Про затвердження Типового положення про відділ державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі

Відповідно до Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, постанови Кабінету Міністрів України від 21 січня 2015 року № 17 "Питання оптимізації діяльності центральних органів виконавчої влади системи юстиції"

1. Затвердити Типове положення про відділ державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 06 липня 2012 року № 1019/5 "Про затвердження Типового положення про відділ державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 10 липня 2012 року за № 1166/21478.

3. Департаменту державної реєстрації (Бенедисюк С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра – керівника апарату Іванченко О.П.

1. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану (далі – Відділ) є структурним підрозділом Управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі – Управління державної реєстрації), який реалізує повноваження Міністерства юстиції України у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.

Відділ безпосередньо підпорядковується заступнику начальника головного територіального управління юстиції з питань державної реєстрації – начальнику Управління державної реєстрації (далі – начальник Управління державної реєстрації).

Відділ створюється, реорганізується та ліквідується наказом Мін'юсту.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, наказами Мін'юсту, дорученнями Міністра юстиції та його заступників, начальника головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі – головне територіальне управління юстиції), а також цим Типовим положенням.

3. Основними завданнями Відділу є:

участь у забезпеченні реалізації державної політики у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;

організація роботи по проведенню державної реєстрації актів цивільного стану;

організаційне і методичне забезпечення та координація діяльності відділів державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції (далі – Відділ управління юстиції), виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану;

контроль за діяльністю Відділів управлінь юстиції;

контроль за діяльністю виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;

повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, розгляд питань щодо внесення змін до актових записів цивільного стану, а також їх анулювання;

збереження архівного фонду;

формування Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) організовує проведення Відділами управлінь юстиції державної реєстрації актів цивільного стану та виконання ними інших повноважень, визначених законодавством;

2) контролює діяльність Відділів управлінь юстиції та додержання ними законодавства у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, перевіряє їхню роботу;

3) перевіряє дотримання законодавства виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану;

4) вивчає та узагальнює практику застосування законодавства з питань державної реєстрації актів цивільного стану, розробляє пропозиції для удосконалення законодавства та внесення їх на розгляд Мін'юсту;

5) надає практичну та методичну допомогу Відділам управлінь юстиції, а також виконавчим комітетам сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;

6) здійснює заходи по підвищенню ефективності роботи Відділів управлінь юстиції, виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану;

7) в установленому порядку організовує ведення звітності та складання відповідних її форм підпорядкованими Відділами управлінь юстиції та виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану, а також безпосередньо веде звітність у порядку, передбаченому Інструкцією про ведення звітності відділами державної реєстрації актів цивільного стану, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 24 січня 2013 року № 169/5, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 29 січня 2013 року за № 189/22721, та складає звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану;

8) забезпечує ведення та формування Відділами управлінь юстиції Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064, та безпосередньо вносить до Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі – Реєстр) відомості про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, а також про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану;

9) забезпечує формування та подання Відділами управлінь юстиції органам ведення Державного реєстру виборців відомостей, передбачених Законом України "Про Державний реєстр виборців" , та постійну взаємодію і співпрацю з регіональними органами адміністрування та органами ведення Державного реєстру виборців;

10) забезпечує належне зберігання та оформлення Відділами управлінь юстиції книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та іншої документації, пов'язаної з державною реєстрацією актів цивільного стану, їх облік, а також зберігає другі примірники актових записів цивільного стану, веде в установленому порядку облік книг державної реєстрації актів цивільного стану і метричних книг;

11) забезпечує Відділи управлінь юстиції бланками свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, їх належний облік та зберігання, а також облік бланків витягів з Реєстру;

12) забезпечує надання Відділами управлінь юстиції платних послуг та безпосередньо надає їх відповідно до законодавства;

13) надає відомості, необхідні для проведення розрахунків та затвердження головними територіальними управліннями юстиції розмірів плати за платні послуги, які можуть надаватися відповідно до законодавства;

14) видає повторно свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, витяги з Реєстру у порядку, передбаченому законодавством;

15) розглядає матеріали справ Відділів управлінь юстиції про анулювання поновлених та повторно складених актових записів цивільного стану та складає відповідні висновки з цього питання;

16) подає інформацію про неповернені при анулюванні актових записів цивільного стану свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану для розміщення на офіційному веб-сайті Мін'юсту;

17) розглядає матеріали справ про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання Відділами управлінь юстиції управлінь юстиції іншого регіону та складає мотивований висновок про їх відповідність законодавству;

18) продовжує відповідно до законодавства строк розгляду Відділами управлінь юстиції заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання;

19) вносить зміни до актових записів цивільного стану;

20) здійснює звірку відповідності підпису посадової особи та відбитка печатки Відділу управління юстиції, проставлених на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, зразкам, наявним у справах Відділу, та засвідчує їх для консульської легалізації;

21) приймає для проставлення апостиля офіційні документи, що видаються органами юстиції та судами, а також документи, що оформляються нотаріусами України, та видає їх з проставленим апостилем;

22) розглядає заяви, скарги, пропозиції громадян та юридичних осіб, а також запити на отримання публічної інформації, аналізує стан цієї роботи, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції Відділу;

23) забезпечує виконання Відділами управлінь юстиції та безпосередньо виконує міжнародні договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних та сімейних справах, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, в частині витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та виконання прохань про надання правової допомоги з питань, які належать до компетенції органів державної реєстрації актів цивільного стану;

24) забезпечує Відділи управлінь юстиції документацією, яка використовується в їх діяльності;

25) готує та подає пропозиції щодо здійснення головними територіальними управліннями юстиції матеріально-технічного забезпечення Відділів управлінь юстиції;

26) виконує інші функції, передбачені законами України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Мін'юсту, іншими актами законодавства.

5. Відділ має право:

перевіряти діяльність Відділів управлінь юстиції та дотримання законодавства виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану;

одержувати безоплатно в установленому порядку від державних органів, підприємств, установ і організацій незалежно від форми їх власності документи та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

за погодженням з керівництвом головного територіального управління юстиції скликати та проводити наради для вирішення питань, що належать до компетенції відділів державної реєстрації актів цивільного стану;

залучати в установленому порядку для виконання покладених на Відділ завдань працівників Відділів управлінь юстиції;

брати участь у нарадах, семінарах та інших заходах з питань, що належать до компетенції Відділу.

6. Відділ здійснює свої повноваження як безпосередньо, так і через Відділи управлінь юстиції.

7. Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами головного територіального управління юстиції, структурними підрозділами районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції, місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм їх власності з питань, що належать до його компетенції.

8. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади начальником головного територіального управління юстиції за поданням начальника Управління державної реєстрації.

Начальником Відділу може бути громадянин України, який має повну вищу юридичну освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра та стаж роботи у сфері правової діяльності на державній службі на посаді головного спеціаліста або на керівних посадах в інших сферах не менше 3 років.

9. Начальник Відділу:

1) здійснює керівництво діяльністю Відділу, організовує та контролює його роботу, забезпечує відповідно до своєї компетенції виконання Конституції та законів України, актів та доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, наказів Мін'юсту, головного територіального управління юстиції, а також доручень Міністра юстиції та його заступників, начальника головного територіального управління юстиції;

2) відповідає за виконання покладених на Відділ завдань та здійснення ним своїх функцій;

3) забезпечує дотримання вимог виконавської та трудової дисципліни працівниками Відділу;

4) розподіляє обов'язки між працівниками Відділу та розробляє посадові інструкції працівників Відділу;

5) планує роботу Відділу та забезпечує належний і своєчасний стан виконання запланованих заходів;

6) за дорученням керівництва головного територіального управління юстиції представляє Відділ у відносинах з іншими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями з питань, віднесених до його компетенції;

7) бере участь у нарадах, колегіях та інших заходах, що проводяться головним територіальним управлінням юстиції, підготовці відповідних документів і матеріалів, що належать до компетенції Відділу;

8) веде особистий прийом громадян;

9) в установленому порядку організовує розгляд звернень (скарг, пропозицій), інформаційних запитів громадян, що надходять до Відділу, організовує та контролює ведення діловодства у Відділі;

10) забезпечує належне зберігання та облік бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, книг про державну реєстрацію актів цивільного стану, метричних книг та їх оформлення;

11) забезпечує належну організацію роботи щодо надання платних послуг, а також ведення їх обліку відповідно до законодавства;

12) забезпечує співпрацю з регіональними органами адміністрування та ведення Державного реєстру виборців;

13) вносить начальнику Управління державної реєстрації пропозиції щодо заохочення і притягнення до дисциплінарної відповідальності державних службовців, службовців та робітників Відділу, а також начальника Відділу управління юстиції;

14) проводить наради з питань, що належать до компетенції Відділу;

15) здійснює інші повноваження, передбачені завданнями Відділу.

10. Відділ утримується за рахунок коштів Державного бюджету України.

11. Відділ є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.