3.8. Проекти законодавчих та інших нормативно-правових актів з питань оподаткування в обов'язковому порядку надаються Департаменту координації нормотворчої та методологічної роботи з питань оподаткування для проведення експертизи та підготовки довідок щодо їх відповідності законодавству Європейського Союзу та Конвенції про захист прав і основоположних свобод людини .
Довідки щодо відповідності нормам європейського законодавства до проектів нормативно-правових актів з питань митної справи та єдиного внеску готуються структурними підрозділами Міндоходів, що здійснюють розробку таких актів, та надаються Департаменту координації нормотворчої та методологічної роботи з питань оподаткування для їх погодження.
Проекти законодавчих та інших нормативно-правових актів в обов'язковому порядку надаються:
Департаменту координації нормотворчої та методологічної роботи з питань оподаткування для надання експертного висновку;
Департаменту правової роботи для проведення юридичної та антидискримінаційної експертизи;
Інформаційно-комунікаційному департаменту для здійснення моніторингу коментарів, експертних висновків, громадської думки в ЗМІ (інтернет-виданнях, пресі, телебаченні тощо);
відділу редагування управління документального забезпечення Департаменту інфраструктури (далі - відділ редагування) для перевірки відповідності мовному законодавству та Українському правопису.
3.9. Внесення та супровід проектів нормативно-правових актів у Кабінеті Міністрів України, Верховній Раді України, заінтересованих центральних органах виконавчої влади, інших установах та організаціях здійснюється структурним підрозділом Міндоходів, що розробляв проект акта, відповідно до глав 2 - 5 розділу 4 Регламенту Кабінету Міністрів України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 9 листопада 2011 року № 1156), та Закону України "Про Регламент Верховної Ради України" .
3.10. Нормативно-правові акти Міндоходів, що стосуються прав, свобод та законних інтересів громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають в установленому порядку державній реєстрації у Мін'юсті.
Подання нормативно-правового акта Міндоходів на державну реєстрацію до Мін'юсту та його супроводження здійснюється структурним підрозділом Міндоходів, що розробляв проект акта, та Департаментом координації нормотворчої та методологічної роботи з питань оподаткування відповідно до Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Мін'юсту та проведення їх державної реєстрації , затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2005 № 34/5, зареєстрованим у Мін'юсті 12.04.2005 за № 381/10661.
3.11. Департамент координації нормотворчої та методологічної роботи з питань оподаткування здійснює моніторинг проектів законодавчих актів з питань, що стосуються повноважень Міндоходів України, зареєстрованих у Верховній Раді України, надання їх на розгляд відповідним структурним підрозділам Міндоходів України для підготовки експертних висновків.
Моніторинг інших проектів нормативно-правових актів, розроблених Міндоходів України, у т.ч. власних, здійснює структурний підрозділ Міндоходів України, що розробляв проект акта.
4. Організація роботи з документами
4.1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в Міністерстві доходів і зборів України, затвердженої відповідним наказом Міндоходів.
Організація роботи з документами, які містять службову інформацію, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, зі змінами.
4.2. Організація та ведення діловодства в Міндоходів покладається на Департамент інфраструктури.
До основних видів роботи з документами (у тому числі з електронними документами) належать:
реєстрація вхідної кореспонденції;
реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;
ведення обліку документів;
робота з документами у структурних підрозділах;
підготовка документів для доповіді керівництву;
підготовка та узгодження проектів законодавчих, інших нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру;
редагування проектів документів;
оформлення копій документів та додатків до них;
підготовка та оформлення документів засідань Колегії;
організація та здійснення контролю за виконанням документів;
складення номенклатури та формування справ;
підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;
ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів Міндоходів.
4.3. Реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, а також організаційно-розпорядчих актів ведеться централізовано за допомогою автоматизованої системи електронного документообігу "Управління документами" (далі - автоматизована система), яка функціонує в Міндоходів.
