Про затвердження Інструкції з ведення погосподарського обліку в сільських, селищних та міських радах

Відповідно до статті 14 Закону України "Про державну статистику", статті 4 Закону України "Про особисте селянське господарство", пункту 4 Положення про Державний комітет статистики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2007 року N 924,

1. Затвердити та ввести в дію Інструкцію з ведення погосподарського обліку в сільських, селищних та міських радах (далі - Інструкція), що додається.

2. Департаменту статистики сільського господарства та навколишнього середовища (Прокопенко О.М.):

2.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

2.2. Разом із департаментом статистики послуг (Калачова І.В.) департаментом статистики праці (Сеник І.В.) і департаментом статистики населення та адміністративно-територіального устрою (Тимошенко Г.М.) здійснювати методологічне керівництво застосуванням Інструкції, затвердженої цим наказом.

3. Головним управлінням статистики в Автономній Республіці Крим, областях та Управлінню статистики в місті Севастополі:

3.1. Довести цей наказ до відома сільських, селищних, міських рад.

3.2. Здійснювати методологічне керівництво застосуванням Інструкції, затвердженої цим наказом, у межах своїх повноважень.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету статистики України від 18 квітня 2005 року N 95 "Про затвердження форм погосподарського обліку та Інструкції з ведення погосподарського обліку в сільських, селищних та міських радах", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11 травня 2005 року за N 487/10767.

5. Адміністративно-господарському департаменту (Кобзар О.К.) довести цей наказ до відома першого заступника Голови, заступників Голови, керівників самостійних структурних підрозділів Держкомстату, начальників головних управлінь статистики в Автономній Республіці Крим, областях та Управління статистики у місті Севастополі.

6. Наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Остапчука Ю.М.

1.1. Погосподарський облік, як вид первинного обліку, передбачений для накопичення і систематизації відомостей, які збираються сільськими, селищними, міськими радами (далі - місцеві ради) по розташованих на їхній території сільських населених пунктах і які є необхідними для виконання ними своїх повноважень та інформаційного забезпечення органів місцевого самоврядування всіх рівнів і органів виконавчої влади про соціально-демографічні характеристики населення в сільській місцевості, його потенціал у сфері сільського господарства. Для ведення цього обліку використовуються єдина на всій території України методологія і типові форми первинної облікової документації, затверджені центральним органом виконавчої влади у галузі статистики. Окремі форми ведуться по міських поселеннях.

1.2. Погосподарський облік ведеться з урахуванням норм чинного законодавства з питань захисту персональних даних. Цей облік не передбачає реєстраційних дій і не несе будь-яких правових наслідків для об'єктів, відносно яких він здійснюється.

1.3. У рамках погосподарського обліку місцевими радами ведеться облік особистих селянських господарств у порядку, затвердженому центральним органом виконавчої влади з питань статистики.

1.4. У цій Інструкції терміни використовуються в такому значенні:

голова домогосподарства - особа, яка очолює домогосподарство й несе відповідальність за нього. Вона визначається членами домогосподарства і, як правило, є господарем, людиною, яка приймає щоденні рішення стосовно діяльності домогосподарства. Здебільшого голова домогосподарства є власником житлового будинку і/ або земельної ділянки (ділянок);

домоволодіння - житловий будинок з прилеглою до нього земельною ділянкою та належними йому господарськими спорудами та будівлями;

домогосподарство (домашнє господарство) - сукупність осіб, які спільно проживають в одному житловому приміщенні або його частині, забезпечують себе всім необхідним для життя, ведуть спільне господарство, повністю або частково об'єднують свої кошти та витрачають їх. Ці особи можуть перебувати в родинних стосунках або стосунках свояцтва, не перебувати в будь-яких з цих стосунків або бути і в тих і в інших стосунках. Домогосподарство може складатися з однієї особи;

житловий будинок - незалежна споруда, що має дах, зовнішні або розподіляючі стіни, які сягають від фундаменту до даху, має поштовий номер та основна частина якої (більше половини загальної площі) використовується під житлові приміщення;

землеволодіння (земельне володіння) - земельна ділянка, що знаходиться на праві власності (користування);

квартира - внутрішня ізольована частина будівлі, яка відокремлена від інших суміжних приміщень стінами без прорізів або глухими перегородками, за наявності необхідних підсобних приміщень (кухня, туалет, ванна), а також має самостійний вихід на вулицю, двір, коридор загального користування або сходову клітку. Квартирою в житлових будинках коридорного типу з окремими кімнатами, що мають вихід у загальний коридор, уважається комплекс кімнат із загальною кухнею для них на кожний бік сходової клітки на кожному поверсі, якщо в них проживають сім'ї та одинаки;

особа, що відповідає за об'єкт погосподарського обліку, - голова домогосподарства, власник або користувач домоволодіння, землеволодіння.

1.5. Погосподарський облік організовується і здійснюється на принципах:

поєднання державних і місцевих інтересів;

незалежності від втручання в його методологію;

неупередженості й об'єктивності;

забезпечення якості даних, які збираються в його рамках;

конфіденційності даних;

послідовності й узгодженості інформації.

1.6. Погосподарський облік у сільських, селищних, міських радах ведеться за такими формами первинної облікової документації:

форма N 1 "Погосподарська книга N____ на 2011-2015 роки" (далі - форма N 1), затверджена наказом Державного комітету статистики від 11.10.2010 N 418;

форма N 2 "Алфавітна книга об'єктів погосподарського обліку на 2011-2015 роки" (далі - форма N 2), затверджена наказом Державного комітету статистики від 11.10.2010 N 418;

форма N 3 "Список осіб, яким надані земельні ділянки для ведення особистого селянського господарства" (далі - форма N 3), затверджена наказом Державного комітету статистики від 11.10.2010 N 418.

