МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
11.08.2023 м. Київ № 2896/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
11 серпня 2023 р. за № 1387/40443
Про затвердження форми та опису Заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду та форми Завдання на виготовлення копій документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду
( Із змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства юстиції України від 16 березня 2026 року № 677/5 )
Відповідно до пунктів 7, 14 Положення про використання страхового фонду документації України в умовах особливого періоду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 травня 2023 року № 500-05,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити такі, що додаються:
1) Форму Заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду;
2) Опис Заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду;
3) Форму Завдання на виготовлення копій документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду.
2. Сектору архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.
| Міністр | Денис МАЛЮСЬКА |
| ПОГОДЖЕНО: | |
| Голова Державної архівної служби України | Анатолій ХРОМОВ |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
11 серпня 2023 року № 2896/5
Заявка
на забезпечення копіями документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду
| ______________________ (посада уповноваженої особи) | ____________ (підпис) | __________________ (Власне ім'я, ПРІЗВИЩЕ) |
| Завідувач Сектору архівної справи | Віталій РУДЬ |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
11 серпня 2023 року № 2896/5
Опис
Заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду
1. Заявка на забезпечення копіями документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду (далі - Заявка ОП) оформлюється:
на загальному бланку користувача;
в електронній формі, з накладенням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, та/або кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, або в паперовій формі.
( абзац третій пункту 1 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 16.03.2026 р. № 677/5 )
2. Заявка ОП погоджується міністерством, іншим центральним або місцевим органом виконавчої влади, іншим державним органом, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органом місцевого самоврядування, яким доведено (встановлено) відповідне мобілізаційне завдання (замовлення) користувачу або укладено з ним чинний державний контракт (договір) з оборонних закупівель (далі - ОВВ). Якщо ОВВ є користувачем, то графа погодження не потрібна.
3. У пункті 1 Заявки ОП зазначається назва виробу або об'єкта, будови, інженерних мереж об'єкта чи іншої документації, копії документів страхового фонду документації України яких необхідно виготовити.
4. У пункті 2 Заявки ОП зазначається індекс (позначення) виробу або об'єкта, будови, інженерних мереж об'єкта чи іншої документації, копії документів страхового фонду документації України яких необхідно виготовити.
5. У пункті 3 Заявки ОП зазначається ідентифікаційний код користувача в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України.
6. У пункті 4 Заявки ОП наводяться назва та реквізити програми формування страхового фонду, за якою було створено документ страхового фонду документації України та рік виготовлення документа страхового фонду документації України.
7. У пункті 5 Заявки ОП зазначається позначка документа страхового фонду документації України (відповідно до Акта закладення технічної документації до страхового фонду документації України та Акта закладення проектної (робочої) документації до страхового фонду документації України, форма та опис яких затверджено наказом Міністерства юстиції України від 28 вересня 2012 року № 1437/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 02 жовтня 2012 року за № 1674/21986), або реєстраційний номер документа страхового фонду документації України в Державному реєстрі документів страхового фонду документації України, який надається відповідно до вимог Порядку ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 травня 2002 року № 642 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 17 липня 2015 року № 517).
8. У пункті 6 Заявки ОП, за вибором користувача, наводиться одна із таких форм виготовлення копій документів страхового фонду документації України:
аналогова/паперова;
аналогова/мікрографічна плівка;
електронна.
9. У пункті 7 Заявки ОП зазначається поштова адреса користувача, яка буде використовуватись для листування та надсилання виготовлених у паперовій формі копій документів страхового фонду документації України. У випадку обмеження доступу до документів страхового фонду документації України наводиться поштова адреса користувача, за якою здійснюється доставка кореспонденції підрозділами урядового фельд'єгерського зв'язку.
10. У пункті 8 Заявки ОП зазначається електронна адреса користувача, яка буде використовуватись для листування та надсилання виготовлених у електронній формі копій документів страхового фонду документації України.
11. У пункті 9 Заявки ОП, за вибором користувача, зазначається формат файлів для електронної форми виготовлених копій документів страхового фонду документації (*.pdf, *.bmp, *.jpg тощо).
12. У пункті 10 Заявки ОП, за вибором користувача, зазначається необхідність засвідчення виготовлених копій документів страхового фонду документації України ("Так") або відсутність такої необхідності ("Ні").
13. У пункті 11 Заявки ОП зазначаються відомості про уповноважену особу, яка подала Заявку ОП (посада, власне ім'я, прізвище, номер телефону, електронна пошта) для організації комунікації.
14. Заявка ОП підписується керівником або іншою уповноваженою особою, із зазначенням її посади.
15. З урахуванням вимог законодавства у сфері захисту державної таємниці та технічного захисту інформації оформлена Заявка ОП може мати гриф обмеження доступу або секретності.
| Завідувач Сектору архівної справи | Віталій РУДЬ |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
11 серпня 2023 року № 2896/5
| Форма | |
| ЗАТВЕРДЖУЮ Голова Укрдержархіву ____________ (підпис) __________________ (власне ім'я, ПРІЗВИЩЕ) ___ ____________ 20 __ року |
Завдання
від ____________ № ___
на виготовлення копій документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду
| ______________________ (посада уповноваженої особи) | ____________ (підпис) | __________________ (Власне ім'я, ПРІЗВИЩЕ) |
| Завідувач Сектору архівної справи | Віталій РУДЬ |