4.1. Порядок підписання документів
4.1.1. Підпис документа (у тому числі електронний цифровий підпис) є формою виразу законності документа і відповідальності за його зміст особи, яка його підписала.
Документи підписуються посадовими особами Міндоходів, у т.ч. шляхом застосування у встановленому порядку електронного цифрового підпису, відповідно до їх компетенції.
4.1.2. Міністр або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, підписує:
накази;
розпорядження;
доручення;
листи та інші документи, що скеровуються на ім'я Президента, Глави Адміністрації Президента України, Прем'єр-міністра, Першого віце-прем'єр-міністра та віце-прем'єр-міністрів, Голови Верховної Ради, народних депутатів України, міністрів, перших керівників інших органів виконавчої і місцевих органів влади, а також до Адміністрації Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України;
листи-відповіді за результатами розгляду звернень жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України;
листи-відповіді за результатами розгляду депутатських запитів та звернень;
листи-відповіді за результатами розгляду звернень громадян;
рішення за наслідками розгляду скарг на дії посадових осіб Міндоходів та його територіальних органів;
візує проекти законів, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розробником яких є Міндоходів та інші міністерства, центральні органи виконавчої влади, що вносяться Кабінетом Міністрів України на розгляд Верховної Ради України та Президента України, тощо.
Виключним правом Міністра є підписання міжнародних договорів України з іноземними державами, уповноваженими органами іноземних держав, міжнародними організаціями, іншими суб'єктами міжнародного права, які регулюються міжнародним правом, незалежно від конкретного найменування (договір, угода, конвенція, пакт, протокол тощо) відповідно до наданих йому повноважень.
Міністр має право делегувати посадовій особі повноваження щодо підписання меморандумів, угод, протоколів тощо з центральними органами виконавчої влади, нерезидентами та іншими організаціями.
4.1.3. Перелік документів, наведений у підпункті 4.1.2 Регламенту, на підпис Міністру надається через відповідальну особу Департаменту інфраструктури.
Надані на підпис матеріали повинні мати візи керівника структурного підрозділу, відповідального за виконання документа, першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату відповідно до розподілу функціональних обов'язків та відповідального працівника відділу редагування.
4.1.4. Перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату (відповідно до розподілу обов'язків) підписує:
розпорядження з питань, що належать до його компетенції;
доручення;
листи та документи на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, а також міністерств, інших центральних органів виконавчої влади;
листи, що скеровуються на ім'я народних депутатів України та на адресу комітетів Верховної Ради України за результатами розгляду їхніх звернень та запитів;
листи-відповіді за результатами розгляду звернень громадян;
за дорученням Міністра рішення за наслідками розгляду скарг на дії посадових осіб Міндоходів та його територіальних органів;
листи на адресу підприємств, установ, організацій;
листи, які містять інформацію правового або роз'яснювального характеру;
листи-відповіді за результатами розгляду запитів на інформацію;
листи, якими надаються консультації на звернення платників податків;
доручення з питань організації роботи на адресу територіальних органів Міндоходів, що мають обов'язковий для них характер;
листи, якими направляються на розгляд територіальних органів Міндоходів звернення платників податків у випадках, коли такий розгляд передбачений законодавством, нормативними актами, за виключенням територіальних органів Міндоходів, дії посадових осіб чи рішення яких оскаржуються.
Також заступник Міністра - керівник апарату відповідно до положень чинного законодавства підписує:
накази організаційно-розпорядчого характеру з питань, що належать до його повноважень;
накази з кадрових питань (призначення, звільнення, присвоєння рангів, заохочення та притягнення до відповідальності працівників апарату Міндоходів);
документи майнового, грошового, розрахункового і кредитного характеру (чеки, розпорядження на видачу грошових сум, інші грошові документи, договори, зобов'язання, довіреності) тощо.
4.1.5. Запрошення до Міндоходів для участі у нарадах, заслуховуваннях, семінарах тощо керівників територіальних органів Міндоходів здійснюється лише за попереднім погодженням із Міністром (першим заступником Міністра, заступником Міністра).
