Про затвердження Типової інструкції з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях

Робота з документами, які містять інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893, та вимог цієї Інструкції.

9.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

9.1.1. У відділеннях НСПП підлягають контролю терміни виконання доручень, що містяться у актах НСПП (наказах, розпорядженнях НСПП, наказах відділень НСПП), протокольних рішень, доручень даних на нарадах або інших засіданнях, доручень керівництва відділень НСПП, підготовки проектів нормативних актів, проходження документів з метою своєчасного вирішення зазначених у них завдань.

9.1.2. Контроль за виконанням документів включає:

- постановку документів (доручень) на контроль, в т.ч. з використанням комп'ютерних технологій, формування інформаційної бази даних щодо контрольних документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівництва про стан виконання документів (доручень);

- повідомлення про стан виконання документів на нарадах, засіданнях;

- зняття документів з контролю.

9.2. Строки виконання документів

9.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

9.2.2. Усі документи з резолюціями в день їх розгляду керівництвом відділень НСПП повертаються до осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях, для передачі виконавцям.

Передача документів з позначкою "Терміново" здійснюється невідкладно. У випадку, коли доручення щодо виконання документа дається кільком виконавцям, особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, знімається необхідна кількість копій документа та резолюції, які направляються визначеним у дорученнях виконавцям.

Відповідальному виконавцю передається, як правило, оригінал документа. Відповідальний виконавець готує узагальнену інформацію про виконання документа, яка візується усіма виконавцями.

9.2.3. Документи виконуються у строки, визначені законодавством та зазначені у резолюціях, якщо інші строки не встановлені самим документом.

Документи, в яких не зазначені строки, виконуються протягом місяця.

Документи з позначкою "Терміново" виконуються у строк до трьох робочих днів, а при потребі додаткового вивчення порушених питань - протягом 10 календарних днів.

Строк виконання документів, у яких не зазначені конкретні терміни, відліковується з дати їх реєстрації.

Перелік документів із зазначенням строків виконання наводиться в додатку 4.

9.2.4. Строк виконання документу може бути змінено лише за вказівкою начальника відділення НСПП, який його встановив, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка його заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено з обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

9.3. Контроль за виконанням документів

9.3.1. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Картки документів, які контролюються, систематизуються за строками виконання документів і надходять до контрольної картотеки.

9.3.2. Контроль за виконанням документів, за додержанням строків виконання завдань, визначених в актах відділень НСПП, доручень начальників відділень НСПП та їх заступників, виконанням резолюцій керівництва відділень НСПП, додержанням строків розгляду звернень громадян та результатами розгляду порушених у них питань здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях;

У необхідних випадках підрозділи або посадові особи, на яких покладається контроль за виконанням окремих документів, визначаються керівництвом відділень НСПП.

Відповідальність за стан організації контролю несе керівництво відділень НСПП.

9.3.3.Рішення про зняття документа з контролю або продовження строку його виконання приймається відповідним керівником або уповноваженими ним особами. За вказівкою керівника ці повноваження можуть бути покладені на керівників підрозділів, які безпосередньо здійснюють контроль.

9.3.4. Інформацію про результати виконання документа виконавець подає через особу, відповідальну за ведення діловодства у відділенні НСПП, керівнику, який дав доручення щодо цього документа.

9.3.5 Особи, відповідальні за ведення діловодства у відділеннях НСПП, які здійснюють контроль, вивчають інформацію щодо вирішення поставлених у документах питань і інформують відповідного керівника про хід та результати виконання документа.

10.1. У відділеннях НСПП дозволяється використовувати бланки документів, виготовлені лише за встановленими НСПП зразками.

10.2. Виготовлення бланків здійснюється тільки для НСПП та її відділень.

10.3. Печатки використовуються для засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам.

Штампи використовуються для проставлення відміток про отримання, реєстрацію, використання документів, а також інших відміток довідкового характеру.

10.4. Гербовими печатками відділень НСПП засвідчуються акти відділень НСПП, посвідчення про службові відрядження, відповідність копій документів оригіналам.

10.5. Відбиток печатки повинен захоплювати кінець найменування посади особи, що підписала документ та особистий підпис.

