Про затвердження Інструкції з діловодства Центральної виборчої комісії

Центральна виборча комісія

Затвердити Інструкцію з діловодства Центральної виборчої комісії (додається).

1. Інструкція з діловодства Центральної виборчої комісії (далі - Інструкція) встановлює правила документування управлінської діяльності і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх розробки, прийняття, надходження до відправлення або передачі їх в архівні установи.

2. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства, що стосується звернень громадян, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

3. Організацію діловодства в Секретаріаті Центральної виборчої комісії (далі - Секретаріат) забезпечує Загальний відділ Секретаріату Центральної виборчої комісії.

Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, цієї Інструкції в структурних підрозділах Секретаріату покладено на їх керівників.

4. Контроль за додержанням вимог цієї Інструкції здійснює секретар Центральної виборчої комісії та керівник Секретаріату.

1. Засідання Центральної виборчої комісії проводяться згідно із затвердженим планом її роботи, а в разі необхідності - і поза планом.

2. Проекти постанов Центральної виборчої комісії готують і подають члени Центральної виборчої комісії, а в окремих випадках - керівники структурних підрозділів.

3. На зворотному боці останнього аркуша першого примірника проекту постанови друкуються дані про подання і погодження проекту постанови із зазначенням посади і прізвища керівника, який погодив проект постанови.

4. Зауваження та пропозиції щодо проекту постанови викладаються в письмовій формі на окремому аркуші.

5. Обов'язковою умовою затвердження проекту постанови є погодження її тексту із заступником Голови Центральної виборчої комісії, її секретарем, членом Центральної виборчої комісії, до відання якого належить питання, радником Голови Комісії, начальником юридичного управління, а проектів постанов фінансового характеру - з головним бухгалтером та завідувачем планово-фінансового відділу.

6. У разі внесення до проекту постанови істотних зауважень його повертають розробникам для доопрацювання і повторного візування.

7. Проекти постанов Центральної виборчої комісії, до яких додаються відповідні документи з питань, що вносяться на розгляд Центральної виборчої комісії, повинні подаватися до Загального відділу не пізніш як за 5 днів до засідання, а в окремих випадках - у терміни, визначені Головою Центральної виборчої комісії. Ці документи мають у своєму складі:

довідку з глибоким аналізом питання, висновками і пропозиціями;

проект постанови Центральної виборчої комісії, погоджений з відповідними особами;

список осіб, запрошених на засідання Центральної виборчої комісії.

8. Відповідальність за вчасну та доброякісну підготовку документів до засідань Центральної виборчої комісії покладається на членів ЦВК та інших посадових осіб, причетних до їх підготовки.

Керівник Секретаріату через завідувача Загального відділу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє правильність їх оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду Центральною виборчою комісією керівник Секретаріату доповідає про це Голові Центральної виборчої комісії, який вирішує можливість розгляду даного питання на засіданні.

9. Кожне засідання Центральної виборчої комісії оформляється протоколом відповідно до правил, встановлених Регламентом.

Документи, підготовлені на розгляд Центральної виборчої комісії, а також примірник їх копій зберігаються в протокольному секторі Загального відділу Секретаріату.

10. Підписані керівництвом Центральної виборчої комісії постанови разом із додатками до них, покажчиком розсилки та іншими допоміжними матеріалами передаються для реєстрації, оформлення та випуску до протокольного сектору Загального відділу.

11. Постанови Центральної виборчої комісії реєструються в книзі реєстрації постанов Центральної виборчої комісії із зазначенням дати прийняття, порядкового номера та індексу структурного підрозділу Секретаріату, який їх готував.

12. Надсилання копій постанов Центральної виборчої комісії державним органам влади, органам місцевого самоврядування, окружним виборчим комісіям тощо здійснюється протокольним сектором через фельдзв'язок згідно з покажчиком розсилки, як правило, у день їх надходження до протокольного сектору.

13. Виготовлення копій, оформлення витягів, надсилання додаткових примірників постанов Центральної виборчої комісії за запитами здійснює протокольний сектор Загального відділу за погодженням з керівником Секретаріату.