1.7. Для більш повного відображення інформації про населення на території місцевої ради передбачений Додаток до погосподарського обліку "Перелік установ, які знаходяться на території ради, на 2011-2015 роки" (далі - додаток до ПГО), затверджений наказом Державного комітету статистики від 11.10.2010 N 418.

1.8. Форми погосподарського обліку N 1, N 2 та додаток до ПГО передбачені для ведення погосподарського обліку в місцевих радах, на території яких розташовані сільські населені пункти, форма N 3 - для обліку в міських, а також селищних радах у частині міських поселень.

1.9. Форми погосподарського обліку заповнюються один раз. Надалі інформація, що занесена до них, оновлюється, уточнюється, доповнюється у порядку й у строки, встановлені цією Інструкцією.

Роботи з перезакладення документів погосподарського обліку на період 2011-2015 років проводяться протягом I кварталу 2011 року з урахуванням положень цієї Інструкції.

1.10. У місцевій раді визначається уповноважена особа (особи) органу місцевого самоврядування, яка (які) відповідає(ють) за ведення погосподарського обліку в місцевій раді (далі - уповноважена особа).

1.11. Основними інформаційними джерелами погосподарського обліку є:

будь-які документальні свідчення щодо об'єкта погосподарського обліку: паспорти, свідоцтва, земельно-кадастрова документація, технічні паспорти, правовстановлюючі документи, рішення органів виконавчої влади й органів самоврядування будь-якого рівня, господарюючих суб'єктів, письмові заяви громадян тощо;

усні повідомлення, заяви громадян;

наочна інформація, отримана під час суцільних обходів і перевірок.

1.12. Суцільні обходи об'єктів погосподарського обліку й опитування населення проводяться кожного року в період з 1 до 15 січня.

1.13. До опитування залучається особа, що відповідає за об'єкт погосподарського обліку, або за її відсутності - повнолітня особа, яка має безпосереднє відношення до об'єкта і спроможна надати достовірну інформацію про нього.

1.14. Перед початком обходу для запобігання пропусканню окремих житлових будинків та дрібних населених пунктів перевіряється список усіх сільських населених пунктів, які розташовані на території ради. При цьому звертається увага на те, щоб до списків були включені всі дрібні населені пункти та окремо розташовані житлові будинки: хутори, будинки для персоналу лісового господарства, залізничні станції, роз'їзди тощо. Крім того, до списку включаються відомчі будинки, будинки і гуртожитки підприємств, підсобних господарств.

1.15. Під час проведення суцільних обходів у великих місцевих радах можуть залучатися особи зі складу органу місцевого самоврядування. З цією метою після уточнення списку населених пунктів його розбивають на окремі чітко обмежені частини, визначають необхідну кількість людей, складають персональний список осіб, які залучаються, з зазначенням того, в яких населених пунктах, на яких вулицях у великих населених пунктах їм доручається проведення робіт із перезакладення (уточнення) документів погосподарського обліку, і подають цей список на затвердження виконкому відповідної місцевої ради.

Після затвердження списку особам, які залучаються до проведення суцільних обходів, під розписку видається необхідна облікова документація з погосподарського обліку для її заповнення або перевірки й уточнення записів у ній, а після закінчення роботи від кожної з цих осіб приймаються заповнені (перевірені) документи.

1.16. Усі форми погосподарського обліку заповнюються відповідно до положень цієї Інструкції, зокрема:

1.16.1. У всіх формах у титульних частинах заповнюються назва адміністративно-територіальної одиниці, назва району та назва сільської, селищної або міської ради.

1.16.2. Усі записи робляться чітко, внесені зміни й уточнення - обґрунтовуються, завіряються підписом особи, що відповідає за об'єкт погосподарського обліку, та уповноваженої особи, що здійснювала запис, а там, де це передбачено, - також підписом члена особистого селянського господарства. Поряд зі своїм підписом уповноважена особа проставляє свої прізвище та ініціали.

1.16.3. Погосподарський облік можна вести в одному з трьох варіантів з дотриманням методології та за показниками і формами, затвердженими центральним органом виконавчої влади у галузі статистики, а саме:

у паперовому виді;

у паперовому виді з використанням електронно-обчислювальної техніки;

в електронному виді.

Ведення погосподарського обліку лише в електронному виді є допустимим за умови забезпечення отримання електронних підписів усіх осіб, підписи яких передбачені цією Інструкцією.

Місцеві ради самостійно обирають, у якому виді здійснювати погосподарський облік.

1.17. Захист та використання інформації, що збирається за допомогою погосподарського обліку, здійснюються відповідно до Законів України "Про захист персональних даних", "Про інформацію".

1.18. Зберігання документів погосподарського обліку провадиться відповідно до чинного законодавства.

2.1. Об'єкт погосподарського обліку (далі - об'єкт ПГО) - це:

домогосподарство з реєстрацією місця проживання на території місцевої ради разом з нерухомістю, якою воно володіє або користується на правах довгострокової оренди, - перший тип об'єкта (код - 1);

домогосподарство з реєстрацією місця перебування на території місцевої ради без реєстрації місця проживання в ній разом з нерухомістю, якою воно володіє або користується на правах довгострокової оренди, - другий тип об'єкта (код - 2);

домоволодіння, місце проживання власника (власників) якого зареєстровано за межами місцевої ради, включаючи земельні ділянки, що належать цій особі (особам) у межах місцевої ради, - третій тип об'єкта (код - 3);

землеволодіння, місце проживання власника (власників) якого зареєстровано за межами місцевої ради, - четвертий тип об'єкта (код - 4). Землеволодіння, як об'єкт ПГО, не має розташованого на ньому житлового будинку, але на ньому можуть знаходитися окремі господарські споруди;

закинутий об'єкт - домоволодіння або землеволодіння, яким тривалий час ніхто не користується і яке має ознаки занепаду, руйнування, а також домоволодіння або землеволодіння, чий єдиний власник, господар помер, а спадкоємці (правонаступники) ще не визначені, - п'ятий тип об'єкта (код - 5).

