Деякі питання організації нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства приватних нотаріусів в умовах воєнного стану

Відповідно до статей 2-1, 8-1, 14 Закону України "Про нотаріат", підпункту 69 пункту 4, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, пункту 5 постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2022 року № 164 "Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану"

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса в умовах воєнного стану, що додається.

2. Департаменту приватного права (Ференс О.):

подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади";

розмістити цей наказ на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України.

3. Начальникам міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України сприяти у переміщенні документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у разі звернення приватних нотаріусів, робоче місце (контора) яких розташовано в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за № 1668/39004 (далі - Перелік), для яких не визначена дата припинення можливості бойових дій та дата завершення бойових дій.

4. Приватним нотаріусам, робоче місце (контора) яких розташовано в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку, для яких не визначена дата припинення можливості бойових дій та дата завершення бойових дій, у разі виникнення загрози знищення, пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву за наявності можливості вжити заходів для їх тимчасового переміщення відповідно до Порядку, затвердженого цим наказом.

5. Приватним нотаріусам, робоче місце (контора) яких розташовано в межах територій активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку, для яких не визначена дата завершення бойових дій, дозволити за погодженням з відповідним територіальним органом Міністерства юстиції України передати на зберігання до державного нотаріального архіву справи нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, справи з кадрових питань в упорядкованому стані, а також закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру згідно з відповідними номенклатурами справ без припинення приватної нотаріальної діяльності. Кількість справ нотаріальних документів, що підлягатиме передачі, визначається приватним нотаріусом самостійно.

Передача справ нотаріальних документів здійснюється у порядку, встановленому Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613.

6. Приватним нотаріусам, які перемістили документи нотаріального діловодства та архіву до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України, до набрання чинності цим наказом здійснити заходи, передбачені пунктом 1 розділу III Порядку, затвердженого цим наказом.

7. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування, але не раніше дня набрання чинності постановою Кабінету Міністрів України від 07 лютого 2025 року № 131 "Про внесення зміни до постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2022 р. № 164".

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Кучерявенка М.

 

 

1. В умовах воєнного стану в разі виникнення загрози знищення чи пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, робоче місце (контора) якого розташовано в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за № 1668/39004, для яких не визначена дата припинення можливості бойових дій та дата завершення бойових дій, приватним нотаріусом за наявності можливості приймається рішення про тимчасове переміщення документів його нотаріального діловодства та архіву.

Рішення про тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса оформлюється шляхом видання наказу приватного нотаріуса з адміністративно-господарських питань.

Залежно від безпекової ситуації допускається тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса частинами або частково.

2. Приватний нотаріус здійснює тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву:

1) до будь-якого державного нотаріального архіву, визначеного територіальним органом Міністерства юстиції України, у межах областей, на які поширюється компетенція такого територіального органу Міністерства юстиції України, або визначеного іншим територіальним органом Міністерства юстиції України незалежно від підпорядкованості йому нотаріального округу, в якому розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса, що здійснює таке переміщення;

2) до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України;

3) до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) будь-якого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору схову;

4) до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) будь-якого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору про заміщення в межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції України та до компетенції якого належить нотаріальний округ, в межах якого здійснює нотаріальну діяльність приватний нотаріус, який має намір здійснити вказане тимчасове переміщення.

3. Приватний нотаріус здійснює тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву на строки, встановлені цим Порядком.

4. Тимчасовому переміщенню підлягають:

справи нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання;

справи з кадрових питань;

справи нотаріальних документів, строки зберігання яких не закінчені;

незакінчені спадкові справи;

облікові документи та довідковий апарат до справ (журнали, книги, описи тощо).

Кількість справ нотаріальних документів, що підлягатимуть тимчасовому переміщенню, визначається приватним нотаріусом самостійно.

5. Приватний нотаріус з метою запобігання знищенню чи пошкодженню документів його нотаріального діловодства та архіву, що підлягають тимчасовому переміщенню, самостійно укладає їх у мішки, картонні коробки, ящики, пакунки чи інші засоби зберігання, які опломбовує своєю печаткою.

