Щодо вдосконалення моніторингу за виконанням завдань визначених актами законодавства, дорученнями Кабінету Міністрів України, актами та дорученнями Президента України

На виконання Указу Президента України від 19 лютого 2002 р. N 155/2002 "Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України" та доручення Прем'єр-міністра України від 07.04.2003 N 21563

1. Затвердити: Інструкцію з організації та здійснення контролю за виконанням завдань визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України в Міністерстві охорони здоров'я України (додається).

2. Вважати Положення про відділ контрольних доручень Управління справами Міністерства охорони здоров'я України та Тимчасову інструкцію по організації та здійсненню контролю за виконанням контрольних доручень в апараті Міністерства охорони здоров'я України, які затверджені пунктом 1 наказу МОЗ України від 12.03.1997 N 78 "Про удосконалення контролю за виконанням контрольних доручень в апараті МОЗ України", пункти 3 та 4 зазначеного наказу такими, що втратили чинність.

3. Державному секретарю, його першим заступникам, заступникам державного секретаря, керівникам структурних підрозділів Міністерства:

3.1. Забезпечити виконання Інструкції з організації та здійснення контролю за виконанням завдань визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України в Міністерстві охорони здоров'я України.

3.2. Взяти до уваги, що діяльність відділу моніторингу виконавської дисципліни Управління справами не звільняє керівників структурних підрозділів від здійснення контролю за якістю та своєчасністю виконання контрольних доручень.

3.3. Постійно сприяти удосконаленню системи контролю у підпорядкованих підрозділах.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на Державного секретаря Поляченко Ю.В.

1.1. Мета контролю:

забезпечення високої ефективності, якості та чіткого виконання завдань, визначеними актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, особистих рішень та доручень керівництва.

1.2. Завдання контролю:

забезпечення високого рівня виконавської дисципліни в Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Міністерство) шляхом підвищення якості та своєчасного виконання встановлених завдань;

своєчасне виявлення відхилень у строках та якості виконання документів, а також винних у порушенні строків та якості виконання.

1.3. Функції контролю:

облік документів, що підлягають контролю, розробка, затвердження та впровадження системи контролю;

призначення та підготовка відповідальних за контроль виконання документів в усіх підрозділах Міністерства;

взяття на контроль, систематичний нагляд за фактичним виконанням документів, що потребують контролю; впровадження заходів щодо своєчасного та якісного виконання доручень, зняття з контролю;

періодичний аналіз стану та результату виконання взятих на облік контрольних доручень; впровадження заходів щодо удосконалення системи контролю та поліпшення виконавської дисципліни.

1.4. Контроль за виконанням документів здійснюється згідно з законодавством України, рішеннями Уряду України, наказами МОЗ України, Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України а також цією Інструкцією.

1.5. Відповідальність щодо організації контролю в міністерстві несуть: Міністр, Державний секретар, його перші заступники, заступники державного секретаря, начальники департаментів, головних управлінь, управлінь та самостійних відділів, начальник Управління справами.

1.6. Обов'язковому контролю за своєчасним та якісним виконанням підлягають такі документи:

закони України,

постанови та доручення Верховної Ради України,

запити та звернення народних депутатів України, укази, розпорядження Президента України;

доручення Президента України;

постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, доручення Кабінету Міністрів України.

Крім цього, контролю підлягають інші документи згідно з дорученням керівництва.

1.7. Вимоги до документів, які підлягають контролю:

1.7.1. Документ, який підлягає контролю, має реєстраційну відмітку на правому нижньому полі документа та відмітку щодо контролю на лівому полі ("КОНТРОЛЬ").

1.7.2. У документі повинні бути визначені завдання, які підлягають виконанню, строки їх виконання, відповідальні.

1.8. Відповідальність за виконання несуть особи, які визначені у дорученні керівництва (резолюція).

У тих випадках, коли документ виконується кількома особами, відповідальним за організацію виконання є перший, вказаний у дорученні (резолюції).

1.9. Строки виконання документів:

1.9.1. Строки виконання документів, що контролюються, і строки надання інформації про виконання вказуються в тексті документа або у дорученні згідно з резолюцією керівника. На ряд документів згідно з переліком (додаток N 1, 2) встановлено типові строки їх виконання.