2.2. Номер об'єкта погосподарського обліку (далі - номер ПГО) - унікальний номер, що присвоюється кожному об'єкту погосподарського обліку один раз при включенні об'єкта до погосподарського обліку, який зберігається за ним при подальших перезакладеннях документів погосподарського обліку і є дійсним допоки об'єкт не буде виключено з обліку.

Під цим номером можуть виписуватися повідомлення, повістки тощо.

Номер ПГО є зіставним і складається з п'яти цифр. Перші чотири цифри є порядковим номером об'єкта ПГО у межах місцевої ради, остання - кодом типу об'єкта.

Для уникнення дублювання порядкових номерів у місцевій раді установлюється наскрізна нумерація об'єктів ПГО за будь-яким зручним для місцевої ради принципом (за територіальним у порядку зростання номерів будинків, за алфавітним щодо прізвищ голів домогосподарств тощо) незалежно від типу об'єкта і кількості населених пунктів у раді.

За будь-яких змін, що відбуваються з об'єктом ПГО протягом його перебування на обліку, в його номері може змінюватися тільки остання цифра - код типу об'єкта. Порядковий номер об'єкта ПГО у межах місцевої ради (перші чотири цифри його номера) не змінюється.

Порядкові номери об'єктів ПГО, що вивільняються через виключення об'єктів з погосподарського обліку, надалі не використовуються.

2.3. Облікова картка об'єкта погосподарського обліку - основний документ погосподарського обліку, що є складовою частиною форми N 1 і вміщує основні показники, які безпосередньо характеризують об'єкт ПГО. Її заповнюють для кожного об'єкта ПГО.

3.1. До погосподарського обліку включаються об'єкти, які відповідають визначенню, наведеному в пункті 2.1 розділу II цієї Інструкції.

3.2. Об'єкт першого типу - домогосподарство з реєстрацією місця проживання на території місцевої ради, включається до погосподарського обліку за фактом реєстрації місця проживання його членів (або хоча б одного з його членів) на території місцевої ради.

3.2.1. Домогосподарство, що прибуло на територію місцевої ради після закладення документів погосподарського обліку і зареєструвало своє місце проживання в ній, одночасно включається до погосподарського обліку.

3.2.2. Домогосподарство, яке утворилося наново з числа осіб, що мають реєстрацію місця проживання на території місцевої ради, або внаслідок об'єднання чи роз'єднання (розділення) існуючих домогосподарств з реєстрацією місця проживання на території ради, стає об'єктом ПГО і включається до погосподарського обліку за усним повідомленням (усною заявою) голови такого домогосподарства з моменту здійснення ним повідомлення.

3.3. Об'єкт другого типу - домогосподарство з реєстрацією місцеперебування на території місцевої ради, включається до погосподарського обліку за фактом реєстрації свого місцеперебування. Домогосподарство, що прибуло на територію місцевої ради після закладення документів погосподарського обліку і зареєструвало своє місцеперебування в ній, одночасно включається до погосподарського обліку.

3.4. Об'єкт третього типу - домоволодіння, місце проживання власника (власників) якого (яких) зареєстровано за межами місцевої ради, включається до погосподарського обліку за фактом його існування на території місцевої ради на момент проведення суцільного обходу і опитування населення під час перезакладення документів погосподарського обліку, а також за фактом набуття прав на частину нерухомого майна об'єкта ПГО цієї місцевої ради в період після перезакладення документів погосподарського обліку.

3.5. Об'єкт четвертого типу - землеволодіння, місце проживання власника (власників) якого (яких) зареєстровано за межами місцевої ради, включається до погосподарського обліку за фактом його існування на території місцевої ради на момент проведення суцільного обходу і опитування населення під час перезакладення документів погосподарського обліку, а також за фактом надання громадянам, не зареєстрованим на території місцевої ради, земельних ділянок відповідно до норм чинного законодавства або за фактом набуття прав на частину землі об'єкта ПГО цієї місцевої ради в період після перезакладення документів погосподарського обліку.

3.6. Об'єкт п'ятого типу - закинутий об'єкт, уключається до погосподарського обліку за фактом його існування на території місцевої ради на момент проведення суцільного обходу й опитування населення під час перезакладення й уточнення документів погосподарського обліку або за фактом появи такого об'єкта в період після закладення документів погосподарського обліку.

4.1. Виключення об'єкта з погосподарського обліку здійснюється в таких випадках:

4.1.1. Ліквідація об'єкта ПГО відбувається в разі:

виїзду в повному складі та зняття з реєстрації місця проживання/ перебування домогосподарства, яке не має на території місцевої ради нерухомого майна, що йому належить;

смерті останнього члена домогосподарства, яке має реєстрацію місця проживання і не має на території місцевої ради нерухомого майна, що йому належить;

виїзду в повному складі та зняття з реєстрації місця проживання/ перебування домогосподарства, правонаступником нерухомого майна якого на території ради стає домогосподарство з реєстрацією місця проживання/ перебування на території місцевої ради;

об'єднання об'єктів ПГО з реєстрацією місця проживання на території місцевої ради;

прийняття в спадщину безхазяйного об'єкта членом (членами) домогосподарства з реєстрацією місця проживання/ перебування на території місцевої ради;

придбання домоволодіння або землеволодіння домогосподарством із реєстрацією місця проживання/ перебування на території ради;

розділення нерухомого майна об'єкта ПГО при його спадкуванні чи продажу;

рішення органу місцевого самоврядування про ліквідацію закинутого об'єкта.

4.1.2. Об'єкт перестає відповідати одному з визначень, наведених у пункті 2.1 розділу II цієї Інструкції, у разі виїзду у повному складі та зняття з реєстрації місця проживання/ перебування домогосподарства, правонаступником нерухомого майна якого на території ради стає юридична особа (підприємство, організація, церква тощо), або набуття домогосподарством статусу фізичної особи-підприємця.

