Про порядок оформлення результатів перевірок, що здійснюються органами Пенсійного фонду України

Відповідно до Законів України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності" та пункту 12 Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.10.2007 N 1261, правління Пенсійного фонду України

1. Затвердити Порядок оформлення результатів перевірок платників з питань дотримання чинного законодавства щодо нарахування, обчислення та сплати страхових внесків до Пенсійного фонду України, що додається.

2. Департаменту надходження доходів (Литвиненко В.В.) та юридичному управлінню (Рябцева Т.Б.) подати зазначений Порядок для державної реєстрації до Міністерства юстиції України.

3. Постанову правління Пенсійного фонду України від 21 березня 2003 року N 6-5 "Про затвердження порядку оформлення результатів документальних перевірок", зареєстровану в Міністерстві юстиції України 13.05.2003 за N 359/7680, визнати такою, що втратила чинність.

4. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови правління В.М.Короневського.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до вимог Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності", Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" та Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.10.2007 N 1261, для використання посадовими особами органів Пенсійного фонду України при здійсненні перевірок щодо дотримання платниками законодавства з питань нарахування, обчислення та сплати страхових внесків до Пенсійного фонду України та інших платежів, контроль за сплатою яких покладено на органи Пенсійного фонду України, а також з питань формування та подання відомостей про застрахованих осіб органам Пенсійного фонду України.

У цьому Порядку термін "платник" вживається в значенні, визначеному Законами України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" та "Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування".

1.2. Перевірки здійснюються органами Пенсійного фонду України за місцезнаходженням платника або в приміщенні органу Пенсійного фонду України у випадках, передбачених законом, про що зазначається в наказі та направленні на проведення перевірки.

1.3. Органи Пенсійного фонду України здійснюють планові та позапланові заходи державного контролю шляхом проведення перевірок (далі - планові та позапланові перевірки).

1.4. Перед початком перевірки посадова особа органу Пенсійного фонду України вносить запис до відповідного журналу платника (за його наявності).

1.5. Плановою перевіркою вважається перевірка дотримання платником вимог законодавства щодо своєчасності, достовірності, повноти нарахування та сплати ним страхових внесків до Пенсійного фонду, а також щодо формування та надання відомостей про застрахованих осіб,яка передбачена у квартальному плані роботи, що затверджується відповідним органом Пенсійного фонду України, до 25 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому.

1.6. Періодичність проведення планових перевірок визначається залежно від ступеня ризику згідно з критерієм, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 03.09.2008 N 775 "Про затвердження критерію, за яким оцінюється ступінь ризику від провадження господарської діяльності та визначається періодичність проведення планових заходів, пов'язаних з державним наглядом (контролем) у сфері загальнообов'язкового державного пенсійного страхування".

1.7. Залежно від ступеня ризику органом Пенсійного фонду України визначається перелік питань, які необхідно перевірити під час здійснення планових перевірок, які затверджуються його наказом.

1.8. Про здійснення планової перевірки платники повідомляються шляхом направлення їм письмового повідомлення не пізніш як за десять днів до дня її здійснення за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку.

Повідомлення надсилається рекомендованим листом чи телефонограмою за рахунок коштів органу Пенсійного фонду України або вручається особисто керівнику чи вповноваженій особі платника під розписку.

1.9. Строк здійснення планової перевірки не може перевищувати п'ятнадцяти робочих днів, а для суб'єктів малого підприємництва - п'яти робочих днів.

1.10. Позапланові перевірки проводяться органами Пенсійного фонду України у випадках, передбачених статтею 6 Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності".

Під час проведення позапланової перевірки з'ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для її здійснення, з обов'язковим зазначенням цих питань у направленні на проведення перевірки.

1.11. Платник повинен ознайомитися з підставою проведення позапланової перевірки з наданням йому копії направлення на проведення перевірки (додаток 2 до цього Порядку).

1.12. Строк здійснення позапланової перевірки не може перевищувати десяти робочих днів, а щодо суб'єктів малого підприємництва - двох робочих днів.

2.1. Про здійснення планової або позапланової перевірки орган Пенсійного фонду України видає наказ, який має містити найменування платника, щодо якого здійснюватиметься перевірка, та предмет перевірки.

Крім того, у наказі про здійснення планової перевірки зазначається перелік питань, які необхідно перевірити, залежно від ступеня ризику.

2.2. На підставі наказу оформляється направлення на проведення перевірки, яке підписується керівником або заступником керівника органу Пенсійного фонду України (із зазначенням прізвища, ім'я та по батькові) і засвідчується печаткою, за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку.

Направлення є чинним лише протягом зазначеного в ньому строку здійснення перевірки.

2.3. За результатами перевірки в разі виявлення порушень вимог законодавства складається акт. За результатами планової перевірки складається акт за уніфікованою формою згідно з додатком 3 до цього Порядку. За результатами позапланової перевірки складається акт, який містить відомості, передбачені частиною 6 статті 7 Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності".

У разі відсутності порушень складається довідка.

2.4. Акт - документ, який стверджує факт проведення перевірки з питань дотримання чинного законодавства платниками страхових внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування.

