16.18. Виконані документи знімаються з контролю особою, яка давала доручення щодо здійснення контролю, за інформацією управління документального забезпечення Секретаріату або помічників членів Комісії, про що на документі або в контрольній картці цією особою робиться відповідний запис.
Підставою для зняття документа з контролю є:
- письмова пропозиція на ім'я особи, яка дала доручення, про виконання документа або окремих його положень, про зняття доручення з контролю, підписана виконавцем;
- рішення Комісії або розпорядження Голови Комісії за результатами виконання документа;
- відповідь на документ, що надійшов до Комісії, підписана Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії, іншим членом Комісії.
У разі якщо про виконання документа доповідалося виконавцем особі, яка дала доручення в усній формі, в контрольній картці цього документа за погодженням з особою, яка давала доручення, робиться відповідний запис.
16.19. Управління документального забезпечення Секретаріату щотижня інформує Голову Комісії та секретаря Комісії, керівника Секретаріату про стан виконання документів.
17. Порядок роботи зі зверненнями громадян
17.1. Звернення громадян приймаються і реєструються в управлінні документального забезпечення Секретаріату в день їх надходження.
17.2. Реєстраційний штамп управління документального забезпечення Секретаріату ставиться у правій верхній частині першого аркуша листа або телеграми. Реєстраційний номер звернення громадянина складається з індексу номенклатури справ, вхідного номера листа і дати надходження до Комісії.
У разі надходження повторних звернень з одного й того самого питання їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі контрольної картки зазначається реєстраційний номер першого звернення.
На верхньому полі першого аркуша повторного звернення праворуч і в контрольній картці робиться запис "повторно".
17.3. При реєстрації звернень управлінням документального забезпечення Секретаріату перевіряється, чи за адресою надійшло звернення та комплектність документів. Якщо під час розкриття конверта виявлено некомплектність документів або їх пошкодження, складається акт у трьох примірниках. Один примірник акта надсилається автору звернення, другий додається до звернення, третій залишається в управлінні документального забезпечення Секретаріату. Конверти, в яких надійшли документи, додаються до звернення.
17.4. Звернення після їх реєстрації передаються на розгляд Голові Комісії, заступнику Голови Комісії, секретарю Комісії і відповідно до резолюції, вчиненої Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії, розглядаються в порядку, встановленому законодавством України та Регламентом Комісії.
17.5. Якщо порушені у зверненні питання не належать до компетенції Комісії, звернення за підписом секретаря Комісії в п'ятиденний строк з дня його надходження до Комісії пересилається до відповідного органу чи посадової особи, про що повідомляється автору звернення.
Якщо звернення не містить відомостей, необхідних для прийняття рішення, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідним роз'ясненням.
17.6. Звернення громадян реєструються відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян". Не обліковуються звернення без зазначення прізвища, імені, по батькові, місця проживання громадянина, його підпису та дати подання звернення. Такі звернення визнаються анонімними і без розгляду долучаються до справи для передачі в архів.
17.7. Скарги (заяви) на рішення, дії або бездіяльність виборчих комісій, комісій із всеукраїнського референдуму розглядаються відповідно до Законів України "Про вибори народних депутатів України", "Про вибори Президента України", "Про всеукраїнський референдум" та "Про звернення громадян".
17.8. Запити та звернення народного депутата України розглядаються відповідно до Закону України "Про статус народного депутата України".
17.9. Звернення громадян розглядаються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення, - не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання.
17.10. Відповіді на звернення громадян підписуються Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії або іншими членами Комісії, працівниками Секретаріату, якщо у підготовці відповіді на звернення громадян вони брали участь.
17.11. У разі тимчасової відсутності члена Комісії, працівника Секретаріату, у якого знаходиться на розгляді звернення, воно передається за погодженням з Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії для виконання іншому члену Комісії або за дорученням керівника структурного підрозділу Секретаріату - іншому працівникові цього структурного підрозділу Секретаріату.
17.12. Особистий прийом громадян проводиться Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії та іншими членами Комісії згідно з графіком прийому громадян, що затверджується Головою Комісії.
17.13. Організаційне забезпечення особистого прийому громадян у Комісії здійснюють Служба Голови Комісії, помічники заступника Голови Комісії, секретаря Комісії та інших членів Комісії.
17.14. Запис на прийом здійснюється працівниками служби Голови Комісії, помічниками заступника Голови Комісії, секретаря Комісії та інших членів Комісії напередодні дня прийому громадян.
17.15. Усні звернення громадян на особистому прийомі реєструються окремо в спеціальному журналі з подальшим внесенням їх до бази даних автоматизованої системи "Документообіг".
