхідної кореспонденції. Загальний порядок виконання документів
3.1 Вся кореспонденція, що надходить до Комісії, приймається та реєструється централізовано особою, відповідальною за діловодство.
Не реєструються документи згідно переліку, зазначеному в додатку 2.
При прийомі кореспонденції особа, відповідальна за діловодство, перевіряє цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Наявність кореспонденції, що приймається, перевіряється згідно з поштовим реєстром, переліком документів, або розносною книгою.
У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.
3.2 Працівникам апарату Комісії, незалежно від їх посадового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників органів зв'язку, представників інших установ, організацій та фізичних осіб.
3.3 Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику особою, відповідальною за діловодство, не пізніше наступного дня.
3.4 При відкритті поштового відправлення перевіряється правильність оформлення документів, фактична наявність документів та додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конвертах. Конверти зберігаються на протязі усього часу зберігання документів.
У випадку відсутності або пошкодження документа, що заважає використанню його за призначенням, складається акт в трьох примірниках (додаток 3), який підписується особою, відповідальною за діловодство, та іншими працівниками Комісії (не менше двох осіб). Один примірник акта залишається у особи, відповідальної за діловодство, другий додається до вхідних документів, третій надсилається відправнику. На звороті останнього аркуша пошкодженого документа в правому нижньому куті робиться запис "Виявлено некомплектність документів" або "Документ отримано пошкодженим".
Пакети з відміткою "особисто" передаються адресатам без відкривання під розпис та обліковуються в спеціальному журналі (додаток 4). Якщо така кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається особі, відповідальній за діловодство, та реєструється у встановленому цією Інструкцією порядку.
Конверти, які надійшли до тендерного комітету Комісії з позначкою "Кваліфікаційна пропозиція", передаються адресату без відкривання.
3.5 Вхідні документи в копіях і у вигляді факсограм реєструються особою, відповідальною за діловодство, в спеціальному журналі (додаток 5) та передаються адресатам.
3.6 На всіх вхідних документах в правому нижньому куті або вільному від тексту місці першого аркуша проставляється реєстраційний штамп, який містить такі реквізити: найменування установи, дата надходження та реєстраційний (вхідний) номер.
3.7 Реєстрація документів здійснюється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції. На документи, які керівництво Комісії поставило на контроль, оформлюються реєстраційно-контрольні картки (додатки 6, 7, 8).
3.8 Основним принципом реєстрації документів є одноразовість. Кожний документ реєструється у Комісії лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він вдруге не реєструється.
3.9 Особа, відповідальна за діловодство, перевіряє наявність додатків до вхідної кореспонденції, в разі необхідності робить запит додаткової інформації та доповідає про документи, що надійшли, керівнику апарату Комісії.
Додаткові відомості, що надійшли до матеріалів, які знаходяться в Комісії, реєструються в журналі вхідної кореспонденції відповідальною особою за діловодство за датою їх надходження з наданням вхідного реєстраційного номера первісних матеріалів з доданням індексу Д з цифровою позначкою в хронологічному порядку (наприклад, Д1, Д2, і т.д.).
3.10 Всі документи, що надійшли до Комісії, реєструються і передаються керівнику апарату Комісії на попередній розгляд. За результатами попереднього розгляду керівник апарату або передає документ на розгляд Голові Комісії, або приймає рішення про його виконання структурними підрозділами, що оформлюється відповідною резолюцією.
3.11 Наслідки розгляду документів керівництвом фіксуються у резолюції.
Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа.
Складовими резолюції є: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.
На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис керівника, дата.
На документі повинно бути, як правило, не більше двох резолюцій. Додаткові резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність у деталізації порядку виконання документа.
Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче від реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці на верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.
3.12 Після розгляду документа керівництвом та призначення виконавця, в той же день документ повертається особі, відповідальній за діловодство. Після отримання документа від керівництва особа, відповідальна за діловодство, доповнює вхідний номер індексами справи та структурного підрозділу за номенклатурою справ.
Зміст резолюції заноситься до журналу реєстрації вхідної кореспонденції.
3.13 В структурні підрозділи документи, як правило, передаються в день попереднього розгляду через особу, відповідальну за діловодство, під розпис у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.
3.14 Заяви та скарги на дії посадових осіб Комісії передаються керівником апарату на розгляд Голові Комісії. Згідно з резолюцією особа, відповідальна за ведення діловодства, передає документ виконавцю, який вивчає подані матеріали та в десятиденний строк (якщо резолюція не містить іншого терміну) доповідає про результати розгляду заяви чи скарги Голові Комісії.