4.1.6. Керівник структурного підрозділу Міндоходів (або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки) підписує:
листи інформаційного характеру та інші документи, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром політичних функцій;
листи та документи на адресу міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, якими направляються на погодження проекти законодавчих та інших нормативно-правових актів;
листи до підприємств, установ, організацій, громадян (у межах норм чинного законодавства) відповідно до їх повноважень;
листи до підрядників/виконавців робіт у разі, коли структурний підрозділ є замовником закупівель;
листи на адресу територіальних органів Міндоходів відповідно до наказів та розпоряджень Міндоходів або якими скеровуються підписані (затверджені) керівництвом Міндоходів документи;
листи на адресу територіальних органів Міндоходів, у яких викладається зміст прийнятих Президентом України, Прем'єр-міністром України, Кабінетом Міністрів України, Верховною Радою України та іншими центральними органами виконавчої влади рішень з окремих питань, що стосуються діяльності Міндоходів та його територіальних органів;
запити до підвідомчих структурних підрозділів територіальних органів Міндоходів щодо отримання інформації, необхідної для забезпечення виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, зверненнями і запитами народних депутатів України, зверненнями громадян, наказами та розпорядженнями Міндоходів (за винятком інформації, яку можна отримати із інформаційних баз даних Міндоходів);
листи про погодження призначення на посаду, заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності керівників підвідомчих структурних підрозділів територіальних органів Міндоходів, якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи;
оглядові листи щодо стану організації роботи підвідомчих структурних підрозділів територіальних органів Міндоходів з відповідними рекомендаціями;
службові листи, доповідні записки, довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, підготовлені керівництву Міндоходів або структурним підрозділам, а також листи до структурних підрозділів Міндоходів щодо отримання та надання інформаційних та аналітичних матеріалів, необхідних для виконання наданих доручень та покладених функцій.
4.1.7. Начальник Головного слідчого управління фінансових розслідувань, його заступники та посадові особи, які відповідно до чинного законодавства наділені повноваженнями провадження досудового розслідування та контролю за його здійсненням, мають право підписувати доручення, вказівки, запити, листи та інші документи, складені у відповідності до вимог чинного кримінального процесуального законодавства.
Начальник Головного слідчого управління фінансових розслідувань має право підписувати листи-виклики на адресу територіальних органів Міндоходів для участі керівників та інших працівників підвідомчих слідчих підрозділів у проведенні заслуховувань, оперативних нарад з питань організації та здійснення досудового слідства у кримінальних провадженнях.
4.1.8. Начальник Головного оперативного управління, його заступники мають право підписувати листи-виклики на адресу територіальних органів Міндоходів для участі керівників та інших працівників підвідомчих підрозділів податкової міліції у проведенні оперативних нарад, заслуховувань з питань оперативно-службової діяльності оперативних підрозділів.
4.1.9. Директор Департаменту правової роботи має право підписувати листи на адресу територіальних органів Міндоходів, а також підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, щодо супроводження справ у судах, отримання статистичних даних, дотримання законності у їх діяльності, одержання у встановленому порядку для виконання покладених завдань необхідних документів, інформації, довідок, розрахунків, інших матеріалів.
4.1.10. Директор Департаменту обслуговування платників податків або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, має право підписувати листи-відповіді інформаційного змісту з обґрунтуванням невідповідності запиту вимогам до запиту на інформацію, визначеним Законом України "Про доступ до публічної інформації" , та повідомлення про розгляд листа у порядку і терміни, визначені спеціальними законами України.
4.1.11. Керівники Департаменту міжнародних зв'язків, Головного оперативного управління та Департаменту митної справи (або особи, які тимчасово виконують їх обов'язки) мають право у межах компетенції підписувати листи до компетентних органів інших держав, міжнародних організацій та супровідні листи на адресу територіальних органів Міндоходів з відповідями та зверненнями таких компетентних органів та організацій.
