Про затвердження Порядку особистого прийому громадян у Міністерстві закордонних справ України

Відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян" , з метою належної організації особистого прийому громадян у Міністерстві закордонних справ України у зв’язку зі структурними та кадровими змінами в центральному апараті Міністерства закордонних справ України

1. Затвердити Порядок особистого прийому громадян у Міністерстві закордонних справ України, що додається.

2. Управлінню генерального секретаріату:

1) забезпечити організацію та проведення особистого прийому громадян уповноваженими посадовими особами Міністерства закордонних справ України відповідно до цього наказу за окремим графіком, що затверджується в установленому порядку;

2) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства закордонних справ України від 29 листопада 2010 року № 289 "Про організацію та проведення Порядку особистого прийому громадян у Міністерстві закордонних справ України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 16 грудня 2010 року за № 1269/18564.

4. Управлінню генерального секретаріату забезпечити оприлюднення цього наказу на веб-сайті Міністерства закордонних справ України.

5. Заступнику Міністра закордонних справ України з питань європейської інтеграції, заступникам Міністра, Державному секретарю, керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства в межах компетенції забезпечити виконання цього наказу.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян" та Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у МЗС.

2. Посадові особи МЗС, які здійснюють особистий прийом громадян, у своїй діяльності керуються Конституцією України, Законами України "Про звернення громадян", "Про державну службу", Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Положенням про Міністерство закордонних справ України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 30 березня 2016 року № 281, іншими нормативно-правовими актами.

3. Особистий прийом громадян Міністром закордонних справ України, першим заступником Міністра, заступником Міністра з питань європейської інтеграції, заступниками Міністра, Державним секретарем МЗС здійснюється лише за попереднім записом у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян, затвердженим в установленому порядку.

4. У разі відсутності Міністра закордонних справ України, першого заступника Міністра, заступника Міністра з питань європейської інтеграції, заступників Міністра, Державного секретаря МЗС особистий прийом громадян здійснюють уповноважені ними посадові особи.

5. Прийом громадян іншими посадовими особами МЗС здійснюється у визначені дні та години згідно із затвердженим графіком.

6. Першочергово здійснюється прийом таких категорій громадян: Герої України, інваліди та учасники війни, Герої Соціалістичної Праці, Герої Радянського Союзу, жінки, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня".

Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, громадяни з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

7. Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на подання звернення, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

8. Прийом громадян у дні, не визначені графіком особистого прийому, здійснюється Управлінням генерального секретаріату (далі - Управління) із залученням за потреби працівників відповідних структурних підрозділів апарату МЗС у понеділок, вівторок, середу, четвер з 10:00 до 17:00 за адресою: м. Київ, вул. Велика Житомирська, 2 (тел.: (044) 238 17 47, (044) 238 16 79), у спеціально визначеному приміщенні. Вхід до приймальні вільний, не потребує оформлення перепустки.

9. Запис громадян на прийом до Міністра закордонних справ України проводиться у разі, якщо питання, порушене громадянином, не вирішено після особистого прийому першим заступником Міністра, заступником Міністра з питань європейської інтеграції, заступниками Міністра, Державним секретарем МЗС.

Запис громадян на прийом до першого заступника Міністра, заступника Міністра з питань європейської інтеграції, заступників Міністра, Державного секретаря МЗС проводиться у разі, якщо порушене громадянином питання не вирішено по суті після особистого прийому посадовою особою структурного підрозділу МЗС відповідно до компетенції.

Попередній запис на особистий прийом до керівництва МЗС здійснюється Управлінням не пізніше ніж за сім днів до дня прийому за адресою: м. Київ, вул. Велика Житомирська, 2. Попередній запис може здійснюватися за телефонами: (044) 238 17 47, (044) 238 16 79 в робочий час.

10. Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи державних органів він звертався і яке було прийнято рішення, визначається посадова особа чи державний орган, до компетенції яких належить вирішення питання, порушеного заявником, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

11. Управління складає списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва МЗС, та подає матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення та опрацювання до структурних підрозділів апарату МЗС, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за сім днів до прийому.

Структурні підрозділи апарату МЗС надають службову записку за підписом їх керівників про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян до Управління не пізніше ніж за три дні до прийому.

За два дні до прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, подаються посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом.

12. У записі на особистий прийом може бути відмовлено з таких підстав:

1) повторне звернення одного й того самого громадянина з питання, що вже надавалося ним до МЗС для розгляду та опрацювання й було вирішено по суті;

2) звернення особи, визнаної судом недієздатною (за винятком випадків, коли від імені особи діє офіційно призначений представник, повноваження якого оформлені в порядку, встановленому чинним законодавством);

13. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Про відмову в записі та причини відмови громадянинові надаються відповідні роз’яснення.

14. Під час особистого прийому громадянин повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу.

У прийомі можуть брати участь представники громадян, повноваження яких оформлені в установленому законодавством порядку, та/або близькі особи (члени сім’ї) громадянина.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.

15. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз’яснення відповідно до чинного законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

16. Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові на його бажання надається усна або письмова відповідь.

17. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення поставлених громадянином питань посадова особа може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів апарату МЗС або одержувати за запитом від них необхідну інформацію.

18. Якщо питання, порушені в зверненні громадянина, не входять до компетенції МЗС, таке звернення у строк не більше п’яти днів з дня реєстрації надсилається за належністю до відповідного органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, у той самий строк воно повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.

19. Відповідь на звернення, що подано під час особистого прийому Міністром закордонних справ України, першим заступником Міністра, заступником Міністра з питань європейської інтеграції, заступниками Міністра, Державним секретарем МЗС, надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом, а у разі її відсутності - посадової особи, яка за наказом МЗС виконує її обов’язки.

20. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому, передаються до Управління для реєстрації відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

21. На першому аркуші звернення, поданого на особистому прийомі, та на першому аркуші копії цього звернення проставляється штамп "Прийнято на особистому прийомі" за зразком, наведено в додатку до цього Порядку.

22. Облік прийому громадян та контроль за дотриманням строків розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюються Управлінням.

23. Облік громадян, яких особисто приймають посадові особи в структурних підрозділах апарату МЗС, та контроль за дотриманням строків розгляду звернень громадян здійснюються працівником, на якого покладено обов’язки з ведення діловодства у відповідному структурному підрозділі апарату МЗС.