3.15 Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції.
Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через відповідальну за діловодство особу з внесенням відповідних даних про передачу до журналу реєстрації вхідної кореспонденції.
3.16 Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа та йому у встановленому порядку передається документ. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проекту документа в частині віднесеній до їх компетенції.
Відповідальний за діловодство підрозділу виконавця, вказаного в резолюції першим, оперативно знайомить з документом решту вказаних в резолюції осіб під розпис на резолюції, зліва від відповідного прізвища. У необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.
Відповідальний виконавець має право вживати всі необхідні заходи щодо координації роботи інших виконавців стосовно виконання документа, які є обов'язковими.
У разі відсутності особи, зазначеної в резолюції першою, за виконання документа відповідає особа, вказана в резолюції наступною. У такому випадку співвиконавці зобов'язані надавати відповідальній особі необхідні матеріали для виконання документа.
3.17 Після вирішення порушених у документі питань відповідальний за його виконання доповідає керівникові, яким накладено резолюцію. Після цього виконавець в лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання, проставляє дату виконання, завіряє її особистим підписом. У разі необхідності до документа може бути додана супровідна записка, в якій вказується як вирішені питання: дана відповідь, прийнято рішення і т.д. Керівники структурного підрозділу визначають номер справи згідно номенклатури справ, до якої необхідно долучити документ, про що роблять відмітку на документі.
3.18 Керівник структурного підрозділу виконавця передає підготовлені відповіді разом з вхідним документом керівнику апарату, який передає документи на підпис Голові Комісії або заступникам Голови Комісії відповідно до розподілу обов'язків, затвердженого Комісією.
Головою Комісії, або особою, яка на той час виконує його обов'язки, заступниками Голови Комісії підписується необхідна кількість примірників відповіді на виконаний документ.
3.19 На всіх примірниках відповіді ставиться прізвище та ініціали виконавця або відповідального виконавця.
3.20 Після підписання документів керівник апарату передає відповідь на виконаний документ в необхідній кількості примірників разом з вхідним документом особі, відповідальній за діловодство, для проставлення на ній вихідного номера, внесення відповідних даних до журналу реєстрації вихідної документації (додаток 9), відправки адресатам.
На документі вказується дата та реєстраційний (вихідний) номер, який складається з його порядкового номера, індексу справи та структурного підрозділу за номенклатурою справ.
Виконаний документ разом з копією відповіді підшивається до відповідної справи згідно номенклатури справ.
3.21 Всі документи, що надійшли до Комісії з Апарату Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, органів виконавчої влади, міністерств, відомств (далі - урядові документи), приймаються особою, відповідальною за діловодство.
3.22 Робота з урядовими документами ведеться окремо від інших документів.
3.23 Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документів, що належать до урядового листування, на кожному з них в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, вхідний номер, дата.
3.24 Урядовий документ реєструється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та на реєстраційно-контрольній картці (додатки 6, 8), куди заносяться назва органу державної влади, міністерства, відомства, які надіслали документ; вид документа (указ, постанова, рішення, розпорядження тощо); вхідний номер і дата його реєстрації; вихідний номер і дата, проставлені на документі відправником; заголовок та короткий зміст документа.
3.25 Зареєстровані урядові документи передаються Голові Комісії особою, відповідальною за діловодство, під розпис на реєстраційно-контрольній картці.
3.26 Урядовий документ, розглянутий Головою Комісії, повертається особі, відповідальній за діловодство, яка заносить резолюцію до журналу реєстрації вхідної кореспонденції та реєстраційно-контрольної картки, і передає документ за належністю згідно резолюції - для подальшого опрацювання.
3.27 На документі, поставленому керівництвом на контроль, зліва від заголовку до тексту ставиться відмітка "Контроль" або літера "К".
3.28 Якщо в резолюції не вказаний конкретний термін виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана у строки, передбачені Законом України "Про захист суспільної моралі", Законом України "Про звернення громадян" або іншими законодавчими актами.
Після виконання документа працівник, вказаний в резолюції першим, особистим підписом знімає документ з контролю.
3.29 Всі документи, підписані керівництвом Комісії, відправляються адресатам в день підписання, за необхідності - нарочним.
3.30 Облік та зберігання виконаних документів здійснюється особою, відповідальною за діловодство.