4.1.12. Директор Департаменту податкового та митного аудиту або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, має право підпису листів на адресу підвідомчих структурних підрозділів територіальних органів Міндоходів із вказівками щодо здійснення заходів у межах функціональних повноважень стосовно суб'єктів господарювання на виконання доручень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, відповідно до звернень і запитів народних депутатів України, звернень підприємств, установ, організацій та громадян, а також щодо проведення документальних перевірок за матеріалами підрозділів податкової міліції, постановами (ухвалами) судів, органів досудового розслідування, слідчого, прокурора, винесеними ними у кримінальних провадженнях, та листів на адресу ініціаторів проведення таких перевірок.
4.1.13. Директор Департаменту митної справи має право підписувати Витяги з реєстру магазину безмитної торгівлі, що видаються підприємствам після прийняття рішення про надання дозволу на відкриття та експлуатацію магазину безмитної торгівлі.
4.1.14. Начальник Головного управління внутрішньої безпеки має право підписувати на адресу митниць Міндоходів письмові доручення щодо проведення цілеспрямованого митного огляду товарів, транспортних засобів, особистого огляду громадян, а також переогляду оформлених у митному відношенні або таких, що пройшли митний контроль, товарів і транспортних засобів, орієнтування щодо можливих порушень законодавства (у частині усунення умов та причин виникнення корупційних правопорушень).
4.1.15. Заступник керівника самостійного структурного підрозділу Міндоходів (у межах функціональних повноважень) підписує довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, підготовлені структурним підрозділом, а також листи до структурних підрозділів щодо отримання інформаційних та аналітичних матеріалів, необхідних для виконання наданих доручень та покладених функцій, якщо це передбачено положенням про структурний підрозділ.
4.2. Підготовка та реєстрація організаційно-розпорядчих актів та порядок внесення до них змін
4.2.1. Організаційно-розпорядчі акти (накази, розпорядження) готуються структурними підрозділами на виконання завдань, визначених законами України, указами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, нормативно-правовими актами, на виконання доручень керівництва Міндоходів, а також з власної ініціативи з метою організації роботи щодо виконання завдань та функцій, покладених на структурний підрозділ.
Підготовка проектів організаційно-розпорядчих актів здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Міндоходів, цього Регламенту та інших нормативних документів з питань складання розпорядчих документів.
4.2.3. Після підписання керівництвом організаційно-розпорядчих актів Міндоходів реєструються у встановленому порядку:
4.2.3.1. накази та розпорядження (далі - розпорядчі документи) з основних питань діяльності та адміністративно-господарських питань - у Департаменті інфраструктури.
Для реєстрації в системі "Управління документами" оригінали розпорядчих документів у паперовому вигляді передаються структурним підрозділом - розробником документа до Департаменту інфраструктури разом із розрахунком розсилки.
До розрахунку розсилки розпорядчого документа включаються структурні підрозділи, які його погоджували та до компетенції яких відносяться порушені питання;
4.2.3.2. накази з кадрових питань (особового складу, у т.ч. особового складу податкової міліції) про прийняття на роботу, переміщення за посадою, звільнення, надання відпустки, відрядження, про надання або припинення доступу до роботи з секретними документами, щодо дисциплінарних стягнень тощо - у Департаменті персоналу.
Накази надсилаються до Головного управління внутрішньої безпеки, структурних підрозділів (щодо працівників яких стосуються кадрові питання) та Департаменту охорони державної таємниці, технічного та криптографічного захисту інформації (щодо працівників, посади яких належать до номенклатури Міндоходів, та зайняття їх потребує оформлення (скасування) допуску до державної таємниці);
4.2.3.3. накази з фінансових питань - у Департаменті фінансово-економічної роботи та бухгалтерського обліку;
4.2.3.4. розпорядження з питань ліцензування та ведення Єдиного державного реєстру місць зберігання спирту, алкогольних напоїв та тютюнових виробів - у Департаменті контролю за обігом та оподаткуванням підакцизних товарів.