17.16. Якщо порушені в усному зверненні питання неможливо вирішити безпосередньо на особистому прийомі, таке звернення розглядається в тому ж порядку, що й письмове звернення.
17.17. Не допускається розголошення інформації, що міститься у зверненнях, про особисте життя громадян, якщо порушуються їх права та законні інтереси.
17.18. Не допускається ознайомлення зі зверненнями громадян працівників структурних підрозділів Секретаріату, які не мають відношення до вирішення питань, порушених у зверненні.
17.19. Звернення громадян після їх розгляду і вирішення порушених у них питань з усіма документами передаються виконавцем до управління документального забезпечення Секретаріату для формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
Звернення, відповіді на них і документи щодо їх розгляду формуються у справи згідно із затвердженою номенклатурою справ Комісії в алфавітному порядку прізвищ заявників.
18. Комп'ютерно-друкарські, копіювальні та стенографічні роботи
18.1. Комп'ютерно-друкарські роботи в Комісії виконує відділ комп'ютерного набору та копіювання управління документального забезпечення Секретаріату.
18.2. Комп'ютерно-друкарські роботи, крім постанов, протокольних рішень Комісії, розпоряджень і доручень Голови Комісії, можуть виконуватися помічниками членів Комісії та працівниками структурних підрозділів Секретаріату.
18.3. Документи друкуються на бланках, зразки яких затверджуються Комісією, на папері стандартних форматів. Управління документального забезпечення Секретаріату забезпечує друкування документів на відповідних бланках (додатки 5 - 13-1).
( Пункт 18.3 із змінами, внесеними згідно з Постановою Центральної виборчої комісії N 21 від 08.04.2009 )
18.4. Документи на бланках Голови Комісії, заступника Голови Комісії чи секретаря Комісії друкуються після попереднього візування документа відповідно до п.9.9 цієї Інструкції та погодження з особою, яка буде підписувати документи.
18.5. Для друкування у відділі комп'ютерного набору і копіювання управління документального забезпечення Секретаріату приймаються матеріали виключно службового характеру.
18.6. Матеріали для друкування передаються працівниками структурних підрозділів Секретаріату Комісії в папках, на яких зазначаються прізвище виконавця і номер його службового телефону.
18.7. Матеріали друкуються в порядку їх надходження. Документи, що потребують термінового виконання, друкуються позачергово, про що робиться відповідний напис. Ступінь терміновості визначається керівником Секретаріату або начальником управління документального забезпечення Секретаріату за погодженням з виконавцями.
18.8. Передані для друкування рукописні матеріали повинні бути написані розбірливо. Недбало написані матеріали, виправлені кольоровим (крім синього і чорного) чорнилом або олівцем, до виконання не приймаються.
18.9. Копіювальні роботи в Комісії виконуються управлінням документального забезпечення Секретаріату.
18.10. Для копіювання приймаються виключно службові матеріали.
18.11. Документи обсягом понад п'ять сторінок та їх копій понад п'ять примірників копіюються з дозволу секретаря Комісії або керівника Секретаріату відповідно до замовлення згідно з формою (додаток 16).
18.12. Документи та кількість їх примірників для копіювання обліковуються в журналі реєстрації замовлень, що знаходиться у відділі комп'ютерного набору та копіювання управління документального забезпечення Секретаріату.
18.13. Надруковані матеріали, що підлягають копіюванню, повинні бути чіткими і чистими.
18.14. Стенографічні роботи в Комісії виконуються управлінням документального забезпечення Секретаріату.
18.15. Засідання Комісії, а також у разі потреби - наради та інші заходи, що проводяться Головою Комісії, заступником Голови Комісії, секретарем Комісії, стенографуються. Про необхідність стенографування нарад та інших заходів управління документального забезпечення Секретаріату повідомляється завчасно.
18.16. Стенографічні роботи виконуються працівником управління документального забезпечення Секретаріату в спеціальних зошитах, засідання Комісії одночасно записується на магнітну плівку.
18.17. Розшифрований і надрукований матеріал перевіряється та оформляється відповідно до встановлених правил. На лицьовому боці останнього аркуша стенограми проставляється прізвище та ініціали працівника, який розшифрував стенограму, і дата здійснення розшифрування. Стенограми друкуються в одному примірнику.
19. Номенклатура справ
19.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в Комісії, з визначенням термінів їх зберігання.
19.2. Номенклатура справ у структурних підрозділах Секретаріату на наступний календарний рік визначається структурним підрозділом за участю управління документального забезпечення Секретаріату не пізніше жовтня поточного року, підписується керівником структурного підрозділу Секретаріату і передається до управління документального забезпечення Секретаріату (додаток 17).