3.31 Документи членів Комісії, керівників структурних підрозділів апарату Комісії (інформаційні та аналітичні довідки, службові, доповідні, пояснювальні записки тощо (далі - внутрішні документи), адресовані Голові Комісії на виконання його доручень та розпоряджень або ініційовані, передаються особі, відповідальній за діловодство, яка реєструє їх у встановленому цією Інструкцією порядку в журналі реєстрації внутрішньої документації (додаток 10).
Після опрацювання внутрішніх документів керівником апарату Комісії вони з відповідними висновками і пропозиціями передаються:
- на розгляд Голові Комісії або його заступникам, якщо вони потребують відповідної резолюції;
- керівникам структурних підрозділів, якщо вирішення поставлених питань входить до їх компетенції відповідно до Положення про структурний підрозділ;
- повертаються виконавцям на доопрацювання.
Внутрішні документи, підготовлені членами Комісії, передаються безпосередньо Голові Комісії для прийняття рішення.
Внутрішні документи після їх розгляду Головою Комісії або його заступниками передаються особі, відповідальній за діловодство, яка інформує виконавця документа про результати його розгляду та прийняті рішення щодо нього.
Внутрішні документи виконуються в порядку, встановленому цією Інструкцією.
Не реєструється переписка між структурними підрозділами з службових питань в межах повноважень, визначених положеннями про відповідні структурні підрозділи, якщо вони можуть бути вирішені оперативно, в робочому порядку.
4. Складання та оформлення службових документів
4.1 Складання документів
4.1.1 Для складання службових документів в Комісії використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2 Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Комісії. В Комісії використовуються три види бланків: для листів (додаток 11), для розпорядчих документів (додаток 12) та загальний бланк (додаток 13).
Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:
- бланки повинні виготовлятися на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) способом;
- зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм;
- довідкові дані про Комісію містять: поштову адресу, номери телефонів, факсів, адресу електронної пошти, банківські реквізити, код за ЄДРПОУ. Довідкові дані розміщують нижче назви організації;
- бланки повинні виготовлятися на білому папері чорною фарбою. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки;
- бланки документів повинні мати такі поля:
- ліве - 30 міліметрів;
- верхнє і нижнє - 20 міліметрів;
- праве - 10 міліметрів.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, пояснювальні записки, окремі службові довідки тощо) дозволено оформляти рукописним способом.
Документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.
4.1.3 Документи на бланках, що виготовляються друкарським способом, друкуються, як правило, після попереднього їх візування та погодження з особою, яка буде підписувати такі документи.
4.1.4 Керівник апарату Комісії забезпечує використання бланків за призначенням.
4.1.5 Видавати незаповнені, чисті бланки або передавати не підписані та не зареєстровані документи віддруковані на бланках Комісії особам, які не працюють в Комісії, категорично забороняється.
4.1.6 З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.
4.1.7 Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
4.1.8 Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
4.1.9 Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.
4.1.10 Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці, рисунку або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
Форма рисунку (малюнок, діаграма, графік, схема) використовується у разі необхідності представлення інформації у графічному вигляді з метою покращання її сприйняття.
У рисунках, таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.
4.1.11 Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення:
- документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, покладається за рішенням Голови Комісії на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків або керівника апарату;
- інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Комісії.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.
4.2 Оформлення документів
4.2.1 Службовий документ, що складається в Комісії, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додаток 14): назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.
Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифу затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію.
4.2.2 У документах вживається повне найменування Комісії "Національна експертна комісія України з питань захисту суспільної моралі". Скорочене найменування "Комісія" також може вживатися в текстах документів, як це офіційно зафіксовано в Положенні про Комісію.
4.2.3 Назва виду створюваних документів (наказ, розпорядження, рішення тощо) повинна відповідати компетенції, змісту управлінської діяльності Комісії та її апарату.
4.2.4 Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання комісії.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.
Заголовки не складаються до текстів супроводжувальних листів, телефонограм, телеграм та повідомлень.
4.2.5 Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.
4.2.6 Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче реквізитів "дата" та "реєстраційний номер".
4.2.7 Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.
4.3 Датування документів
4.3.1 Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.
4.3.2 Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад:
13 січня 1997 року слід писати: 13.01.1997.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад:
3 квітня 1997 року слід писати: 03.04.1997.
У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат:
30 травня 1997 року.
4.3.3 Дата на документі проставляється в момент підписання або затвердження.
