Про затвердження порядку оформлення результатів документальних перевірок

Відповідно до Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами", Закону України "Про здійснення контролю за сплатою збору на обов'язкове державне пенсійне страхування та збору на обов'язкове соціальне страхування" та з метою подальшого поліпшення стану контрольно-економічної роботи в органах Пенсійного фонду України правління Пенсійного фонду України

1. Затвердити Порядок оформлення результатів документальних перевірок з дотримання чинного законодавства платниками збору на обов'язкове державне пенсійне страхування (додається).

2. Управлінням надходження доходів та правового забезпечення Пенсійного фонду України подати зазначений порядок до Міністерства юстиції України для державної реєстрації.

3. Начальнику управління справами Петренку І.Н. після державної реєстрації цього Порядку забезпечити його тиражування та надіслати його підвідомчим органам.

4. Начальникам головних управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі організувати вивчення зазначеного Порядку в головних управліннях, управліннях у районах, містах і районах у містах та впровадити в практичну діяльність.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до вимог статті 2 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами", Закону України "Про здійснення контролю за сплатою збору на обов'язкове державне пенсійне страхування та збору на обов'язкове соціальне страхування" з урахуванням Указу Президента України від 23.07.98 N 817/98 "Про деякі заходи з дерегулювання підприємницької діяльності", Інструкції про порядок обчислення і сплати підприємствами, установами, організаціями та громадянами збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, інших платежів, а також обліку їх надходження до Пенсійного фонду України, затвердженої постановою правління Пенсійного фонду України від 19.10.2001 N 16-6 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 29.11.2001 за N 998/6189.

1.2. Положення зазначеного нормативно-правового акта регулюють питання проведення посадовими особами органів Пенсійного фонду України документальних перевірок щодо правильності обчислення та сплати збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, а також цільового використання його коштів, зокрема підприємствами (об'єднаннями), установами, організаціями (їх філіями, відділеннями та іншими відокремленими підрозділами) незалежно від форм власності, фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності, які використовують працю найманих працівників (далі - платники).

1.3. Перевірка фінансово-господарської діяльності платників збору на обов'язкове державне пенсійне страхування щодо сплати та цільового використання збору на обов'язкове державне пенсійне страхування може бути плановою, позаплановою або зустрічною.

Плановою документальною перевіркою вважається перевірка фінансово-господарської діяльності платника, яка передбачена в плані роботи органу Пенсійного фонду України і проводиться за місцезнаходженням такого платника чи за місцем розташування об'єкта власності, стосовно якого проводиться така перевірка. Планова перевірка проводиться за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності платника за письмовим рішенням керівника відповідного органу Пенсійного фонду України не частіше одного разу на календарний рік у межах компетенції органу Пенсійного фонду України.

Позаплановою документальною перевіркою вважається перевірка, яка не передбачена в планах роботи органу Пенсійного фонду України і проводиться за наявності хоча б однієї з таких обставин:

а) за наслідками зустрічних перевірок виявлено факти, які свідчать про порушення платником норм законодавства;

б) платником не подано в установлений строк документів обов'язкової звітності;

в) виявлено недостовірність даних, заявлених у документах обов'язкової звітності;

г) платник подав у встановленому порядку скаргу про порушення законодавства посадовими особами органу Пенсійного фонду України під час проведення планової чи позапланової документальної перевірки;

ґ) у разі виникнення потреби в перевірці відомостей, отриманих від особи, яка мала правові відносини з платником, якщо платник не надасть пояснення та їх документальні підтвердження на обов'язковий письмовий запит органу Пенсійного фонду України протягом трьох робочих днів від дня отримання запиту.

Позапланова перевірка може здійснюватись і на підставі рішення Кабінету Міністрів України.

Зустрічна перевірка (визначення "зустрічна перевірка" вживається виключно для потреб цього Порядку) - позапланова документальна перевірка фінансово-господарської діяльності платника з питань сплати та цільового використання збору на обов'язкове державне пенсійне страхування разом з іншими платниками.

1.4. Органи Пенсійного фонду України мають право проводити в установленому порядку планові та позапланові перевірки фінансово-бухгалтерських документів, звітів, планів, кошторисів та інших документів платників щодо правильності обчислення та сплати збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, а також цільового використання його коштів.

1.5. За результатами перевірки складається акт довільної форми у двох примірниках, який підписується особами, які проводили перевірку, керівником і головним бухгалтером платника, а за їх відсутності - особами, що їх заміщують, або фізичною особою, яка використовує працю найманих працівників.

