Про затвердження Типової інструкції з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях

У відповідності із постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Типову інструкцію з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях (додається).

2. Начальникам відділень Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях:

забезпечити неухильне додержання Типової інструкції з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях;

визначити наказами спеціалістів, на яких покладається виконання обов'язків ведення діловодства відповідного відділення;

вживати необхідних заходів щодо скорочення службової переписки.

3. Начальнику юридичного відділу Національної служби посередництва і примирення Лук'яненко Н.М. забезпечити в 2001 році організацію навчання спеціалістів, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях, правил діловодства.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Інструкція з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях (далі - відділення НСПП) встановлює правила документування управлінської діяльності відділень НСПП і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів НСПП.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі і створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила щодо порядку здійснення діловодних процесів у відділеннях НСПП розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів державної влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. У відділеннях НСПП робота з діловодства покладається на спеціально виділену для цього особу.

Відповідальність за організацію діловодства у відділенні НСПП несе начальник відділення.

1.5. Начальник відділення у межах наданих йому прав зобов'язаний:

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства у відділенні НСПП;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів;

здійснювати контроль за обов'язковим додержанням у відділенні НСПП вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

1.6. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою начальника відділення НСПП передаються особі, яка його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.

1.7. Відділення НСПП здійснює діловодство, веде листування державною мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у відділенні НСПП є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У відділенні НСПП визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.3. Управлінська діяльність відділення НСПП здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів відділення НСПП визначається актами законодавства, Положенням про НСПП , положенням про відділення НСПП.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів у відділенні НСПП є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, накази і розпорядження НСПП;

впровадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання відділенням НСПП покладених на нього завдань і функцій.

2.5. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.6. Відділення НСПП під час здійснення оперативних зв'язків з НСПП, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

2.7. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

3.1. Приймання документів.

3.1.1. Всі документи, що надходять до відділення НСПП, у тому числі створені за допомогою ПК або передані факсимільним зв'язком, приймаються особою, відповідальною за ведення діловодства.

3.1.2. Відповідальною особою розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти з повідомленнями про виникнення колективних трудових спорів (конфліктів) зберігаються разом із повідомленнями.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів.

3.2.1. Усі документи, що надійшли до відділення НСПП, підлягають обов'язковому розгляду начальником відділення НСПП або особою, яка його заміщає.

3.2.2. Розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.3. Документи після розгляду начальником відділення НСПП повертаються до відповідальної за ведення діловодства особи, яка заносить резолюції начальника відділення НСПП в реєстраційні картки і далі передає для виконання відповідним посадовим особам.

3.3. Реєстрація документів.

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у книзі реєстрації вхідних документів необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються у відділенні НСПП, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК або отримані факсимільним зв'язком.

3.3.3. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ у відділенні НСПП реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа від однієї посадової особи до іншої він повторно не реєструється.

3.3.4. Документи реєструються у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України; акти Президента України та Кабінету Міністрів України; накази і розпорядження НСПП; рішення НСПП по колективних трудових спорах; рішення відділення НСПП по колективних трудових спорах; накази відділення НСПП: з основної діяльності; з питань роботи з кадрами.

3.3.5. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з кореспондента, порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.

Вхідні документи і створювані відділенням НСПП документи реєструються в журналах (додатки 1 і 2)

4.1. Складання документів:

4.1.1. Для складання службових документів у відділенні НСПП повинен використовуватися папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках відділення НСПП.

Для відділення НСПП встановлюються такі види бланків: бланк для листів, бланк для наказів, бланк для рішень відділення НСПП.

Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі).

Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

Бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менше як 10 міліметрів; праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів.

Внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) оформляються не на бланках.

4.1.3. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.4. Текст документа складається у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма таблиці використовується у разі викладання цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за родом ознак.

4.1.5. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на начальника відділення НСПП.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи відповідно до покладених на них функціональних обов'язків.

4.2. Оформлення документів.