4.2. З моменту виключення об'єкта з погосподарського обліку відомості про нього у зведеній інформації за даними погосподарського обліку про об'єкти ПГО, що в ньому перебувають, не враховуються.

5.1. При зміні типу об'єкта ПГО слід брати до уваги такі основні моменти:

основним об'єктом ПГО є домогосподарство, тобто об'єкт, члени якого мають реєстрацію місця проживання/ перебування на території місцевої ради. Воно може володіти (чи користуватися) нерухомістю на території ради або не мати її зовсім;

домогосподарство може змінювати тип реєстрації - з реєстрації місця проживання на реєстрацію місцеперебування, а також, зніматися з реєстрації;

домоволодіння і землеволодіння є другорядними об'єктами по відношенню до домогосподарства з реєстрацією на території місцевої ради, оскільки, як правило, є результатом його діяльності, їхні власники не мають реєстрації місця проживання/ перебування на території місцевої ради;

закинутий об'єкт відображає, як правило, останню стадію еволюції домогосподарства, хоча за певних умов він може бути відроджений;

зміна типу об'єкта ПГО повинна відображати наступність подій щодо нього.

5.2. Зміна типу об'єкта ПГО здійснюється:

5.2.1. Якщо домогосподарство - об'єкт першого або другого типу - в повному складі змінює реєстрацію в межах ради.

5.2.2. Якщо домогосподарство з реєстрацією на території ради (об'єкти першого і другого типу) в повному складі виїжджає з неї і відповідно знімається з реєстрації, залишає за собою право на нерухомість, яку воно має на території місцевої ради, або передає її громадянам, які мають реєстрацію місця проживання за межами ради. Тип об'єкта змінюється з коду 1 або 2 на код 3 або код 4 (якщо домогосподарство володіло тільки землею).

5.2.3. Якщо власник домоволодіння, землеволодіння реєструє своє місце проживання/ перебування на території місцевої ради. Тип об'єкта ПГО відповідно змінюється з коду 3 або 4 на код 1 або 2.

5.2.4. У разі смерті останнього члена домогосподарства, який мав реєстрацію місця проживання/ перебування і нерухоме майно на території місцевої ради. Тип об'єкта ПГО змінюється з коду 1 або 2 на код 5 до моменту, коли буде визначено правонаступника цього майна.

Надалі, якщо правонаступник(и) має(ють) реєстрацію місця проживання/ перебування на території місцевої ради або нерухоме майно розподіляється між правонаступниками, об'єкт ліквідується відповідно до пункту 4.1.1 розділу IV цієї Інструкції. Якщо правонаступник(и) зареєстрований(і) за межами ради і об'єкт ПГО переходить до нього (них) цілісно, без роз'єднання, код об'єкта 5 змінюється на код 3 або 4 відповідно до визначень, наведених у пункті 2.1 розділу II цієї Інструкції.

5.3. Зміна типу об'єкта ПГО здійснюється на момент події, що відбувається з ним.

5.4. Тип об'єкта не змінюється, якщо:

відбувається зміна особи, що відповідає за нього (наприклад зміна голови домогосподарства);

об'єкт ПГО в повному складі переміщується в межах місцевої ради;

один (або декілька) з дорослих членів домогосподарства виходить з нього з метою створення свого окремого домогосподарства без повного розділення об'єкта, який він залишає (наприклад молоде подружжя вирішує створити своє домогосподарство або дорослий син вирішує відокремитися від батьків і створити своє окреме домогосподарство тощо).

6.1. Перезакладення форми N 1 проводиться один раз на п'ять років на основі суцільного обходу об'єктів ПГО в період з 1 до 15 січня. У наступні чотири роки місцеві ради щорічно станом на 1 січня проводять суцільну перевірку й уточнення записів у ній.

6.2. Усі записи в формі N 1 робляться безпосередньо під час відвідування об'єкта ПГО шляхом опитування особи, що відповідає за нього, або іншої повнолітньої особи, яка має безпосереднє відношення до об'єкта ПГО і спроможна надати необхідну достовірну інформацію, з використанням за потреби відповідних підтверджувальних документів, якщо інше не передбачено цією Інструкцією.

Якщо під час щорічного суцільного обходу об'єктів ПГО немає, кого опитати (як правило, це об'єкти третього, четвертого і п'ятого типу), записи у формі N 1 здійснюються з використанням наявних інформаційних джерел з їх уточненням і доповненням протягом року на підставі нових документальних свідчень і опитування особи, що відповідає за об'єкт ПГО, або іншої повнолітньої особи, яка має безпосереднє відношення до об'єкта і спроможна надати необхідну достовірну інформацію (за можливості).

6.3. Форма N 1 складається з двох титульних аркушів та набору певної кількості облікових карток об'єктів ПГО, а також вкладишів до облікових карток об'єктів ПГО. Вона робиться в будь-якому зручному для місцевої ради форматі та в будь-який зручний для неї спосіб - відразу у вигляді книги (статичний варіант) чи у вигляді окремих наборів карток з подальшим їх зшиванням (гнучкий варіант). Форма N 1 може мати декілька томів, зручних для місцевої ради обсягу і формату.

6.4. У формі N 1 облікові картки об'єктів ПГО групуються за населеними пунктами, вулицями місцевої ради.

6.4.1. При статичному варіанті формування форми N 1 для кожного населеного пункту або вулиці відводиться необхідна кількість аркушів. Після закінчення запису домогосподарств певного населеного пункту або певної вулиці необхідно залишити в книзі необхідну кількість вільних аркушів для того, щоб мати змогу вписати нові об'єкти ПГО, які з'являться в цьому населеному пункті або на вулиці.