Один примірник акта передається під розписку керівникові або головному бухгалтерові платника (фізичній особі, яка використовує працю найманих працівників), а другий - залишається в органі Пенсійного фонду України.

Акт документальної перевірки повинен містити систематизований виклад виявлених у ході перевірки фактів порушень (у разі їх виявлення) норм законодавства щодо сплати та цільового використання збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, а також невиконання платником законних вимог посадових осіб органів Пенсійного фонду України, які проводили перевірку.

За результатами перевірки в акті викладаються всі суттєві обставини фінансово-господарської діяльності платника, які мають відношення до фактів виявлених порушень законодавства.

Факти виявлених порушень законодавства викладаються в акті документальної перевірки чітко, об'єктивно та в повній мірі, з посиланням на первинні або інші документи, які зафіксовані в бухгалтерському обліку, що підтверджують наявність зазначених фактів.

1.6. Акт документальної перевірки повинен бути складений на паперовому носії державною мовою і мати наскрізну нумерацію сторінок.

У разі відсутності первинних документів, що підтверджують факт порушення, до акта перевірки додаються пояснення посадових осіб або інших працівників платника (у межах їх компетенції), або фізичної особи, яка використовує працю найманих працівників, що перевіряється.

Титульний аркуш акта документальної перевірки друкується на бланку органу Пенсійного фонду України. Перший примірник акта в оригіналі залишається в органах Пенсійного фонду України, усі інші примірники - копії.

В акті документальної перевірки, інформативних додатках та інших матеріалах не допускаються різного роду виправлення цифрових показників, дат та інших даних.

2.1. Акт документальної перевірки повинен складатися з трьох частин:

I - вступна;

II - описова;

III - висновок

та інформативних додатків (у разі необхідності).

2.2. Вступна частина акта документальної перевірки (частина I) повинна містити такі дані:

дата підписання акта перевірки (число, місяць, рік підписання акта);

номер акта перевірки (порядковий номер книги реєстрації актів);

повна назва платника відповідно до установчих документів;

підстави для проведення документальної перевірки;

документальна перевірка (планова, позапланова чи зустрічна);

дата та номери посвідчень на документальну перевірку;

посади осіб, назва органу Пенсійного фонду України, прізвища, імена, по батькові осіб, які брали участь у проведенні перевірки;

період, за який проводиться перевірка;

термін проведення перевірки;

перелік нормативно-правових актів, відповідно до яких проведено перевірку;

довідкові дані, а саме: номер реєстрації та дата взяття на облік органом Пенсійного фонду України, спосіб оподаткування (загальний порядок чи спрощена система), місцезнаходження платника, код за ЄДРПОУ, номер поточного рахунку, назва банку, код банку, середньооблікова чисельність працівників, форма власності платника;

інформація про попередню документальну перевірку із зазначенням дати та номера акта перевірки, періоду перевірки (планова чи позапланова, установлені порушення та вжиті заходи щодо усунення виявлених недоліків);

в акті обов'язково зазначаються дані про наявність пільг (наявність або відсутність працюючих інвалідів);

інформація про документи і матеріали, які використані під час проведення перевірки.

2.3. Описова частина акта документальної перевірки (частина II)

2.3.1. Результати документальної перевірки групуються за видами показників та в розрізі звітних періодів.

2.3.2. Перевірка даних проводиться помісячно. При перевірці даних щодо правильності нарахування збору на обов'язкове державне пенсійне страхування та визначення зобов'язання платника за період до 01.01.2002 звіряються дані, зазначені у звіті за формою 4-ПФ, з даними бухгалтерського обліку, а після 01.01.2002 - дані Розрахунку зобов'язання зі сплати збору на обов'язкове державне пенсійне страхування з даними бухгалтерського обліку.

2.3.3. За кожним відображеним в акті фактом порушення необхідно:

висвітлити показники, які відображаються платником у Розрахунку зобов'язання зі сплати збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, та фактичні показники, виявлені в ході перевірки на підставі первинних документів бухгалтерського обліку платника в розрізі періодів;

у разі виявлення розбіжностей чітко викласти зміст порушення з посиланням на нормативно-правові акти, що порушені платником, із зазначенням періоду, у якому дане порушення здійснено;

зазначити первинний документ, на підставі якого вчинено записи в бухгалтерському обліку (навести кореспонденцію рахунків операцій), та інші докази, що достовірно підтверджують наявність факту порушення;

зазначити перелік документів, що не були надані в ході здійснення перевірки;

у разі відмови платника (посадових осіб) надати перевіряючим письмові пояснення щодо причини ненадання документів, факт відмови відобразити в акті.

