Про затвердження Правил заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні

У зв'язку з прийняттям Цивільного та Сімейного кодексів України, а також відповідно до Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану"

1. Затвердити Правила заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні, що додаються.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 12 вересня 1996 року N 33/5 "Про затвердження Правил заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12 вересня 1996 року за N 521/1546, з 01.01.2004.

3. Правила заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні, набирають чинності одночасно з набранням чинності Цивільним та Сімейним кодексами України.

4. Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату (Павлова Л.М.) довести зазначені Правила до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції для застосування в роботі підвідомчих органів реєстрації актів цивільного стану.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Єфіменка Л.В. і директора Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату Павлову Л.М.

1. Ці Правила розроблені відповідно до Сімейного кодексу України та Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" і визначають порядок заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні.

2. Актові записи цивільного стану складаються на бланках, виготовлених за єдиним зразком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.09.2002 N 1367 "Про затвердження зразків книг реєстрації актів цивільного стану та описів бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану".

3. При реєстрації актів цивільного стану актові записи складаються у присутності заявника у двох примірниках, кожний з яких нумерується одним і тим самим порядковим номером.

Нумерація актових записів кожного виду реєстрації починається з першого номера і ведеться послідовно протягом року з 1 січня до 31 грудня включно.

4. Бланки актових записів та свідоцтв заповнюються українською мовою, тільки друкарським способом без скорочень слів. Виправлення, підчистки, внесення додаткових записів не допускаються.

5. При складанні актових записів необхідно:

- усі графи заповнювати вичерпними відповідями;

- дані про прізвище, ім'я, по батькові, громадянство вказувати повністю відповідно до пред'явлених документів;

- у графах "Дата народження" та "Дата смерті" - число і рік вказувати арабськими цифрами, а місяць - словом;

- у графах "Місце народження", "Місце проживання", "Місце смерті" зазначати повну офіційну назву держави та всі дані згідно з існуючим адміністративно-територіальним устроєм;

- графу 10 ("Документ, що підтверджує факт народження дитини") актового запису про народження та графу 11 ("Документ, що підтверджує факт смерті") актового запису про смерть заповнювати відповідно до документа лікувального закладу або рішення суду про встановлення факту смерті чи оголошення громадянина померлим;

- у всіх видах актових записів у графах щодо документів, які посвідчують особу, зазначати найменування паспорта або паспортного документа, його серію і номер, коли і яким органом виданий;

- у графах 20 та 14 ("Для відміток") актових записів про народження та про смерть робити відмітку про видачу громадянам довідок для одержання допомоги у зв'язку з народженням дитини або на поховання, яка засвідчується підписом заявника. Якщо довідка для одержання допомоги не видавалась, проставляти відповідну відмітку.

У графі "Для відміток" у всіх видах актових записів цивільного стану у разі потреби робляться відмітки, передбачені Правилами реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 N 52/5 та зареєстрованими у Мін'юсті України 18.10.2000 за N 719/4940 (в редакції наказу від 18.11.2003 N 140/5.

Якщо окремі графи актового запису цивільного стану не заповнюються у зв'язку з відсутністю певних відомостей або якщо необхідно відзначити якісь особливості заповнення актового запису, у графі "Для відміток" робиться про це відмітка.

6. У графі "Видано свідоцтво" актового запису цивільного стану, на підставі якого видається відповідне свідоцтво (як первинне, так і повторне), зазначаються його серія та номер. При видачі повторного свідоцтва вказується дата його видачі.

До актового запису про народження на підставі рішення суду про усиновлення вносяться відповідні зміни і видається нове повторне свідоцтво про народження.

У разі видачі свідоцтва про усиновлення на підставі рішення суду відмітка про його видачу робиться в актовому записі про народження, до якого вносились відповідні зміни.

Якщо свідоцтво не видавалось, вказується: "свідоцтво не видане".

7. При реєстрації народження з одночасним визначенням походження дитини від батька, який не перебуває у шлюбі з матір'ю дитини, у графі 1 ("Прізвище") прізвище дитини вказується за прізвищем матері, а якщо батьки (батько) бажають присвоїти їй прізвище батька, то воно виправляється на підставі спільної заяви батьків про визнання батьківства.

8. При реєстрації народження дитини дані про її батьків у графах 11, 12, 13, 14 актового запису зазначаються на підставі паспортів або паспортних документів з урахуванням документів про шлюб батьків або про визнання батьківства.

У тому разі, коли мати дитини не перебуває у шлюбі та немає спільної заяви батьків, заяви батька про визнання батьківства або рішення суду, запис про батька дитини в актовому записі про народження провадиться за прізвищем матері, ім'я та по батькові - за її вказівкою. Графи 14, 15 та 16 ("Дата народження", "Громадянство" та "Місце проживання") в розділі "Відомості про батька" в цьому разі не заповнюються.

У порядку, передбаченому абзацом другим п. 8 цих Правил, записуються також відомості про батька дитини:

- якщо реєстрація її народження провадиться не батьками дитини, а за заявою іншої особи, у разі якщо мати дитини на момент її народження у шлюбі не перебувала;

- при реєстрації народження дитини, народженої дружиною після 10 місяців з моменту встановлення режиму окремого проживання подружжя згідно із судовим рішенням;

- у разі смерті матері, а також за неможливості встановити місце її проживання, за заявою родичів, інших осіб або уповноваженого представника закладу охорони здоров'я, в якому народилася дитина. Якщо батьки дитини не відомі, запис про них провадиться за рішенням органу опіки та піклування.

Якщо мати на момент реєстрації народження зареєструвала шлюб та у зв'язку з цим змінила прізвище, то провадиться виправлення її прізвища, а у графі 20 ("Для відміток") робиться відмітка про зміну прізвища матері та посилання на підставу цього виправлення (номер, дата та місце складання актового запису про шлюб).