До кожного елемента пакування прикріплюється ярлик з обов'язковим зазначенням інформації, що дає змогу ідентифікувати, якому приватному нотаріусу вказані документи та архів належать: прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) приватного нотаріуса, нотаріальний округ, номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, індекси справ відповідно до типової номенклатури справ приватного нотаріуса та роки, в яких ці справи заведені.

Ярлики повинні забезпечувати збереження нанесеної на них інформації протягом усього часу перевезення та зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.

6. Залежно від безпекової ситуації для транспортування документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у разі потреби залучаються (за згодою) територіальні органи Міністерства юстиції України, військові адміністрації, державні адміністрації, органи місцевого самоврядування, Нотаріальна палата України та регіональні відділення Нотаріальної палати України, громадські організації, благодійні фонди, волонтери тощо.

7. Після припинення обставин, що спричинили тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, приватний нотаріус переміщує такі документи до свого робочого місця (контори), про що невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів, письмово (в тому числі шляхом надсилання повідомлення електронною поштою, підписаного власним кваліфікованим електронним підписом) повідомляє відповідний(ні) територіальний(ні) орган(ни) Міністерства юстиції України.

1. З метою забезпечення тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до державного нотаріального архіву:

1) приватним нотаріусом:

видається наказ про тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до державного нотаріального архіву;

складається та невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів, надсилається заява (в тому числі шляхом надсилання заяви електронною поштою, підписаної власним кваліфікованим електронним підписом) до відповідного територіального органу Міністерства юстиції України з метою визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса;

пакуються справи відповідно до вимог, встановлених пунктом 5 розділу I цього Порядку;

2) територіальним органом Міністерства юстиції України на підставі заяви, отриманої від приватного нотаріуса, щодо визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса:

не пізніше трьох робочих днів видається наказ начальника територіального органу Міністерства юстиції України про визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса;

забезпечується інформування приватного нотаріуса про визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса;

забезпечується інформування державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.

У разі відсутності можливості для розміщення тимчасово переміщених документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у державних нотаріальних архівах, які підпорядковані територіальному органу Міністерства юстиції України, до якого звернувся із заявою приватний нотаріус, начальник такого територіального органу Міністерства юстиції України звертається до інших територіальних органів Міністерства юстиції України з пропозицією щодо визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. Про результати вжитих заходів територіальний орган Міністерства юстиції України не пізніше п'яти робочих днів інформує приватного нотаріуса.

У разі погодження іншим територіальним органом Міністерства юстиції України пропозиції щодо визначення державного нотаріального архіву, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, такий територіальний орган Міністерства юстиції України:

інформує про прийняте рішення територіальний орган Міністерства юстиції України, який звернувся з вказаною пропозицією;

вживає всіх заходів, визначених підпунктом 2 пункту 1 розділу II цього Порядку;

3) завідувачем державного нотаріального архіву (особою, яка його заміщує), визначеним наказом начальника територіального органу Міністерства юстиції України, вживаються заходи щодо:

визначення приміщення (кімнати), до якого (якої) буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса;

приймання та розміщення тимчасово переміщених документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.

2. Приватний нотаріус тимчасово переміщує документи нотаріального діловодства та архіву до державного нотаріального архіву, визначеного наказом начальника територіального органу Міністерства юстиції України, про що складає:

акт приймання-передавання документів приватного нотаріуса до/з державного нотаріального архіву в умовах воєнного стану (додатки 1, 2), в якому зазначається кількість спакованих та опломбованих мішків, картонних коробок, ящиків, пакунків чи інших видів пакування, який підписується приватним нотаріусом та завідувачем державного нотаріального архіву (або особою, яка його заміщує), якому передаються такі документи для тимчасового зберігання, та складається у трьох примірниках, один з яких разом із документами передається до відповідного державного нотаріального архіву, другий - залишається у справах відповідного територіального органу Міністерства юстиції України, третій - зберігається у приватного нотаріуса.

3. Тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до державного нотаріального архіву здійснюється строком не більше ніж на три місяці.

На підставі заяви приватного нотаріуса та за наявності поважної причини (хвороба, перебування на території проведення активних бойових дій тощо) цей строк може бути продовжено.

Вказана заява невідкладно надсилається (в тому числі шляхом надсилання заяви електронною поштою, підписаної власним кваліфікованим електронним підписом) до відповідного територіального органу Міністерства юстиції України.

Територіальний орган Міністерства юстиції України повідомляє визначений наказом державний нотаріальний архів, до якого було тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, про продовження строку такого зберігання.

4. Після спливу строку, встановленого пунктом 3 цього розділу, приватний нотаріус вживає один із заходів, а саме:

повертає тимчасово переміщені документи нотаріального діловодства та архіву з державного нотаріального архіву до місця розташування його робочого місця (контори) у разі припинення обставин, що спричинили тимчасове переміщення;

організовує нове робоче місце (контору) для здійснення приватної нотаріальної діяльності в межах нотаріального округу;

приймає рішення щодо тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України;

приймає рішення щодо тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) будь-якого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору схову;

приймає рішення про зупинення приватної нотаріальної діяльності та укладає договір про заміщення;

приймає рішення про припинення приватної нотаріальної діяльності та вживає всіх заходів, встановлених законодавством для припинення приватної нотаріальної діяльності.

1. З метою забезпечення тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України, приватним нотаріусом:

видається наказ про тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України;

складається та невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів, надсилається повідомлення (у тому числі шляхом надсилання повідомлення електронною поштою, підписаного власним кваліфікованим електронним підписом) до відповідного територіального органу Міністерства юстиції України, компетенція якого поширюється на нотаріальний округ, у межах якого розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса, стосовно тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України.

У повідомленні також обов'язково зазначається інформація про відповідність окремого приміщення вимогам, передбаченим пунктом 3 цього розділу.

У разі якщо окреме приміщення, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, розташоване на території, що належить до компетенції іншого територіального органу Міністерства юстиції України, приватний нотаріус у такому випадку також надсилає повідомлення (в тому числі шляхом надсилання повідомлення електронною поштою, підписаного власним кваліфікованим електронним підписом) про вказане тимчасове переміщення до такого територіального органу Міністерства юстиції України.

У повідомленні обов'язково зазначається адреса окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України, а також додається копія, засвідчена підписом нотаріуса, документа, що підтверджує право власності або право користування приміщенням, до якого будуть тимчасово переміщені документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса;

пакуються справи відповідно до вимог, установлених пунктом 5 розділу I цього Порядку.

2. Приватний нотаріус самостійно здійснює пошук приміщення, що має бути розташоване на більш безпечній території України, до якого будуть тимчасово переміщені документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.

У приватного нотаріуса має бути документ, що підтверджує право власності або право користування приміщенням, до якого будуть тимчасово переміщені документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.

3. Приміщення, у тому числі житлове приміщення, має бути прийнятним для тимчасового переміщення та зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса та відповідати таким вимогам:

бути придатним для тимчасового зберігання таких документів;

бути обладнаним охоронною сигналізацією;

вікна приміщень, які розташовані на цокольному, першому поверхах будинків, мають бути облаштовані металевими гратами або захисними ролетами, або спеціальною захисною плівкою.

Таке приміщення сертифікації не підлягає.

4. Тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України, здійснюється на строк дії воєнного стану та протягом шести місяців з дня його припинення або скасування.

1. З метою забезпечення тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) іншого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору схову приватним нотаріусом:

видається наказ про тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) іншого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору схову;

укладається договір схову з іншим приватним нотаріусом з метою збереження у приміщенні, яке є його робочим місцем (конторою), тимчасово переміщених документів нотаріального діловодства та архіву;

складається та невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів, надсилається повідомлення (у тому числі шляхом надсилання повідомлення електронною поштою, підписаного власним кваліфікованим електронним підписом) до відповідного територіального органу Міністерства юстиції України, компетенція якого поширюється на нотаріальний округ, у межах якого розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса, з яким укладено договір схову.

