Деякі питання формування і функціонування Національного архівного фонду

Відповідно до статей 6, 7 і 14 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" Кабінет Міністрів України

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів;

Порядок державної реєстрації документів Національного архівного фонду та зразок реєстраційного свідоцтва;

Порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та зберігання.

2. Визнати таким, що втратив чинність, пункт 1 постанови Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853 "Питання діяльності архівних установ України" (ЗП України, 1996 р., N 3, ст. 79).

1. Експертиза цінності документів - це всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення термінів зберігання.

2. Експертиза цінності документів проводиться експертними та експертно-перевірними комісіями за участю власника документів або його законних представників.

3. Вилучення документів з Національного архівного фонду, крім документів, зазначених у пункті 4 цього Порядку, проводиться за рішенням відповідної експертно-перевірної комісії, погодженим з Держкомархівом.

4. Забороняється вилучення з Національного архівного фонду документів, складених до 1946 року.

5. Експертні комісії під час визначення цінності документів керуються такими принципами:

об'єктивності - за основу оцінки документів беруться зміст, значущість авторів (фондоутворювачів), юридична сила документів, їх оригінальність, час складання, повторюваність в інших документах інформації, що міститься в них;

історизму - вивчаються відомості про авторів (фондоутворювачів), зміст документів, виходячи з особливості часу, коли вони були складені;

всебічності та комплексності - вивчаються відомості про авторів (фондоутворювачів), зміст і зовнішні особливості документів не ізольовано, а у складі певних комплексів з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

6. Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями:

походження - визначення ролі та значення авторів (фондоутворювачів) у житті суспільства, значущості подій, явищ, предметів, відображених у документах, часу і місця складення документів;

зміст - установлення значення інформації, що міститься у документах, її повторюваності в інших документах, цільового призначення, видів документів, ступеня їх збереження у складі певного комплексу документів;

зовнішні особливості - врахування фізичного стану, оригінальності, наявності чи відсутності резолюцій, віз, позначок, художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні документів.

7. Експертні комісії утворюються в архівних відділах районних державних адміністрацій, архівних відділах міських рад, на підприємствах, в установах та організаціях за рішенням їх керівників.

8. Експертні комісії проводять попередню експертизу цінності документів, результати якої подаються на розгляд експертно-перевірних комісій відповідних державних архівних установ, державних наукових установ, музеїв і бібліотек.

9. До складу центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву (далі - центральна експертно-перевірна комісія) та експертно-перевірних комісій центральних державних архівів, галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек (далі - експертно-перевірні комісії) включаються досвідчені архівісти, представники наукової і творчої громадськості, інші фахівці залежно від профілю архівної установи. Голову центральної експертно-перевірної комісії призначає Держкомархів. Головами експертно-перевірних комісій призначаються, як правило, заступники керівників відповідних установ.

До складу експертних комісій архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад включаються досвідчені архівісти, працівники місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, навчальних закладів, відділень творчих спілок, краєзнавці. Головами експертних комісій призначаються, як правило, керівники відповідних архівних установ.

До складу експертних комісій підприємств, установ та організацій включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, а також фахівці відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Головами експертних комісій призначаються, як правило, заступники керівників підприємств, установ та організацій.

10. Положення та персональний склад експертно-перевірних комісій та експертних комісій затверджуються:

центральної експертно-перевірної комісії - Держкомархівом; експертно-перевірних комісій центральних державних архівів - Держкомархівом, а їх персональний склад - керівниками зазначених архівів;

експертно-перевірних комісій галузевих державних архівів - Держкомархівом і відповідним центральним органом виконавчої влади;

експертно-перевірних комісій Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя - керівниками зазначених архівів;

експертно-перевірних комісій державних наукових установ, музеїв і бібліотек - їх керівниками за погодженням з Держкомархівом або уповноваженими ним державними архівними установами;

експертних комісій архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад - керівниками зазначених відділів;

експертних комісій державних і комунальних підприємств, установ та організацій - їх керівниками;

експертних комісій об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, - їх керівниками (керівними органами) з урахуванням відповідних рекомендацій Держкомархіву.

11. Положення про експертно-перевірні комісії державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя та експертні комісії архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, державних і комунальних підприємств, установ та організацій розробляються на підставі відповідних типових положень, затверджених Держкомархівом.

12. Центральна експертно-перевірна комісія розглядає питання і приймає рішення про:

схвалення і подання на затвердження типових і відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання та типових номенклатур справ;

погодження актів про вилучення документів з Національного архівного фонду.