4.2.1. Службовий документ, що складається у відділенні НСПП, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування відділення НСПП - автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, дані про виконавця.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

4.2.2. Найменування відділення НСПП повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні про відділення (приклад - відділення Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим). Скорочене найменування (приклад - відділення НСПП в Автономній Республіці Крим) вживається тільки у разі, коли на початку документа вживається повне найменування і робиться посилка на скорочене найменування (приклад - відділення Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим (далі - відділення НСПП в Автономній Республіці Крим). На бланках скорочене найменування не використовується.

4.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про призначення на посаду; протокол (чого?) засідання примирної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.2.4. Складання, оформлення та порядок внесення відділеннями НСПП документів для розгляду НСПП регулюється наказами та розпорядженнями НСПП.

4.3. Датування документів.

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться двома парами парами арабських цифр (дні і місяці) і чотирма цифрами (рік) у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 24 лютого 2001 року слід писати: 24.02.2001.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 лютого 2001 року слід писати: 03.02.2001. У текстах рішень по вирішенню колективних трудових спорів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 25 січня 2001 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження, а в окремих випадках - в момент реєстрації особою, яка реєструє документ.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів.

4.4.1. Індексація документів - це присвоєння реєстраційних номерів і необхідних умовних позначок при реєстрації, що вказують на місце їх виконання та зберігання.

4.4.2. Індекси вхідного документа складаються з номера кореспондента, порядкового номера (по кожному кореспонденту окремо) та номенклатурного індекса справи.

4.4.3. Індекси створюваних відділенням НСПП внутрішніх та вихідних документів складаються з номенклатурного номера та порядкового номера (наприклад: 02-271).

4.5. Погодження документів.

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у відділенні НСПП (із посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза проекту документа включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, її посаду та дату візування.

Наприклад: головний спеціаліст (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотньому боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на першому примірнику документа, що залишається у відділенні НСПП.

4.5.3. Якщо зауваження і пропозиції до проекту документа більше трьох рядків, то вони викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. Проекти наказів, рішень відділення НСПП по колективних трудових спорах перевіряються працівниками відділення НСПП, відповідальними за юридичне забезпечення діяльності відділення НСПП.

4.6. Засвідчення документів.

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються начальником відділення НСПП, а в разі його відсутності - особою, яка в установленому порядку його заміщає.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, особистого підпису, ініціалів і прізвища), наприклад:

скорочене - на документі, надрукованому на бланку),

наприклад:

Начальник відділення (Підпис) (Ініціали, прізвище).

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам начальник відділення НСПП підписує всі примірники.

4.6.5. Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.6. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою відділення НСПП.

Гербова печатка ставиться також на наказах, рішеннях, посвідченнях, договорах, довіреностях.

Печатку потрібно проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Перелік документів, на які ставиться печатка, наводиться в додатку 3

4.7. Адресування документів.

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Рада міністрів Автономної Республіки Крим

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.

У разі надсилання документа більше як чотирьом адресатам складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Головне управління праці та соціального захисту населення Рівненської обласної державної адміністрації 33000, Рівне, вул.Словацького, 1

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:

(Прізвище, ініціали)

01213, м.Київ,

вул.Прирічна, 37, кв.198

4.7.3. У разі надсилання документа органам виконавчої влади, органам місцевого самоврядування, об'єднанням роботодавців і профспілок та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках адреса зазначається на конверті.

4.8. Резолюція.

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений начальником відділення НСПП, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис начальника відділення НСПП, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів.

4.9.1. Під час проходження документа у відділенні НСПП обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К".

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад:

Автанділов 235 44 43

4.10. Оформлення копій документів.

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу начальника відділення НСПП. Відділення НСПП може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, стажування, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників відділення НСПП може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом начальника відділення НСПП, який підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відділення НСПП. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів.

4.11.1. Додатки доповняють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Затвердити план роботи відділення НСПП на перше півріччя 2001 року (додається)."

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітки з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися начальником відділення НСПП на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, рішень, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 6 стор. у 3 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. План роботи відділення НСПП на перше півріччя 2001 року, 6 стор. у 1 прим.