6.4.2. Облікова картка об'єкта ПГО складається з чотирьох сторінок з розрахунку, що в домогосподарстві - чотири особи. Якщо домогосподарство складається з більшої кількості осіб, для записів про нього використовується вкладиш, який відразу слід передбачити (вклеїти) для облікової картки такого домогосподарства. Надалі, якщо домогосподарство збільшилось протягом строку дії форми N 1, вкладиш вклеюється як при статичному, так і при гнучкому варіанті ведення погосподарського обліку. На вкладиші в обов'язковому порядку на обох сторінках проставляється номер об'єкта ПГО, до облікової картки якого він вклеюється.

6.5. На першому титульному аркуші форми N 1 записується назва адміністративно-територіальної одиниці, району та місцевої ради, проставляється номер погосподарської книги.

На другому титульному аркуші форми N 1, крім назви адміністративно-територіальної одиниці, району і місцевої ради та номера погосподарської книги, зазначаються назви населених пунктів з відміткою проти кожного з них номерів сторінок, на яких розміщені облікові картки об'єктів ПГО цих населених пунктів. У погосподарських книгах великих населених пунктів, крім назви населеного пункту, записуються також назви вулиць з відміткою проти кожної з них номерів сторінок, на яких розміщені облікові картки об'єктів ПГО, що розташовані на цих вулицях.

6.6. Після формування форма N 1 прошнуровується (скріплюється), її сторінки нумеруються, на початку кожної форми (на другому титульному аркуші форми) вказується кількість аркушів у ній, що завіряється підписом голови місцевої ради і гербовою печаткою.

Якщо після формування форми N 1 до неї був уставлений/ вклеєний вкладиш, номер сторінки на ньому проставляється через дріб - спочатку номер попередньої сторінки, а потім через дріб порядковий номер безпосередньо сторінки вкладиша (наприклад 52/1).

Після закінчення дії документів погосподарського обліку сторінки форми N 1 остаточно наскрізно нумеруються, на другому титульному аркуші проставляється остаточна кількість сторінок, яка завіряється підписом голови місцевої ради.

6.7. При гнучкому варіанті форми N 1 для зручності після її оформлення відповідно до пункту 6.6 цього розділу допускається її розшнурування (розкріплення) для поповнення вкладишами облікових карток об'єктів ПГО, для проведення щорічних робіт з перевірки й уточнення записів.

Для забезпечення цілісності форми N 1 при її веденні в гнучкому варіанті після другого титульного аркуша вставляється чистий аркуш, на якому зазначаються дата і причина її розшнурування (розкріплення), дата повторного прошнурування (скріплення), які завіряються підписом голови місцевої ради і гербовою печаткою.

6.8. У разі ведення погосподарського обліку в електронному виді форма N 1 для подальшого її зберігання раз на п'ять років роздруковується, формується і зшивається з дотриманням положень пунктів 6.4, 6.5 і 6.6 цього розділу.

7.1. Облікова картка об'єкта ПГО (далі - облікова картка) має єдину форму для всіх типів об'єктів ПГО.

7.1.1. Облікова картка складається з:

титульної частини;

розділу I "Відомості про членів домогосподарства з реєстрацією місця проживання на території ради";

розділу II "Житловий будинок/ квартира в приватній власності, користуванні громадян";

розділу III "Земля в особистому користуванні об'єкта на 1 січня";

розділу IV "Худоба та птиця в приватній власності об'єкта на 1 січня";

розділу V "Сільськогосподарська техніка в приватній власності, користуванні домогосподарства з реєстрацією місця проживання на території ради на 1 січня";

розділу "Додаткові відомості";

спеціальної частини, відведеної для підписів особи, що відповідає за об'єкт ПГО, та уповноваженої особи, що здійснювала записи.

7.1.2. Титульна частина і спеціальна частина, передбачена для підписів, заповнюються для всіх об'єктів ПГО без виключення. Розділи облікової картки заповнюються залежно від типу об'єкта ПГО, а саме для:

домогосподарства з реєстрацією місця проживання на території місцевої ради (перший тип об'єкта - код 1) заповнюють усі розділи;

домогосподарства з реєстрацією місця перебування на території місцевої ради (другий тип об'єкта - код 2) - розділ II (за умови володіння домогосподарством житловим будинком/ квартирою на території місцевої ради), розділи III і IV;

домоволодіння (третій тип об'єкта - код 3) - розділи II, III і IV;

землеволодіння (четвертий тип об'єкта - код 4) - розділи III і IV;

закинутий об'єкт (п'ятий тип об'єкта - код 5) - розділ II (якщо будинок зберігся) і розділ III.

7.1.3. Номер ПГО, що присвоєний об'єкту ПГО відповідно до положень пункту 2.2 розділу II цієї Інструкції, проставляється на кожній сторінці облікової картки у форматі 0000-0 (0001-1, 0002-3 і т.д.).

7.2. До титульної частини облікової картки заносяться такі відомості:

7.2.1. Номер об'єкта ПГО. Його остання цифра (код типу об'єкта ПГО) повинна збігатися з кодом об'єкта, для якого заповнені всі інші поля;

7.2.2. Повна адреса об'єкта ПГО або, якщо він не має адреси, детальний опис місцезнаходження. Для об'єкта другого типу - домогосподарства з реєстрацією місця перебування на території ради, якщо воно орендує житло, тут само записується номер ПГО об'єкта, де домогосподарство перебуває на квартирі;

7.2.3. Прізвище, ім'я, по батькові (повністю) особи, що відповідає за об'єкт ПГО:

для об'єкта першого або другого типу - голови домогосподарства. Для об'єкта ПГО першого типу запис про голову домогосподарства повинен збігатися з відомостями, занесеними до розділу I облікової картки;

для об'єкта третього, четвертого, п'ятого типу - власника або користувача у випадку довгострокової оренди об'єкта. Якщо об'єкт має декілька власників, до титульної частини заноситься інформація про того, хто за згодою інших (за можливості) може надавати інформацію про об'єкт ПГО. Відомості про інших власників наводяться в передбачених для цього полях у розділах II і III. Одночасно в титульній частині після типу об'єкта ПГО проставляється загальна кількість власників об'єкта (житлового будинку (житлових будинків), земельної ділянки (земельних ділянок)). Для об'єкта п'ятого типу, якщо неможливо встановити правонаступника, в титульній частині в полях "Прізвище, ім'я, по батькові власника/ користувача" та "Адреса реєстрації місця проживання власника/ користувача" записується "Не установлено";

7.2.4. Повна адреса реєстрації місця проживання особи, що відповідає за об'єкт ПГО, - для всіх типів об'єктів ПГО, крім об'єкта першого типу;

7.2.5. Місяць і рік прибуття та вибуття, а також мета прибуття в місцеву раду та кількість членів домогосподарства - для домогосподарства з реєстрацією місця перебування в місцевій раді (другий тип об'єкта ПГО).

7.3. Розділ I "Відомості про членів домогосподарства з реєстрацією місця проживання на території ради"

7.3.1. Записи в цьому розділі здійснюються систематично протягом року з подальшою їх перевіркою раз на рік під час суцільних обходів об'єктів ПГО з 1 по 15 січня. Записи робляться так, щоб надалі можна було вносити зміни.

7.3.2. У відповідних полях другої графи розділу записуються прізвища, імена, по батькові всіх членів домогосподарства, які мають реєстрацію місця проживання в місцевій раді. Першим записується голова домогосподарства, потім усі інші члени домогосподарства як присутні, так і тимчасово відсутні. Прізвища, імена та по батькові всіх членів домогосподарства записуються повністю, без перекручування та скорочення.

7.3.3. У рядку "Число, місяць, рік народження" необхідно на підставі відповідних документів (паспорт, свідоцтво про народження) проставити дату народження кожного члена домогосподарства. Для тих, хто народився після закладання погосподарських книг, необхідно, крім того, вказати номер, ким та коли було видано свідоцтво про народження.

Якщо реєстрація народження проводиться місцевою радою, одночасно з реєстрацією в книгах реєстрації актів цивільного стану вносяться відповідні зміни до облікової картки відповідного домогосподарства.

7.3.4. У рядку "Стать" записується: "чоловіча" або "жіноча".

7.3.5. У рядку "Родинні стосунки до голови домогосподарства" для кожного члена домогосподарства (крім його голови) записуються родинні стосунки цього члена домогосподарства до голови домогосподарства: дружина, чоловік; дочка, син; мати, батько; сестра, брат; невістка, зять; свекруха, свекор; теща, тесть; баба, дід; онука, онук; інший родич (особа з іншим ступенем родинних стосунків); не родич.

Родинні стосунки членів домогосподарства записуються виключно до голови домогосподарства.

Для патронованих дітей, які перебувають на вихованні в домогосподарстві, записується "патронат". Відомості про дітей записуються зі слів батьків або осіб, що їх замінюють.

7.3.6. До графи "Місце роботи (зайняття) та його адреса, ким працює" заносяться відомості про зайнятість (незайнятість) членів домогосподарства віком 15-70 років, а саме:

для осіб, які працюють на підприємствах, установах, організаціях, записується повна назва підприємства, установи, організації, повна поштова адреса або місцезнаходження роботи (заняття), включаючи назву країни та населеного пункту, а також ким працює. Наприклад: "ЗАТ "Гутянський елеватор", Україна, Харк. обл., Богодухів. р-н, с. Губарівка, гол. інженер"; "ЗАТ Кондитерська фабрика, Росія, м. Вороніж, вул. Кольцовська, 40, кондитер";

для осіб, які працюють у окремих осіб, та тих, що працюють самостійно (включаючи фізичних осіб-підприємців), записи здійснюються так: "У окр. особи, Україна, Черніг. обл., Козелец. р-н, с. Лебедівка, водій"; "Фіз. особа - підпр., Україна, м. Київ, вул. Полярна, 2, ремонт взуття"; "Самоз. (самозайнятий), Польща, м. Краків, торгівля".

Коли особа виконує різні низькокваліфіковані роботи, для неї щодо того, ким вона працювала, записується "різнороб".

Для особи, яка не має постійного місця роботи, працює сезонно або тимчасово (незалежно від тривалості та місця роботи), записується назва та місцезнаходження того місця роботи, яке було останнім у році, що минув, і ким вона працювала.

Для особи, яка з певних причин не мала роботи або прибуткового заняття (безробітний, який зареєстрований у державній службі зайнятості, а також той, що шукав роботу самостійно, не мав необхідності у працевлаштуванні, не працював за станом здоров'я, студент (учень) денної форми навчання та інші), проставляється "незайнятий".

Запис про назву й адресу місця роботи члена домогосподарства робиться олівцем для можливості оновлення інформації в разі зміни місця роботи протягом періоду дії форми N 1.

7.3.7. До графи "Наявність земельної ділянки у власності/ користуванні" для членів домогосподарства, яким відповідно до норм чинного законодавства надана земельна ділянка (ділянки) та які мають у власності земельну ділянку (ділянки) на території місцевої ради, включаючи ділянки з земель запасу, прилеглих до території місцевої ради (незалежно від того, чи виокремлено ділянку в натурі чи ні), відповідно до земельно-кадастрової документації заносяться дані про цільове призначення земельної ділянки та її площу (в гектарах з чотирма знаками після коми або із значністю, зазначеною в документах). Цільове призначення земельної ділянки записується згідно з Земельним кодексом України. Запис робиться скорочено, а саме для земельних ділянок з цільовим призначенням:

для будівництва, обслуговування житлового будинку, господарських будівель - "ж/г.б.";

для ведення особистого селянського господарства - "осг";

для товарного сільськогосподарського виробництва - "т.в.";

для сінокосіння і випасання худоби - "с/к";

городництва - "г-во";

індивідуального садівництва - "інд. с-во".