4.3.4 Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
4.3.5 Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа, нижче його назви разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
4.4 Індексація документів
4.4.1 Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
4.4.2 Індекси вхідних і створюваних Комісією документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, індексів за номенклатурою справ та індексів структурних підрозділів Комісії.
4.4.3 Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, індекси структурних підрозділів та проставляються через дефіс.
Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб, наприклад:
415-01/13-27 або 41/68/59.
4.5 Погодження документів
4.5.1 У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
4.5.2 Погодження може здійснюватися як в Комісії (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Головою Комісії невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.
4.5.3 Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:
Керівник апарату Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Віза може проставлятися як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Комісії.
4.5.4 Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
Керівник апарату (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Зауваження та пропозиції додаються.
Дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
4.5.5 Проекти документів Комісії перевіряються працівниками структурного підрозділу, який здійснює юридичне забезпечення на відповідність їх законодавству, і візуються його керівником. Проекти документів, в яких міститься інформація фінансового характеру, обов'язково візуються керівником структурного підрозділу, який здійснює фінансове забезпечення.
Проекти документів також візуються керівниками структурних підрозділів, які їх готували, та діяльності яких стосується проект документа.
4.5.6 Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра економіки та з питань європейської інтеграції
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.5.7 Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України
Дата, N
4.5.8 У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифу погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменування посади
(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата Дата
4.6 Засвідчення документів
4.6.1 Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та поставлення печатки.
4.6.2 Документи підписуються посадовими особами Комісії відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.
4.6.3 Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:
Голова Національної (Підпис) (Ініціали. Прізвище)
експертної комісії
України з питань захисту
суспільної моралі
Голова (Підпис) (Ініціали. Прізвище)
4.6.4 У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня, керівник підписує всі примірники.
4.6.5 У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, підписується тільки оригінал, який залишається у справі згідно номенклатури справ Комісії, а на місця розсилаються належним чином засвідчені примірники.
4.6.6 Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:
Голова (Підпис) (Ініціали. Прізвище)
Начальник відділу (Підпис) (Ініціали. Прізвище)
фінансового
забезпечення
4.6.7 У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
Начальник відділу фінансового Начальник відділу юридичного
забезпечення забезпечення
(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.6.8 Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:
Голова (Підпис) (Ініціали. Прізвище)
Секретар (Підпис) (Ініціали. Прізвище)
4.6.9 Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом, або машинописним текстом, наприклад: "в.о.", "заст.").
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або поставленням косої риски перед найменуванням посади.
4.6.10 Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Існує примірний перелік документів, що підлягають затвердженню (додаток 15).
4.6.11 Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) Комісії повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом.
4.6.12 Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Національної експертної комісії України
з питань суспільної моралі
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.6.13 Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства фінансів України
20.04.97 N 15
4.6.14 Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
4.6.15 На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.
Гербова печатка ставиться також на положеннях, договорах, посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 16).
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
4.6.16 Всі печатки і штампи підлягають реєстрації у кадровому секторі згідно з Інструкцією з реєстрації, обліку, зберігання і використання печаток, штампів та бланків суворої звітності, яка затверджується наказом Голови Комісії. Печатки повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах, що надійно замикаються і опечатуються.
4.6.17 Про факти втрати печатки або штампів негайно повідомляється Голові Комісії і до кадрового сектору особою, призначеною відповідальною за печатку або штамп.
4.6.18 Відповідальність за збереження і належне використання печаток і штампів покладається безпосередньо на осіб, у користуванні яких знаходяться печатки і штампи.
4.7 Адресування документів
4.7.1 Документи адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:
Міністерство юстиції України
Міністерство охорони здоров'я України
Головне управління державної служби
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:
Міністерство промислової політики України
Управління справами
Головному спеціалісту
(Прізвище, ініціали)
У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Голові Державного комітету архівів України
(Прізвище, ініціали)
У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.
Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:
Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
4.7.2 До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку.
Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад;
Редакція журналу "Архіви України"
вул. Солом'янська, 24,
МСП, Київ-110, 252110
У разі надсилання документа фізичній особі, у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.:
(Прізвище, ініціали)
Київське шосе, 67, кв. 4
м. Миколаїв-25, 327025
4.7.3 У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.
4.8 Відмітки про проходження та виконання документів
4.8.1 Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовним графіком, який розробляється відповідальною за діловодство особою, включає контрольні строки та етапи і подається на затвердження Голові Комісії разом із зазначеним документом.