14. Підготовка та оформлення проектів розпоряджень Голови Центральної виборчої комісії здійснюється згідно з положеннями п. п. 2.2 - 2.6, 2.13.

15. Підготовлені в установленому порядку проекти розпоряджень подає на підпис Голові Центральної виборчої комісії керівник Загального відділу.

Розглянуті та підписані Головою Центральної виборчої комісії розпорядження оформляються в протокольному секторі Загального відділу, який забезпечує розсилку копій розпоряджень згідно з покажчиком розсилки.

1. Приймання документів

1.1. Усі документи, що надходять до Центральної виборчої комісії, приймаються в Загальному відділі. Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або якщо в конверті немає окремих документів чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

1.2. Документи, які неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

2. Реєстрація документів

2.1. Кореспонденція реєструється в секторі службової кореспонденції та контролю виконання Загального відділу.

2.2. Документи без підпису, що надійшли факсом, реєстрації та розгляду, як правило, не підлягають, а обліковуються в спеціальному журналі. Зазначені документи можуть бути зареєстровані та передані для розгляду за письмовою вказівкою керівника Секретаріату.

Не підлягають реєстрації також документи оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію. Перелік таких документів додається.

2.3. Кожний вхідний документ реєструється у день надходження або наступного дня, якщо він надійшов у неробочий час попереднього дня, а вихідний - у день підписання або затвердження.

2.4. Документи реєструються в межах визначених категорій залежно від назви, виду, автора і змісту.

Наприклад, окремо реєструються закони України, укази та розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України.

2.5. При реєстрації документа йому надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера, категорії документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.

2.6. Для реєстрації документів використовується реєстраційно-контрольна картка.

Реєстраційна картка складається у двох примірниках - для сектору службової кореспонденції та контролю і структурного підрозділу, до якого спрямовується документ.

2.7. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які складаються кожного календарного року.

3. Попередній розгляд документів

3.1. Усі документи, що надійшли до Центральної виборчої комісії, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником або іншою службовою особою Загального відділу.

3.2. Метою попереднього розгляду документів є відокремлення тих, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Центральної виборчої комісії або іншими особами відповідно до службових обов'язків, а також визначення необхідності реєстрації документів та встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший робочий день, якщо документ отримано у неробочий час. Службова кореспонденція термінового характеру передається Голові Центральної виборчої комісії негайно.

3.4. Голові Центральної виборчої комісії насамперед передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності ЦВК, інші.

1. Складання документів

1.1. Службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції - на папері форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм) з такими полями: ліве - 30 мм; верхнє - 25 мм; праве і нижнє - по 15 мм. Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Документи внутрішнього користування (зокрема заяви працівників, окремі службові довідки тощо) оформляються не на бланках.

1.2. З метою вчасного виконання документів, правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, розпоряджень, планів, звітів та узагальнюючих документів.

1.3. Документ повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом документів з даного питання, що видані раніше.

1.4. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів Секретаріату.

2. Датування документів та їх погодження

2.1. Усі службові документи датуються. Документи, що приймаються колегіальним органом, - днем їх прийняття; а документи, що затверджуються, - днем затвердження.

2.2. Дати підписання і затвердження документа, а також дати, що містяться в тексті, позначаються цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 листопада 1997 року слід писати: 13.11.97.

Якщо порядковий номер місяця або число складається з однієї цифри, то перед нею проставляється (нуль). Наприклад: 3 квітня 1997 року слід писати: 03.04.97.

2.3. При реєстрації постанов та розпоряджень Центральної виборчої комісії використовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 1997 року.

2.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

2.5. Проект документа візується на лицьовому боці останнього його аркуша, а якщо на лицьовому боці для цього немає місця, то на зворотному боці останнього аркуша документа.

3. Індексація документів

3.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

3.2. Індекси вхідних і створюваних в Центральній виборчій комісії документів складаються з індексів за номенклатурою справ, питань діяльності та порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються.