10.6. Зразки та описи гербових печаток відділень НСПП затверджуються головою НСПП.

10.7. Зразки та описи печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві відділень НСПП затверджуються головою НСПП.

10.8. Забезпечення виготовлення печаток і штампів, що використовуються відділеннями НСПП здійснюється у встановленому чинними законодавчими і нормативно-правовими актами порядку відділом фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП за затвердженими головою НСПП зразками.

10.9. Виготовлені печатки і штампи видаються відділом фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП замовникам під розписку у спеціальному журналі.

10.10. Працівники відділень НСПП, визначені відповідальними за використання відповідних печаток і штампів, при звільненні з посади зобов'язані здати їх начальникам відповідних відділень.

10.11. Печатки і штампи, що втратили призначення або стали непридатними для використання, підлягають поверненню до відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП.

10.12. Особи, визначені відповідальними за зберігання та використання гербових печаток, зобов'язані забезпечити облік кожного випадку їх застосування шляхом фіксування дати та назви документів, які були ними засвідчені.

10.13. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки можуть зберігатись у шафах, що замикаються та опечатуються.

10.14. Про порушення правил зберігання і використання печаток, штампів і бланків, а також про втрату печатки або штампа повідомляється голова НСПП, а також проводиться службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми.

11.1. Складання номенклатури справ

11.1.1. Номенклатура справ структурних підрозділів НСПП - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві відділень НСПП, із зазначенням строків зберігання.

Номенклатура справ є обов'язковим для відділень НСПП документом, який складається для створення в НСПП єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Номенклатури справ відділень НСПП складаються щорічно і мають за мету створення системи справ відділень НСПП, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства.

11.1.2. До номенклатури справ включаються всі справи постійного та тимчасового строків зберігання, що утворюються в процесі діяльності відділень НСПП, в тому числі довідкові картотеки (картки реєстрації) до документів, перехідні справи, що ведуться протягом встановленого строку, а також справи зареєстрованих в установленому порядку колективних трудових спорів (конфліктів).

11.1.3. Номенклатура справ затверджується наказом відділення НСПП.

11.1.4. До номенклатури справ відділення НСПП включається найменування справ, що відображають всі документальні ділянки роботи відділення НСПП.

До номенклатури справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для її проходження.

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

11.1.5. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

11.1.6. Розміщення найменування справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - групи організаційно-розпорядчої та планово-звітної документації самого відділення, планово-звітна документація і листування. У групі листування справи розміщуються за рівнем адресатів.

11.1.7. При складанні номенклатури справ їх графи заповнюються таким чином:

у графі 1 номенклатури справ проставляється індекс кожної справи, яка входить до номенклатури;

індекс справи позначається арабськими цифрами і складається з груп цифр, що відокремлені одна від одної за допомогою тире - 01-01;

перша група цифр - індекс спеціаліста за штатним розкладом кожній;

друга група - порядковий номер справи;

у графу 2 вносяться найменування справ, що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів кожної справи.

Складові кожного найменування (заголовку) розміщуються у такій послідовності:

назва виду справи ("справа", "документи", "журнал", "листування") або різновидності документів (протоколи, накази);

авторство документів (назви установ або структурного підрозділу);

адресати або кореспонденти документів;

короткий зміст документів справи;

назва місцевості, з якою пов'язано зміст документів у справі;

посилка на копійність документів.

Використання у заголовку справи його складових залежить від характеру документів.

Графа 3 заповнюється після закінчення календарного року і використовується для складання підсумкового напису.

У графі 4 відмічається термін зберігання.

У графі 5 "Примітка" протягом діловодного року робляться відмітки про заведення і виключення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про місцезнаходження документів на магнітних носіях, про передачу справ до архіву НСПП та інші установи для їх продовження тощо.

11.1.8. У номенклатурі справ зазначаються кількість томів (частин) кожної справи і строки їх зберігання.

Строки зберігання документів, не включених до номенклатури справ, визначаються керівництвом відділень НСПП за погодженням із загальним сектором НСПП.

11.1.9. Відлік строків зберігання документів, діловодство яких завершено у поточному році, починається з 1 січня кожного наступного року.

11.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляється особистим підписом особи, відповідальної за ведення діловодства у відділенні.