19.3. Зведена номенклатура справ Комісії складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів Секретаріату, підписується начальником управління документального забезпечення Секретаріату, погоджується з Центральним Державним архівом вищих органів влади та управління України і затверджується Головою Комісії.
19.4. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівникам структурних підрозділів Секретаріату надається витяг з номенклатури справ у вигляді відповідних розділів, завірений управлінням документального забезпечення Секретаріату.
19.5. Якщо протягом року в структурних підрозділах Секретаріату формуються нові справи, назви їх додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ. Усі зміни та доповнення, внесені до номенклатури справ структурного підрозділу, погоджуються з управлінням документального забезпечення Секретаріату.
20. Формування справ у структурних підрозділах Секретаріату
20.1. Виконані документи формуються у справи працівниками, відповідальними за ведення діловодства в структурних підрозділах Секретаріату, відповідно до затвердженої номенклатури справ Комісії та після належного оформлення передаються до управління документального забезпечення Секретаріату.
20.2. При формуванні справи перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення та повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або оцінок щодо виконання, напис "До справи" тощо. Невідповідно оформлені документи мають бути дооформлені та долучені до справи.
Не допускається розміщення у справі документів, зміст яких не відповідає назві справи.
20.3. При формуванні справ:
- окремо групуються у справи документи постійного, тривалого та тимчасового термінів зберігання;
- оригінали (перші примірники) документів формуються окремо від їх копій. Копії документів за необхідності можуть зберігатися у структурних підрозділах Секретаріату;
- невиконані та незареєстровані документи у справи не підшиваються, а повертаються виконавцю для їх виконання і відповідного оформлення;
- підшивається до справи один примірник документа, ідентичний першому примірнику, надісланому адресату з усіма його реквізитами. Чернетки і варіанти проектів документів, за винятком тих, що містять візи, резолюції та інші нотатки, які доповнюють перший примірник документа, не підшиваються;
- у хронологічному порядку підшиваються до справи, як правило, документи одного календарного року. Виняток із цього порядку становлять особові, перехідні справи;
- кожна справа не повинна перевищувати 250 аркушів. У разі якщо обсяг документів становить більше 250 аркушів, у справі формується кілька томів (частин).
20.4. У разі потреби документи різних термінів зберігання з одного й того ж питання можуть знаходитися в одній справі до кінця поточного року або до завершення роботи над виконанням відповідного доручення, а потім формуються у справи постійного, тривалого і тимчасового термінів зберігання.
20.5. Постанови, протокольні рішення Комісії групуються у справи згідно з одним протоколом засідання Комісії у хронологічному порядку. До постанов, протокольних рішень Комісії в тому ж порядку додаються відповідні додатки, а також супровідні матеріали.
20.6. Протоколи засідань Комісії долучаються до справи в хронологічному порядку. Документи (постанови, протокольні рішення) долучаються до справи після відповідного протоколу засідання.
20.7. Справи з оригіналами протоколів засідань Комісії формуються управлінням документального забезпечення Секретаріату.
20.8. Розпорядження Голови Комісії за різними напрямами діяльності Комісії групуються разом із відповідними додатками в справи окремо від розпоряджень з кадрових питань.
20.9. Особові справи, особові картки, особові рахунки членів Комісії, працівників структурних підрозділів Секретаріату формуються в окремі справи в алфавітному порядку.
20.10. Планова та звітна документація підшивається до справи того року, до якого вона відноситься, незалежно від дати упорядкування цих документів.
20.11. До справи з листуванням документи підшиваються в хронологічному порядку виконання, при цьому вихідний (відповідь) документ розміщується після вхідного (ініціативного). При поновленні листування, що почалося в попередньому році, документи вносяться до справи поточного року із зазначенням індексу тієї справи за номенклатурою справ попереднього року, в якій зберігаються попередні документи з цього питання.
20.12. Кожне звернення громадян і всі документи щодо його розгляду становлять у справі самостійну групу і систематизуються в алфавітному порядку за прізвищами авторів відповідно до класифікатора.
21. Експертиза цінності документів
21.1. Експертиза цінності документів проводиться для встановлення наукової, історичної і практичної значущості документів, підготовлених у процесі діяльності Комісії, та з метою відбору їх для подальшого зберігання або знищення.
21.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів розпорядженням Голови Комісії створюється постійно діюча експертна комісія. До її повноважень відноситься також розгляд і схвалення Зведеної номенклатури справ Комісії.
21.3. У своїй роботі експертна комісія керується Положенням про експертну комісію, що затверджується рішенням Комісії.
