Про затвердження Переліку типових документів

Відповідно до п.3 Положення про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року N 853,

1. Затвердити Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (додається).

2. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Портнову Г.В. забезпечити подання на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України наказу "Про затвердження Переліку типових документів".

3. Українському державному науково-дослідному інституту архівної справи та документознавства (Ляхоцький В.П.) після державної реєстрації наказу "Про затвердження Переліку типових документів" видати Перелік на госпрозрахункових засадах на замовлення архівних установ.

1.1. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (надалі - Перелік) є основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів. Цей Перелік повинен використовуватися при підготовці інших посібників з експертизи цінності документів та формування НАФ.

1.2. Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами (надалі - організації) в процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств.

1.3. Склад документів і терміни їх зберігання визначено в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, положень ряду примірних і типових номенклатур справ, затверджених Державним комітетом архівів України (далі - Держкомархів) та іншими центральними органами виконавчої влади України, а також Примірних переліків документів, які підлягають передачі на державне зберігання від районних, міських, сільських установ і організацій повидового вибіркового прийому (Київ, 1987), Переліків видів статзвітності, яка підлягає прийому на зберігання у держархіви областей, мм.Києва та Севастополя, держрайміськархіви (Київ, 1989).

Перелік призначено для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності.

Для полегшення роботи з визначення термінів зберігання документів у Перелік включено також деякі види документів нетипового характеру.

1.4. Перелік має на меті збереженість, організацію і забезпечення якісного поповнення складу НАФ.

Перелік використовується при формуванні справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів та галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також у практиці роботи експертно-перевірних комісій (ЕПК) державних архівних установ і експертних комісій (ЕК) організацій.

2.1. Перелік побудовано за функціональним принципом і включає розділи, які відображають основні напрямки діяльності фондоутворювачів, що властиві їм, як правило, незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності.

Розділи мають підрозділи з більш вузьким колом питань.

2.2. Документи в розділах і підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності.

Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа N 1). Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа (графа N 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий термін зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються найменування всіх видів документів, включених у статтю.

2.3. Терміни зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами організацій.

2.3.1. До першої групи належать організації, в результаті діяльності яких утворюються документи, що мають культурну цінність і підлягають внесенню до складу НАФ. Терміни зберігання документів для організацій подаються в 3-й графі Переліку.

Перша група включає організації - джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому (список N 1).

2.3.2. Друга група включає організації допоміжного й обслуговувального характеру, безпосередньо від яких документи до складу НАФ не надходять (список N 2). Терміни зберігання документів цих організацій подаються в 4-й графі Переліку.

2.4. При визначенні термінів зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ для внесення до складу НАФ або знищення тільки за заголовками в описах або на обкладинках справ не допускаються.

2.5. Документи повинні відбиратися до складу НАФ переважно у вигляді оригіналів, лише за відсутності оригіналів приймаються копії відповідних документів, які мають юридичну силу.

2.6. З метою оптимізації складу НАФ максимально обмежується надходження в державні архівні установи дублетних документів.

Організаційно-розпорядчу документацію (статути, положення, правила, інструкції, накази тощо) рекомендується відбирати до складу НАФ, як правило, у фонді органу, що їх затверджує.

Відбір планової документації повинен здійснюватися у складі фонду організації - автора документа.

Статистична документація організацій, яка за встановленим Держкомстатом України порядком і строками подається незалежно від відомчої належності до органів державної статистики, до складу НАФ надходить від органів державної статистики, а відомча одноразова статзвітність організацій у разі надходження до однієї державної архівної установи відбирається до складу НАФ у фондах їх вищих органів.

З метою забезпечення збереженості найбільш цінних документів та їх широкого використання допускається певна дублетність документів при їх надходженні на зберігання в різні державні архівні установи. Так, підлягають внесенню до складу НАФ розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності конкретних організацій.

Щодо інших видів (різновидів) документів державним архівним установам надається право самостійно розв'язувати питання ліквідації їх дублетності.

2.7. При експертизі цінності науково-технічної документації (НТД) слід враховувати, що місцем зберігання оригінальної НТД є організації-розробники (автори), а також організації - замовники вказаної документації.

Повний комплект НТД з проектування об'єкта капітального будівництва (за винятком проектів з будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генпроектувальника.

Повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг зосереджується у відповідних управліннях шляхів сполучення.

Оригінальна НТД окремих частин проекту, виконана на договірних засадах субпідрядними організаціями, передається генпроектувальнику за погодженням з ним для укомплектування проектів з наступною передачею в державні архівні установи.

Патентна документація вноситься до складу НАФ, як правило, у вигляді оригіналів.

Науково-технічна документація в машиночитаній формі, що має культурну цінність, вноситься до складу НАФ у випадках, коли її інформація не повторюється на традиційних носіях.

2.8. Постійні терміни зберігання НТД у Переліку означають, що для внесення до складу НАФ відбираються документи з проектів, проблем, включених до переліків проектів, проблем, науково-технічна документація з яких має культурну цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається відповідно до термінів, визначених цим Переліком, або доки не мине практична потреба.

2.9. Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 1998 р., починається з 1 січня 1999 р.

Терміни зберігання НТД обчислюються з 1 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту.

Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років - "В", обчислення цього терміну слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - "В", де "В" - вік особи на момент завершення справи.

Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими організаціями.

Строк зберігання "до ліквідації організації" означає, що документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ.

2.10. Документація, що не ввійшла до відповідних розділів цього Переліку, але має термін зберігання "постійно" або позначку "ЕПК", за будь-яким відомчим переліком, залежно від результатів експертизи цінності, вноситься до складу НАФ, або знищується після її практичного використання.

2.11. Терміни зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Підвищення в організаціях термінів зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

2.12. Примітки, що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють терміни зберігання документів.

Примітка "На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях" уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер.

В інших примітках зазначаються ознаки виділення певних різновидів документів або конкретних документів, терміни зберігання яких відрізняються від указаних у 3-й та 4-й графах Переліку. Так, примітка до статей 288, 315, 321, 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення" конкретизує терміни зберігання бухгалтерської документації.

Примітки "Після закінчення строку дії договору", "Після затвердження", "Після заміни новими", "Після зняття виробів з виробництва", "Після введення об'єкта в експлуатацію" тощо вказують, що обчислення терміну, вказаного в 3-й та 4-й графах Переліку, здійснюється з указаного моменту.

2.13. Позначка "ЕПК", яку встановлено в Переліку для деяких конкретних видів документів, означає, що частина таких документів може мати культурне значення і, після проведення експертизи їх цінності, повинна вноситися до складу НАФ.

2.14. Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів і їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.

3.1 Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. N 1739, організації створюють ЕК для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд ЕПК відповідних державних архівних установ, державних наукових установ, музеїв і бібліотек.

У своїй діяльності ЕК керуються Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Держкомархіву.

До складу ЕК, який затверджується керівником організації, включаються керівники служби діловодства й архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, а також фахівці відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника організації, а секретарем - керівник її архівного підрозділу.

3.2 Основними завданнями ЕК відповідно до Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву від 29 січня 2003 р. N 16 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 12 лютого 2003 р. за N 112/7433, є розгляд питань і прийняття рішень про схвалення та подання відповідній ЕПК: описів документів, внесених до НАФ, описів документів з особового складу, номенклатур справ поточного діловодства, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, строки зберігання яких закінчилися.

3.3 Відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву від 6 серпня 2002 р. N 58 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 20 серпня 2002 р. за N 682/6970, документи, терміни зберігання яких визначено Переліком "постійно", підлягають внесенню до складу НАФ і передаються у відповідні архівні установи в такі строки:

- документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого господарського суду, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - через 15 років;

- документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій - через 10 років;

- документи районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій - через 5 років;

- записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи - через 75 років;

- науково-технічна документація - через 25 років.

Терміни тимчасового зберігання документів в архівних підрозділах організацій можуть бути змінені з дозволу тієї архівної установи, до якої ці документи надходять на постійне зберігання.

3.4. Документи, відібрані експертизою їх цінності для внесення до складу НАФ, описуються відповідно до чинних правил.

Після затвердження описів документів НАФ організації-фондоутворювачу дозволяється знищення документів з тимчасовими термінами зберігання за період часу, що відповідає затвердженим описам.

3.5. Знищення документів тимчасового зберігання проводиться за актами, які погоджуються ЕПК відповідних архівних установ.

Державні архівні установи перевіряють правильність відбору документів до складу НАФ та в разі потреби мають право вимагати включення до опису справ постійного зберігання документів, відібраних на тимчасове зберігання або до знищення.

3.6. Організації, в яких не створюються документи НАФ, знищують їх, якщо практична потреба в них відпала й терміни їх зберігання за цим Переліком вичерпані, за погодженням з державними архівними установами.

3.7. Відібрані до знищення та включені до відповідних актів документи передаються організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. Здавання документів оформляється приймально-здавальними накладними.

3.8. Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених цим Переліком термінів зберігання документів є незаконними і спричиняють відповідальність згідно з чинним законодавством.

3.9. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Держкомархів України та уповноважені ним державні архівні установи.

3.10. Із введенням у дію цього Переліку "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15 серпня 1988 р., не застосовується на території України.

У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать Переліку типових документів.

АС - автоматизована система

БПЛ - бібліографічні покажчики літератури

ВРІ - вибірково розповсюджена інформація

ВТК - відділ технічного контролю

ГОЦ - головний обчислювальний центр

ГС - галузевий стандарт

ГФАП - галузевий фонд алгоритмів і програм

ДержФАП - державний фонд алгоритмів і програм

ДЗК - документаційне забезпечення керівництва

ДКР - дослідно-конструкторська робота

ДС - державний стандарт

ДТР - дослідно-технологічна робота

ЕП - ескізний проект

ЕОМ - електронно-обчислювальна машина

КСУЯП - комплексна система управління якістю продукції

НДР - науково-дослідна робота

ОТ - обчислювальна техніка

ОЦ - обчислювальний центр

ПДП - проекти детального планування

ПКР - проектно-конструкторська робота

Пост. - постійно

р. - рік

СТП - стандарт підприємства

ТЕД - техніко-економічна документація

ТЗ - технічне завдання

ТЕІ - техніко-економічна інформація

ТК - тематичні картки

ТЕО - техніко-економічне обгрунтування

ТП - технічний проект

ТПЛ - тематичні покажчики літератури

ТУ - технічні умови