Про організацію особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції

Відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян" та з метою належної організації використання громадянами права на особистий прийом у Міністерстві юстиції

1. Затвердити Порядок особистого прийому громадян Міністром, першим заступником, заступниками Міністра та іншими посадовими особами Міністерства юстиції (далі - Порядок), що додається.

2. Першому заступнику Міністра юстиції, заступникам Міністра юстиції, директорам департаментів, начальникам управлінь, самостійних відділів забезпечити виконання зазначеного Порядку.

3. Прес-службі Міністерства юстиції через засоби масової інформації оприлюднити цей Порядок.

4. Управлінню розгляду звернень та прийому громадян:

4.1. Забезпечити організацію особистого прийому громадян відповідно до затвердженого Порядку;

4.2. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

5. Скасувати наказ Міністерства юстиції від 05.02.2008 N 106/7 "Про організацію особистого прийому громадян в Міністерстві юстиції України".

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Міністерства юстиції України (далі - Міністерство).

1.2. Основними завданнями посадових осіб, які здійснюють прийом громадян, є:

реалізація положень Закону України "Про звернення громадян" та інших законів, указів Президента України, актів Кабінету Міністрів України з питань реалізації громадянами конституційного права на звернення;

сприяння у вирішенні проблемних питань, з якими звертаються громадяни до Міністерства, відповідно до чинного законодавства.

2.1. Прийом громадян Міністром юстиції, першим заступником Міністра та заступниками Міністра здійснюється лише за попереднім записом та з питань, які не можуть бути вирішені керівниками структурних підрозділів Міністерства, згідно із графіком, що затверджується Міністерством.

Запис громадян на прийом до Міністра юстиції проводиться у разі, якщо питання, порушене громадянином, не вирішено після особистого прийому заступником Міністра юстиції та першим заступником Міністра юстиції.

Прийом громадян іншими посадовими особами Міністерства здійснюється у визначені дні та години згідно із графіком, що затверджується Міністерством.

Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", проводиться першочергово.

Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

2.2. Прийом громадян в Управлінні розгляду звернень та прийому громадян Міністерства (далі - Управління) проводиться в понеділок, вівторок, середу, четвер з 10 до 17 години за адресою: м. Київ, вул. Артема, 73. Вхід до приймальні громадян вільний, без оформлення перепусток.

2.3. Попередній (не пізніше ніж за 7 днів до дня прийому) запис на прийом до керівників Міністерства здійснюється Управлінням за адресою: м. Київ, вул. Артема, 73, кім. 425. Попередній запис може здійснюватись за телефоном 486-71-56 з обов'язковим поданням (не пізніше ніж за 10 днів до дня прийому) письмового викладення суті звернення та обґрунтування. З метою з'ясування суті питань, визначення посадової особи чи органу, до компетенції яких належить вирішення даного питання, спеціалісти Управління проводять попередню бесіду із заявниками. При цьому вони встановлюють, до яких посадових осіб чи органів звертався заявник та яке було прийняте рішення.

2.4. Списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва Міністерства, Управління подає для вивчення та опрацювання (підготовки матеріалів, документів щодо звернення громадянина) до структурних підрозділів, установ та організацій Міністерства відповідно до їх компетенції за 7 днів до прийому.

Про результати підготовки матеріалів щодо звернення громадянина структурні підрозділи, установи та організації Міністерства не пізніше ніж за 3 дні надають службову записку до Управління. За 2 дні до особистого прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, складаються Управлінням та подаються до посадової особи, яка здійснюватиме особистий прийом.

2.5. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз'яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

2.6. Якщо вирішити порушене в усному зверненні громадянина питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається у тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянинові, на його бажання, надається усна або письмова відповідь відповідними структурними підрозділами Міністерства.

2.7. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції Міністерства, посадова особа пояснює громадянинові, до якого органу державної влади або органу місцевого самоврядування, підприємства, організації чи установи доцільно звернутися, і по можливості сприяє в цьому (дає адресу, номер телефону тощо).

2.8. Для забезпечення кваліфікованого роз'яснення поставлених громадянином питань посадова особа може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів Міністерства або одержувати від них потрібну інформацію.

2.9. На першому аркуші звернення, поданого на особистому прийомі, та на копії цього аркуша проставляється штамп "Прийнято на особистому прийомі" згідно з додатком.

2.10. Облік прийому громадян та контроль за дотриманням термінів розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюється Управлінням.

2.11. Облік громадян, яких приймають посадові особи самостійно, та контроль за дотриманням термінів виконання рішень посадових осіб здійснюється працівником, що відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі Міністерства.

2.12. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому, передаються до Управління для реєстрації відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348.

Під час особистого прийому громадян структурними підрозділами та керівництвом Міністерства юстиції на кожного заявника заводиться Картка особистого прийому заявника, форма якої наведена у додатку 3 Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18.03.2004 N 26/5 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 18.03.2004 за N 342/8941.

2.13. Посадова особа зобов'язана забезпечити прийом усіх громадян відповідно до попереднього запису з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку Міністерства та визначеного графіком часу.

2.14. За відсутності посадової особи прийом здійснюють посадові особи, які призначені виконувати її обов'язки.

2.15. У прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку.

2.16. Громадяни, визнані судом недієздатними, на прийом без участі їх законних представників не допускаються.

2.17. У разі необхідності посадова особа може попросити заявника показати документ, що засвідчує його особу, або підтвердження повноваження на представництво інтересів іншої особи.

2.18. Відповідь на звернення, подане під час особистого прийому Міністром, першим заступником Міністра, заступниками Міністра, надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом. У разі відсутності - особою, яка виконує її повноваження.

2.19. Посадові особи Міністерства, які здійснюють особистий прийом громадян, у своїй діяльності керуються Конституцією України, Законами України "Про звернення громадян", "Про державну службу", Указом Президента України від 07.02.2008 N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Положенням про Міністерство юстиції України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 14.11.2006 N 1577, іншими нормативно-правовими актами та цим Порядком.

2.20. Посадові особи Міністерства несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену законодавством України за недотримання вимог Закону України "Про звернення громадян".