Про порядок зміни, поновлення, анулювання записів актів громадянського стану, порядок і строки зберігання актових книг

1. Заява про внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану, поновлення та анулювання актового запису подається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника.

У випадку виправлення прізвища, імені та по батькові у зв'язку із зміною статі (гермафродитів та транссексуалів) заява подається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження установи охорони здоров'я, яка видала висновок про зміну статі.

2. Внесення змін, доповнень, виправлень у запис акта громадянського стану провадиться за місцем знаходження запису, який підлягає виправленню. Реєстрація поновленого актового запису провадиться за місцем його втрати, а в окремих випадках згідно з п.17 цього Положення. Анулювання актового запису провадиться за місцем знаходження запису, який підлягає анулюванню. При цьому виписується нове свідоцтво про реєстрацію актів громадянського стану, яке видається заявникові або надсилається до відділу реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника для вручення йому.

3. Розгляд питань про внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану, поновлення та анулювання актових записів має бути закінчено не пізніш як у двомісячний строк з дня надходження заяви.

Внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану, поновлення, анулювання записів та видача свідоцтв за матеріалами, які надійшли з інших відділів реєстрації актів громадянського стану, повинно бути проведено у 10-денний строк.

Відмова органів реєстрації актів громадянського стану у зміні, доповненні, виправленні записів актів громадянського стану, поновленні та анулюванні актового запису може бути оскаржена в суд за місцем проживання заявника.

4. Заяви про внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану, поновлення втрачених актових записів та анулювання записів актів громадянського стану громадян України, які постійно проживають за кордоном, а також іноземних громадян і осіб без громадянства, які зареєстрували акти громадянського стану в органах реєстрації актів громадянського стану України та постійно проживають за кордоном, подаються дипломатичним представництвам або консульським установам України за кордоном.

5. Внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану, поновлення та анулювання записів провадяться в загальному порядку відділом реєстрації актів громадянського стану за місцем, де знаходиться (знаходився) запис, за клопотанням дипломатичних представництв або консульських установ України за кордоном.

У тих випадках, коли акт громадянського стану зареєстровано в компетентних іноземних органах, зміна запису акта громадянського стану, поновлення та анулювання актового запису може провадитися тільки згідно з законодавством держави, на території якої складено запис.

6. Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану при наявності відповідних документів і при відсутності спору між заінтересованими особами провадиться відділами реєстрації актів громадянського стану.

При наявності спору між заінтересованими особами питання про внесення змін, доповнень і виправлень у записи вирішуються у судовому порядку.

7. Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану при наявності відповідних документів провадиться:

а) при зміні прізвища, імені, по батькові, місця і дати народження в зв'язку з усиновленням (удочерінням) дитини, а також у разі запису усиновителів батьками усиновленого;

б) при зміні прізвища одного з подружжя у зв'язку з розірванням шлюбу або визнанням шлюбу недійсним;

в) при зміні прізвища дитини відповідно до ст.62 Кодексу про шлюб та сім'ю України;

г) при переміні прізвища, імені та по батькові;

д) при зміні прізвища та по батькові неповнолітнього у зв'язку з переміною прізвища батьків та імені батька;

є) якщо прізвище, ім'я та по батькові зазначені без урахування національних традицій;

ж) якщо в запису акта громадянського стану не зазначені прізвища, ім'я та по батькові або національність батьків;

з) якщо в запису акта про народження було зазначено неповне ім'я дитини (зменшене, пестливе, скорочене);

і) якщо при реєстрації народження дитині надано прізвище або ім'я без урахування побажань батьків або одного з них;

к) якщо дитина має ім'я, відмінне від того, яке зазначене в запису акта про її народження, і цього вимагають інтереси дитини;

л) при необхідності виправлення прізвища, імені, по батькові в зв'язку зі зміною статі;

м) при реєстрації встановлення батьківства;

н) при надходженні заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, про внесення в запис акта про народження дитини відомостей про батька дитини;

о) у випадку скасування рішення суду про встановлення батьківства;

п) при скасуванні або визнанні усиновлення (удочеріння) недійсним;

р) у зв'язку з рішенням суду про виключення із запису акта про народження відомостей про батька або матір дитини;

с) при встановленні в судовому порядку неправильних відомостей у запису акта громадянського стану;

т) якщо під час реєстрації акта громадянського стану були допущені помилки (перекручення, пропуск відомостей або окремих слів) або вказані неправильні відомості.

Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану можливе також в інших випадках, передбачених чинним законодавством України.

8. Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану провадиться на підставі:

а) рішення органу опіки та піклування про усиновлення (удочеріння) та про зміну прізвища неповнолітньої дитини;

б) запису акта про встановлення батьківства;

в) рішення суду про встановлення неправильних відомостей в запису акта громадянського стану;

г) рішення суду про припинення шлюбу, про виключення із запису акта про народження відомостей про батька або матір дитини, про скасування раніше винесеного рішення суду про встановлення батьківства, про скасування або визнання усиновлення (удочеріння) недійсним, а також про визнання шлюбу недійсним;

д) запису акта про переміну прізвища, імені, по батькові;

є) заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, про внесення в книгу реєстрації актів про народження відомостей про батька дитини;

ж) висновку відділу реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника.

Висновок складається відділом реєстрації актів громадянського стану у випадках, передбачених підпунктами "є", "ж", "і", "к", "т" пункту 7 цього Положення.

9. Заяви батьків про виправлення прізвища або імені дитини в запису акта про народження в зв'язку з тим, що при реєстрації народження дитині присвоєно прізвище або ім'я без урахування побажань батьків або одного з батьків, приймаються органами реєстрації актів громадянського стану не пізніше одного року, а заяви про виправлення імені дитини в зв'язку з тим, що вона фактично носить ім'я, відмінне від того, яке зазначено в запису акта про її народження,- до досягнення нею 16-річного віку.