9. У графі 17 ("Підстава запису відомостей про батька") необхідно зазначати одну з підстав для запису відомостей про батька:

- реєстрація шлюбу (місце та дата реєстрації, номер актового запису);

- подання спільної заяви батьків чи заяви батька про визнання батьківства (дата та підписи батька та матері чи підпис батька);

- рішення суду про визнання батьківства чи про встановлення факту батьківства (материнства) (найменування суду та дата винесення рішення);

- при відсутності вищезазначених документів, а також у разі встановлення режиму окремого проживання за рішенням суду - заява матері дитини та її підпис.

10. Якщо заява про визнання батьківства не може бути подана особисто, у графі 20 ("Для відміток") актового запису робиться відмітка про нотаріальне засвідчення справжності підпису на ній (підпис кого з батьків було засвідчено, ким, коли та за яким номером).

Якщо така заява була подана через представника, то зазначаються його дані (прізвище, ініціали) та місце проживання, а також прізвище нотаріуса, який засвідчив справжність підпису на заяві.

У разі народження дитини жінкою, якій було імплантовано зародок, зачатий подружжям, у цій графі крім даних, передбачених п. 2.2 Правил реєстрації актів цивільного стану в Україні, вказуються прізвище жінки, ім'я, по батькові, а також прізвище нотаріуса, коли та за яким номером було засвідчено її підпис на заяві про згоду на запис подружжя батьками дитини.

11. При складанні актового запису про шлюб у випадках, коли реєструється повторний шлюб, у графі 12 ("Для відміток") проставляються відмітка про дату, номер актового запису та найменування державного відділу реєстрації актів цивільного стану, який зареєстрував розірвання попереднього шлюбу, або вказуються дата, номер актового запису про смерть другого з подружжя та найменування державного органу реєстрації актів цивільного стану, який його зареєстрував, або назва суду та дата винесення ним рішення про визнання шлюбу недійсним.

12. При реєстрації розірвання шлюбу одним з подружжя на підставі рішення суду або постанови (ст. 107 Сімейного кодексу) в актовому записі вказуються тільки ті дані про другого з подружжя, які необхідні для заповнення свідоцтва про розірвання шлюбу. У цьому разі в актовому записі та свідоцтві про розірвання шлюбу зазначається прізвище, присвоєне після розірвання шлюбу лише тому з подружжя, який зареєстрував розлучення.

При реєстрації розірвання шлюбу одним з подружжя за взаємною згодою подружжя в актовому записі вказуються всі дані щодо другого з подружжя відповідно до спільної заяви про реєстрацію розірвання шлюбу.

13. У графі 9 ("Підстава реєстрації розірвання шлюбу. Кількість спільних неповнолітніх дітей") вказується дата винесення державним відділом реєстрації актів цивільного стану постанови про розірвання шлюбу або найменування суду та дата винесення ним рішення про розірвання шлюбу.

14. Якщо реєстрація розірвання шлюбу провадиться на підставі постанови державного відділу реєстрації актів цивільного стану, в графі 14 ("Для відміток") актового запису про розірвання шлюбу зазначається одна з підстав винесення постанови: рішення суду про визнання другого з подружжя безвісно відсутнім або недієздатним унаслідок душевної хвороби чи недоумства, вирок суду про засудження його до позбавлення волі на строк не менше трьох років (яким судом, коли вони винесені).

15. Якщо втрачений актовий запис було складено за межами України, у зв'язку з чим реєстрація поновленого актового запису провадиться державним відділом реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника, то в графі "Для відміток" зазначається, де і коли фактично був складений актовий запис.

16. Два заповнених примірники актового запису цивільного стану прочитуються заявником, у відповідних графах проставляється його підпис.

Після цього примірники актових записів цивільного стану підписуються посадовою особою, яка провела реєстрацію акта цивільного стану, і керівником державного органу реєстрації актів цивільного стану та засвідчуються гербовою мастиковою печаткою.

17. Відомості, зазначені у свідоцтві, що видається на підставі вчиненого актового запису цивільного стану, мають повністю відповідати даним, зазначеним у актовому записі цивільного стану.

18. При видачі повторних свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану на підставі метричних книг дата повинна зазначатись за новим стилем (до числа, зазначеного в метричній книзі щодо події, яка відбулася в XIX столітті до 1 січня 1901 року, слід додати 12 днів, а до числа, зазначеного в метричній книзі щодо події, яка відбулася після 1 січня 1901 року, - 13 днів).

19. Найменування місцевості у свідоцтвах зазначається відповідно до існуючого адміністративно-територіального устрою на день видачі свідоцтва, а у виняткових випадках, якщо це не є можливим, - за старим адміністративно-територіальним устроєм згідно з даними актового запису, на підставі якого оформляється документ.

20. Якщо окремі графи в актових записах цивільного стану не заповнені або відсутні, то відповідні графи повторних свідоцтв прокреслюються.

21. При видачі повторних свідоцтв, а також тих свідоцтв, які видаються після внесення до актових записів змін і доповнень, проставляється відповідний штамп: "Повторно".

У разі видачі свідоцтва на підставі поновленого запису акта цивільного стану проставляються штампи: "Запис поновлено" та "Повторно".

22. Посадові особи, які внесли до книг реєстрації актів цивільного стану, а також свідоцтв, що видаються на підставі записів у цих книгах, завідомо неправдиві відомості або підробили свідоцтва, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

23. Документи, що видаються державними відділами реєстрації актів цивільного стану і надалі будуть використовуватись за кордоном після перевірки їх достовірності і належного оформлення, засвідчуються у відділах цивільного стану Головного управління юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції. У разі необхідності зазначені документи легалізуються в порядку, встановленому чинним законодавством.