21.4. Експертиза історичної, наукової і практичної цінності документів здійснюється шляхом перегляду кожного аркуша справ. Не допускається відбір документів для збереження або знищення лише на підставі заголовків справ.
За результатами експертизи цінності документів відповідальна особа за ведення діловодства складає описи на справи постійного і тривалого (понад 10 років) терміну зберігання, а також складає акти про вилучення справ і документів з терміном зберігання до п'яти років для знищення.
21.5. Документи, що втратили практичне значення, і такі, що не мають історичної, наукової або іншої цінності, після закінчення встановлених термінів зберігання підлягають знищенню. Акти щодо вилучення справ і документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ.
До затвердження таких актів на засіданнях експертної комісії знищення справ і документів забороняється.
21.6. При знищенні документів з терміном зберігання "Доки не мине потреба" складається акт, який підписується не менше ніж двома працівниками Секретаріату і затверджується секретарем Комісії.
21.7. Чернетки і рукописи документів, що готувалися, копії інформаційних та інших матеріалів, що не увійшли до Зведеної номенклатури справ, за непотрібністю можуть бути знищені без складення акта.
21.8. Документи, що підлягають знищенню, подрібнюються або спалюються.
22. Оформлення справ, що підлягають передачі на зберігання до архіву Комісії
22.1. Справи, що підлягають передачі на зберігання до архіву Комісії, повинні бути відповідним чином оформлені.
Оформлення справи складається із визначення назви справи відповідно до Зведеної номенклатури справ, винесеної на обкладинку справи, упорядкування справи, проведення внутрішнього опису, нумерації аркушів, оформлення засвідчувального аркуша.
22.2. Перед формуванням справи та її підшивкою перевіряється правильність оформлення документів, наявність підписів відповідних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання, а також додатків.
Підшивка робиться таким чином, щоб можна було вільно читати текст документа, візи і резолюції.
22.3. Обкладинка справи оформляється за встановленими зразками (додатки 18, 18-а). На обкладинку переносяться відомості відповідно до Зведеної номенклатури справ з уточненнями щодо фактичного складу розміщених у справі документів.
Усі написи на обкладинці робляться розбірливо, без скорочень.
22.4. Аркуші нумеруються олівцем з чорним графітом у правій верхній частині документа. Аркуш великого формату, підшитий з одного боку, нумерується в правому верхньому куті як один аркуш; аркуш, складений та підшитий посередині, нумерується як два аркуші.
Документи, що мають власну нумерацію аркушів, у тому числі друковані видання, нумеруються в загальному порядку.
Якщо в справі є конверт із вкладеними в нього документами, спочатку нумерується конверт, а потім вкладені в нього документи. Фотокартки та інші ілюстративні матеріали нумеруються на звороті в лівому верхньому куті.
Аркуш, на який наклеєно документи (вирізки, фотокартки тощо), нумерується як один аркуш.
Додатки до справи, що складають окремий том, нумеруються окремо.
22.5. У справах постійного і тривалого терміну зберігання на початку справи розміщується внутрішній опис, що містить відомості про документ або групу документів з одного питання (додаток 19).
22.6. У кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш, у якому зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів, а також обумовлюються особливості нумерації аркушів і фізичного стану справи (додаток 20).
Засвідчувальний аркуш складається працівником, відповідальним за ведення діловодства у структурному підрозділі Секретаріату.
22.7. Документи тимчасового терміну зберігання підлягають частковому оформленню. При цьому аркуші не нумеруються, засвідчувальні написи не робляться. Справи зберігаються в папках. Документи в справах тимчасового зберігання перекладаються за хронологією їх надходження, нумеруються і підшиваються, внутрішній опис не робиться.
22.8. Дати на обкладинці справи зазначаються крайніми датами і відповідають року заведення і закінчення справи. При цьому враховуються дати вхідних і вихідних документів (у випадку їх відсутності - дати реєстрації документа) і не враховуються дати включення документа до справи і передачі його до архіву, резолюцій, відміток виконавців (за виключенням випадків, коли на документах відсутні інші дати, крім перерахованих вище).
На обкладинках справ постійного зберігання крайні дати (число та рік) проставляються арабськими цифрами, назва місяця пишеться прописом без скорочення (наприклад, 28 грудня 1998 року). На обкладинці справ тимчасового зберігання зазначається тільки рік.
23. Упорядкування і оформлення опису справ
23.1. У кінці року на всі кінцево оформлені справи постійного і тривалого термінів зберігання складаються описи справ за встановленою формою не менше ніж у двох примірниках (додатки 21, 22).
23.2. Описи справ складаються працівниками, відповідальними за ведення діловодства у структурних підрозділах Секретаріату.