Якщо земельна ділянка здана її власником в оренду за договором, укладеним згідно з чинним законодавством, поряд із цільовим призначенням і площею ділянки через кому зазначається "зд.о.". Якщо здано в оренду частину ділянки, запис про площу ділянки робиться дробом - загальна площа ділянки/ площа, що здана в оренду ("т.в. 4 га / 2 га зд.о.").

Якщо особа взяла землю в оренду за договором, укладеним відповідно до норм чинного законодавства, окремо в спеціально передбаченому полі "крім того - взято в оренду" для цієї особи заносяться дані про площу орендованої земельної ділянки. За потреби разом із площею може проставлятися скорочено цільове призначення ділянки, взятої в оренду.

У цій самій графі за потреби можуть записуватися кадастрові номери ділянок, скорочено - підстава володіння (користування) землею (державний акт на право власності на земельну ділянку, рішення органу державної влади або органу місцевого самоврядування про надання земельної ділянки, договір купівлі-продажу, договір оренди, рішення про розпаювання сільськогосподарського підприємства і виготовлення відповідних документів тощо).

Якщо через будь-які причини земельна ділянка була здана в оренду без належного оформлення, тобто власник землі не має договору оренди, то відомості про неї записуються за членом домогосподарства, якому вона належить.

У випадку купівлі/продажу земельної ділянки без належного оформлення документів запис проводиться з урахуванням фактичної наявності в члена домогосподарства земельної ділянки з подальшим зустрічним звірянням отриманої інформації з даними землевпорядних органів (Державного реєстру земель).

Не включається до земельних ділянок об'єкта ПГО і не відображається в його обліковій картці (розділи I і III) інформація про земельну ділянку, що надана його члену згідно з чинним законодавством для ведення фермерського господарства або для ведення будь-якої іншої підприємницької діяльності.

У період після закладення документів погосподарського обліку в разі змін у складі земельних ділянок членів домогосподарства в цій графі робляться необхідні корегування з дотриманням положень пункту 1.16.2 розділу I цієї Інструкції.

7.3.8. У графі "Відмітка про ведення особистого селянського господарства" для громадян - членів домогосподарства відповідно до Закону України "Про особисте селянське господарство" і порядку обліку особистого селянського господарства, затвердженого центральним органом виконавчої влади у галузі статистики, робляться відповідні відмітки про участь у веденні особистого селянського господарства, які завіряються підписом члена особистого селянського господарства (члена ОСГ) із зазначенням дати.

7.3.9. У графі "Відомості про тимчасову відсутність" указуються місяць, рік, причина вибуття і місяць, рік повернення члена домогосподарства. Для осіб, що виїжджають на роботу за межі регіону, також скорочено записується назва адміністративно-територіальної одиниці України (Автономна Республіка Крим, область, м. Київ, м. Севастополь) або іншої країни (Росія, Польща, Італія тощо).

Відомості про тимчасову відсутність проставляються для членів домогосподарства, якщо вони є:

студентами вищих навчальних закладів (інститутів, технікумів, училищ, коледжів та ін.), учнями загальноосвітніх шкіл, професійно-технічних училищ, шкіл-інтернатів, які під час навчання проживають за місцезнаходженням навчального закладу (в гуртожитках, на квартирах в окремих осіб, інтернатах при школах);

особами, які працюють (тимчасово, сезонно, за домовленістю) за межами території місцевої ради та тимчасово проживають за місцем роботи;

особами, які призвані на військову строкову службу;

особами, які засуджені та направлені в місця позбавлення волі;

особами, які вибули в дитячі будинки, школи-інтернати для дітей-сиріт та дітей, що залишилися без батьківського піклування, будинки для осіб похилого віку та інвалідів, інші заклади;

особами, які вибули на довгострокове лікування в заклади охорони здоров'я за межі території ради;

особами, чиє місце проживання зареєстроване на території цієї ради, але які фактично проживають за її межами.

Строк тимчасової відсутності для перелічених вище категорій населення, які підтримують зв'язок з домогосподарством, не встановлюється. Він визначається часом, який необхідний для закінчення роботи, навчання, лікування та ін.

Записи здійснюються в такому порядку:

у першому рядку цієї графи відмітка про тимчасове вибуття робиться для осіб, які відсутні під час закладення або вперше вибули в період після закладення погосподарських книг. Відмітка про повернення цих осіб у будь-який момент до нового закладення погосподарських книг робиться у наступному рядку;

наступні рядки заповнюються тільки в разі повторного вибуття і повернення члена домогосподарства з зазначенням дати вибуття та повернення, а також причини вибуття.

Записи ведуться систематично протягом року і перевіряються під час щорічного обходу домогосподарств. Вони можуть мати такий вигляд: "квіт. 2009 р.; робота; Італія", "трав. 2010 р.; військ. служба", "серп. 2011 р.; навчання".

7.3.10. У графі "Відмітка про повне вибуття" необхідно зазначити рік, місяць та причину вибуття члена домогосподарства. При цьому слід зазначити, чи вибула певна особа на постійне місце проживання в інше домогосподарство цієї ради, чи за її межі. Наприклад, "трав. 2012 р., одруження, д.г N ПГО 0457-1", "черв. 2011 р., м. Фастів, нова робота".

Відмітка про вибуття особи за межі місцевої ради робиться одночасно з оформленням талона зняття з реєстрації місця проживання. При цьому вказується дата зняття з реєстрації місця проживання, а не дата фактичного вибуття з домогосподарства.

Запис про вибуття члена домогосподарства на проживання до іншого домогосподарства здійснюється на підставі заяви члена/ членів домогосподарства.