4.2.4. Зміни до розпорядчих документів вносяться тільки розпорядчими документами.
Якщо зміни, що вносяться до розпорядчого документа, за обсягом займають більшу частину тексту або істотно впливають на його зміст, доцільно викласти розпорядчий документ у новій редакції.
Проект розпорядчого документа щодо скасування, зміни або припинення дії раніше виданого розпорядчого документа готує структурний підрозділ - розробник цього документа. У разі ліквідації (реорганізації) цього підрозділу розробка такого проекту розпорядчого документа покладається на структурний підрозділ, якому передано відповідну функцію.
4.2.5. Розробник проекту розпорядчого документа здійснює моніторинг внесення змін до базового розпорядчого документа (формує текст базового розпорядчого документа, до якого вносяться зміни, у контрольному стані).
Моніторинг розпорядчого документа здійснюється шляхом:
внесення до базового розпорядчого документа у контрольному стані (сформованого з урахуванням всіх змін, що в установленому порядку вносились до нього) тексту змін, передбачених новим розпорядчим документом, що передається на реєстрацію (без посилання за текстом документа у контрольному стані на реєстраційний номер та дату документа, яким внесено зміни);
вчинення під реєстраційним індексом базового розпорядчого документа у контрольному стані запису про всі номери і дати розпорядчих документів, з урахуванням яких сформовано таку контрольну версію.
Відповідальність за достовірність внесення змін до тексту базового розпорядчого документа у контрольному стані несе керівник структурного підрозділу - розробника проекту розпорядчого документа.
4.2.6. При реєстрації розпорядчого документа, яким вносяться зміни до раніше виданого розпорядчого документа (далі - розпорядчий документ про внесення змін), структурний підрозділ зобов'язаний передати у паперовому вигляді (в окремих випадках - в електронному вигляді) Департаменту інфраструктури разом з оригіналом розпорядчого документа базовий розпорядчий документ у контрольному стані, підписаний керівником структурного підрозділу, а також розрахунок розсилки.
У розрахунку надсилки до розпорядчого документа про внесення змін, скасування або припинення дії раніше виданого розпорядчого документа обов'язково робиться запис про базовий розпорядчий документ (вид розпорядчого документа, реєстраційний номер, дата та назва).
У розрахунку розсилки до переліку структурних підрозділів, яким доводиться розпорядчий документ про внесення змін, в обов'язковому порядку включаються структурні підрозділи, які його погоджували та до компетенції яких належать питання, визначені базовим розпорядчим документом у контрольному стані.
У разі необхідності структурний підрозділ - розробник проекту розпорядчого документа надає базовий розпорядчий документ у контрольному стані іншим структурним підрозділам для врахування у роботі.
4.2.7. Департамент інфраструктури при реєстрації в системі "Управління документами" розпорядчого документа про внесення змін приєднує до нього електронну версію тексту базового розпорядчого документа у контрольному стані та у полі реєстраційної картки "Примітка" базового розпорядчого документа, до якого вносяться зміни, вчиняє запис про внесення змін із посиланням на номер зареєстрованого розпорядчого документа.
При реєстрації розпорядчого документа, який передбачає скасування або припинення дії раніше виданого розпорядчого документа, Департаментом інфраструктури вноситься в систему "Управління документами" відповідний запис у полі реєстраційної картки "Примітка" базового розпорядчого документа.
4.3. Загальні вимоги щодо порядку погодження проектів розпорядчих документів
4.3.1. Проекти розпорядчих документів з основних питань діяльності та адміністративно-господарських, фінансових питань, ліцензування та ведення Єдиного державного реєстру місць зберігання спирту, алкогольних напоїв та тютюнових виробів візуються працівником, який підготував документ, та в обов'язковому порядку погоджуються (крім проектів розпорядчих документів за результатами комплексних внутрішніх перевірок Міндоходів та його територіальних органів і про затвердження індикативних показників доходів з урахуванням впливу макроекономічних показників і змін законодавства на надходження податків, інших платежів та стану організації роботи Міндоходів та його територіальних органів із забезпечення надходжень платежів) із посадовими особами Міндоходів у такій послідовності:
структурним підрозділом - розробником проекту розпорядчого документа;
структурними підрозділами, до компетенції яких належать питання, визначені у проекті розпорядчого документа;
Департаментом регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів;
Департаментом інфраструктури;
Головним управлінням внутрішньої безпеки;
Департаментом правової роботи;
першим заступником Міністра, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату відповідно до розподілу обов'язків.
Проекти розпорядчих документів обов'язково візуються відповідальним працівником відділу редагування з проставлянням на аркуші погодження відповідного штампа.
4.3.2. При погодженні проектів розпорядчих документів керівник структурного підрозділу - розробника також забезпечує дотримання додаткових вимог (крім визначених пп. 4.3.1 Регламенту) щодо погодження з:
департаментами персоналу, фінансово-економічної роботи та бухгалтерського обліку, охорони державної таємниці, технічного та криптографічного захисту інформації з питань внесення змін до організаційної структури Міндоходів, а також щодо застосування до окремих посадових осіб дисциплінарних стягнень та вирішення питання грошового заохочення працівників Міндоходів;
Координаційно-моніторинговим департаментом з питань преміювання керівних працівників Міндоходів та його територіальних органів;
Координаційно-моніторинговим департаментом та Департаментом розвитку IT, електронних сервісів та обліку платників з питань розробки (внесення змін, скасування) аналітичних, організаційно-методичних матеріалів, форм звітності і порядків їх формування, створення депозитаріїв/репозитаріїв даних у Міндоходів.
4.3.3. Проекти наказів за результатами комплексних перевірок Міндоходів та його територіальних органів погоджуються з членами комісії із розгляду матеріалів комплексних перевірок та першим заступником Міністра, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату (відповідно до розподілу обов'язків щодо координації роботи територіальних органів Міндоходів, де проводилася комплексна перевірка), керівниками Головного оперативного управління (у разі перевірки оперативних підрозділів), департаментів персоналу, регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів, інфраструктури, Головного управління внутрішньої безпеки, Департаменту правової роботи а також відповідальним працівником відділу редагування.
4.3.4. Проекти наказів Міндоходів:
4.3.4.1. про затвердження індикативних показників доходів з урахуванням впливу макроекономічних показників і змін законодавства на надходження податків, інших платежів погоджуються керівниками департаментів координаційно-моніторинговим, регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів, інфраструктури, Головного управління внутрішньої безпеки, Департаменту правової роботи, а також відповідальним працівником відділу редагування;
4.3.4.2. щодо стану організації роботи Міндоходів та його територіальних органів із забезпечення надходжень платежів погоджуються керівниками департаментів персоналу, фінансово-економічної роботи та бухгалтерського обліку, координаційно-моніторинговим, регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів, інфраструктури, Головного управління внутрішньої безпеки, Департаменту правової роботи, а також відповідальним працівником відділу редагування.
4.3.5. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу), крім проектів наказів на відрядження у межах України керівників та працівників структурних підрозділів та про надання або припинення доступу до роботи з секретними документами, візуються працівником Департаменту персоналу, який підготував документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів - керівниками департаментів фінансово-економічної роботи та бухгалтерського обліку, регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів, інфраструктури, Головного управління внутрішньої безпеки, Департаменту правової роботи та іншими посадовими особами, яких стосується документ.
Проекти наказів на відрядження в межах України керівників та працівників структурних підрозділів візуються працівником підрозділу, який підготував документ, та його керівником, а також керівниками департаментів фінансово-економічної роботи та бухгалтерського обліку, регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів, інфраструктури, Головного управління внутрішньої безпеки, Департаменту правової роботи та іншими посадовими особами, яких стосується документ.
Проекти наказів з питань надання або припинення доступу до роботи з секретними документами візуються працівником Департаменту охорони державної таємниці, технічного та криптографічного захисту інформації, який підготував документ, та його керівником, а також керівниками департаментів регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів, інфраструктури, Головного управління внутрішньої безпеки та Департаменту правової роботи.
4.3.6. Проекти розпорядчих документів візуються керівником Департаменту правової роботи за наявності віз керівників структурних підрозділів, які відповідно до вимог пунктів 4.3.1 - 4.3.5 цього Регламенту повинні візувати такий проект документа.
4.3.7. Проект розпорядчого документа щодо скасування, зміни або втрати чинності раніше виданого розпорядчого документа погоджується відповідно до вимог підпунктів 4.3.1 - 4.3.4 цього Регламенту.
При погодженні проекту такого розпорядчого документа в обов'язковому порядку надаються:
документ, що є підставою для розробки проекту розпорядчого документа;
базовий розпорядчий документ, до якого вносяться зміни, у контрольному стані;
порівняльна таблиця змін.
4.3.8. Пропозиції до проектів розпорядчих документів, що передбачають доручення іншим структурним підрозділам, надаються розробнику після обов'язкового погодження із цими структурними підрозділами.
4.3.9. Встановлюються такі терміни розгляду та погодження проектів розпорядчих документів:
першим заступником Міністра, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату не пізніше ніж у 2-денний термін від часу надання такого проекту на візування;
керівниками структурних підрозділів - 1 робочий день від часу надходження такого проекту до структурного підрозділу;
керівниками департаментів регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів і правової роботи - 2 робочі дні від часу надходження такого проекту до структурного підрозділу.
Проекти розпорядчих документів розглядаються та візуються відповідальним працівником відділу редагування у 2-денний термін від часу надходження такого проекту. Великі за обсягом проекти розпорядчих документів (більше 5 аркушів) надаються до відділу редагування заздалегідь.
Облік наданих на візування першому заступнику Міністра, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату проектів розпорядчих документів здійснюється помічниками першого заступника (заступників) Міністра, а наданих на візування керівникам структурних підрозділів - інспекторами (спеціалістами), відповідальними за діловодство, шляхом ведення відповідного реєстру за формою, що має такі реквізити:
дата та час надходження проекту розпорядчого документа для візування;
вид та назва проекту розпорядчого документа;
назва підрозділу - розробника проекту розпорядчого документа;
дата та час повернення завізованого проекту розпорядчого документа.
Відповідальність за ведення реєстру проектів розпорядчих документів, наданих на візування першому заступнику (заступнику) Міністра, покладається на їх помічників, а наданих на візування керівникам структурних підрозділів - на посадових осіб, відповідальних за ведення діловодства у цих підрозділах.
4.3.10. Посадові особи, які завізували проект розпорядчого документа, несуть відповідальність за його зміст у межах компетенції.
4.3.11. Якщо в процесі погодження до проекту розпорядчого документа вносяться суттєві зміни, він підлягає повторному погодженню.
За необхідності внесення змін до проекту розпорядчого документа за пропозицією посадової особи, якою візувався цей розпорядчий документ, розробник в обов'язковому порядку повідомляє про це інших осіб, які його завізували.
4.3.12. Якщо у визначений термін посадовими особами (крім керівників Департаменту правової роботи та Головного управління внутрішньої безпеки) не забезпечено погодження проекту розпорядчого документа, проект вважається погодженим без зауважень (за умовчанням).
При цьому структурним підрозділом - розробником проекту розпорядчого документа у аркуші погодження робиться відмітка "Погоджено за умовчанням" та готується інформаційна довідка щодо дати подання проекту розпорядчого документа на візування та повернення.
За наявності до проекту розпорядчого документа надаються зауваження. У разі неврахування таких зауважень проект розпорядчого документа погоджується із зауваженнями.