У разі якщо робоче місце (контора) приватного нотаріуса, з яким укладено договір схову, до якого буде тимчасово переміщено документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, розташоване в нотаріальному окрузі, на територію якого поширюється компетенція іншого територіального органу Міністерства юстиції України, приватний нотаріус у такому випадку також надсилає повідомлення (в тому числі шляхом надсилання повідомлення електронною поштою, підписаного власним кваліфікованим електронним підписом) про вказане тимчасове переміщення до такого територіального органу Міністерства юстиції України.

У повідомленні обов'язково зазначається адреса розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, з яким укладено договір схову;

пакуються справи відповідно до вимог, установлених пунктом 5 розділу I цього Порядку.

2. Приватний нотаріус самостійно здійснює пошук приватного нотаріуса, з яким бажає укласти договір схову, до якого будуть тимчасово переміщені документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.

3. Приватний нотаріус тимчасово переміщує документи нотаріального діловодства та архіву до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) приватного нотаріуса, з яким укладено договір схову, про що складає:

акт приймання-передавання документів приватного нотаріуса до/від приватного нотаріуса, з яким укладено договір схову (додатки 3, 4), в якому зазначається кількість спакованих та опломбованих мішків, картонних коробок, ящиків, пакунків чи інших видів пакування, який підписується приватними нотаріусами та складається у трьох примірниках, один з яких разом із документами передається приватному нотаріусу, з яким укладено договір схову, другий - залишається у справах відповідного територіального органу Міністерства юстиції України, третій - зберігається у приватного нотаріуса.

4. Тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до окремого приміщення, яке є робочим місцем (конторою) іншого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору схову, здійснюється на строк дії договору схову, але не більше строку дії воєнного стану та протягом шести місяців з дня його припинення або скасування.

1. З метою забезпечення тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) іншого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору про його заміщення:

1) приватним нотаріусом:

подається заява до територіального органу Міністерства юстиції України про зупинення нотаріальної діяльності;

укладається договір про його заміщення з іншим приватним нотаріусом;

за наявності письмової згоди іншого приватного нотаріуса, з яким укладено договір заміщення, видається наказ про тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) іншого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору про його заміщення;

складається та невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів, надсилається повідомлення (у тому числі шляхом надсилання повідомлення електронною поштою, підписаного власним кваліфікованим електронним підписом) до відповідного територіального органу Міністерства юстиції України, компетенція якого поширюється на нотаріальний округ, у межах якого розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса, з яким укладено договір про його заміщення.

У повідомленні обов'язково зазначається адреса розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, з яким укладено договір про його заміщення;

пакуються справи відповідно до вимог, установлених пунктом 5 розділу I цього Порядку;

2) начальником територіального органу Міністерства юстиції України на підставі заяви, отриманої від приватного нотаріуса, про зупинення нотаріальної діяльності, вживаються всі заходи, передбачені законодавством, для зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса.

2. Приватний нотаріус самостійно здійснює пошук іншого приватного нотаріуса, з яким бажає укласти договір про його заміщення та до якого будуть тимчасово переміщені документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.

3. Приватний нотаріус тимчасово переміщує документи нотаріального діловодства та архіву до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) приватного нотаріуса, з яким укладено договір про його заміщення, про що складає акт приймання-передавання документів приватного нотаріуса до/від приватного нотаріуса, з яким укладено договір про його заміщення, у порядку, передбаченому Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613.

4. Тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до окремого приміщення, яке є робочим місцем (конторою) іншого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору про його заміщення, здійснюється на строк дії договору про його заміщення, але не більше строку дії воєнного стану та протягом шести місяців з дня його припинення або скасування.