Про деякі питання зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану

Відповідно до пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, та з метою належної реалізації прав та інтересів громадян України у зв'язку із соціально-політичною ситуацією, що склалась у Донецькій та Луганській областях,

1. Затвердити Зміни до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2013 року № 2804/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2013 року за № 2241/24773, що додаються.

3. Департаменту приватного права подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

1. У розділі ІІ:

абзац перший пункту 1 викласти у такій редакції:

"1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції), а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції) протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.";

у пункті 5:

в абзаці першому слова "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у місті Києві" замінити словами "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві";

в абзаці другому слова "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Київській області" замінити словами "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Київській області".

2. У розділі ІІІ:

в абзаці другому пункту 12 слова "Дата справи (тому, частини)" замінити словами "Крайні дати документів справи (тому, частини)";

в абзаці першому пункту 13 слова "відповідного управління юстиції" замінити словами "Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції)".

3. У розділі ІV:

в абзаці першому пункту 2 слова "Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції)" замінити словами "головного територіального управління юстиції";

пункт 8 викласти у такій редакції:

"8. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені для них в архівосховищі місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів справ та книг обліку надходжень і вибуття, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути: акт приймання-передавання справ (документів) (додаток 9), акт про невиправні пошкодження справ (документів) (додаток 10).

У разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) вживаються заходи відповідно до пункту 15 глави 8 розділу VIII Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).";

у пункті 12 слова "підпункту 4.5.4 пункту 4.5 глави 4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08 травня 2001 року за № 407/5598 (із змінами) (далі - Правила роботи архівних підрозділів)" замінити словами "пункту 9 глави 2 розділу V та пункту 19 глави 8 розділу VIII Правил".

4. В абзаці другому пункту 2 розділу V слова "пункту 7.3 глави 7 Правил роботи архівних підрозділів" замінити словами "глави 6 розділу ХІ Правил ".

5. У розділі VІ:

в абзаці четвертому пункту 3 слова "пункту 8.5 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів (зі змінами)" замінити словами "глави 5 розділу VІІІ Правил ";

в абзаці третьому пункту 5 слова "пункту 8.4 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів" замінити словами "глави 4 розділу VІІІ Правил ";

у пункті 6 слова "пунктом 8.6 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів" замінити словами "главою 6 розділу VІІІ Правил ".

6. У тексті слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції" у всіх відмінках і числах замінити словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції" у відповідних відмінках і числах; слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції" у всіх відмінках і числах замінити словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції" у відповідних відмінках і числах.

7. У додатках:

1) додаток 2 після слів "актових записів цивільного стану (метричних записів)." доповнити новим реченням такого змісту:

2) у додатку 3:

абзац перший викласти у такій редакції:

літери "М.П." виключити;

3) у додатку 5:

слово "Почато" замінити словом "Розпочато";

слово "номер" замінити знаком "№";

4) у додатку 11:

слово та знак "Опис №" замінити словом "Опис";

слова "(назва опису)" замінити словами та знаком "(№ і назва опису)";

слова "Номер справи" замінити знаком та словом "№ справи";

слова "Крайні дати" замінити словами "Крайні дати документів справи".

8. Додатки 6-10, 12-14 викласти в новій редакції, що додаються.