Про впровадження системи відеоконференц-зв’язку та затвердження Порядку підготовки та проведення нарад у режимі відеоконференцій у Міністерстві юстиції України, його територіальних органах, органах нотаріату, Державній виконавчій службі України та Державній реєстраційній службі України

Відповідно до підпункту 3 пункту 5 , підпункту 3 пункту 6, пункту 9 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395, з метою забезпечення оперативної та ефективної взаємодії Міністерства юстиції України з його територіальними органами, органами нотаріату, Державною виконавчою службою України, Державною реєстраційною службою України під час проведення нарад, засідань, конференцій, семінарів, прийняття колегіальних рішень з невідкладних питань, проведення дистанційного навчання, консультацій тощо

1. Впровадити у Міністерстві юстиції України, його територіальних органах, органах нотаріату, Державній виконавчій службі України та Державній реєстраційній службі України (далі - користувачі) систему відеоконференц-зв’язку.

2. Затвердити Порядок підготовки та проведення нарад у режимі відеоконференцій у Міністерстві юстиції України, його територіальних органах, органах нотаріату, Державній виконавчій службі України та Державній реєстраційній службі України, що додається.

3. Державному підприємству "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України (Богданов Л.В.) вжити організаційно-технічних заходів щодо:

забезпечення встановлення телекомунікаційних технічних засобів, необхідних для впровадження системи відеоконференц-зв’язку користувачам;

супроводження функціонування та обслуговування системи відеоконференц-зв’язку;

здійснення навчання відповідних працівників користувачів щодо механізму роботи системи відеоконференц-зв’язку.

4. Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення (Мудрий С.І.), Державній виконавчій службі України (Сторожук Д.А.), Державній реєстраційній службі України (Онищенко Г.В.), начальникам головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в областях та місті Києві, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції:

визначити приміщення для встановлення необхідного обладнання та проведення нарад у режимі відеоконференції;

визначити осіб, з якими буде проведено навчання щодо механізму роботи системи відеоконференц-зв’язку;

здійснити допуск представників державного підприємства "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України та його регіональних філій у приміщення, в якому буде встановлено обладнання, необхідне для роботи системи відеоконференц-зв’язку.

5. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції - керівника апарату Алексєєва І.С.

1. Цей Порядок визначає особливості організаційних заходів щодо підготовки та проведення нарад, засідань, конференцій, семінарів, прийняття рішень з невідкладних питань, проведення дистанційного навчання, консультацій, які здійснюються у режимі відеоконференцій у Міністерстві юстиції України, його територіальних органах, органах нотаріату, Державній виконавчій службі України та Державній реєстраційній службі України за участю їх посадових осіб/працівників.

Використання системи відеоконференц-зв’язку здійснюється виключно у службових цілях.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

адміністратор відеоконференції (далі - Адміністратор) - працівник учасника відеоконференції (системний адміністратор, інженер, головний спеціаліст з інформаційних технологій тощо), інша особа, який (яка) здійснює налагодження технічних засобів;

архівна копія відеоконференції - запис копії відеоконференції з Технічних засобів на носій відеозапису, що має статус оригіналу та призначений для довготривалого зберігання;

відеоконференція (далі - система відеоконференц-зв’язку) - телекомунікаційна технологія інтерактивної взаємодії двох або більше віддалених учасників з можливістю обміну аудіо- та відеоінформацією у реальному масштабі часу з урахуванням керуючих даних;

ініціатор відеоконференції - учасник, який ініціює проведення відеоконференції, визначає тему, дату та час, склад учасників та формат проведення відеоконференції;

книга контактів учасників відеоконференції - систематизований перелік облікових записів учасників відеоконференції, що формується, супроводжується та зберігається Технічним адміністратором системи відеоконференц-зв’язку та містить інформацію, яка дозволяє ідентифікувати учасника відеоконференції;

користувачі системи відеоконференц-зв’язку (далі - Користувач) -Міністерство юстиції України, його територіальні органи, органи нотаріату, Державна виконавча служба України, Державна реєстраційна служба України;

секретар відеоконференції (далі - Секретар) - відповідальний працівник учасника відеоконференції, який відповідно до своїх обов’язків за потреби забезпечує фіксування проведення відеоконференції;

технічний адміністратор системи відеоконференц-зв’язку (далі - Технічний адміністратор) - державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України, яке здійснює заходи з технічного та технологічного створення та супроводження системи відеоконференц-зв’язку, здійснює реєстрацію та веде облік учасників відеоконференції у системі відеоконференц-зв’язку, забезпечує встановлення телекомунікаційних технічних засобів, необхідних для її впровадження, супроводження функціонування та обслуговування системи відеоконференц-зв’язку; здійснює навчання учасників щодо механізму роботи системи відеоконференц-зв’язку;

технічні засоби відеоконференції (далі - Технічні засоби) - сукупність програмно-апаратних засобів та приладів, що забезпечують можливість належного проведення нарад у режимі відеоконференції;

учасники відеоконференції - посадові особи/працівники Користувача, які беруть участь у відеоконференції;

формат проведення відеоконференції - наради, засідання, конференції, семінари, прийняття рішень з невідкладних питань, проведення дистанційного навчання, консультації тощо.