Описи складаються окремо на справи постійного терміну зберігання, тривалого терміну зберігання, особові справи працівників структурних підрозділів Секретаріату за штатним розписом.
23.3. До опису справ структурних підрозділів Секретаріату вносяться заголовки всіх справ відповідно до номенклатури справ.
У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до опису справ документів. Опис підписується працівником, відповідальним за діловодство у підрозділі, та керівником структурного підрозділу Секретаріату і затверджується керівником Секретаріату.
23.4. На підставі опису справ структурних підрозділів Секретаріату управління документального забезпечення Секретаріату складає річний розділ Зведеного опису справ Комісії.
23.5. Розділи Зведеного опису друкуються в чотирьох примірниках, розглядаються на експертній комісії, узгоджуються з Центральним Державним архівом вищих органів влади та управління України і затверджуються Головою Комісії.
24. Передача справ на зберігання до архіву Комісії
24.1. Структурні підрозділи Секретаріату через кожні два роки передають справи постійного і тривалого термінів зберігання до архіву Комісії.
24.2. Передача справ від структурних підрозділів Секретаріату до архіву Комісії здійснюється за графіком, що затверджується керівником Секретаріату.
24.3. Під час приймання справ від структурних підрозділів Секретаріату управління документального забезпечення Секретаріату перевіряє правильність їх оформлення. Виявлені недоліки усуваються структурним підрозділом Секретаріату, що подав документи.
24.4. Справи на збереження до архіву Комісії передаються за описами, що підписуються представниками обох сторін, які беруть участь у передачі-прийманні справ. Один примірник опису зберігається в управлінні документального забезпечення Секретаріату, другий - у структурному підрозділі Секретаріату, що передав справи.
24.5. В архіві Комісії ведеться облік справ, прийнятих на зберігання.
24.6. Справи, що знаходяться на зберіганні в архіві Комісії, можуть бути видані працівником управління документального забезпечення в тимчасове користування за вимогою члена Комісії, а також за письмовою вимогою (додаток 23) керівника структурного підрозділу Секретаріату на термін до одного місяця.
У разі потреби термін користування може бути продовжено з дозволу начальника управління документального забезпечення Секретаріату.
24.7. Копії, архівні довідки і витяги з документів, що зберігаються в управлінні документального забезпечення Секретаріату, видаються за запитами членів Комісії та працівників Секретаріату. Видача зазначених документів обліковується в спеціальному журналі реєстрації.
24.8. В одержаних з управління документального забезпечення Секретаріату для тимчасового користування справах категорично забороняється робити будь-які позначки.
24.9. Справи постійного терміну зберігання після закінчення встановленого архівною установою терміну зберігання передаються управлінням документального забезпечення Секретаріату на державне зберігання до Центрального Державного архіву вищих органів влади та управління України.
25. Використання печаток і штампів
25.1. Для засвідчення достовірності документів або відповідності копій документів оригіналам у Комісії та її Секретаріаті використовуються гербові печатки, а також печатки Секретаріату, управління документального забезпечення Секретаріату, відділу кадрової та режимної роботи Секретаріату без зображення Державного Герба України.
Для проставлення відміток про одержання, реєстрацію, проходження і виконання документів довідкового характеру застосовуються мастикові штампи.
25.2. Гербовою печаткою засвідчуються постанови, протокольні рішення Комісії, документи за підписом Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії та головуючого на засіданні Комісії, а також посвідчення народних депутатів України, працівників Секретаріату, угоди, платіжні доручення та інші фінансові документи.
25.3. Копії постанов, протокольних рішень Комісії, що розсилаються, засвідчуються печаткою без зображення Державного Герба України з написом: "Секретаріат Центральної виборчої комісії. Управління документального забезпечення".
При оформленні документів працівників Секретаріату, посвідчень про відрядження, трудових книжок проставляється печатка "Секретаріат Центральної виборчої комісії. Відділ кадрової та режимної роботи".
На пакетах при відправленні кореспонденції проставляється печатка "Центральна виборча комісія. Для пакетів".
25.4. Печатки проставляються на документах після їх підписання. Печатка проставляється таким чином, щоб вона охоплювала частину найменування посади особи, яка підписала документ.
25.5. Гербова та інші печатки і штампи виготовляються з дозволу Голови Комісії в установленому порядку.
25.6. Усі печатки і штампи підлягають реєстрації у відділі кадрової та режимної роботи Секретаріату Комісії. Облік, видача печаток і штампів структурним підрозділам Секретаріату здійснюється цим відділом під розпис у журналі обліку печаток і штампів.
Печатки повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах, що надійно замикаються і опечатуються.
Відділ кадрової та режимної роботи Секретаріату Комісії здійснює контроль за правильністю зберігання та використання печаток і штампів.
