Про затвердження Порядку обліку музейних предметів в електронній формі

Відповідно до пунктів 24, 26 і 27 Положення про Музейний фонд України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 липня 2000 року № 1147 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 03 листопада 2010 року № 1007), абзацу другого підпункту 48 пункту 4 Положення про Міністерство культури України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 вересня 2014 року № 495 ,

1. Затвердити Порядок обліку музейних предметів в електронній формі, що додається (далі - Порядок).

2. Управлінню музейної справи та культурних цінностей (Лобанова О.М.) забезпечити подання на державну реєстрацію цього наказу до Міністерства юстиції України.

3. Рекомендувати музеям приватної форми власності, музеям підприємств, установ, організацій приватної форми власності застосовувати Порядок для організації обліку музейних предметів недержавної частини Музейного фонду України, предметів музейного значення, предметів і матеріалів науково-допоміжного фонду в електронній формі.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра культури - керівника апарату Карандєєва Р.В.

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації обліку музейних предметів державної частини Музейного фонду України та предметів музейного значення (далі - музейний предмет) в електронній формі, а також загальні правила використання електронних облікових даних про музейні предмети та музейні колекції.

2. Цей Порядок поширюється на музеї державної і комунальної форм власності всіх видів та організаційно-правових форм, передбачених статтями 6 і 7 Закону України "Про музеї та музейну справу" , заповідники (далі - музеї), в яких зберігається державна частина Музейного фонду України та які здійснюють облік музейних предметів в електронній формі.

3. Терміни у цьому Порядку вживаються у таких значеннях:

експорт даних - виведення всіх або частини даних з поточної інформаційної системи музею у зовнішнє джерело;

експорт-сумісність - здатність інформаційної системи забезпечувати експорт даних відповідно до визначених вимог та стандартів;

імпорт даних - додавання даних із зовнішнього джерела;

імпорт-сумісність - здатність інформаційної системи та її моделі даних забезпечувати імпорт даних та їх збереження відповідно до визначених вимог і стандартів;

пакет даних - набір даних, що генерується інформаційною системою музею в електронній формі та містить облікові дані про музейні предмети.

Інші терміни в цьому Порядку вживаються в значеннях, визначених у Законах України "Про музеї та музейну справу" , "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" , Положенні про Музейний фонд України , затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 20 липня 2000 року № 1147 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 03 листопада 2010 року № 1007) (далі - Положення про Музейний фонд України), Правилах забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах , затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 року № 373, Інструкції з організації обліку музейних предметів , затвердженої наказом Міністерства культури України від 21 липня 2016 року № 580, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 12 серпня 2016 року за № 1129/29259 (далі - Інструкція), інших нормативно-правових актах.

4. Облік музейних предметів в електронній формі (далі - електронний облік) здійснюється з метою автоматизації облікових процедур, забезпечення збереження та ефективного використання інформації про музейні предмети.

5. Рішення про ведення електронного обліку в музеї приймає його керівник.

6. Електронний облік здійснюється шляхом створення та ведення інформаційної системи електронного обліку (далі - інформаційна система музею).

7. Ведення електронного обліку не виключає необхідності ведення фондово-облікової документації на паперових носіях інформації відповідно до вимог Положення про Музейний фонд України та Інструкції .

У разі виявлення розбіжностей між даними інформаційної системи музею та фондово-облікової документації на паперових носіях інформації пріоритет мають дані, що містяться в облікових документах на паперових носіях інформації, з обов’язковим внесенням змін до електронної форми документів для досягнення їх ідентичності.

1. Програмні засоби інформаційної системи музею повинні забезпечувати:

внесення відомостей та роботу з даними про музейні предмети в електронній формі відповідно до цього Порядку;

можливість опису предмета (тематичної колекції) та супутніх облікових даних згідно з переліком загальних атрибутів (груп атрибутів) для опису музейного предмета в інформаційній системі музею, визначених у додатку 1 до цього Порядку;

експорт-сумісність із онтологічною моделлю CIDOC Conceptual Reference Model (www.cidoc-crm.org) та XML-схемою для обміну даними про музейні предмети codeUA. Інші рівні сумісності інформаційних систем (зокрема імпорт-сумісність) із онтологічною моделлю CIDOC Conceptual Reference Model та XML-схемою для обміну даними codeUA є рекомендованими;

можливість додавання нових функціональних модулів до програмного забезпечення без зміни структури програмного забезпечення.