Якщо вказаний у резолюції строк виконання документа відрізняється від типового, приймається вказаний строк.

1.9.2. Строк виконання документа, що підлягає контролю, обчислюється з дня його реєстрації, а для вхідних документів - з дня надходження до Міністерства.

1.9.3. Встановлення нового строку виконання подовжується виконавцем не менш як за 3 дні до встановленого раніше строку виконання лише за згодою органу чи особи, яка його встановила, після пред'явлення виконавцем підстав для подовження строку виконання.

Про зміни строку виконання подається інформація у той же день до відділу моніторингу виконавської дисципліни Управління справами.

1.10. Для здійснення контролю за виконанням документів застосовується реєстраційно-контрольна картка для кожного документа.

Оперативний контроль за строками виконання документів здійснюється із застосуванням комп'ютерної техніки.

1.11. Документ вважається виконаним і знімається з контролю тоді, коли фактично виконано передбачені в ньому завдання, підготовлено письмову відповідь і про виконання оперативно повідомлено відділ моніторингу виконавської дисципліни Управління справами.

Рішення про зняття з контролю приймається керівником після оцінки виконання завдання у термін - не більше тижня (документ візується).

Про зняття документа з контролю з обгрунтованими пропозиціями до керівництва виходять відповідальні виконавці.

На виконаному документі та реєстраційно-контрольній картці відзначається виконання документа та зняття з контролю.

1.12. На підставі аналізу даних контролю виконання при необхідності розробляються заходи щодо підвищення виконавської дисципліни.

2.1. До системи контролю входять:

2.1.1. Міністр, Державний секретар, його заступники, які організовують роботу щодо виконання законів України, постанов та доручень Верховної Ради України, указів, розпоряджень, доручень Президента України, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України та їх документів в міністерстві; приймають рішення про взяття на контроль та зняття з контролю виконаних документів (доручень).

2.1.2. Начальники департаментів, головних управлінь, управлінь та самостійних відділів, які несуть особисту відповідальність за виконання документів, організовують контроль виконання в підрозділах.

2.1.3. Начальник Управління справами, який керує роботою відділу моніторингу виконавської дисципліни.

2.1.4. Начальник відділу моніторингу виконавської дисципліни, який здійснює свої функції згідно з Положенням про відділ.

2.1.5. Відповідальний виконавець, який особисто чи із залученням інших виконавців організує вчасне виконання завдання.

2.1.6. Комп'ютерна техніка забезпечує накопичення інформації щодо обліку та виконання контрольних доручень.

3.1. Взяття на контроль:

документи, що підлягають контролю, надходять для реєстрації та попереднього розгляду до загального відділу Управління справами:

3.1.1. Кожен документ ставиться на облік у загальному відділі Управління справами.

3.1.2. Після реєстрації документи у день надходження направляються на розгляд керівництву міністерства.

3.1.3. Розглянуті (з резолюцією) керівництвом документи повертаються до загального відділу Управління справами, де відбираються для контролю; резолюція щодо виконання переноситься у реєстраційно-контрольну картку.

Резолюція повинна вміщувати такі елементи:

вказівку щодо конкретних виконавців, зміст дій щодо виконання, строк виконання, особистий підпис керівника, дату.

3.1.4. Документи з реєстраційною карткою, що підлягають контролю за їх виконанням згідно з типовими строками або резолюцією керівництва, направляються загальним відділом до відділу контрольних доручень Управління справами.

3.1.5. Відділ моніторингу виконавської дисципліни заводить на них контрольну картку та ставить її на автоматизований облік.

3.1.6. Інформація щодо організації контролю за виконанням обробляється із застосуванням комп'ютерної техніки.

3.2. Контроль виконання документів:

3.2.1. Своєчасність виконання документів забезпечується направленням щотижня робочих планів по виконанню контрольних доручень з перспективою на тиждень до керівництва та підрозділів міністерства.

3.2.2. Для попередження порушення строків виконання (попередній контроль) у структурні підрозділи за 7 або 5 днів надходять письмові нагадування щодо закінчення терміну виконання (в оперативному порядку нагадується по телефону).