25.7. Про факти втрати печатки або штампу негайно повідомляється Голові Комісії і відділу кадрової та режимної роботи Секретаріату особою, відповідальною за печатку або штамп.
25.8. Непридатні та анульовані печатки і штампи передаються до відділу кадрової та режимної роботи Секретаріату Комісії для знищення в установленому порядку.
25.9. Відповідальність за збереження і належне використання печаток і штампів покладається безпосередньо на осіб, у користуванні яких знаходяться печатки і штампи.
26. Використання бланків документів
26.1. У Комісії використовуються бланки документів за зразками, що затверджуються Комісією і виготовляються друкарським способом (додатки 5 - 13-1).
( Пункт 26.1 із змінами, внесеними згідно з Постановою Центральної виборчої комісії N 21 від 08.04.2009 )
26.2. Бланки постанов, протокольних рішень Комісії, розпоряджень Голови Комісії та бланки "Центральна виборча комісія", "Центральна виборча комісія. Секретаріат" виготовляються друкарським способом і передаються для використання до відділу комп'ютерного набору та копіювання управління документального забезпечення Секретаріату.
Бланки "Голова Центральної виборчої комісії", "Заступник Голови Центральної виборчої комісії", "Секретар Центральної виборчої комісії", "Член Центральної виборчої комісії" передаються відповідно Голові Комісії, заступнику Голови Комісії, секретарю Комісії та іншим членам Комісії.
26.3. Помічники Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії і членів Комісії забезпечують використання бланків за призначенням.
26.4. Видавати незаповнені (чисті) бланки або передавати непідписані та незареєстровані документи, віддруковані на бланках Комісії, особам, які не працюють у Комісії, категорично забороняється.
27. Організація діловодства в структурних підрозділах Секретаріату
27.1. У структурних підрозділах Секретаріату документи обліковуються за картками управління документального забезпечення Секретаріату, що передаються разом з документами, та автоматизованою системою "Документообіг".
27.2. Діловодство в структурних підрозділах Секретаріату ведеться спеціально визначеними працівниками, які несуть персональну відповідальність за збереження документів.
27.3. Ведення діловодства щодо діяльності постійного тендерного комітету Комісії здійснюється згідно з цією Інструкцією працівником Секретаріату, визначеним Головою Комісії.
27.4. Виносити документи зі службових приміщень забороняється.
27.5. Основні обов'язки працівників, які несуть відповідальність за стан діловодства у структурних підрозділах Секретаріату:
- одержання, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до підрозділу, контроль за проходженням та виконанням документів у підрозділі;
- облік документів, підготовлених і оформлених у підрозділі, відправлення вихідної кореспонденції;
- своєчасне подання вхідної кореспонденції керівнику підрозділу, а після одержання його усної вказівки або письмової резолюції - безпосередньому виконавцю, ознайомлення працівників із розпорядчими та інформаційними документами;
- систематичне інформування керівника структурного підрозділу про стан виконання документів і доручень;
- видача працівникам справ і документів для роботи, контроль за їх поверненням та збереженням;
- довідкова робота з питань проходження документів у структурному підрозділі;
- підготовка проекту номенклатури справ структурного підрозділу на наступний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;
- участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка та передача справ на архівне зберігання;
- одержання в тимчасове користування архівних справ, повернення їх після закінчення терміну використання;
- ознайомлення новопризначених на посади працівників з цією Інструкцією та іншими нормативними документами щодо ведення діловодства;
- ознайомлення працівників структурного підрозділу з постановами, протокольними рішеннями Комісії, розпорядженнями Голови Комісії, іншими нормативно-правовими актами в установленому порядку;
- надання працівникам структурного підрозділу методичної допомоги в оформленні документів;
- збереження та облік бланків документів;
- подання замовлення на виготовлення бланків.
27.6. На працівників структурних підрозділів Секретаріату покладається відповідальність за збереження документів у підрозділі та конфіденційність інформації, що міститься в них.
Службова інформація передається представникам засобів масової інформації через прес-службу Секретаріату.
28. Формування та оформлення особових справ членів Комісії та працівників Секретаріату
28.1. Особові справи членів Комісії та працівників Секретаріату формуються і ведуться відділом кадрової та режимної роботи Секретаріату.