4. Адресування документів

4.1. Документи адресуються відповідній установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство промисловості України

Управління справами

Головному спеціалісту

(прізвище у давальному відмінку, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (прізвище у давальному відмінку, ініціали)

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата треба зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій.

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Архіви України"

252110, МСП, Київ-110,

вул. Солом'янська, 24

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

327025, м. Миколаїв-25,

Київське шосе, 67, кв. 4

(прізвище в давальному відмінку, ініціали)

4.3. У разі надсилання документа органам державної влади та іншим постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовуються конверти із завчасно надрукованими адресами.

5. Резолюція

5.1. Резолюція - це зроблений керівником ЦВК напис на документі, що містить певні вказівки щодо його виконання.

5.2. Резолюція містить такі складові: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення вона вправі скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

5.3. У резолюціях на документах з окресленими термінами виконання, що не потребують додаткових вказівок, зазначаються виконавець, дата резолюції та ставиться підпис її автора.

5.4. Як правило, на документі не повинно бути більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі, якщо є необхідність у деталізації порядку виконання документа, заміні виконавця тощо.

6. Відмітки про проходження та виконання документів

6.1. Під час знаходження документа в Секретаріаті обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування Центральної виборчої комісії, дата надходження документа, індекси документа);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

До справи N 06/24 питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.03.97 (посада, ініціали, прізвище);

Помітка "До справи" свідчить про закінчення роботи з документом;

про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа (слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).

6.2. Кожний вихідний документ на зворотному боці останнього аркуша повинен містити помітку про безпосереднього виконавця (його прізвище, номер службового телефону), наприклад:

Петренко 277 12 64

У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування, наприклад:

Кравченко 551 47 12

ЛГ5 12.01.97.

7. Оформлення копій документів

7.1. Копія документа, що знаходиться в архіві ЦВК, виготовляється і видається тільки з дозволу заступника Голови Центральної виборчої комісії, секретаря Комісії або керівника Секретаріату. Центральна виборча комісія може засвідчувати лише ті копії документів, що роблені на місці.

7.2. При прийнятті громадян на роботу, навчання, засвідченні документів про їх трудові, житлові та інші права, а також при формуванні особових справ працівників у Секретаріаті Центральної виборчої комісії можуть виготовлятись копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

7.3. Копія документа виготовляється комп'ютерним або ксероксним способом. При виготовленні копії комп'ютерним способом текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Помітка "копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

На документі робиться напис "Згідно з оригіналом", із вказівкою посади, прізвища та ініціалів особи, яка засвідчує копію, з її особистим підписом; дата засвідчення копії ставиться нижче "підпису". Наприклад:

Згідно з оригіналом:

Інспектор відділу кадрів (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

7.4. Копія вихідного документа, що залишається у справах, робиться на чистому аркуші, в ній має бути зазначено дату підписання документа, його реєстраційний індекс, посаду особи, яка засвідчила копію, її підпис та дату засвідчення.

Копія вихідного документа містить напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи (не гербовою) або її структурного підрозділу (Загального відділу). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

8. Оформлення додатків до документів

8.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатка зазначається у тексті або після тексту документа, перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

8.2. Додатки до документів можуть бути такі, що:

- затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі про наявність додатків зазначається у тексті, наприклад:

"Затвердити положення про експертну комісію Центральної виборчої комісії згідно з додатком".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати помітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Помітка робиться у верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток до розпорядження Голови Центральної виборчої комісії від 20 квітня 1997 N 15.

При наявності кількох додатків на кожному ставиться порядковий номер, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровою позначкою не ставиться.

Додатки до постанов Центральної виборчої комісії та розпоряджень Голови Центральної виборчої комісії мають підписуватися секретарем Центральної виборчої комісії на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

1. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у Загальному відділі.

2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа і розміщення всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;

наявність на документі помітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

3. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

4. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, надсилаються у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника.