2. Умови обробки інформації визначаються власником інформаційної системи музею згідно із законодавством України у сфері захисту інформації.

3. Розмежування прав доступу до даних інформаційної системи музею визначається відповідно до функціональних обов’язків працівників музею внутрішньою інструкцією музею.

1. Внесення до інформаційної системи музею відомостей про музейні предмети та даних фондово-облікової документації здійснюється відповідно до етапів обліку, визначених пунктом 16 Положення про Музейний фонд України , пунктом 1 глави 1 розділу ІV Інструкції , а також руху музейних предметів.

2. Відомості про нові надходження до основного фонду музею повинні бути внесені до інформаційної системи музею не пізніше 15 календарних днів після здійснення відповідного запису в книзі надходжень основного фонду.

3. Внесення до інформаційної системи музею відомостей про музейні предмети, які знаходяться на обліку в музеї, та облікові дані, які зберігаються в фондово-обліковій документації на паперових носіях інформації, здійснюється згідно з планом роботи музею, який затверджується його керівником.

4. Кожному музейному предмету при першій реєстрації в інформаційній системі музею присвоюється унікальний ідентифікаційний номер, який включає:

унікальний код музею (5 знаків);

дату першої реєстрації в інформаційній системі музею (8 знаків у форматі "РРРРММДД", де РРРР-календарний рік, ММ- порядковий номер місяця, ДД - число місяця);

унікальний порядковий номер в інформаційній системі музею.

Унікальний ідентифікаційний номер музейного предмета в інформаційній системі музею зміні не підлягає.

В унікальному коді музею за адміністративно-територіальними одиницями (додаток 2) застосовується такий порядок цифр: перші дві цифри коду від 10 до 36 є незмінними і визначають адміністративно-територіальну одиницю. Три останні цифри коду від 001 до 999 - порядковий номер музею на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, який присвоюється музею за його заявою наказом Мінкультури у порядку черговості надходження заяв від музеїв про присвоєння унікальних п’ятизначних кодів.

5. Записи про музейні предмети, внесені до інформаційної системи музею, перевіряються працівником музею, відповідальним за їх зберігання, головним зберігачем або уповноваженим працівником структурного підрозділу музею, що відповідає за облік, засвідчується із накладанням електронного цифрового підпису головним зберігачем або особою, яка виконує його функції відповідно до пункту 4 глави 1 розділу ІІ Інструкції , та блокуються для подальшого редагування.

6. Зміни (доповнення або виправлення) перевірених та заблокованих записів інформаційної системи музею допускаються у випадках, визначених у главі 7 розділу ІV Інструкції , з метою внесення змін і виправлень записів до книг обліку на паперових носіях інформації, а також у разі виявлення технічних помилок. У відповідному полі інформаційної системи музею зазначаються підстави внесення відповідних змін (номер і дата акта та рішення фондово-закупівельної комісії).

Зміни в інформаційній системі музею та в фондово-обліковій документації на паперових носіях інформації (за винятком технічних помилок, які не повторюються в інформаційній системі музею та в облікових документах на паперових носіях інформації) повинні бути ідентичними.

Записи в інформаційній системі музею, що містять зміни та виправлення, перевіряються і блокуються у порядку, визначеному пунктом 5 цього розділу.

7. Усі записи про музейні предмети в інформаційній системі музею підлягають довічному зберіганню з метою збереження інформації про музейний предмет з урахуванням історії редагувань.

Видалення записів з інформаційної системи музею забороняється, у тому числі після вилучення предмета з фондово-облікової документації відповідно до розділу VІІІ Інструкції .

8. Ведення книг обліку може здійснюватися в електронній формі засобами інформаційної системи музею з урахуванням вимог, визначених пунктами 10-12 глави 4 розділу ІV Інструкції .

9. В інформаційній системі музею можуть зберігатися оцифровані копії основних облікових документів, інших документів, пов’язаних з організацією в музеї обліку музейних предметів, у форматі Adobe Portable Document Format (PDF). Оціфровані копії повинні бути ідентичними оригіналу.

