Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України

Секретар підрозділу є безпосереднім технічним помічником начальника підрозділу і виконавцем, що здійснює діловодство у підрозділі.

Секретар підрозділу безпосередньо підпорядковується начальнику підрозділу і його заступникам, а методично - начальнику управління документального забезпечення і його заступнику.

Секретар підрозділу призначається і звільняється керівником адміністративного департаменту за клопотанням начальника підрозділу.

Основними функціями секретаря підрозділу є забезпечення обліку вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції, у тому числі й з грифом "Для службового користування", передачі її виконавцям відповідно до резолюції керівництва підрозділу, контроль за виконанням документів, формуванням справ і підготовкою документів для передачі в архів Міністерства.

Крім того, в його обов'язки входить:

ведення і подання до бухгалтерії табеля для нарахування заробітної плати працівникам підрозділу;

виписування посвідчень на відрядження працівників підрозділу;

отримання в бухгалтерії за дорученням начальника підрозділу заробітної плати працівників підрозділу і видача її у встановленому порядку;

підписування за табельника листків тимчасової непрацездатності працівників підрозділу після звірення їх з табелем.

Для виконання зазначених функцій секретар підрозділу зобов'язаний:

одержувати в управлінні документального забезпечення кореспонденцію, що надійшла для підрозділу, щодня з 11-00 до 12-00 та з 16-00 до 17-00, у п'ятницю - з 11-00 до 12-00 і з 15-00 до 16-00 (термінову кореспонденцію отримувати негайно, за викликом працівників цього відділу) і обробляти її у встановленому порядку;

передавати документи керівництву підрозділу негайно, після закінчення технічної обробки або в окремо встановлений для цього час;

передавати документи виконавцям-спеціалістам підрозділу негайно, після розгляду керівником підрозділу і закінчення їх обробки (в реєстраційні картки переносити резолюції, вказувати дату і прізвище виконавця, термін виконання документа);

групувати реєстраційні картки в довідково-облікові картотеки. Картотеки створювати окремо на кожний календарний рік. Поділяти картотеки на дві частини: виконані і невиконані, реєстраційні картки розкладати в картотеці за кореспондентами;

вести облік документів з грифом "Для службового користування";

приймати від виконавців вихідну і внутрішню кореспонденцію, реєструвати її, обробляти і передавати для відправки в управління документального забезпечення, а копії документів і внутрішні документи - виконавцям;

здійснювати контроль за своєчасним виконанням доручень Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України і керівництва Міністерства, а також документів, на які необхідно готувати відповідь. Про стан виконання контрольних доручень та інших документів, що потребують відповіді, один раз на тиждень доповідати начальнику підрозділу;

в реєстраційних картках своєчасно робити відмітки про виконання документів або повернення їх до управління документального забезпечення;

за вимогою керівництва і спеціалістів підрозділу підбирати документи, що знаходяться у справах і закінчені діловодством (якщо справи зберігаються у секретаря підрозділу);

передавати документи за межі підрозділу (через управління документального забезпечення);

давати в усній формі довідки, що стосуються документів, які знаходяться у підрозділі;

забезпечувати на початок року спеціалістів підрозділу обкладинками справ з написаними на них заголовками справ за номенклатурою;

оформляти закінчені діловодством справи для передачі в архів, подавати методичну допомогу спеціалістам у формуванні справ;

перевіряти наявність документів у виконавців;

виконувати друкарські роботи, що надходять від спеціалістів підрозділу;

приймати і передавати телефонограми;

комплектувати по міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади та інших організаціях кореспонденцію для відправки і до 15-00 здавати її у управління документального забезпечення;

записувати і передавати інформацію для керівників підрозділу в період їх відсутності;

організовувати прийом відвідувачів у керівництва підрозділу;

одержувати канцприладдя і забезпечувати ним спеціалістів підрозділу;

здійснювати облік з'явлення працівників на роботу за встановленою формою;

складати і подавати до управління документального забезпечення відомості про документообіг;

вести облік одержання і витрати бланків суворої звітності, складати і подавати до управління документального забезпечення звіти про їх використання.

При звільненні або переході на іншу роботу секретар підрозділу передає за актом справи і документи новопризначеній особі або спеціалісту підрозділу за вказівкою начальника підрозділу, один примірник акта передається до управління документального забезпечення.

Секретар підрозділу має право:

контролювати правильність оформлення документів, підготовлених до реєстрації і відправки;

вимагати від спеціалістів документи, виконавцями яких вони є;

контролювати хід формування справ у поточному діловодстві і вказувати працівникам підрозділу на допущені ними порушення встановлених вимог;

вимагати від спеціалістів, відповідальних за формування справ, своєчасної обробки і передачі справ для здачі в архів Міністерства;

одержувати необхідні документи і справи в архіві Міністерства.

Секретар підрозділу відповідає за:

своєчасне отримування кореспонденції в управлінні документального забезпечення, передачу її керівництву підрозділу і виконавцям;

інформування керівництва підрозділу про невиконані у встановлені терміни документи;

правильне заповнення реєстраційних карток;

правильне ведення картотек з реєстраційними і контрольними картками;

своєчасну підготовку і передачу справ до архіву Міністерства.