Про затвердження Змін до Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства

Відповідно до статей 18, 40 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, пункту 3 Положення про Міністерство закордонних справ України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 березня 2016 року № 281,

1. Затвердити Зміни до Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 21 вересня 2015 року № 1786/5/272, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 21 вересня 2015 року за № 1117/27562, що додаються.

2. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України та заступника Міністра закордонних справ України згідно з розподілом функціональних обов'язків.

1. У розділі II:

у пункті 8 після слів "архівних установ України" доповнити словами "та необхідність сплати консульського збору за витребувані документи";

у пункті 9 слово "зверненні" замінити словом "запиті".

2. У розділі III:

пункти 1 - 2 викласти у такій редакції:

"1. Організація витребування документів соціально-правового характеру за отриманими запитами в державних архівних установах України у встановленому цією Інструкцією порядку, розгляд та перевіряння достовірності наведеної в них інформації, організація, у разі необхідності, їх переоформлення та виявлення додаткових відомостей, а також прийом та розгляд документів соціально-правового характеру, які потребують засвідчення в Державній архівній службі України та подальшої легалізації або засвідчення апостилем в Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України, здійснюється Державною архівною службою України.

Розгляд документів та їх засвідчення в Державній архівній службі України здійснюється безкоштовно уповноваженими особами відповідно до графіку прийому, затвердженого в установленому порядку.

Для засвідчення заявник (інша особа на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником) пред'являє посадовій особі Державної архівної служби України:

документ, який посвідчує особу;

заяву, лист державної архівної установи України про надання документа соціально-правового характеру;

оригінал документа соціально-правового характеру, який потребує засвідчення;

оригінал довіреності, що підтверджує повноваження;

інші документи (за необхідності).

Засвідченню в Державній архівній службі України не підлягають копії архівних документів.

Строк розгляду документів, поданих Державній архівній службі України для засвідчення, надання відмови в їх засвідченні, становить один робочий день.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки, а також здійснення перевірки документів щодо яких виникли сумніви щодо їх достовірності строк розгляду документів для засвідчення може бути продовжено до двадцяти робочих днів.

2. Запит до Державної архівної служби України та державних архівних установ України щодо витребування документа заявник може здійснити самостійно, безпосередньо надіславши на їх адреси заповнену анкету встановленого цією Інструкцією зразка або заяву у довільній формі. У разі необхідності у запиті зазначається, що витребувані документи потребують додаткового засвідчення у порядку консульської легалізації чи шляхом проставлення апостиля.

Запити соціально-правового характеру, що надходять від Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, установ та організацій іноземних держав, від заявників, які проживають за кордоном, безпосередньо або у порядку, встановленому міжнародним договором України, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, виконуються на підставі документів державних архівних установ України, архівних установ міських рад міст республіканського (Автономної Республіки Крим), обласного значення, а також архівних підрозділів підприємств (установ, організацій).

Формою відповіді на запит є архівна довідка або, якщо цього потребує запит, архівна копія, витяг з документа, інформація про відсутність архівних документів або відповідних відомостей.

Державна архівна служба України розглядає запит та приймає рішення щодо направлення його до відповідних державних архівних установ України у п'ятиденний строк з дня його отримання.

Запити виконуються у строки, передбачені пунктами 179, 180 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55.

Відповідь на запит Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, установ та організацій іноземних держав, безпосередньо від заявників, які проживають за кордоном, надається Державною архівною службою України у встановленому цією Інструкцією порядку, не пізніш як у десятиденний строк з дня отримання нею інформації щодо запиту від відповідних державних архівних установ України.

У випадку, якщо строк виконання запиту не дотримується, Державна архівна служба України надсилає до державної архівної установи України запит з проханням інформувати про проведену роботу та підстави його затримки.";

у пункті 10 слова та цифри "Довідки про осіб, які зазнали репресій у 1930 - 1980-ті роки і були реабілітовані" замінити словами та цифрами "Довідки про осіб, що зазнали репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 - 1991 років і були реабілітовані";

у пункті 14 слово "зверненнями" замінити словом "запитами";

у пункті 16 слова та цифри "розділом II" замінити словами та цифрами "розділами II - III".

3. У розділі IV:

пункт 14 доповнити після абзацу першого новим абзацом такого змісту:

"На запити, які не відносяться до компетенції Державної архівної служби України та державних архівних установ України, заявнику надається письмове роз'яснення з повідомленням про належного розпорядника запитуваної інформації у вставленому цією Інструкцією порядку.";

у пункті 15 слова "архівної установи України" виключити;

4. У додатках до Інструкції:

у додатках 2 - 9 слова "ініціали (ініціал імені), прізвище" замінити словами "Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ";

у тексті додатків 2 - 7 вилучити скорочення "Гр.".