3. Експертно-перевірні комісії:

а) галузевих державних архівів, державних наукових установ, музеїв і бібліотек розглядають питання і приймають рішення про:

схвалення і подання на затвердження описів документів постійного зберігання зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та аналогічних документів організацій, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, внесених до Національного архівного фонду;

погодження описів документів з особового складу зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та організацій, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ;

погодження номенклатур справ поточного діловодства зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та організацій, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ;

погодження актів про вилучення для знищення документів зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та організацій, що перебувають у зонах комплектування цих установ, не внесених до Національного архівного фонду;

схвалення і подання на погодження центральній експертно-перевірній комісії Держкомархіву актів про вилучення з Національного архівного фонду документів, що зберігаються у зазначених архівах, установах, музеях і бібліотеках;

внесення документів, що зберігаються у громадян, до Національного архівного фонду;

внесення документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону, до Національного архівного фонду;

схвалення і подання на затвердження анотованих переліків документів, віднесених до унікальних;

грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються у зазначених архівах, установах, музеях і бібліотеках;

б) центральних державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя розглядають питання і приймають рішення про:

схвалення і подання на затвердження описів документів постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду, державних органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, що перебувають у зонах комплектування цих державних архівів;

погодження описів документів з особового складу та номенклатур справ державних органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, що перебувають у зонах комплектування цих державних архівів;

погодження актів про вилучення для знищення документів державних органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, не внесених до Національного архівного фонду;

схвалення і подання на погодження центральній експертно-перевірній комісії Держкомархіву актів про вилучення з Національного архівного фонду документів, що зберігаються у зазначених державних архівах і архівних підрозділах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, що перебувають у зонах комплектування цих державних архівів, а також у громадян - власників документів;

внесення документів, що зберігаються у громадян, до Національного архівного фонду;

внесення документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону, до Національного архівного фонду;

схвалення і подання на затвердження анотованих переліків документів, віднесених до унікальних;

грошову оцінку документів, що зберігаються в зазначених державних архівах, у юридичних і фізичних осіб, які перебувають у зонах комплектування цих державних архівів.

14. Експертні комісії:

а) підприємств, установ та організацій розглядають питання і приймають рішення про схвалення та подання відповідній експертно-перевірній комісії описів документів, внесених до Національного архівного фонду, описів документів з особового складу, номенклатур справ поточного діловодства, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

б) архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад розглядають питання і приймають рішення про схвалення та подання до відповідної експертно-перевірної комісії номенклатур справ підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, які зберігаються у зазначених архівних установах і архівних підрозділах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, релігійних організацій та об'єднань громадян, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, а також у громадян - власників документів, актів про вилучення для знищення документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об'єднань громадян, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, не внесених до Національного архівного фонду.

15. Засідання центральної експертно-перевірної комісії та експертно-перевірних комісій проводяться не рідше ніж чотири рази на рік, а експертних комісій - один раз на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

Рішення відповідної експертно-перевірної та експертної комісії приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником, за рішенням якого була утворена ця комісія.

16. У разі відмови керівника затвердити протокол засідання експертно-перевірної або експертної комісії вона може звернутися до центральної експертно-перевірної комісії, рішення якої з цього питання є остаточним.

17. Власник документів або його законний представник можуть оскаржити до центральної експертно-перевірної комісії рішення експертно-перевірної або експертної комісії про внесення до Національного архівного фонду чи вилучення з нього документів, а також про їх грошову оцінку. Рішення центральної експертно-перевірної комісії з цих питань може бути оскаржене до суду.

1. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду проводиться з метою надання документам відповідного правового статусу, фіксування права власності на них, а також для забезпечення державного контролю за їх зберіганням.

2. Державній реєстрації підлягають документи, внесені до Національного архівного фонду, незалежно від місця їх зберігання і форми власності.

3. Державну реєстрацію документів Національного архівного фонду (далі - документи) проводять Держкомархів, центральні державні архіви, галузеві державні архіви. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, мм. Києва і Севастополя, державні наукові установи, музеї та бібліотеки.

4. Підставою для державної реєстрації документів є рішення експертної комісії про їх цінність та внесення до Національного архівного фонду, затверджене відповідною державною архівною установою, яка робить запис у книзі державної реєстрації документів Національного архівного фонду (далі - книга державної реєстрації) за зразком згідно з додатком 1. Порядок ведення зазначеної книги встановлюється Держкомархівом.

5. Після проведення державної реєстрації власнику документів чи його законному представнику видається свідоцтво про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду (далі - реєстраційне свідоцтво) за зразком згідно з додатком 2. Порядок обліку і зберігання бланків реєстраційного свідоцтва та звітності про їх використання встановлюється Держкомархівом.

Реєстраційне свідоцтво може бути оформлене як на окремий документ, так і на комплекс документів (архівну справу, колекцію, фонд, групу фондів, архів тощо).

6. Реєстраційне свідоцтво не видається, якщо документи долучаються до раніше зареєстрованого комплексу документів.

Реєстраційне свідоцтво видається власнику документів або його законному представнику разом з примірником затвердженого опису документів.

7. На документах, які пройшли державну реєстрацію, та їх описах в установленому Держкомархівом порядку проставляється штамп за зразком згідно з додатком 3 із зазначенням відповідних реєстраційних реквізитів.