Не допускається відображення в акті перевірки необгрунтованих даних, а також суб'єктивних припущень перевіряючими, які не мають підтверджених доказів, та різного роду висновків щодо дій посадових осіб платника.

Якщо документальною перевіркою не встановлено порушень за окремими показниками, в описовій частині акта робиться відповідний запис "Документальною перевіркою порушень показників Розрахунків зобов'язань зі сплати збору на обов'язкове державне пенсійне страхування (указати яких) не виявлено".

2.3.4. В акті обов'язково зазначаються питання здійснення (або їх відсутність) операцій за додатковими ставками, зобов'язання платника (або їх відсутність) щодо відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених відповідно до пунктів "б"-"з" статті 13 Закону України "Про пенсійне забезпечення", відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку підвищеного розміру пенсій особам льотних екіпажів повітряних суден цивільної авіації та фактичних витрат на виплату підвищеного розміру пенсій науковим працівникам державних небюджетних підприємств. Перевіряється правильність надання пільг (наявність довідок про інвалідність найманих працівників).

2.4. У частині III акта документальної перевірки відображається узагальнений опис виявлених перевіркою порушень законодавства.

Виявлені порушення законодавства щодо сплати та цільового використання збору на обов'язкове державне пенсійне страхування відображаються у розрізі показників з розбивкою за роками в межах періоду, що перевіряється.

В акті не допускається визначення виду та розміру штрафних санкцій та адміністративних штрафів за встановлені порушення.

Відображається кількість складених примірників акта перевірки та відмітка про вручення одного примірника платнику (посадовим особам).

2.5. Інформативні додатки до акта документальної перевірки:

розрахунки донарахованих сум зобов'язань зі сплати збору на обов'язкове державне пенсійне страхування у розрізі відповідних періодів;

пояснення платника (посадових осіб) щодо виявлених порушень, надані у ході перевірки;

інші матеріали, що підтверджують наявність фактів порушень;

матеріали зустрічних перевірок (акти, довідки, пояснювальні записки, розрахунки та інші документи).

Усі додатки підписуються посадовими особами органу Пенсійного фонду України, які здійснили перевірку, та посадовими особами платника або фізичною особою, яка використовує працю найманих працівників.

3.1. Акт документальної перевірки складається у двох примірниках та підписується посадовими особами органу Пенсійного фонду України, які здійснювали перевірку, та посадовими особами платника або фізичною особою, яка використовує працю найманих працівників. За наявності зауважень з боку платника його керівник і головний бухгалтер (фізична особа, яка використовує працю найманих працівників) підписують акт із зауваженнями, що подаються до органу Пенсійного фонду України в письмовій формі.

3.2. Після підписання акта перевірки платником (посадовими особами) один його примірник передається керівнику або уповноваженій особі платника (фізичній особі, яка використовує працю найманих працівників), про що на останній сторінці акта робиться відповідна відмітка за підписом особи, яка одержала акт, із зазначенням його посади, прізвища та ініціалів, а також дати одержання акта.

3.3. За наявності в акті перевірки донарахованих сум платнику разом з актом перевірки вручається Повідомлення згідно з додатком 7 або 8 Інструкції про порядок обчислення і сплати підприємствами, установами, організаціями та громадянами збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, інших платежів, а також обліку їх надходження до Пенсійного фонду України, затвердженої постановою правління Пенсійного фонду України від 19.10.2001 N 16-6 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 29.11.2001 за N 998/6189.

3.4. У разі відмови платника (посадової особи) від підпису, що підтверджує вручення йому акта перевірки, робиться відповідний запис в акті та один примірник акта перевірки надсилається платнику поштою з повідомленням про вручення. До примірника акта, що зберігається в органі Пенсійного фонду України, додаються документи, що підтверджують факт поштового відправлення та вручення акта адресату.

3.5. Акт перевірки разом з поясненнями платника (за наявності) обов'язково розглядається та візується начальником (його заступником) управління Пенсійного фонду України в районі, місті і районі в місті. У разі недодержання вимог цього Порядку щодо складання акта перевірки керівник органу Пенсійного фонду України зобов'язаний вжити заходів щодо усунення цих недоліків або призначити повторну перевірку.

3.6. Акт документальної перевірки в день його підписання реєструється у спеціальному журналі. Акт відмови від підписання акта перевірки після його складання реєструється у спеціальному журналі.