11.1.12. Номенклатура справ відділень НСПП друкується в двох примірниках (перший надсилається до загального сектора НСПП, другий - зберігається у справах відділення НСПП).

11.2. Формування справ

11.2.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ.

Формування виконаних документів у справи здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства у відділенні НСПП.

11.2.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або відміток про виконання, про списання "До справи" тощо.

Залучення до справи неправильно оформлених документів не допускається.

11.2.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:

кожен документ у справі повинен відповідати вимогам державних стандартів та інших нормативних актів;

групувати у справи оригінали (у разі їх відсутності - по одному примірнику засвідчених в установленому порядку копій) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублікатів документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;

групувати у справи документи одного календарного року (за винятком особових та перехідних справ);

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;

одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки), у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка відділення НСПП, документи постійного або тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів НСПП документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою.

Необхідно включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тимчасовий комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності.

Якщо документи за своїм змістом не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

Документи, створені за допомогою ПК, групуються на загальних підставах.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

11.2.4. Документи в середині справи групуються, як правило, у хронологічному порядку.

11.2.5. Розпорядчі документи відділень НСПП разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Накази групуються у такі справи:

з основної діяльності;

про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток.

Положення, інструкції та інші документи, що затверджені відповідними наказами НСПП і є додатками до них, розміщуються разом з основними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

11.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності відділення НСПП. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

11.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

11.2.8. Листування групується за кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

11.2.9. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду групуються у справи окремо від листування з інших питань.

Кожне звернення і документи щодо його розгляду становлять у справі окрему групу і систематизуються за прізвищами авторів звернень в алфавітному порядку.

11.2.10. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у послідовності, встановленій Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року N 731.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

11.2.11. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

11.2.12. Методичне забезпечення та контроль за формуванням справ у відділенні НСПП здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства.

11.3. Поточне зберігання документів

11.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів НСПП зберігаються за місцем їх формування у справи.

З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ.

11.3.2. Схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів НСПП та особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП.

11.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються.

11.3.4. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу начальника відділення НСПП. На видану справу заводиться картка - замінник справи, в якій зазначається номер справи, дати її видачі, кому справу видано, дата її повернення. Передбачаються грифи для підписів в одержанні і прийому справи.

11.3.5. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється.

У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу начальника відділення НСПП з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

11.4. Експертиза цінності документів

11.4.1. Експертиза цінності документів здійснюється з метою визначення наукової, історичної і практичної значимості документів, що утворились у процесі діяльності відділень НСПП, з метою відбору їх для подальшого зберігання або знищення.

11.4.2. Експертиза цінності документів полягає у здійсненні відбору документів постійного і тимчасового строків зберігання, виділення справ і документів, що підлягають знищенню через закінчення строків зберігання, а також перевіряються якість і повнота формування справ.

11.4.3. Для організації і проведення експертизи цінності документів у відділенні НСПП утворюється постійно діюча експертна комісія (далі - ЕК). До складу ЕК, яка затверджується наказом відділення НСПП входять особа, відповідальна за ведення діловодства у відділенні НСПП, працівник відділу (сектору) правового забезпечення, інші досвідчені працівники відділення НСПП. Головою ЕК призначається заступник начальника відділення НСПП, а секретарем - працівник відділення, відповідальний за ведення діловодства.

11.4.4. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тимчасового строків зберігання та акти про виділення справ для знищення.

11.4.5. Описи справ складаються особами, відповідальними за ведення діловодства у відділенні НСПП.

11.4.6 Опис справ структурного підрозділу відділення НСПП складається з дотриманням таких вимог:

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером.

Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

особові справи вносяться до опису за тематикою і хронологією.

11.4.7. В кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами та літерами) кількості справ, що зазначаються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні і пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться, також, справи, не завершені у діловодному році. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі за ________ рік, N __________".

11.4.8. Виділення документів для знищення і складання про це відповідного акту проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення розглядаються і затверджуються начальником відділення НСПП.

Після затвердження акта на знищення відібраних документів, вони знищуються. Знищення документів у відділенні НСПП без оформлення відповідного акта забороняється.