5. У кореспонденції, що надсилається до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, зазначається точна адреса (поштовий індекс, область, район, місто чи інший населений пункт, вулиця, номер будинку).

6. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, найменування документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

7. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку.

8. Комп'ютерні носії інформації надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам їх збереження. Копія супровідного листа підшивається до справи.

9. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці повинні передавати до Загального відділу з 9-00 до 16-00 години.

10. Доставка службової кореспонденції адресатам через фельдзв'язок здійснюється за окремим графіком.

1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та доброякісного їх виконання.

1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, якими встановлено завдання.

1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у постанові, розпорядженні або резолюції, та безпосередні виконавці. У разі якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

1.4. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Загальний відділ, а в структурних підрозділах - здійснюють працівники, відповідальні за їх виконання.

2. Строки виконання документів

2.1. Документи можуть бути із зазначенням строку виконання і без нього. Строки виконання можуть бути вказані в самому документі або встановлені законодавчими актами.

2.2. Документи без зазначення строку виконання мають бути виконані не більше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою особою, яка її заміщає. Строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

3. Здійснення контролю за виконанням документів

3.1. Контроль за виконанням документів включає такі дії:

постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід чи підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах;

зняття виконаних документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). При прийнятті документа на контроль на лівому полі його першого аркуша ставиться штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК - до контрольної картотеки.

3.3. Реєстраційно-контрольні картки документів, що знаходяться на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів та за виконавцями.

3.4. Документ вважається виконаним, якщо порушені в ньому питання вирішено і в разі необхідності кореспондентові дано відповідь по суті.

3.5. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю.

3.6. Дані про підсумки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і подаються керівництву установи.

1. Комп'ютерний набір документів у Центральній виборчій комісії здійснює сектор комп'ютерного набору та копіювання Загального відділу. До набору приймаються матеріали лише службового характеру в спеціальній обкладинці, із зазначенням кількості примірників, дати, прізвища і номера службового телефону виконавця документа.

2. Матеріали друкуються в порядку їх надходження, а термінові - поза чергою в порядку їх надходження.

3. Рукописи та інші матеріали, які передаються до сектору, мають бути відредагованими, написаними розбірливо та охайно чорнилом чи кульковою ручкою синього або чорного кольору. Матеріали, написані або виправлені олівцем, до набору не приймаються.

4. Копіювально-розмножувальні роботи виконуються в секторі комп'ютерного набору та копіювання за замовленням, підписаним членом Центральної виборчої комісії, керівником Секретаріату, керівником структурного підрозділу.

5. Сектор комп'ютерного набору та копіювання веде журнальний облік виготовлених матеріалів та видає їх замовнику разом з оригіналом.

1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваний у діловодстві Центральної виборчої комісії, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в Центральній виборчій комісії єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

3. Структурні підрозділи Секретаріату за участю Загального відділу щорічно складають номенклатури справ.

4. До номенклатури справ входять всі без винятку справи і документи, які створюються в процесі діяльності структурних підрозділів Секретаріату, в тому числі реєстраційні картки до документів.

5. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується категорія справ, що містить документи Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів, далі - група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), далі - планово-звітна документація і листування. У групі листування перше місце відводиться листуванню з Верховною Радою, Адміністрацією Президента, Кабінетом Міністрів.

6. На основі номенклатур справ структурних підрозділів Секретаріату Загальний відділ щороку складає Зведену номенклатуру справ, яка затверджується Головою Центральної виборчої комісії за погодженням з Центральним державним архівом вищих органів влади і управління України.

7. Для організації та проведення експертизи з питань цінності документів та підготовки їх для подальшого зберігання або знищення в Секретаріаті створюється спеціальна експертна комісія.

До архіву Центральної виборчої комісії документи подаються тільки після їх науково-технічної обробки відповідно до вимог Основних правил роботи відомчих архівів. Вони мають бути правильно сформованими в справі, підшитими, пронумерованими, з оформленими обкладинками систематизованими і внесеними в опис.