28.2. До особової справи входять такі документи:
- копія постанови Верховної Ради України про призначення на посаду члена Комісії;
- копія постанови Комісії про обрання Голови Комісії, заступника Голови Комісії, секретаря Комісії;
- копія розпорядження Голови Комісії про призначення на посаду (прийняття на роботу);
- особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 х 6 см - для державних службовців, особовий листок обліку кадрів - для осіб, які не є державними службовцями;
- копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;
- відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, яка претендує на заняття посади державного службовця, і членів його сім'ї;
- попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, підписане претендентом;
- довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);
- подання про призначення на посаду, картка погодження (в разі потреби);
- довідка про перебування в кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);
- заява про участь у конкурсі, протокол конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на посаду на конкурсній основі);
- заява про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);
- заява щодо призначення на відповідну посаду;
- текст присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);
- копії документів про надані пільги;
- копія паспорта;
- копія військового квитка (для військовозобов'язаних);
- копія посвідчення водія (для водіїв);
- медична довідка за формою 0-83-0 (для водіїв);
- опис документів особової справи.
Крім вищеперелічених документів, до особової справи в хронологічному порядку за надходженням додаються:
- заява про переведення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади;
- розпорядження Голови Комісії про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади;
- розпорядження Голови Комісії, копії Указів Президента України, постанови Кабінету Міністрів України про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення;
- листи-погодження Головного управління державної служби України, розпорядження про продовження терміну перебування на державній службі (для осіб, які досягли граничного віку перебування на державній службі);
- копії нагородних документів (за наявності);
- документи про підвищення кваліфікації;
- атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист).
28.3. Документи в особових справах вкладаються в хронологічній послідовності їх надходження.
28.4. У разі визнання особи, на яку заведено особову справу, недієздатною, безвісно відсутньою або її смерті, кінцевою датою є дата, зазначена в документі, що сповіщає про визнання її недієздатною, безвісно відсутньою або смерть. До особової справи долучається копія розпорядження Голови Комісії щодо припинення державної служби у зв'язку з вищезазначеними причинами.
28.5. Документи, включені до особової справи, вкладаються в обкладинку встановленої форми, сторінки нумеруються у верхньому правому куті олівцем з чорним графітом і брошуруються. В кінці справи розміщується опис документів, що знаходяться в особовій справі.
28.6. На документи особової справи складається внутрішній опис, який нумерується і розміщується на початку справи.
28.7. Особові справи працівників, які звільнилися у зв'язку із завершенням ними державної служби, зберігаються в Комісії протягом 10 років з дня звільнення, після чого передаються до Центрального Державного архіву вищих органів влади та управління України.
28.8. На особові справи складається опис у двох примірниках в алфавітному порядку із зазначенням кількості аркушів і крайніх дат справи. В кінці опису робиться підсумковий запис про кількість переданих до архіву справ.
28.9. Опис справ підписується представниками обох сторін, які здійснюють приймання-передачу справ. Один примірник опису зберігається в Комісії, другий - у Центральному Державному архіві вищих органів влади та управління України (додаток 24).
( Інструкція в редакції Постанов Центральної виборчої комісії N 534 від 07.10.98, N 50 від 30.11.2001 )
| Секретар Центральної виборчої комісії | Я.ДАВИДОВИЧ |
Додаток 1
ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації в управлінні документального забезпечення Секретаріату Центральної виборчої комісії
1. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором, а також таке, з якого неможливо встановити авторство (анонімні звернення).
2. Поздоровчі листи, листівки, телеграми, запрошення.
3. Рекламні повідомлення, плакати.
4. Бухгалтерські документи (обліковуються відділом бухгалтерського обліку та звітності Секретаріату Комісії).
5. Друковані видання.
6. Прейскуранти.
7. Форми державної статистичної звітності.
( Додаток 1 редакції Постанови Центральної виборчої комісії N 50 від 30.11.2001 )
Додаток 2
КОНТРОЛЬНА КАРТКА РЕЄСТРАЦІЇ
ВХІДНОЇ (ВНУТРІШНЬОЇ) КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
Центральна виборча комісія
Картка реєстрації вхідної (внутрішньої) кореспонденції
__________________________________________________________________
Кореспондент
------------------------------------------------------------------
| N | Дата | N | Дата | Термін | Арк. |Прим.|
|реєстрації |реєстрації|вихідний| вихідна |виконання| | |
------------------------------------------------------------------
Скорочений зміст документа
__________________________________________________________________
N зв. док. Індекс справи
------------------------------------------------------------------
| Кому надіслано |Передано|Одержано |Підпис|
------------------------------------------------------------------
( Додаток 2 редакції Постанови Центральної виборчої комісії N 50 від 30.11.2001 )
Додаток 3
ПЕРЕЛІК
індексів адресатів Центральної виборчої комісії
01 - Голова Центральної виборчої комісії Рябець М.М.
02 - Заступник Голови Центральної виборчої комісії Демяненко М.І.