11.5. Оформлення справ

11.5.1. Документи відділення НСПП групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тимчасового строків зберігання підлягають такому оформленню: нумерація аркушів у справі; складання титульного та засвідчувального аркушів, внутрішнього опису документів; оформлення підсумкового напису; підшивка в обкладинку з твердого картону; оформлення обкладинки справи згідно з установленою формою.

Засвідчувальний аркуш складається особою, відповідальною за ведення діловодства у відділенні НСПП.

11.5.2. Документи у справі поаркушно нумеруються простим олівцем у правому верхньому куті.

11.5.3. У разі потреби складається внутрішній опис документів, який розміщується на початку справи і містить перелік документів, їхню назву, прізвища адресатів тощо. Наявність документів в справі щомісячно звіряється з описом.

11.5.4. Після закінчення діловодного року до заголовків справ постійного і тимчасового строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків змісту документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

11.5.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи. У справі, що містить документи за роки, що передують року утворення справи, під датою робиться запис: "Є документи за ... роки".

11.5.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

11.5.7. Написи на обкладинках справ постійного строку зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

11.5.8. Справи постійного строку зберігання, що підлягають передачі в архів НСПП, підшиваються після проведення експертизи цінності документів і перевірки правильності формування та оформлення справ.

12.1. Передавання справ на зберігання до архіву НСПП

12.1.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються в архів НСПП через 2 роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2000 рік передаються в архів НСПП у 2003 році).

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передаються до архіву НСПП за погодженням з головою НСПП.

12.1.2. Підготовка документів до передачі в архів НСПП включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ в архів НСПП.

12.1.3. Встановлюються такі граничні терміни тимчасового зберігання документів в архіві НСПП:

- документи НСПП і відділень НСПП в Автономній Республіці Крим та областях - 15 років;

- документи з особового складу НСПП - 75 років;

- науково-технічна документація - 25 років;

- для документів на електронних носіях - 5 років.

Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному цією Інструкцією.

12.1.4. Приймання кожної справи здійснюється особою, відповідальною за ведення діловодства у відділенні НСПП, лише після її повного упорядкування і оформлення та проведення відповідної експертизи.

Виявлені недоліки в оформленні документів і справ повинні бути усунені структурним підрозділом, який передає документи.

12.1.5. Справи постійного і тимчасового строків зберігання передаються до архіву НСПП за описами (додаток 7).

12.1.6. Справи з архіву НСПП можуть бути видані в її структурні підрозділи для службового користування на строк до одного місяця за заявкою, підписаною керівником структурного підрозділу відділення НСПП.

12.1.7. Копія, архівні довідки і виписки з документів, що зберігаються в архіві, видаються за письмовими запитами начальників відділень НСПП з дозволу голови НСПП.

12.1.8. У взятих з архіву справах і документах забороняється робити будь-які помітки та підкреслювання, вилучати аркуші..

1. Депутатський запит - не пізніше як у 10-денний строк з дня його одержання або інший строк, встановлений Верховною Радою України.

2. Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - не більше 10 днів з моменту одержання.

3. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

4. Телеграми, в яких порушують питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

5. Документи з позначкою "Терміново" - протягом трьох робочих днів, а при потребі додаткового вивчення порушених питань - протягом 10 днів від дати підписання документа.

01. Закони України.

02. Укази і розпорядження Президента України.

03. Постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України.

04. Накази НСПП.

05. Розпорядження НСПП.

06. Доручення НСПП.

07. Листи НСПП.

08. Місцеві державні адміністрації.

09. Місцеві ради.

10. Профспілки і профспілкові об'єднання.

11. Роботодавці і об'єднання роботодавців.

12. Сторони колективних трудових спорів (конфліктів).

13. Підприємства, установи і організації.

14. Звернення громадян.

01. Національна служба посередництва і примирення.

02. Місцеві державні адміністрації.

03. Місцеві ради.

04. Профспілки і профспілкові об'єднання.

05. Роботодавці і об'єднання роботодавців.

06. Сторони колективних трудових спорів (конфліктів).

07. Підприємства, установи і організації.

08. Громадяни.

Примітка. * - порядковий номер адміністративно-територіальної одиниці (області):

* - за номенклатурою справ.

у тому числі: