Про затвердження Порядку проведення Державною реєстраційною службою України перевірок діяльності реєстраційних служб територіальних органів Міністерства юстиції України

Відповідно до пункту 6 частини другої статті 18 Закону України "Про центральні органи виконавчої влади", підпункту 3 пункту 11 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395, підпункту 3 пункту 5 Положення про Державну реєстраційну службу України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 401, з метою забезпечення належного контролю за діяльністю реєстраційних служб головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції та підвищення ефективності проведення контрольних заходів Державною реєстраційною службою України

1. Затвердити Порядок проведення Державною реєстраційною службою України перевірок діяльності реєстраційних служб територіальних органів Міністерства юстиції України, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної реєстраційної служби України Ворону Д.М. та директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

1.1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Державною реєстраційною службою України (далі - Укрдержреєстр) перевірок діяльності реєстраційних служб територіальних органів Міністерства юстиції України (далі - перевірка), у тому числі стану додержання Конституції України, вимог законів України, указів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України, доручень Міністра юстиції України, наказів Укрдержреєстру, доручень Голови Укрдержреєстру та організації роботи щодо їх виконання.

1.2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

комплексна перевірка - планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряються всі напрями діяльності реєстраційних служб територіальних органів Міністерства юстиції України, яка здійснюється в рамках проведення Міністерством юстиції комплексних перевірок територіальних органів юстиції - головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції;

контрольна перевірка - перевірка стану діяльності реєстраційної служби територіального органу юстиції, яка проводиться Укрдержреєстром з метою визначення стану виконання реєстраційною службою територіального органу юстиції рекомендацій, наданих під час попередніх цільових перевірок;

позапланова перевірка - не запланована Укрдержреєстром цільова перевірка діяльності реєстраційної служби територіального органу юстиції;

реєстраційні служби територіальних органів Міністерства юстиції України - структурні підрозділи головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру (далі - реєстраційна служба);

цільова перевірка - планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряється один або декілька напрямів діяльності реєстраційних служб.

1.3. Планова цільова перевірка діяльності реєстраційної служби проводиться один раз на два роки на підставі плану, який затверджується Головою Укрдержреєстру за погодженням з Міністром юстиції України.

Контрольна перевірка за результатами діяльності реєстраційної служби проводиться у разі потреби.

Позапланові цільові перевірки проводяться за дорученням Голови Укрдержреєстру без попереднього повідомлення реєстраційних служб за наявності однієї з таких обставин:

встановлення фактів, які є підставою для проведення службового розслідування щодо керівників відповідної реєстраційної служби;

виявлення недостовірності інформації в поданих реєстраційними службами документах, у тому числі звітах про стан виконання планів роботи;

обґрунтоване звернення фізичних та юридичних осіб про порушення реєстраційними службами вимог нормативних приписів актів законодавства;

неподання в установлений строк реєстраційними службами звітності;

систематичне порушення виконавської дисципліни;

відсутність інформації про усунення порушень, установлених за результатами планової перевірки.

2.1. Організація проведення перевірок покладається:

комплексних - на структурний підрозділ Укрдержреєстру, відповідальний за організацію перевірок;

цільових та контрольних - на структурні підрозділи Укрдержреєстру в межах їх компетенції відповідно до мети та завдань перевірки.

2.2. У разі проведення комплексної перевірки Укрдержреєстр подає кандидатури фахівців структурних підрозділів для включення до складу робочої групи Міністерства юстиції.

Для проведення цільової та контрольної перевірок Укрдержреєстром утворюється робоча група, до складу якої, крім фахівців структурних підрозділів Укрдержреєстру, можуть залучатися фахівці Міністерства юстиції (за згодою), працівники реєстраційних служб, установ, підприємств, що належать до сфери управління Укрдержреєстру.

Структурні підрозділи Укрдержреєстру подають до структурного підрозділу, відповідального за організацію перевірок, у строки, визначені відповідним дорученням Голови Укрдержреєстру, першого заступника або заступника Голови Укрдержреєстру, пропозиції до складу робочої групи, плану проведення цільової або контрольної перевірки.

На підставі наданих пропозицій структурний підрозділ, відповідальний за організацію перевірок, готує проект наказу Укрдержреєстру про проведення відповідної перевірки, у якому зазначаються строки, склад робочої групи, план проведення цільової або контрольної перевірки та період роботи реєстраційної служби, що підлягає перевірці.

Для проведення цільової та контрольної перевірок структурний підрозділ Укрдержреєстру, відповідальний за їх проведення, готує проект наказу Укрдержреєстру про проведення відповідної перевірки.

Структурний підрозділ, що готував наказ про проведення перевірки, доводить його до відома структурних підрозділів Укрдержреєстру, які беруть участь у перевірці, реєстраційної служби, що підлягає перевірці, відповідного територіального органу Міністерства юстиції України. Наказ Укрдержреєстру про проведення контрольних та позапланових цільових перевірок доводиться до відома Міністерства юстиції.

На підставі наказу Укрдержреєстру про проведення відповідної перевірки кадрова служба Укрдержреєстру готує проект наказу Укрдержреєстру про відрядження працівників, які залучаються до проведення цільової або контрольної перевірки.

3.1. З прибуттям робочої групи до реєстраційної служби, що підлягає перевірці, проводиться нарада за участю членів робочої групи, а також начальника (заступника начальника) територіального органу Міністерства юстиції України, керівництва та відповідальних працівників реєстраційної служби, яка перевірятиметься, з питань організації здійснення перевірки та ознайомлення зазначених посадових осіб з планом її проведення.

3.2. Члени робочої групи здійснюють перевірку відповідно до своєї компетенції в установлені строки та згідно з планом перевірки.

Робоча група організовує свою роботу так, щоб не перешкоджати реєстраційній службі (структурному підрозділу реєстраційної служби), що перевіряється, у здійсненні покладених на неї повноважень та завдань.

Перевірка проводиться з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошення інформації, що стала відома під час її проведення.

3.3. У процесі перевірки члени робочої групи:

аналізують відповідно до затвердженого плану перевірки діяльність реєстраційної служби, що перевіряється;

узагальнюють матеріали перевірки, формулюють висновки про ефективність функціонування підрозділу, що перевіряється;

готують рекомендації з удосконалення роботи;

надають методичну та практичну допомогу підрозділу, який перевіряється, з метою усунення виявлених недоліків;

мають право:

вимагати припинення дій, які перешкоджають проведенню перевірки;

ознайомлюватися з необхідними документами, у разі потреби копіювати їх та додавати копії до матеріалів перевірки;

отримувати необхідні довідки, статистичні дані, іншу інформацію від посадових осіб підрозділу, що перевіряється;

отримувати відповідно до законодавства доступ до баз даних та реєстрів, у тому числі електронних, що містять інформацію, необхідну для здійснення контролю за виконанням покладених на реєстраційні служби завдань та планів їх роботи;

вимагати й отримувати від посадових осіб реєстраційної служби, в якій проводиться перевірка, усні та письмові пояснення з питань, що стосуються перевірки, та ставити перед керівником, іншими посадовими особами вимоги щодо невідкладного усунення виявлених порушень;

перевіряти повноту усунення недоліків та порушень, виявлених під час попередніх перевірок.

4.1. За результатами перевірки складається довідка у трьох примірниках, яка має розкривати визначені планом перевірки питання, містити аналіз діяльності реєстраційної служби, що перевірялася, повний перелік встановлених фактів порушень чинного законодавства, висновки та пропозиції щодо покращення діяльності реєстраційної служби.

Довідка готується винятково на перевірених достовірних фактах і прикладах. При підготовці довідки повинні бути дотримані об’єктивність і вичерпність опису виявлених порушень чинного законодавства і недоліків у діяльності реєстраційної служби.

4.2. За змістом довідка повинна бути вичерпною, конкретною.

Довідка за результатами перевірки складається з чотирьох частин:

вступної (наводяться дані: дата підписання довідки за результатами перевірки, найменування реєстраційної служби, що перевірялась, місцезнаходження реєстраційної служби, що перевірялась, підстави для проведення перевірки, прізвища, імена, по батькові та посади осіб, що проводили перевірку, вид перевірки (планова чи позапланова), період, за який проводилась перевірка, інформація про направлення повідомлення реєстраційній службі про проведення планової перевірки, строк проведення перевірки, інформація про попередню перевірку (за необхідності та якщо така проводилася));

описової (зазначаються показники, які характеризують діяльність реєстраційної служби з напрямів, які перевірялися, та конкретні порушення законодавства у діяльності з посиланням на документи, використані при перевірці; зміст порушення, період, у якому дане порушення здійснено, перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки);

висновку (відображається узагальнений опис виявлених перевіркою порушень законодавства в діяльності реєстраційної служби з посиланням на відповідні підпункти, пункти, статті нормативно-правових актів);

рекомендацій (надаються пропозиції щодо покращення стану діяльності, усунення виявлених порушень і недоліків у діяльності реєстраційної служби з перевірених напрямів).

Довідка підписується членами робочої групи та надається для ознайомлення керівнику реєстраційної служби, що перевірялась.

На останньому аркуші довідки зазначаються кількість складених примірників довідки за результатами перевірки та відмітка про вручення одного примірника керівнику реєстраційної служби, що перевірялася.

4.3. Керівник реєстраційної служби, що перевірялася, за необхідності письмово викладає пропозиції та обґрунтовані пояснення і спростування стосовно наведених у довідках фактів і висновків, у яких виникли розбіжності.

У разі незгоди з викладеною у довідці інформацією керівник реєстраційної служби, що перевірялася, зобов’язаний зробити відповідний письмовий запис за своїм особистим підписом.

4.4. Один примірник довідки надається для ознайомлення начальнику (заступнику начальника) територіального органу Міністерства юстиції України, реєстраційна служба якого перевірялася.

5.1. Структурний підрозділ, відповідальний за організацію та (чи) проведення перевірок, інформує першого заступника та заступника Голови Укрдержреєстру і доповідає Голові Укрдержреєстру про результати перевірок. Результати проведення цільових та контрольних перевірок доводяться до відома Міністерства юстиції.

5.2. Керівник реєстраційної служби, що перевірялася, протягом трьох робочих днів після ознайомлення з довідкою розробляє план заходів щодо усунення порушень, виявлених під час перевірки, який затверджується керівником територіального органу Міністерства юстиції України, та в установлені у плані заходів строки інформує Укрдержреєстр про проведену роботу з усунення виявлених недоліків та порушень, а також про вжиті заходи. Контроль за виконанням плану заходів щодо усунення порушень здійснюють структурні підрозділи Укрдержреєстру відповідно до компетенції.

5.3. Структурний підрозділ, відповідальний за організацію та (чи) проведення перевірок, спільно з кадровою службою за результатами перевірки проводить оцінку фактів виявлених порушень, вивчає наявність підстав для притягнення до дисциплінарної відповідальності керівників реєстраційних служб та подає на розгляд Голові Укрдержреєстру пропозиції щодо притягнення їх до дисциплінарної відповідальності.

5.4. Начальник (заступник начальника) територіального органу Міністерства юстиції України протягом місяця з дати отримання довідки за результатами перевірки реєстраційної служби у разі потреби вносить Міністру юстиції подання, погоджене з Головою Укрдержреєстру, щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності керівника реєстраційної служби, що перевірялася; інформує Міністерство юстиції про проведену роботу з усунення виявлених недоліків та порушень, а також про вжиті заходи.