2. Аналіз стану соціально-трудових відносин в галузі будівництва, 10 стор., у 1 прим.

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим. на другу адресу.

4.12. Розмноження документів.

Порядок розмноження та необхідність розмноження окремих документів засобами розмножувальної техніки визначається начальником відділення НСПП.

4.13. Оформлення документів про відрядження.

4.13.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи відділення НСПП з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, начальник відділення НСПП у доповідній записці (заяві) на ім'я голови НСПП зазначає куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Наказ та посвідчення про відрядження підписується начальником відділення НСПП, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 4).

4.13.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає начальнику відділення НСПП про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Начальник відділення НСПП підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який пересилається відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП.

5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються відділенням НСПП в день їх реєстрації або не пізніше наступного робочого дня.

5.2. У відділенні НСПП приймає, перевіряє, реєструє вихідні документи спеціально закріплений спеціаліст, який відповідає за діловодство.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.3. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

5.4. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

5.5. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулицю, номер будинку).

5.6. У журналі вихідних документів зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігатиметься його копія.

5.7. Оригінали наказів, рішень, планів тощо залишаються у відділенні НСПП, яке є автором цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

5.8. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

5.9. Вихідні документи та інші поштові відправлення виконавці зобов'язані передавати спеціалісту, відповідальному за ведення діловодства, не пізніше як до 15 години.

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів.

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, наказів і розпоряджень НСПП.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, рішенні тощо), резолюції начальника відділення НСПП, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, якого у резолюції зазначено першим.

6.1.4. Безпосередній контроль за виконанням документів у відділенні НСПП покладається на спеціаліста, відповідального за ведення діловодства.

6.2. Строки виконання документів.

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

Перелік документів із зазначенням строків виконання наводиться в додатку 5.

6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "Терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання резолюції начальника відділення НСПП на документі.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінено лише за вказівкою начальника відділення НСПП, який його встановив, а у разі його відсутності - посадової особи, яка його заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів.

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає таки види робіт:

постанови документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування начальника відділення НСПП про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах працівників.

6.3.2. У відділенні НСПП щотижня складаються і передаються до виконавців переліки документів, які необхідно виконати у найближчі дні, а також переліки невиконаних документів в установлені терміни. Крім того, перелік невиконаних документів подається начальнику відділення НСПП.

6.3.3. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.4. Після виконання документ знімається з контролю. Зняття з контролю здійснює спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства; при цьому на документі робиться помітка про зняття з контролю.

6.3.5. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються начальнику відділення НСПП.

7.1. Складання номенклатур справ.

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створених у діловодстві відділення НСПП, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для відділення НСПП документом, який складається для створення в НСПП єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Номенклатура справ розробляється на підставі вивчення складу та змісту всього комплексу документів, що створюються у процесі діяльності відділення НСПП.

7.1.4. Номенклатура справ затверджується наказом відділення НСПП.

7.1.5. Номенклатура справ відділення НСПП складається у двох примірниках, з яких:

перший примірник - зберігається у відділенні НСПП;

другий примірник передається у центральний апарат НСПП.

7.1.6. У кінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис номенклатури справ відділення НСПП скріплює своїм підписом спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства.

7.1.7. До номенклатури справ відділення НСПП включаються найменування справ, що відображають всі документальні ділянки роботи відділення НСПП.

До номенклатури справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження.

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

7.1.8. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетні, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

7.1.9. Розміщення найменування справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самого відділення НСПП (накази, рішення тощо), планово-звітна документація і листування.

У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.10. При складанні номенклатур справ їх графи заповнюються таким чином:

у графі 1 номенклатури справ проставляється індекс кожної справи, яка входить до номенклатури;

індекс справи позначається арабськими цифрами і складається з груп цифр, що відокремлені одна від одної за допомогою тире - 01-01;

перша група цифр - це індекс спеціаліста за штатним розкладом;

друга група - порядковий номер справи;

у графу 2 вносяться найменування справ, що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів кожної.