3.2.3. Виконавець повинен інформувати за запитом спеціалістів відділу моніторингу виконавської дисципліни про хід та стан виконання контрольних документів.

3.2.4. Начальник відділу моніторингу виконавської дисципліни інформує Міністра, Державного секретаря та його заступників щодо порушення виконавської дисципліни шляхом подання щотижневих оперативних інформацій, виконує інші функції з організації контролю за виконанням контрольних доручень згідно з Положенням про відділ моніторингу виконавської дисципліни Управління справами.

3.3. Зняття документів з контролю:

3.3.1 Зняття з контролю здійснюється після подання до відділу моніторингу виконавської дисципліни матеріалів виконаних доручень, які завізовані керівництвом.

3.3.2. Спеціаліст відділу моніторингу виконавської дисципліни заносить в контрольну картку інформацію, що характеризує документ, (номер документа, дату, адресу направлення, хто завізував документ), дані про виконавця (прізвище, телефон) та короткий зміст.

3.3.3. Після зняття з контролю документа реєстраційно-контрольна картка передається до облікової картотеки у загальний відділ.

3.4. Аналіз виконання документів

Відділ моніторингу виконавської дисципліни щоквартально (або за дорученням керівництва):

3.4.1. Аналізує навантаження структурних підрозділів міністерства щодо кількості та обсягу виконаних контрольних доручень.

3.4.2. Порівнює структурні підрозділи щодо питомої ваги невиконаних та виконаних контрольних доручень з порушенням установлених термінів.

3.4.3. Аналізує за встановленою формою та узагальнює результати ходу виконання контрольних доручень.

3.4.4. Аналізує ефективність діючої системи документообігу, контролю за виконанням контрольних доручень та дає пропозиції щодо її поліпшення.

Порядок роботи з депутатськими запитами і депутатськими зверненнями законодавче закріплений у ст. ст. 85 і 86 Конституції України, ст. ст. 12 і 19 Закону України "Про статус народного депутата України" (нова редакція його прийнята Верховною Радою України 22.03.2001 р.), главі 8.3. Регламенту Верховної Ради України.

У статті 85 Конституції України регламентується порядок прийняття запиту до Президента України.

Запит обов'язково оголошується на пленарному засіданні Верховної Ради України, Верховна Рада приймає рішення про його направлення 1/5 від свого конституційного складу. Обов'язковим атрибутом є супровідний лист з зазначенням номера запиту, дати відправки, дати оголошення запиту на пленарному засіданні, прізвища депутата (групи депутатів), підпису посадової особи.

У статті 86 Конституції України чітко визначено коло органів і посадових осіб, яким можуть адресуватися депутатські запити: "Народний депутат України має право на сесії Верховної Ради України звернутися із запитом до органів Верховної Ради України, до Кабінету Міністрів України, до керівників інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України, незалежно від їх підпорядкування і форм власності".

У статті 15 Закону України "Про статус народного депутата України" визначено:

- суть депутатського запиту - "це вимога народного депутата, народних депутатів чи комітету Верховної Ради України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України до Президента України, до органів Верховної Ради України, до Кабінету міністрів України, до керівників інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України, незалежно від їх підпорядкування і форм власності, дати офіційну відповідь з питань, віднесених до їх компетенції",

- коло питань, які можуть бути порушені у депутатських запитах у новій редакції закону не обмежуються;

- термін розгляду депутатського запиту - "Президент України, керівники органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, до яких звернуто запит, зобов'язані повідомити народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України у письмовій формі про результати розгляду його (їх) запиту у 15-денний строк з дня його одержання або в інший, встановлений Верховною Радою, строк;

- якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, Президент України, керівник відповідного органу державної влади чи органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, до якого звернуто запит, зобов'язаний письмово повідомити про це Голову Верховної ради України та народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України, який вніс (які внесли) запит і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання запиту"

