Про затвердження Порядку особистого прийому громадян у Державній реєстраційній службі України

Відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян" та з метою належної організації особистого прийому громадян у Державній реєстраційній службі України

1. Затвердити Порядок особистого прийому громадян у Державній реєстраційній службі України, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Департамент взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.).

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Державній реєстраційній службі України (далі - Укрдержреєстр) з питань, що належать до компетенції Укрдержреєстру, в тому числі надання безоплатної первинної правової допомоги.

2. Особистий прийом громадян здійснюється з метою забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення та сприяння у вирішенні проблемних питань, з якими звертаються громадяни до Укрдержреєстру. Керівництво Укрдержреєстру та керівники самостійних структурних підрозділів, які здійснюють особистий прийом громадян, керуються Конституцією України, Законами України "Про звернення громадян", "Про безоплатну правову допомогу" та "Про державну службу", Указом Президента України від 7 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Положенням про Державну реєстраційну службу України, затвердженим Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 401, іншими нормативно-правовими актами та цим Порядком.

3. Особистий прийом громадян Головою Укрдержреєстру, першим заступником Голови та заступником Голови (далі - керівництво Укрдержреєстру) здійснюється відповідно до розподілу функціональних повноважень лише за попереднім записом у відповідні дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян, затвердженим наказом Укрдержреєстру.

4. У разі відсутності Голови особистий прийом громадян здійснюється його заступниками відповідно до розподілу функціональних повноважень.

5. Особистий прийом громадян керівниками самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру здійснюється у відповідні дні та години згідно з графіком особистого прийому громадян керівниками самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, затвердженим наказом Укрдержреєстру.

6. У першочерговому порядку здійснюється особистий прийом таких категорій громадян:

жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня";

інвалідів Великої Вітчизняної війни;

Героїв Соціалістичної Праці;

Героїв Радянського Союзу;

Героїв України.

7. Особлива увага приділяється вирішенню питань, з якими звертаються ветерани війни та ветерани праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

8. Особистий прийом громадян у дні, не визначені графіками особистого прийому громадян в Укрдержреєстрі, проводиться структурним підрозділом, який здійснює роботу із зверненнями громадян, без попереднього запису на особистий прийом у понеділок, вівторок з 10-ї до 17-ї і п’ятницю з 10-ї до 16-ї години за поштовою адресою: м. Київ, вул. Марини Раскової, 15. Вхід до приймальні Відділу роботи зі зверненнями громадян вільний, не потребує оформлення перепустки.

9. Запис громадян на особистий прийом до керівництва Укрдержреєстру проводиться у разі, коли порушене громадянином питання залишилося не вирішеним по суті після особистого прийому керівником самостійного структурного підрозділу Укрдержреєстру, до функціональних повноважень якого належить розгляд питання.

Попередній запис громадян на особистий прийом до керівництва Укрдержреєстру проводиться структурним підрозділом, який здійснює роботу із зверненнями громадян, за поштовою адресою: м. Київ, вул. Марини Раскової, 15, або за телефоном 044-233-64-91 не пізніше ніж за сім днів до дня його проведення.

10. Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення, визначається посадова особа з числа керівництва Укрдержреєстру, до функціональних повноважень якої належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

11. Структурний підрозділ, який здійснює роботу із зверненнями громадян, складає список громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва Укрдержреєстру, та передає матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення та опрацювання до визначених керівництвом Укрдержреєстру самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру відповідно до їх функціональних повноважень не пізніше ніж за сім днів до дня проведення прийому.

Самостійні структурні підрозділи Укрдержреєстру надають службову записку за підписом керівника про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян до структурного підрозділу, який здійснює роботу із зверненнями громадян, не пізніше ніж за три дні до дня проведення особистого прийому громадян керівництвом Укрдержреєстру.

За два дні до дня проведення прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити до керівництва Укрдержреєстру на особистий прийом, матеріали, викладені у зверненнях, та результати їх розгляду відповідним самостійним структурним підрозділом Укрдержреєстру подаються посадовій особі із числа керівництва Укрдержреєстру, яка здійснюватиме особистий прийом.

12. У записі на особистий прийом може бути відмовлено на таких підставах:

12.1. Повторне звернення одного і того самого громадянина з питання, з яким він раніше звертався до Укрдержреєстру для розгляду та опрацювання і яке було вирішено по суті.

12.2. Звернення з приводу оскарження рішення, що було подане з порушенням строків, визначених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян".

12.3. Звернення особи, визнаної судом недієздатною (за винятком випадків, коли від імені особи діє її законний представник, повноваження якого оформлені в установленому чинним законодавством порядку).

12.4. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство.

13. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Про відмову в записі та причини відмови громадянинові надаються відповідні роз’яснення.

14. Під час особистого прийому громадянин повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу.

У особистому прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами і мають документи, що підтверджують їх особу та/або повноваження.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.

15. Керівництво Укрдержреєстру чи керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру під час особистого прийому громадян відповідно до функціональних повноважень розглядають питання по суті, надають відповідно до чинного законодавства обґрунтовані роз’яснення та вживають заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

16. Якщо вирішити порушене у зверненні громадянина питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в тому самому порядку, що і письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові за його згодою надається усна або письмова відповідь.

17. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення поставлених громадянином питань керівництво Укрдержреєстру чи керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, що проводять особистий прийом громадян, можуть залучати до їх розгляду працівників відповідних самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру або в установленому порядку одержувати від них необхідну інформацію.

18. Особистий прийом іноземців та осіб без громадянства здійснюється на загальних підставах, у разі потреби - за участю перекладача.

19. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції Укрдержреєстру, керівництво Укрдержреєстру чи керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, які проводять особистий прийом, пояснюють йому, до якого органу державної влади або органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації треба звернутися для його вирішення, і по змозі надають в цьому допомогу (дають адресу, номер телефону тощо).

20. Якщо під час розгляду звернення про надання безоплатної первинної правової допомоги встановлено, що особа потребує надання безоплатної вторинної правової допомоги, орган виконавчої влади чи орган місцевого самоврядування, який розглядає звернення, зобов'язаний роз'яснити особі або її законному представникові порядок подання звернення про надання безоплатної вторинної правової допомоги.

21. Відповідь на звернення, що подано під час особистого прийому, надається за підписом керівництва Укрдержреєстру відповідно до розподілу функціональних повноважень.

22. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви, скарги), подані під час особистого прийому, розглядаються відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242.

23. Під час особистого прийому громадян керівництвом Укрдержреєстру та керівниками самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру на кожного заявника заводиться Картка особистого прийому заявника, форма якої наведена у додатку.

24. Облік прийому громадян та контроль за дотриманням строків розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому керівництвом Укрдержреєстру, проводяться структурним підрозділом, який здійснює роботу із зверненнями громадян.

25. Облік громадян, яких приймають керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, та контроль за дотриманням строків розгляду їх звернень здійснюються працівниками, відповідальними за ведення діловодства у відповідному самостійному структурному підрозділі Укрдержреєстру.