03 - Секретар Центральної виборчої комісії Давидович Я.В.
Члени Центральної виборчої комісії:
04 - Алсуф'єв В.В.
05 - Гашицький О.В.
06 - Давидов Р.К.
07 - Данилюк В.А.
08 - Коваль М.І.
09 - Нельга О.В.
10 - Співак В.І.
11 - Старовойтова Г.М.
12 - Татарнікова Л.А.
13 - Рибачук М.Ф.
14 - Данилевський Ю.М.
15 - Ставнійчук М.І.
Секретаріат Центральної виборчої комісії:
16 - Керівник Секретаріату
17 - Прес-служба
18 - Управління організаційно-методичної роботи
19 - Юридичне управління
20 - Управління інформатизації
21 - Управління документального забезпечення
22 - Управління планування та фінансового контролю
23 - Господарське управління
24 - Відділ міжнародних зв'язків
25 - Відділ бухгалтерського обліку та звітності
26 -
27 - Відділ кадрової та режимної роботи
28 -
29 - Автогосподарство
30 - Заступник керівника Секретаріату
( Додаток 3 редакції Постанови Центральної виборчої комісії N 50 від 30.11.2001 )
Додаток 4
КАРТКА РЕЄСТРАЦІЇ
ВИХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
Центральна виборча комісія
Картка реєстрації вихідної кореспонденції
__________________________________________________________________
(Прізвище, ініціали, посада особи, яка підписала документ)
Підготував _______________________________________________________
(Прізвище, ініціали, посада виконавця)
------------------------------------------------------------------
|N реєстрації| Дата |Індекс | Реєстр | Дата |Арк.| Прим. |
| |реєстрації|справи |розсилки |виконання| | |
------------------------------------------------------------------
Короткий зміст документа
------------------------------------------------------------------
N зв. док. Індекс справи
------------------------------------------------------------------
|Адресат |
------------------------------------------------------------------
( Додаток 4 редакції Постанови Центральної виборчої комісії N 50 від 30.11.2001 )
Додаток 5
( Додаток не наводиться )
Додаток 6
( Додаток не наводиться )
Додаток 7
( Додаток не наводиться )
Додаток 8
( Додаток не наводиться )
Додаток 9
( Додаток не наводиться )
Додаток 10
( Додаток не наводиться )
Додаток 11
( Додаток не наводиться )
Додаток 12
( Додаток не наводиться )
Додаток 13
( Додаток не наводиться )
Додаток 13-1
( Додаток не наводиться )( Інструкцію доповнено додатком 13-1 згідно з Постановою Центральної виборчої комісії N 21 від 08.04.2009 )
Додаток 14
КАТЕГОРІЇ ДОКУМЕНТІВ,
що підлягають контролю за термінами їх виконання
1. Закони України.
2. Постанови Верховної Ради України.
3. Укази Президента України.
4. Розпорядження Президента України.
5. Постанови Кабінету Міністрів України.
6. Розпорядження Кабінету Міністрів України.
7. Постанови, протокольні рішення Комісії.
8. Розпорядження Голови Комісії.
9. Доручення Голови Комісії.
10. Запити та звернення народних депутатів України.
11. Телеграми.
12. Листи-запити.
13. Звернення суб'єктів виборчого процесу.
14. Звернення громадян.
( Додаток 14 редакції Постанови Центральної виборчої комісії N 50 від 30.11.2001 )
Додаток 15
ЛИСТ КОНТРОЛЮ
за виконанням розпоряджень та доручень Голови Центральної виборчої комісії
1. Розпорядження (доручення) ________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
від "____"___________________ 200__ року N ______.
2. Термін виконання "____"___________________ 200__ року.
3. Відповідає за виконання або узагальнення _________________
4. Стан виконання
------------------------------------------------------------------
| N | Члени Комісії, | Дата подачі особі, на яку покладено |
|п/п | структурні | контроль за виконанням або |
| | підрозділи | узагальненням матеріалів |
| | Секретаріату |---------------------------------------|
| | Комісії | проекту | зауважень і |
| | | підготовленого | пропозицій |
| | | документа | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 1. |Демяненко М.І. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 2. |Давидович Я.В. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 3. |Алсуф'єв В.В. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 4. |Гашицький О.В. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 5. |Давидов Р.К. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 6. |Данилевський Ю.М. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 7. |Данилюк В.А. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 8. |Коваль М.І. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 9. |Нельга О.В. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 10.|Рибачук М.Ф. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 11.|Співак В.І. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 12.|Ставнійчук М.І. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 13.|Старовойтова Г.М. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
| 14.|Татарнікова Л.А. | | |
|----+-------------------+-------------------+-------------------|