10. Про внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану повідомляється відділ реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

11. Про переміну прізвища, імені, по батькові, місця і дати народження військовослужбовця та призовника повідомляється військовий комісаріат за місцем їх військового обліку.

12. Зміна, доповнення, виправлення записів актів громадянського стану щодо померлих провадиться згідно з заявами осіб, які входять в коло спадкоємців, у порядку, передбаченому цим Положенням.

13. Підставою для поновлення актового запису є повідомлення органу реєстрації актів громадянського стану про відсутність відповідного актового запису.

14. Втрата запису повинна бути підтверджена відділом реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

15. Поновлення запису акта про одруження, встановлення батьківства, переміну прізвища, імені, по батькові, розірвання шлюбу, смерть провадиться тільки на підставі документів, які підтверджують, що такий запис був, або на підставі рішення суду.

16. На підставі поданих документів і наслідків перевірки відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника складає висновок про поновлення (або про відмову у поновленні) втраченого запису акта громадянського стану.

17. Висновок відділу реєстрації актів громадянського стану про поновлення запису акта громадянського стану надсилається до відділу реєстрації актів громадянського стану за місцем, де знаходився втрачений запис, для реєстрації поновленого запису, а якщо втрачений запис знаходився за межами України, реєстрація поновленого запису акта провадиться за місцем проживання заявника.

18. Реєстрація поновленого запису акта громадянського стану провадиться у окремій книзі реєстрації поновлених актів, а реєстрація поновленого запису акта про народження - у книзі реєстрації поновлених актів про народження.

Другий примірник поновленого запису надсилається до відділу реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

19. При встановленні в судовому порядку факту реєстрації акта громадянського стану відділ реєстрації актів громадянського стану реєструє його на підставі рішення суду.

20. За правилами, передбаченими цим розділом, провадиться реєстрація народження, якщо заява про реєстрацію народження надійшла від осіб старше 16 років, на яких запис своєчасно не був складений.

21. Якщо заява про реєстрацію народження надійшла після закінчення року з дня народження дитини і по досягненні нею 16 років, реєстрація народження провадиться відділом реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання дитини у книзі реєстрації поновлених записів актів про народження на загальних підставах, як первинна, але після порядкового номера пишеться: "Реєстрація з пропуском строку". В цих випадках пред'являється довідка лікувального закладу про народження, а також довідка з місця проживання дитини.

22. Анулювання поновлених або повторно складених записів актів громадянського стану у разі виявлення первинного запису і при відсутності спору між заінтересованими особами провадиться органами реєстрації актів громадянського стану.

При наявності спору між заінтересованими особами питання анулювання повторних або повторно складених записів вирішуються у судовому порядку.

Первинний запис акта громадянського стану анулюється на підставі рішення суду, за винятком випадків, коли шлюб був розірваний у зв'язку з оголошенням в установленому законом порядку одного з подружжя безвісно відсутнім. При скасуванні рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою і поновленні шлюбу запис акта про розірвання шлюбу анулюється органом реєстрації актів громадянського стану, в якому знаходиться цей запис.

23. Запис акта громадянського стану може бути анульований при надходженні до органу реєстрації актів громадянського стану копії відповідного рішення суду та за заявою заінтересованих осіб, а поновлений чи повторно складений запис - також з ініціативи органів реєстрації актів громадянського стану, які виявили первинний запис.

24. Анулювання записів актів громадянського стану на підставі рішення суду, а також у випадках, передбачених абзацом третім пункту 22 цього Положення; провадиться органами реєстрації актів громадянського стану без складання висновку. В інших випадках складання висновку обов'язкове.

25. Висновок про анулювання запису акта громадянського стану або про відмову в цьому складається за місцем знаходження поновленого або повторно складеного запису відділом реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

26. Про анулювання запису акта громадянського стану повідомляються особи, за заявами яких був зареєстрований акт громадянського стану, та відділ реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

27. Перші примірники книг реєстрації актів громадянського стану, складені на території даного району (міста), а також метричні книги, складені до утворення органів запису актів громадянського стану, зберігаються в архіві районного (міського) відділу реєстрації актів громадянського стану.

28. Другі примірники книг реєстрації актів громадянського стану та метричні книги, складені на території Республіки Крим, області, міст Києва та Севастополя, зберігаються відповідно в архівах відділів реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

29. Перші примірники записів актів громадянського стану разом з документами, які були підставою для реєстрації і надійшли з Міністерства закордонних справ, дипломатичних представництв та консульських установ України, зберігаються у відділі реєстрації актів громадянського стану управління юстиції Київської міської державної адміністрації, а другі - у відділі реєстрації актів громадянського стану управління юстиції Київської обласної державної адміністрації.

30. Книги реєстрації актів громадянського стану і метричні книги зберігаються у відділах реєстрації актів громадянського стану протягом 75 років з часу їх складання. По закінченні цього строку книги передаються на зберігання в державний архів.

31. Документи, на підставі яких вносяться зміни, доповнення та виправлення у записи актів громадянського стану згідно з пунктом 8 цього Положення, а також документи, на підставі яких поновлено втрачений запис або анульовано запис, матеріали перевірок, висновки органів реєстрації актів громадянського стану зберігаються протягом 5 років у відділі реєстрації актів громадянського стану, який вніс зміну, доповнення та виправлення у запис, зареєстрував поновлений запис або анулював запис.

По закінченні вказаного строку документи, матеріали та висновки знищуються в установленому порядку.

32. Умови зберігання книг реєстрації актів громадянського стану і метричних книг в органах реєстрації актів громадянського стану, а також порядок передачі цих книг в державний архів на зберігання визначаються за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.