2.5. Акт повинен містити систематизований виклад виявлених під час перевірки фактів порушень норм законодавства щодо нарахування та сплати страхових внесків та інших платежів, а також щодо формування та надання відомостей про застрахованих осіб, детальний опис виявлених порушень з посиланням на відповідну вимогу законодавства, а також невиконання платником законних вимог посадових осіб органів Пенсійного фонду України, які проводили перевірку.

За результатами перевірки в акті викладаються всі суттєві обставини, які мають відношення до фактів виявлених порушень законодавства.

Факти виявлених порушень законодавства викладаються в акті чітко, об'єктивно та повною мірою, з посиланням на первинні або інші документи, які зафіксовані в бухгалтерському обліку, що підтверджують наявність зазначених фактів.

2.6. Акт повинен бути складений на паперовому носії державною мовою і мати наскрізну нумерацію сторінок.

Титульний аркуш акта друкується на бланку органу Пенсійного фонду України. Один примірник акта вручається платнику, другий - залишається в органі Пенсійного фонду України.

В акті, інформативних додатках та інших матеріалах не допускаються різного роду виправлення цифрових показників, дат та інших даних.

2.7. У разі відсутності первинних документів, що підтверджують факт порушення, до акта додаються пояснення посадових осіб або вповноважених осіб платника (у межах їх компетенції), або фізичної особи, яка використовує працю найманих працівників, що перевіряється.

2.8. Акт повинен складатися з трьох частин: вступної, описової та висновку. До акта додаються інформативні додатки (у разі необхідності).

2.9. Вступна частина акта повинна містити такі дані:

дата підписання акта (число, місяць, рік підписання акта);

номер акта (порядковий номер книги реєстрації актів);

тип перевірки (планова чи позапланова);

предмет перевірки;

найменування органу Пенсійного фонду України;

посади, прізвища, імена та по батькові посадових осіб, які здійснювали перевірку;

повна та скорочена назва платника відповідно до установчих документів або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності, щодо якої здійснюється перевірка;

підстави для проведення перевірки;

дата та номери направлень на перевірку;

період, за який проводиться перевірка;

термін проведення перевірки (дата початку та дата закінчення перевірки);

перелік нормативно-правових актів, відповідно до яких проведено перевірку;

довідкові дані, а саме: номер реєстрації та дата взяття на облік органом Пенсійного фонду України, спосіб оподаткування (загальний порядок чи спрощена система), місцезнаходження платника код за ЄДРПОУ (для юридичних осіб) та ідентифікаційний номер (для фізичних осіб) (за наявності), дані про наявність рахунків у банках та інших фінансових установах, середньооблікова чисельність працівників на дату проведення перевірки, підпорядкованість для державних підприємств;

інформація про попередню перевірку із зазначенням дати та номера акта перевірки, періоду перевірки (планова чи позапланова, установлені порушення та вжиті заходи щодо усунення виявлених недоліків);

дані про наявність пільг (наявність або відсутність працюючих інвалідів);

інформація про документи і матеріали, які використані під час проведення перевірки.

2.10. Описова частина акта містить результати перевірки, які групуються за видами показників та в розрізі звітних періодів.

2.11. Перевірка даних проводиться в розрізі місяців. При перевірці даних щодо правильності нарахування страхових внесків, інших платежів та формування і надання відомостей про застрахованих осіб звіряються дані, зазначені у звітності (відомостях) платника, з даними бухгалтерського обліку.

Перевіряється правильність застосування пільгової ставки (наявність завірених підприємствами копій виписок з акта огляду в медико-соціальній експертній комісії про встановлення групи інвалідності найманих працівників або копій довідок до акта огляду в медико-соціальній експертній комісії).

2.12. Щодо кожного відображеного в акті факту порушення необхідно зробити детальний опис виявленого порушення з посиланням на акт чинного законодавства:

висвітлити показники, які відображаються платником у звітності та фактичні показники, виявлені в ході перевірки на підставі первинних документів бухгалтерського обліку та інших документів платника в розрізі періодів, передбачених звітністю;

у разі виявлення розбіжностей чітко викласти зміст порушення з посиланням на нормативно-правові акти, що порушені платником, із зазначенням періоду, у якому дане порушення здійснено (місяць, рік);

зазначити первинний документ, на підставі якого вчинено записи в бухгалтерському обліку (навести кореспонденцію рахунків операцій), та інші докази, що підтверджують наявність факту порушення;

у разі відсутності первинних документів або ненадання для перевірки первинних та інших документів, що підтверджують факт порушення, зазначити перелік відсутніх (ненаданих) документів;

у разі відмови платника (посадових осіб) надати перевірникам письмові пояснення щодо встановлених порушень та/або причин ненадання документів факт відмови відобразити в акті.

Не допускається відображення в акті необґрунтованих даних, а також суб'єктивних припущень перевірниками, які не мають підтверджених доказів, та різного роду висновків щодо дій посадових осіб платника (наприклад, "описка", "помилка бухгалтера" тощо).