8. У разі передачі права власності новому власнику, зміни місцезнаходження або умов зберігання документів архівна установа робить відповідний запис у книзі державної реєстрації та видає нове реєстраційне свідоцтво.

9. Запис у книзі державної реєстрації анулюється у разі, коли:

власник зареєстрованих документів передає право власності на них іншому власникові або за рішенням суду позбавляється права власності на ці документи;

документи в установленому порядку вилучаються з Національного архівного фонду і знімаються з державного обліку.

10. Реєстраційне свідоцтво анулюється у разі:

виявлення дописок, виправлень, помилок чи непоправного пошкодження реєстраційного свідоцтва;

помилкового повторного оформлення;

анулювання запису у книзі державної реєстрації.

11. У разі втрати, виявлення дописок, виправлень, помилок чи непоправного пошкодження реєстраційного свідоцтва відповідна архівна установа за заявою власника або з власної ініціативи видає його дублікат.

12. Державна реєстрація документів, які належать державі, територіальним громадам і зберігаються в центральних і галузевих державних архівах, архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв та бібліотек, місцевих державних архівних установах, архівних відділах міських рад, архівних підрозділах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, проводиться Держкомархівом по кожній зазначеній архівній установі окремо на підставі даних державного обліку.

13. Державна реєстрація документів, які не належать державі, територіальним громадам, проводиться за дорученням Держкомархіву державними архівними установами по кожному архіву, архівному підрозділу, приватному архівному зібранню, в якому зберігаються ці документи, на підставі облікових даних.

14. Працівник архівної установи, який проводить державну реєстрацію, не має права реєструвати документи, що належать йому особисто, членам його сім'ї та близьким родичам. Така реєстрація визнається недійсною, а запис у книзі державної реєстрації анулюється.

15. Спори між архівними установами і власниками документів з питань державної реєстрації розглядаються у судовому порядку.

16. Діяльність архівних установ, які порушують вимоги до державної реєстрації документів, може бути зупинено у порядку, встановленому Держкомархівом.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" унікальними визнаються документи Національного архівного фонду, що становлять виняткову культурну цінність, мають важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначають його вклад у всесвітню культурну спадщину.

2. Виявлення і віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних проводиться власниками цих документів або уповноваженими ними особами.

Виявлення і віднесення документів до унікальних проводиться за методикою і критеріями визначення їх цінності, встановленими Держкомархівом.

3. До унікальних можуть бути віднесені архівні фонди або колекції документів, їх частини, окремі документи та одиниці зберігання.

4. Власники документів або уповноважені ними особи складають за формою, встановленою Держкомархівом, анотовані переліки унікальних документів у двох примірниках, які, на їхню думку, можуть бути віднесені до унікальних, і подають їх на розгляд експертно-перевірних комісій державних архівних установ, державних наукових установ, музеїв і бібліотек, у зонах комплектування яких перебувають ці власники або уповноважені ними особи.

Перший примірник анотованого переліку унікальних документів постійно зберігається у власника документів або уповноваженої ним особи, другий - державні архівні установи, державні наукові установи, музеї і бібліотеки подають Держкомархіву.

5. Документи Національного архівного фонду визнаються унікальними після схвалення анотованих переліків, зазначених у пункті 4 цього Положення, експертно-перевірними комісіями державних архівних установ, державних наукових установ, музеїв і бібліотек. На унікальних документах в установленому Держкомархівом порядку проставляється штамп "УД".

6. Держкомархів на підставі одержаних від архівних установ анотованих переліків унікальних документів вносить відомості про зазначені документи до розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання.

7. Унікальні документи вилучаються з Державного реєстру національного культурного надбання Держкомархівом на підставі вмотивованого подання власника документів або уповноваженої ним особи.

8. Власники унікальних документів або уповноважені ними особи зобов'язані забезпечити умови для їх зберігання.

9. Унікальні документи у разі потреби підлягають невідкладній реставрації, ремонту або консервації в порядку, встановленому Держкомархівом.

10. Державні архівні установи в обов'язковому порядку створюють страховий фонд унікальних документів, а також фонд користування у вигляді мікрофільмів (мікрофіш) або інших копій. Особи, які зберігають унікальні документи, надають державним архівним установам можливість створювати і зберігати за рахунок державного бюджету копії страхового фонду та фонду користування. Користування зазначеними копіями здійснюється лише з дозволу власника документів або уповноваженої ним особи.

11. Оригінали унікальних документів, для яких створено фонд користування, забороняється видавати до читального залу (сектору користування документами), експонувати на виставках, а також копіювати.

12. Керівник архівної установи може дати дозвіл на видачу до читального залу оригіналу унікального документа, як виняток, для спеціального дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

13. Власники унікальних документів або уповноважені ними особи зобов'язані забезпечувати їх страхування відповідно до законодавства.