- кому адресується відповідь на запит - "відповідь на депутатський запит, внесений народним депутатом, надається відповідно Голові Верховної Ради і народному депутату, який його вніс". Відповідь на депутатський запит, внесений групою народних депутатів, комітетом Верховної Ради України, надається відповідно Голові Верховної ради і народному депутату України, підпис якого під запитом значиться першим, голові комітету Верховної Ради України. Відповідь надається в обов'язковому порядку і безпосередньо тим органом державної влади чи органом місцевого самоврядування, до якого було направлено запит, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації; об'єднання громадян, на ім'я яких було направлено запит";

- хто підписує відповіді на депутатські запити - посадові особи, до яких звернуто ці запити. Тобто відповіді на депутатські запити мають право підписувати тільки перші особи - керівники відповідних державних органів влади і управління або виконуючі обов'язки перших осіб цих органів на даний час. Практика надання відповідей за підписами заступників керівників відповідних міністерств, відомств і організацій є неприйнятною, оскільки вона суперечить чинному законодавству.

Днем одержання запиту рахується день вручення запиту безпосередньому адресату і прийняття ним необхідного рішення щодо порядку розгляду запиту. При цьому, незалежно від можливих подальших переадресувань від одного органу виконавчої влади чи управління до іншого, від одних виконавців до інших, загальний термін розгляду не повинен перевищувати 15 календарних днів.

Слід мати на увазі, що чинним законодавством передбачена можливість надання попередніх відповідей, якщо це диктується змістом запитів, складністю порушених у ньому питань.

Днем завершення розгляду запиту є день підпису офіційної письмової спільної відповіді на ім'я Голови Верховної Ради України і автора запиту, яка надсилається до Верховної Ради України в одному примірнику.

Інші вимоги щодо оформлення і доставки відповідей на запит такі:

Відповідь на запит повинна мати обов'язкове посилання на номер і дату депутатського запиту. Вони проставлені на супроводжувальних листах Голови Верховної Ради України чи керівництва Апарату Верховної Ради України, які надходять разом з текстами запитів. Посилання на номер запиту забезпечує оперативне вручення відповіді автору запиту.

З метою забезпечення своєчасного реагування всі відповіді на депутатські запити доставляються в експедицію Верховної Ради України оперативним зв'язком не пізніше наступного дня після підпису відповіді. Водночас номер і дата кожної відповіді повідомляється відділу контролю Апарату Верховної Ради України.

Депутатське звернення відрізняється від депутатського запиту тим, що надсилається народними депутатами відповідним органам і посадовим особам безпосередньо. Воно не потребує ніяких рішень Верховної Ради України про його направлення. Отже, і відповідь надсилається лише автору звернення.

Порядок роботи з депутатськими зверненнями визначений у ст. 16 Закону України "Про статус народного депутата України", зокрема у ньому визначено:

- коло посадових осіб і відповідних органів, яким можуть адресуватися депутатські звернення - "народний депутат має право звертатися до посадових осіб всіх державних органів та органів об'єднань громадян, керівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, до посадових осіб з питань, пов'язаних з депутатською діяльністю, і брати участь у розгляді порушених ним питань";

- суть депутатського звернення - це "викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернена до посадових осіб державних органів, керівників підприємств, установ і організацій, здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти позицію з питань, віднесених до їх компетенції";

- термін розгляду депутатського звернення - "орган державної влади, орган місцевого самоврядування, їх посадові особи, керівники підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян, яким адресоване депутатське звернення протягом 10 днів з моменту його одержання розглянути і дати письмову відповідь. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк, його повідомляють про це офіційним листом з викладенням мотивів продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати ЗО днів з моменту його одержання";

- якщо депутат, якій вніс звернення, виявив бажання бути присутнім при його розгляді, посадова особа, яка організовує цей розгляд, зобов'язана завчасно попередити депутата про час і місце розгляду звернення;

- вмотивовану відповідь на депутатське звернення повинно бути надіслано депутату не пізніш як на другий день після розгляду;

- відповідь надається в обов'язковому порядку і безпосередньо тим органом державної влади чи органом місцевого самоврядування, до якого було направлене звернення, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації, об'єднання громадян.

Відповіді на депутатські звернення на ім'я їх авторів надсилаються до експедиції Верховної Ради України (Київ-8, Садова, 3, Верховна Рада України).