10. Публікація та використання матеріалів з інформаційної системи здійснюються із дотриманням Законів України "Про авторське право і суміжні права" , "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.

11. Не підлягають публікації такі дані інформаційної системи музею, як топографічні описи, електронні копії основних облікових документів, відомості про відповідального зберігача, оціночну та страхову вартість музейних предметів.

1. Обмін даними (експорт та імпорт даних) про музейні предмети в електронній формі здійснюється за допомогою пакетів даних, що оформлюються як електронні XML-документи у кодуванні Unicode (utf-8).

2. Кожен пакет даних повинен містити тільки ті відомості, які обумовлені конкретною метою однієї операції обміну даними (забезпечення однієї облікової процедури, одного звіту тощо).

3. Кожен пакет даних формується як окремий файл, який повинен відповідати всім правилам побудови XML-документа згідно з відкритим стандартом W3C, бути коректним (well-formed) і валідним (valid).

4. Структура пакетів даних повинна відповідати XML-схемі для обміну даними про музейні предмети в електронній формі (codeUA), наведеній у додатку 3 до цього Порядку, опис елементів якої наведений у додатку 4 до цього Порядку.

5. Експорт пакета даних до Мінкультури здійснюється в день внесення відомостей про музейні предмети до інформаційної системи музею. Формування пакета даних здійснюється згідно з вимогами до файлу-повідомлення (додатки 5-7).

1. Автор або виробник.

2. Архівні матеріали.

3. Бібліографія.

4. Вартість.

5. Вимірювання (вимірювання величин фізичних характеристик: розміри, маса тощо).

6. Відомості про повернення предмета або включення до основного фонду музею.

7. Відомості про реставрацію.

8. Відповідальний зберігач.

9. Вміст дорогоцінних металів.

10. Вміст дорогоцінного каміння.

11. Група зберігання, тематична колекція.

12. Дані про проведення звірення.

13. Дані про рух предмета.

14. Дата вилучення предмета з фондово-облікової документації музею.

15. Дата внесення запису в інформаційну систему.

16. Дата підтвердження запису, внесеного до інформаційної системи.

17. Джерело надходження.

18. Додаткові відомості.

19. Зображення.

20. Інформація про осіб та події, з якими пов'язаний предмет, зв'язок предмета з іншими предметами Музейного фонду України.

21. Кількість елементів предмета, зареєстрованого під одним обліковим номером.

22. Класифікація предмета.

23. Матеріал.

24. Мета приймання на тимчасове зберігання.

25. Місце створення (виготовлення).

26. Можливість транспортування.

27. Назва предмета.

28. Найменування музею, відокремленого структурного підрозділу музею, музею, утвореного у складі підприємства, установи, організації, його місцезнаходження, вид (профіль) згідно зі статтею 6 Закону України "Про музеї та музейну справу" .

29. Обліковий номер (за книгою надходжень, інвентарною книгою, спеціальною інвентарною книгою тощо).

30. Опис предмета.

31. Особа, що внесла до інформаційної системи запис про предмет та/або зміни до цього запису.

32. Підстава вилучення предмета з фондово-облікової документації.

33. Пов’язані документи.

34. Рекомендації щодо реставрації.

35. Спосіб надходження.

36. Стан збереженості.

37. Термін повернення з тимчасового зберігання.

38. Техніка.

39. Типологія предмета.

40. Унікальний ідентифікаційний номер предмета в інформаційній системі.

41. Час і місце виявлення.

42. Час і місце побутування.

43. Час створення (виготовлення).

м. Київ - 10000

Вінницька область - 11000

Волинська область - 12000

Дніпропетровська область - 13000

Донецька область - 14000

Житомирська область - 15000

Закарпатська область - 16000

Запорізька область - 17000

Івано-Франківська область - 18000

Київська область - 19000

Кіровоградська область - 20000

Луганська область - 21000

Львівська область - 22000

Миколаївська область - 23000

Одеська область - 24000

Полтавська область - 25000

Рівненська область - 26000

Сумська область - 27000

Тернопільська область - 28000

Харківська область - 29000

Херсонська область - 30000

Хмельницька область - 31000

Черкаська область - 32000

Чернівецька область - 33000

Чернігівська область - 34000

Автономна Республіка Крим - 35000

м. Севастополь - 36000