Про внесення змін до деяких нормативно-правих актів Міністерства юстиції України щодо оформлення архівних довідок (копій, витягів)

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:

1. Внести до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116, такі зміни:

1) пункт 1.2 розділу I доповнити новими абзацами такого змісту:

"фонд користування документами - структурована сукупність копій архівних документів, виготовлених в паперовій чи іншій аналоговій або цифровій формах, і призначених для користування замість оригіналів;

цифрова копія архівного документа - копія, що містить точне знакове відтворення інформації оригіналу архівного документа, отримана в результаті перетворення аналогового архівного документа у цифрову форму або копіювання цифрового архівного документа;

цифровий фонд користування документами - структурована сукупність цифрових копій архівних документів, призначена для користування замість оригіналів.";

2) у пункті 3.2 глави 3 розділу IV:

в абзаці тринадцятому слова "та картотека" виключити;

після абзацу тринадцятого доповнити абзацом чотирнадцятим такого змісту:

"книга обліку цифрових копій документів, створених архівною установою на основі копій документів страхового фонду та фонду користування, оригінали яких втрачені (невиправно пошкоджені, викрадені або незаконно вивезені);".

У зв’язку з цим абзаци чотирнадцятий-двадцять п’ятий вважати абзацами п’ятнадцятим-двадцять шостим;

3) главу 8 розділу V після пункту 8.16 доповнити пунктом 8.17 такого змісту:

"8.17. Цифрові копії архівних документів, оригінали яких втрачені (невиправно пошкоджені, викрадені або незаконно вивезені), зберігаються в цифровому фонді користування документами.".

У зв’язку з цим пункт 8.17 вважати пунктом 8.18;

4) у главі 4 розділу VI:

пункт 4.3 доповнити новими абзацами такого змісту:

"Інформаційні документи можуть видаватись архівами з фонду користування або страхового фонду на підставі копій із страхового фонду або фонду користування, які обліковані відповідно до законодавства, за формою, наведеною в додатку 37.

Інформаційні документи, видані архівами на підставі копій з фонду користування або страхового фонду, обов’язково мають містити такі реквізити: облікові дані оригіналу архівного документа, облікові дані документа фонду користування або страхового фонду, у випадку безповоротної втрати (невиправного пошкодження, викрадення або незаконного вивезення) оригіналів також зазначаються відомості про акт, яким встановлено втрату/відсутність оригіналу документів.

У випадку знаходження державної архівної установи на тимчасово окупованій території і неможливості виконання інформаційних запитів громадян Укрдержархів може визначити іншу державну архівну установу тимчасовим зберігачем фонду користування та/або страхового фонду, якому делегується право видавати інформаційні документи.";

у пункті 4.4 слово "виконавця" замінити словами "начальника відповідного структурного підрозділу";

5) у додатку 35 до цих Правил:

після слів "невиправно пошкоджені" доповнити словами "(викрадені або незаконно вивезені)";

таблицю доповнити графою 7 такого змісту: "Наявність копій документів страхового фонду та фонду користування";

6) доповнити Правила додатком 37, що додається.

2. Внести до Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 295/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 року за № 251/26696, такі зміни:

1) у пункті 2 розділу II слово "оригіналів" замінити словом "архівних", після слова "видань" доповнити словами "(у тому числі з фонду користування або страхового фонду, документи яких обліковані відповідно до законодавства)";

2) у розділі III:

в абзаці першому пункту 16 слово "складання" замінити словом "складення", слова "), або назва документа, що є підставою для видачі архівної довідки" замінити словами "та/або облікові дані документа фонду користування та/або страхового фонду; у випадку безповоротної втрати (невиправного пошкодження, викрадення або незаконного вивезення) оригіналів також зазначаються відомості про акт, яким встановлено втрату/відсутність оригіналу документів)";

у пункті 19 слова "оригіналу документа" та "оригіналу" замінити словами "архівного документа".

3. Сектору архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.