3. Загальні питання організаційного забезпечення відеоконференції та контроль за виконанням рішень, прийнятих на ній, здійснюються Користувачем та учасниками відеоконференції відповідно до встановлених вимог.

1. Реєстрація та облік учасників відеоконференції здійснюються відповідальним працівником Технічного адміністратора, який призначається його наказом.

2. Для реєстрації учасника відеоконференції Користувач з використанням системи офіційної електронної пошти з офіційної (функціональної) електронної адреси на функціональну електронну адресу Технічного адміністратора надсилає заявку у форматі електронного повідомлення, яка містить інформацію про:

найменування Користувача;

прізвище, ім’я, по батькові посадової особи або працівника Користувача, якого необхідно зареєструвати як учасника відеоконференції;

найменування посади посадової особи або працівника Користувача;

персональну електронну адресу посадової особи або працівника Користувача, надану у встановленому порядку;

контактний телефон.

3. Технічний адміністратор здійснює реєстрацію нового учасника відеоконференції протягом двох робочих днів з дня отримання заявки.

4. Для авторизації учасника відеоконференції у системі відеоконференц-зв’язку Технічний адміністратор надає учаснику особистий ідентифікатор та пароль, які надсилаються учаснику відеоконференції на його персональну електронну адресу, вказану в електронному повідомленні.

5. При здійсненні реєстрації дані учасника відеоконференції вносяться Технічним адміністратором до книги контактів учасників відеоконференції, інформація якої доступна всім учасникам відеоконференції.

6. У разі компрометації особистих ідентифікаторів та паролів або виявлення їх використання третіми особами учасник відеоконференції зобов’язаний невідкладно повідомити про це Технічного адміністратора засобами телефонного або електронного зв’язку та вжити всіх необхідних заходів для припинення факту такого використання.

7. У разі переведення на іншу посаду, звільнення, зміни прізвища, ім’я, по батькові зареєстрованого учасника відеоконференції системи відеоконференц-зв’язку Користувач повинен протягом двох робочих днів з дня настання події надіслати відповідне електронне повідомлення Технічному адміністратору для внесення змін до книги контактів учасників відеоконференції.

1. Ініціатор відеоконференції протягом одного робочого дня з моменту прийняття рішення про проведення відеоконференції повідомляє з використанням засобів телефонного, електронного, інших видів зв’язку учасників відеоконференції про дату, час проведення сеансу відеоконференції, мету і формат проведення (нарада, семінар тощо).

2. Адміністратор до початку відеоконференції зобов’язаний:

активувати Технічні засоби;

перевірити робочий стан Технічних засобів, а також провести тестування пристроїв (мікрофони, камери тощо) та переконатися, що вони працюють нормально.

3. У разі виявлення ознак неполадок Технічних засобів, а також неможливості налагодження їх нормальної роботи Адміністратор зобов’язаний терміново повідомити про такі обставини ініціатора відеоконференції та/або Технічного адміністратора.

4. У разі неможливості проведення відеоконференції у зв’язку з обставинами, які виключають можливість її проведення, а також у випадку наявності технічних неполадок учасники відеоконференції повідомляють про це ініціатора відеоконференції засобами телефонного або електронного зв’язку.

5. Учасники відеоконференції зобов’язані:

до початку відеоконференції авторизуватись у системі відеоконференц-зв’язку;

перевести у беззвучний режим мобільні та всі інші телефони.

6. Учасникам відеоконференції під час її проведення забороняється обговорювати питання, що містять інформацію з обмеженим доступом.

7. Ініціатор відеоконференції веде відеоконференцію, оголошує склад учасників та надає слово учасникам відеоконференції відповідно до порядку денного.

8. Для якісного проведення відеоконференції учасники відеоконференції повинні висловлюватися голосно й чітко, на початку виступу повинні представитися, чітко назвавши свої посаду, прізвище, ім’я та по батькові.

9. У разі необхідності Адміністратор або ініціатор відеоконференції звертається до учасників відеоконференції з проханням говорити голосніше або змінити місце у разі нечіткого зображення.

10. Після закінчення сеансу відеоконференції Адміністратор повинен вийти з відповідної програми та заблокувати Технічні засоби.

11. Інструкція з налаштування системи відеоконференц-зв’язку та порядку її експлуатації надається Адміністратору та учасникам відеоконференції Технічним адміністратором та розміщена на його офіційному веб-сайті.

1. У разі потреби хід і результати відеоконференції фіксуються за допомогою Технічних засобів. Фіксація забезпечується секретарем відеоконференції і починається з моменту оголошення ініціатором відеоконференції про початок її проведення.

2. При здійсненні фіксації відеоконференції Секретар до початку її проведення зобов’язаний перевірити наявність вільного місця на внутрішньому носії відеозапису (не менше 4 Гб вільного місця).

3. Після закінчення відеоконференції Секретар повинен:

здійснити запис відеофонограми на носії відеозапису, створивши архівну копію;

перевірити якість запису архівної копії;

вилучити відеофонограму з технічного засобу відеозапису;

долучити архівну копію до матеріалів наради, семінару.

4. У разі потреби хід і результати відеоконференції можуть бути опубліковані на загальнодоступних веб-ресурсах.