Якщо перевіркою не встановлено порушень за окремими показниками, в описовій частині акта робиться відповідний запис "Перевіркою порушень показників (указати яких та в якій звітності зазначених) не встановлено".

2.13. У висновку акта відображається узагальнений опис виявлених перевіркою порушень законодавства.

Виявлені порушення законодавства відображаються у розрізі показників з розбивкою за роками в межах періоду, що перевіряється.

В акті не допускається визначення виду та розміру фінансових санкцій за встановлені порушення.

Зазначається кількість складених примірників акта та відмітка про вручення одного примірника платнику (посадовим особам).

2.14. До акта можуть додаватися:

розрахунки донарахованих (зменшених) сум страхових внесків у розрізі звітних періодів;

випадки порушення сплати авансових платежів із страхових внесків;

інші матеріали, що підтверджують наявність фактів порушень законодавства.

Усі додатки підписуються посадовими особами органу Пенсійного фонду України, які здійснили перевірку, та посадовими особами платника (керівником, головним бухгалтером або уповноваженою ними особою) або фізичною особою - суб'єктом підприємницької діяльності або уповноваженою ним особою.

3.1. Акт складається у двох примірниках та підписується в останній день перевірки посадовими особами органу Пенсійного фонду України, які здійснювали перевірку, та керівником і головним бухгалтером платника, а за їх відсутності - особами, що їх замінюють, фізичною особою - суб'єктом підприємницької діяльності або уповноваженою ними особою.

За наявності зауважень з боку платника його керівник і головний бухгалтер (фізична особа) підписують акт із зауваженнями, що подаються до органу Пенсійного фонду України у письмовій формі. Водночас в акті посадова особа платника або фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності робить відповідну відмітку.

Зауваження платника щодо здійснення перевірки є невід'ємною частиною акта органу Пенсійного фонду України.

3.2. Акт разом з поясненнями платника (за наявності) обов'язково розглядається та візується начальником (його заступником) управління Пенсійного фонду України в районі, місті або районі в місті. У разі недодержання вимог цього Порядку щодо складання акта керівник органу Пенсійного фонду України зобов'язаний вжити заходів щодо усунення цих недоліків. У разі наявності в акті порушень, за які законодавством передбачено відповідальність платників страхових внесків, начальник (його заступник) управління Пенсійного фонду України в районі, місті або районі в місті приймає рішення про застосування фінансових санкцій в порядку, установленому Інструкцією про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, яка затверджена постановою правління Пенсійного фонду України від 19.12.2003 N 21-1, зареєстрована в Міністерстві юстиції України 16.01.2004 за N 64/8663.

3.3. Акт в день його підписання реєструється у спеціальному журналі реєстрації актів. При цьому в акті на першому аркуші зазначаються дата реєстрації акта та номер акта, який відповідає порядковому номеру в журналі реєстрації перевірок.

3.4. Після підписання акта платником (посадовими особами) та його реєстрації (у той самий день) один його примірник (з відповідними додатками) вручається керівнику (фізичній особі - суб'єкту підприємницької діяльності) або вповноваженій особі платника, про що на останній сторінці акта робиться відповідна відмітка за підписом особи, яка одержала акт, із зазначенням його посади, прізвища та ініціалів, а також дати одержання акта.

3.5. У разі відмови платника (посадової особи) від підписання акта посадовими особами органу Пенсійного фонду вноситься до такого акта відповідний запис.

Не пізніше наступного робочого дня один примірник акта надсилається платнику поштою з повідомленням про вручення.

До примірника акта, що зберігається в органі Пенсійного фонду України, додаються документи, що підтверджують факт поштового відправлення та вручення акта адресату.

3.6. Якщо орган Пенсійного фонду або підприємство поштового зв'язку не може вручити платнику один примірник акта у зв'язку з відсутністю посадових осіб за місцезнаходженням платника, їх відмовою прийняти акт, то в день надходження до органу Пенсійного фонду такої інформації працівник, що здійснював перевірку, оформляє відповідний акт, у якому вказує причину, яка призвела до неможливості вручення акта перевірки. Такий акт реєструється у спеціальному журналі та долучається до акта перевірки.

3.7. За наявності в акті перевірки донарахованих сум страхових внесків платнику протягом п'яти робочих днів з дня завершення перевірки надається (надсилається) розпорядчий документ про усунення порушень. Розпорядчим документом є вимога, форма якої передбачена додатками 9 або 10 до Інструкції про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, затвердженої постановою правління Пенсійного фонду України від 19.12.2003 N 21-1, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16.01.2004 за N 64/8663.

За наявності в акті факту виявлення порушень щодо достовірності формування відомостей про застраховану особу надається (надсилається) розпорядження про усунення порушень у визначені строки, виявлених під час здійснення перевірки.

Розпорядження складається у двох примірниках: один примірник не пізніше п'яти робочих днів з дня складення акта надається платнику, а другий примірник з підписом платника щодо погоджених термінів усунення порушень вимог законодавства залишається в органі Пенсійного фонду.

Примітка. Номер розписки відповідає номеру повідомлення.