Складові кожного найменування (заголовку) розміщуються у такій послідовності:

назва виду справи ("справа", "документи", "журнал", "листування") або різновидності документів (протоколи, накази);

авторство документів (назви установи або структурного підрозділу);

адресати або кореспонденти документів;

короткий зміст документів справи;

назва місцевості, з якою пов'язано зміст документів у справі;

посилка на копійність документів.

Використання у заголовку справи його складових залежить від характеру документів.

Графа 3 заповнюється після закінчення календарного року і використовується для складання підсумкового запису.

У графі 4 відмічається термін зберігання справи.

У графі 5 "Примітка" протягом діловодного року робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про місцезнаходження документів на магнітних носіях, про передачу справ до архіву НСПП та інші установи для їх продовження тощо.

7.2. Формування справ.

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

кожний документ у справі повинен відповідати вимогам державних стандартів та інших нормативних актів;

групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дубляжних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати у справи документи одного діловодного року, за винятком особових, що формуються протягом усього часу роботи особи в установі, перехідних справ;

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка відділення НСПП, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів НСПП документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою.

Необхідно включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тимчасовий комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності.

Якщо документи за своїм змістом не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

Документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному, логічному чи алфавітному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Накази групуються у такі справи:

з основної діяльності;

про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток.

7.2.5. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності відділення НСПП. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.6. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.7. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ - відповідь йде за документом-запитом.

7.2.8. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у послідовності, встановленій Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року N 731.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.10. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у відділенні НСПП здійснюється спеціалістом, відповідальним за ведення діловодства.

7.3. Оперативне зберігання документів.

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів НСПП зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. У період зберігання справ у спеціалістів схоронність документа і справ забезпечується ними персонально.

7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

7.3.4. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

7.3.5. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу начальника відділення НСПП. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається номер справи, дата її видачі, кому справу видано, дата її повернення. Передбачаються грифи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.7. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу начальника відділення НСПП з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються в архів НСПП для наступного зберігання і використання.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передаються в архів НСПП за погодженням із головою НСПП.

8.2. Підготовка документів до передачі в архів НСПП включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ в архів НСПП.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.4. Експертиза цінності документів проводиться особами, відповідальними за діловодство, на підставі номенклатур справ і переліків (відомчих, типових) документів із зазначенням строків зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.5. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються і затверджуються начальником відділення НСПП.

8.6. Документи відділення НСПП групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.7. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.8. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

8.9. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться підпис:

"є документи за .... роки".

8.10. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом.

8.11. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.12. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

8.13. В кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річній розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _________ рік, N ____________".

8.14. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів НСПП через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1999 рік передаються в архів НСПП у 2002 році).

9.1. Діяльність спеціаліста, відповідального за ведення діловодства, регламентується посадовою інструкцією, яка розробляється і затверджуються начальником відділення НСПП.

9.2. Основним завданням спеціаліста, відповідального за ведення діловодства, є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами у відділенні НСПП.

9.3. Відповідно до основного завдання спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства:

розробляє і подає на затвердження начальника відділення НСПП номенклатуру справ НСПП;

організовує за дорученням начальника відділення НСПП підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, їх своєчасним виконанням у відділенні НСПП, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності відділення НСПП, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у відділенні НСПП.

Формат А4 (210х297)

Формат А4 (210х297)

Накази відділення НСПП.

Рішення відділення НСПП.

Акти (списання, експертизи тощо).

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, про здійснення робіт тощо).

Посвідчення про відрядження працівників відділення НСПП.

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями).

Формат А4 (210х297)

Депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутатів місцевої ради - не більше 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

Індекси на вхідні документи відділення НСПП:

01. Закони України.

02. Укази і розпорядження Президента України.

03. Постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України.

04. Накази НСПП.

05. Розпорядження НСПП.

06. Доручення НСПП.

07. Листи НСПП.

08. Місцеві державні адміністрації.

09. Місцеві ради.

10. Профспілки і профспілкові об"єднання.

11. Роботодавці і об"єднання роботодавців.

12. Сторони колективних трудових спорів (конфліктів).

13. Підприємства, установи і організації.

14. Звернення громадян.