Про затвердження Технічного регламенту зернового складу

7.1.6. Обіг складських документів

Обіг складських документів на зерно регламентований Законом України "Про зерно та ринок зерна в Україні"; постановою Кабінету Міністрів України від 11.04.03 N 510 "Про забезпечення сертифікації зернових складів на відповідність послуг із зберігання зерна та продуктів його переробки, запровадження складських документів на зерно", Положенням про обіг складських документів на зерно, затвердженим наказом Міністерства аграрної політики України від 27.06.2003 N 198, зареєстрованим у Мін'юсті 16.07.2003 за N 605/7926.

7.1.6.1. Бланки складських документів на зерно

Бланки складських документів на зерно:

а) є бланками документів суворої звітності;

б) мають індивідуальний номер (шість цифр) і серію (дві літери); на копії друкарським способом наносяться слова "другий примірник";

в) реалізуються Державним підприємством "Держреєстри України" зерновим складам за плату за їх письмовим або електронним замовленням; передаються представникові зернового складу за дорученням та відповідно до процедури, визначеної Положенням про обіг складських документів, затвердженим наказом Мінагрополітики України від 27.06.2003 N 198, зареєстрованим у Мін'юсті 16.07.2003 за N 605/7926;

г) уносяться до Реєстру складських документів на зерно Державного підприємства "Держреєстри України" в електронному вигляді (облік надходження, інформація про використання та знищення);

ґ) зберігаються в окремих ізольованих приміщеннях або металевих шафах (сейфах), обладнаних надійними засобами захисту від несанкціонованого проникнення (у неробочий час повинні бути опечатані).

7.1.6.2. Обов'язки зернового складу

Зерновий склад:

а) зобов'язаний постійно мати в наявності бланки складських документів на зерно;

б) видає складські документи на зерно, які виписуються уповноваженою на те посадовою особою зернового складу;

в) не видає поклажодавцю складські документи на зерно, якщо зерно не було прийняте зерновим складом на зберігання;

г) видає тільки один складський документ на одну партію зерна або на її частину;

ґ) зобов'язаний виписувати окремо складські документи на зерно для партій зерна, що належать різним класам згідно з державними стандартами на ці зернові культури;

д) зазначає всі відомості (реквізити), передбачені формами складських документів на зерно; текст документів заповнюється друкуванням або чорного кольору кульковою чи чорнильною ручкою без виправлень, підчисток, інших будь-яких записів. Усі грошові суми в документах пишуться з великої літери та з початку рядка. Документи підписуються уповноваженими представниками зернового складу, завіряються печаткою складу;

е) виписує складські документи на власне зерно, що зберігається на складі, - складську квитанцію на зерно протягом дня прибуткування або, за бажанням, просте чи подвійне складське свідоцтво;

є) реєструє заповнені складські документи на зерно в реєстрі складських документів на зерно з присвоєнням порядкового номера;

ж) передає після реєстрації один примірник оригіналу заповненого бланка складського документа поклажодавцеві або вповноваженій ним особі, а другий - залишає на складі;

з) протягом одного робочого дня в установленому порядку вносить дані про видані ним складські документи до Реєстру складських документів на зерно;

и) звітує в установленому порядку перед Державним підприємством "Держреєстри України" про використання складських документів на зерно.

7.1.6.3. Заміна складського документа на зерно

Після письмового повідомлення, отриманого від поклажодавця, про втрату складського документа зерновий склад:

а) продовжує термін зберігання зерна на час вирішення питання про належність зерна в судовому або позасудовому порядку;

б) зерновий склад за письмовим зверненням визнаного судом власника зерна протягом одного дня повинен видати на заміну втраченого новий складський документ на зерно. У цьому разі штамп "Погашено" ставиться на оригіналі другого примірника втраченого документа, про що робиться відповідний запис у Реєстрі складських документів на зерно.

За зверненням володільця складського документа на зерно про заміну зіпсованого або пошкодженого складського документа зерновий склад:

в) за рахунок коштів володільця замінює зіпсований або пошкоджений складський документ на підставі оригіналу другого примірника, що зберігається на складі, та інформації з Реєстру складських документів на зерно;

г) видає на заміну пошкодженого або зіпсованого новий складський документ на зерно з тими самими реквізитами і записами, що містилися у складському документі на зерно при його видачі (окрім номера, серії та підписів уповноважених осіб);

ґ) виводить з обігу зіпсований чи пошкоджений складський документ на зерно в порядку, передбаченому чинним законодавством та Положенням про обіг складських документів на зерно, затвердженим наказом Мінагрополітики України від 27.06.2003 N 198, зареєстрованим в Мін'юсті 16.07.2003 за N 605/7926.

При позбавленні зернового складу сертифіката відповідності видані ним раніше складські документи залишаються в обігу до закінчення терміну зберігання зерна.

7.1.7. Реєстр складських документів

Зернові склади зобов'язані вести реєстр складських документів на зерно (заставне зерно) та зерна (заставного зерна), прийнятого на зберігання.

Вимоги до реєстру та порядок ведення реєстру визначаються Кабінетом Міністрів України (відповідно до статей 36 та 45 Закону).

Реєстри складських документів на зерно (заставне зерно) та зерна (заставного зерна), прийнятого на зберігання, зберігаються зерновим складом на протязі трьох років.

8.1. Мета проведення зачистки

Основною метою зачисток є перевірка та документальне підтвердження кількісного і якісного стану зерна в зерносховищі (зерновому складі) шляхом зачистки вибулих партій та інвентаризації наявних.

