Про внесення змін до Положення про порядок заміщення приватного нотаріуса

Відповідно до вимог статей 8, 13-1, 29, 29-1, 29-2, 33 Закону України "Про нотаріат" та з метою встановлення єдиних умов та правил щодо заміщення тимчасово відсутнього приватного нотаріуса або нотаріуса, діяльність якого зупинена, наділення повноваженнями іншого приватного нотаріуса, який здійснює заміщення відсутнього приватного нотаріуса, а також забезпечення належного доступу до документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, якого заміщують,

1. Унести зміни до Положення про порядок заміщення приватного нотаріуса, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.08.2003 N 98/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22.08.2003 за N 734/8055 (далі - Положення), виклавши його в новій редакції, що додається.

2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Н.В.Ященко):

2.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

2.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі та забезпечити його належне застосування в роботі.

2.3. Розробити та довести до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі для застосування в роботі форму Примірного договору про заміщення приватного нотаріуса іншим приватним нотаріусом.

3. Директору Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань Н.В.Ященко та начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції Л.В.Єфіменка.

1. Приватний нотаріус у випадках, коли він має намір зупинити виконання своїх обов'язків на строк більше одного тижня, зобов'язаний повідомити про це відповідне Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі - управління юстиції).

2. Повідомлення оформляється власною заявою на ім'я начальника управління юстиції не пізніше ніж за один робочий день до дня зупинення нотаріальної діяльності.

Заява повинна містити інформацію про причини зупинення нотаріальної діяльності (відпустка, планове лікування, планова госпіталізація, навчання, проходження підвищення кваліфікації тощо); строк, на який зупиняється нотаріальна діяльність.

3. У випадках, коли приватний нотаріус має намір зупинити нотаріальну діяльність за власним бажанням на строк, що не перевищує двох місяців протягом календарного року, або на більший строк за наявності поважних причин (вагітність, догляд за дитиною, хвороба тощо), а також у випадках, передбачених пунктами 1, 2, 3, 6, 8 частини першої статті 29-1 Закону України "Про нотаріат", заява, передбачена пунктом 2 цього Положення, має містити дані щодо прізвища, імені, по батькові приватного нотаріуса (найменування нотаріального округу, адресу розташування робочого місця (контори)), з яким укладено договір про заміщення приватного нотаріуса, копія якого додається до заяви.

4. Приватний нотаріус зобов'язаний зупинити нотаріальну діяльність з моменту отримання копії наказу про тимчасове зупинення його нотаріальної діяльності.

Приватний нотаріус, якого заміщують, зобов'язаний в день отримання копії наказу про тимчасове зупинення його нотаріальної діяльності розмістити в приміщенні робочого місця (контори) нотаріуса в доступному для відвідувачів місці інформацію щодо приватного нотаріуса, який його заміщує, із зазначенням адреси розташування робочого місця (контори), контактного телефону, графіка роботи та строку заміщення.

5. Заміщення приватного нотаріуса іншим приватним нотаріусом здійснюється на строк, визначений договором про заміщення. Цей строк не може перевищувати двох місяців протягом календарного року. За наявності поважних причин (вагітність, догляд за дитиною, хвороба тощо) чи у випадках тимчасового зупинення нотаріальної діяльності за ініціативою управління юстиції строк заміщення може бути збільшений.

6. При зупиненні нотаріальної діяльності приватного нотаріуса він має право, а якщо строк зупинення більше одного місяця, - зобов'язаний укласти договір про його заміщення з іншим приватним нотаріусом, за винятком підстави, передбаченої пунктом 7 частини першої статті 29-1 Закону України "Про нотаріат".

Договір про заміщення укладається з посиланням на номери свідоцтв та реєстраційних посвідчень приватних нотаріусів.

До договору про заміщення додається акт прийому-передачі, в якому зазначаються: дата і номер наказу про реєстрацію нотаріальної діяльності нотаріуса, якого заміщують; дата і номер наказу про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, якого заміщують; дата початку і зупинення нотаріальної діяльності нотаріуса, якого заміщують; кількість справ, томів, частин в архіві нотаріуса із зазначенням крайніх дат справ; кількість справ нотаріальних документів у нотаріальному діловодстві, переданих у зв'язку із заміщенням; стан і умови збереження документів архіву приватного нотаріуса, якого заміщують, тощо.

7. Приватний нотаріус, який заміщує, в порядку заміщення вчиняє всі нотаріальні дії, передбачені статтею 34 Закону України "Про нотаріат", за винятком дій щодо прийняття в депозит грошових сум і цінних паперів та їх повернення.

Крім того, приватний нотаріус, який заміщує:

надає відповіді на листи, що надходять на ім'я приватного нотаріуса, якого заміщують;

представляє інтереси в судах усіх інстанцій, дає пояснення на скарги та позови;

складає та підписує звіти;

робить необхідні службові відмітки;

бере участь у проведенні виїмки документів правоохоронними органами у нотаріуса, якого заміщує;

вчиняє всі інші дії, які пов'язані із нотаріальними діями, вчиненими приватним нотаріусом, якого заміщують.

Приватний нотаріус, якого заміщують, не вправі здійснювати нотаріальну діяльність під час цього заміщення, якщо інше не передбачено Законом України "Про нотаріат". Виконання приватним нотаріусом обов'язків щодо заміщення провадиться з дотриманням вимог статті 8 Закону України "Про нотаріат".

Одночасне здійснення заміщення більш як одного приватного нотаріуса не допускається.

У разі дострокового повернення приватного нотаріуса до здійснення нотаріальної діяльності повноваження нотаріуса, який його заміщує, що виникли внаслідок такого заміщення, автоматично припиняються.

8. Нотаріальні дії, вчинені в порядку заміщення, підлягають реєстрації у журналі реєстрації фактів заміщення приватного нотаріуса, форма якого наведена в додатку до цього Положення.

Реєстрації у журналі реєстрації фактів заміщення приватного нотаріуса підлягають усі дії, пов'язані з використанням документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, якого заміщують.

9. Одночасно з реєстрацією фактів заміщення приватного нотаріуса всі нотаріальні дії, учинені нотаріусом, який заміщує, підлягають реєстрації ним у власному реєстрі для реєстрації нотаріальних дій з відміткою про їх вчинення в порядку заміщення. Така відмітка містить посилання на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення приватного нотаріуса. Про вчинення нотаріальних дій у порядку заміщення із зазначенням порядкового номера за журналом реєстрації фактів заміщення приватний нотаріус зазначає у посвідчувальному написі на оформлених ним документах.

Приватний нотаріус, який заміщує іншого приватного нотаріуса, нотаріальна діяльність якого зупинена, вчиняє нотаріальні дії від свого імені та прикладає свою особисту печатку. При вчиненні цих нотаріальних дій приватний нотаріус використовує спеціальні бланки нотаріальних документів, отримані ним особисто.

10. Місцем вчинення нотаріальних дій у порядку заміщення є робоче місце приватного нотаріуса, який заміщує.

11. Після припинення повноважень приватним нотаріусом, який заміщує, складається акт прийому-передачі, в якому зазначаються: кількість справ нотаріальних документів у нотаріальному діловодстві, переданих у зв'язку із заміщенням і повернутих приватному нотаріусу, якого заміщують, відомості про зміни у складі та обсязі фонду, їх причини.

12. Приватний нотаріус, якого заміщували, у разі повернення до здійснення нотаріальної діяльності зобов'язаний в той самий день письмово повідомити відповідне управління юстиції про виконання своїх повноважень.