Відмітки про померлого члена домогосподарства робляться на підставі даних свідоцтва про смерть. Записується число, місяць, рік смерті особи, а також зазначається номер, ким і коли було видане свідоцтво про смерть. Якщо реєстрація смерті проводиться місцевою радою, одночасно з реєстрацією у книгах реєстрації актів цивільного стану робляться відповідні зміни відносно померлого в обліковій картці об'єкта ПГО.

Усі записи про вибулого члена домогосподарства в обліковій картці домогосподарства акуратно викреслюються.

Відмітки про вибуття членів домогосподарств робляться протягом року і перевіряються під час суцільного обходу об'єктів ПГО станом на 1 січня.

7.3.11. У графі "Відмітка про прибуття на територію ради заново" робиться запис про осіб, які заново прибули на постійне місце проживання на територію ради - дата реєстрації місця проживання на території ради та місце попередньої реєстрації. Наприклад, "реєстр. 08.12.2012, з м. Рівне".

Якщо особа прибула до домогосподарства з іншого домогосподарства цієї місцевої ради, інформація про неї заноситься до облікової картки об'єкта, що її приймає як для члена домогосподарства, без відмітки в цій графі.

Відмітки про осіб, які заново прибули, здійснюються протягом року на момент реєстрації місця проживання цих осіб і перевіряються під час суцільного обходу.

7.3.12. У графі "Відомості про пенсію, інвалідність, отримання соціальної допомоги" здійснюються записи щодо осіб, які одержують пенсію за віком, інвалідністю (указується група інвалідності), отримують різні види соціальної допомоги (зазначається яка саме). Інформація заноситься на підставі пенсійних книжок або довідок. У цій графі записуються також відомості про допомогу, що призначена і виплачується місцевими радами. Наприклад, "Пенсіонер за віком", "Інвалід ВВВ (Великої Вітчизняної війни) I групи", "Інвалід праці II групи", "Допомога багатодітним сім'ям" тощо.

7.4. Розділ II "Житловий будинок/ квартира в приватній власності, користуванні громадян"

7.4.1. На початку розділу до передбаченого для цього поля заносяться прізвище, ім'я, по батькові власника, співвласників, відповідального квартиронаймача, користувача житлового будинку або квартири.

У полі "Додаткова інформація" здійснюються записи, зокрема про здавання/ взяття в оренду житла, купівлю/ продаж, дарування будинку (квартири), будь-які інші необхідні для забезпечення виконання функцій місцевої ради відомості, збирання яких не суперечить чинному законодавству.

Якщо житловий будинок перебуває у власності не одного, а двох та більше самостійних домогосподарств, то в облікових картках кожного з цих домогосподарств разом із прізвищем, ім'ям, по батькові власника проставляється частка будинку, якою володіє домогосподарство, розмір загальної та житлової площі його частки та номери ПГО домогосподарств - співвласників будинку. Розмір загальної та житлової площі кожного домогосподарства вказується на підставі відповідних документів, а за їхньої відсутності - за внутрішнім обміром приміщень.

Наприклад, житловий будинок загальною площею 40 кв.м та житловою площею 30 кв.м належить двом домогосподарствам: одному домогосподарству (номер ПГО N 0128-1) належить 1/2 будинку розміром 20 кв.м загальної площі та 16 кв.м житлової площі, іншому (номер ПГО N 0345-1) - також 1/2 будинку розміром 20 кв.м загальної площі та 14 кв.м житлової площі (житлова площа менша за рахунок площі, що займає опалювальна піч). Для кожного з цих домогосподарств у їхніх облікових картках робляться такі записи: для домогосподарства з номером ПГО 0128-1 - "півбудинку; 20 кв.м / 16 кв.м; д.г. N ПГО 0345-1" і для домогосподарства з номером 0345-1 "півбудинку; 20 кв.м / 14 кв.м; д.г. N ПГО 0128-1".

7.4.2. Якщо домогосподарство має два чи більше будинки (дві чи більше квартири), то всі дані цього розділу необхідно записати про кожний будинок (квартиру) окремо, через дріб - про перший будинок/ про другий будинок/ про третій будинок і т.д.

7.4.3. Для домогосподарства, яке мешкає не у власному житловому будинку, в полі "Додаткова інформація" записується: "наймає будинок (квартиру)" або "проживає в будинку (квартирі)" із зазначенням власника житла, і далі розділ у частині показників, що характеризують житло, не заповнюється.

Якщо неможливо встановити власника житла, в полі "Додаткова інформація" робиться відповідний запис, розділ заповнюється з дотриманням положень пункту 6.2 розділу VI цієї Інструкції.

7.4.4. Житлові будинки (квартири) державного житлового фонду та житлового фонду комунальної власності, що приватизовані або придбані населенням, ураховуються в Погосподарській книзі як такі, що є у приватній власності громадян.

7.4.5. Відомості про рік побудови, матеріал стін, матеріал покрівлі заповнюються станом на 1 січня року закладки Погосподарської книги - першого заповнення облікової картки. Якщо протягом дії Погосподарської книги (п'ять років) були зміни, то їх необхідно внести, закресливши попередній запис.

Роком побудови житлового будинку (квартири) вважається рік, у якому цей будинок було введено в експлуатацію. Наприклад, якщо будівництво житлового будинку почалося в 1987 році, а закінчилось у 1991, то роком побудови буде 1991-й. При перебудовах, надбудовах, розширенні будинку роком уведення в дію вважається рік початкової побудови.

Щодо будівель, перенесених на нове місце, то роком побудови зазначається рік перенесення будови на нове місце з поміткою "Перенесено".

У записі про матеріал стін житлового будинку зазначається: кам'яний (з природного та штучного каменю), цегляний, панельний, блочний (з дрібних штучних блоків, шлакоблочний, з черепашнику), дерев'яний (рублений, брущатий), змішаний (цегла або камінь та дерево), сирцевий, збірно-щитовий, каркасно-засипний, глинобитний, саманний, каркасно-комишитовий та інші.