8.1.1. Для цього необхідно:

а) виявити в місцях розташування фактичну кількість та якість зерна, що зберігається;

б) установити лишки або нестачу шляхом зіставлення фактичної кількості зерна з даними кількісно-якісного бухгалтерського обліку;

в) визначити причини відхилень у масі зерна.

8.1.2. Зачистці підлягають:

а) зернові культури, що є на зберіганні;

б) відходи III категорії, що утворюються при доробці зерна.

Для всіх зернових складів незалежно від форм власності і господарювання зачистка місткості зерносховища обов'язкова та проводиться після вибуття з нього всієї партії зерна однієї культури одного року врожаю, але не рідше як один раз у рік.

8.1.3. Також зачистка зерносховищ проводиться у разі:

а) заміни матеріально відповідальної особи зерносховища (завідувач складу, елеватора тощо);

б) вимоги керівництва зернового складу.

8.2. Порядок проведення зачистки

Зачистка зерносховищ проводиться призначеною керівником зернового складу комісією у складі заступника керівника зернового складу, начальника виробничої технологічної лабораторії, головного бухгалтера за участю матеріально відповідальних осіб, яка:

а) здійснює перевірку фактичної наявності зерна в зерносховищах шляхом суцільного переважування;

б) визначає показники якості зерна;

в) відповідає за:

своєчасне проведення зачисток відповідно до наказу керівника підприємства;

повноту і точність даних про фактичні залишки та своєчасність підготовки відповідних документів;

г) складає акти зачистки протягом строку, що не перевищує 5 днів;

ґ) подає пояснення про залік нестач та надлишків, списання нестач у межах природного убутку, а також понаднормованих нестач і втрат від псування зернових продуктів із зазначенням ужитих заходів щодо їх запобігання;

д) обговорює результати зачисток на нараді працівників зернового складу.

8.3. Перелік документів

Для оформлення актів зачистки комісія визначає результати на основі чинних документів:

а) книг кількісно-якісного обліку за формою N 36, звірених за кількістю та якістю зерна за первинними документами, а також за підрахунками і за середньозваженими показниками вологості та смітної домішки;

б) складських звітів за формою N ЗХС-37 і первинних прибутково-видаткових документів - реєстрів накладних, переліків реєстрів накладних, аналіз-ордерів, прибуткових квитанцій, залізничних або інших (транспортування водним транспортом) накладних, накладних на переміщення, актів про доробку зерна, актів про знищення некормових відходів;

в) комерційних актів і рекламаційних актів про невідповідність якості;

г) записів про показники якості в посвідченнях про якість зерна, картках аналізів зерна та в журналі реєстрації лабораторних аналізів.

8.4. Порядок зважування зерна

Зважування зерна, кормових і некормових відходів під час зачистки зерносховища необхідно проводити в присутності не менше двох членів комісії та матеріально відповідальної особи. Якщо переважування зерна протягом робочого дня не завершене, необхідно зерносховище опломбувати в присутності матеріально відповідальної особи і за участю членів комісії. У цьому разі пломбувач зберігається у голови комісії.

Не допускаються зважування на вагах, що не відповідають установленим вимогам, та використання неповірених засобів вимірювальної техніки.

При виникненні спорів щодо якості зерна функції арбітра виконує Держконтрольсільгосппрод України (обласні підрозділи).

Результат кожного визначення маси зерна заноситься членами комісії у відомості зважувань за формами N 171-а і N 171-б; у кінці переважувань кожної партії зернової культури комісією підсумовуються результати та визначається маса нетто, про що записують словами.

Відомості зважувань підписують члени комісії, які брали участь, і матеріально відповідальна особа; у відомостях не допускаються підчистки, помарки, не узгоджені повним складом комісії виправлення. Якщо протягом дня робота не завершена, то відомості зважувань здаються голові комісії; після закінчення зважувань зерна, що є в зерносховищі або на зерновому складі в цілому, голова комісії здає відомості зважувань у бухгалтерію.

На підставі відомостей зважувань зерна та аналізу даних книг кількісно-якісного обліку і первинних документів складається акт зачистки за формою N 30 або N 30-а.

8.5. Розрахунок нестачі (надлишку) зерна

Розмір нестачі (надлишку) зерна визначається різницею між його залишком за бухгалтерським обліком та фактичною наявністю, установленою в результаті переважувань. Обґрунтування убутку зерна встановлюється у відповідності до досягнутої при зберіганні та доробці зерна зміни його якості і чинних норм природного убутку при зберіганні зернових культур ("Нормы естественной убыли зерна, продуктов его переработки, семян трав, кормов травяных, искусственно сушенных, и семян масличных культур при хранении на предприятиях системы Министерства хлебопродуктов СССР", затверджені постановою Державного комітету з матеріально-технічного постачання від 07.01.86 N 4).

Після проведення розрахунків фактичну нестачу порівнюють з виправданою, а різницю записують в акт зачистки за формою N 30 або N 30-а. При цьому може бути відповідність (різниця дорівнює нулю), невиправдана нестача або надлишок. Акт зачистки в трьох примірниках підписують члени комісії і пред'являють уповноваженій посадовій особі Держконтрольсільгосппроду України (хлібної інспекції області) для перевірки та затвердження начальником хлібної інспекції області. Акти зачисток мають порядкові номери і реєструються на протязі року, датою акта зачистки є день підписання його комісією.