4.3.13. Проект розпорядчого документа, оформлений з порушенням вимог Регламенту та Інструкції з діловодства в Міністерстві доходів і зборів України, не приймається департаментами регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів, правової роботи та відділом редагування до візування та повертається на доопрацювання розробнику розпорядчого документа.
4.3.14. Погодження оформляється візуванням проекту розпорядчого документа посадовою особою. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.
У разі якщо погодження оформляється на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, то у правому верхньому куті аркуша погодження 10 шрифтом вказується вид розпорядчого документа та його назва. Через два міжрядкові інтервали без відступу від межі лівого поля 14 шрифтом великими літерами друкується слово ПОГОДЖЕНО.
Нижче без відступу від межі лівого поля вказуються назва посади, ініціали та прізвища візуючих (з урахуванням вимог пп. 4.3.1 Регламенту).
У разі коли документ підписують кілька осіб, які обіймають рівнозначні посади, їх підписи розташовують в алфавітному порядку.
Якщо аркуш погодження складається із кількох сторінок, то на другому аркуші (та наступних) по центру великими літерами друкуються слова АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ, вид та назва розпорядчого документа, що погоджується, нижче зазначаються назви посад, ініціали та прізвища візуючих.
Друга та наступні сторінки аркуша погодження нумеруються у встановленому порядку.
Зауваження і пропозиції до проекту розпорядчого документа викладаються на окремому аркуші, про що робиться відповідна відмітка за встановленою формою, та додаються до розпорядчого документа при реєстрації.
Про зауваження обов'язково інформується особа, яка підписує документ.
У разі зняття зауважень, на аркуші погодження до проекту розпорядчого документа особою, якою вони були надані, проставляється напис "зауваження знято", підпис і дата зняття зауважень.
Особа, яка візує документ, біля підпису обов'язково проставляє дату візування. Відсутність дати біля підпису особи, що погодила документ, є порушенням інструкції з діловодства і може бути підставою для відмови у розгляді документа департаментами регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів, і правової роботи.
4.3.15. У разі підготовки Міндоходів разом з іншими міністерствами та центральними органами виконавчої влади спільного розпорядчого документа, відповідальна за це посадова особа від Міндоходів зобов'язана погодити в установленому порядку проект такого документа із зацікавленими структурними підрозділами та підготувати доручення з визначенням виконавців від Міндоходів та термінів виконання кожного завдання.
Оригінал спільного розпорядчого документа разом з аркушем погодження та відповідним дорученням передається Департаменту інфраструктури при реєстрації такого документа.
Департамент інфраструктури шляхом електронної розсилки забезпечує доведення спільного розпорядчого документа структурним підрозділам разом із дорученням щодо порядку його виконання.
4.3.16. Розпорядчий документ Міндоходів набуває чинності з моменту його видання або в інший термін, передбачений безпосередньо у відповідному розпорядчому документі.
4.4. Вимоги до складання та узгодження проектів наказів Міндоходів за результатами прийнятих рішень на засіданні Колегії Міндоходів, заслуховування керівництва територіальних органів щодо стану організації роботи Міндоходів та його територіальних органів із забезпечення надходжень платежів тощо
4.4.1. Проект наказу за результатами прийнятих на засіданні Колегії рішень готує:
Департамент регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів - з питань підбиття підсумків роботи Міндоходів та його територіальних органів у відповідному періоді;
відповідний структурний підрозділ - з інших питань згідно з порядком денним засідання Колегії.
4.4.2. Проект наказу за результатами заслуховування керівництва територіальних органів Міндоходів, нарад тощо готує структурний підрозділ, визначений керівництвом Міндоходів.
4.4.3. Проект наказу щодо стану організації роботи Міндоходів та його територіальних органів із забезпечення надходжень платежів готує Координаційно-моніторинговий департамент.
4.4.4. Пропозиції до проекту наказу щодо стану організації роботи Міндоходів та його територіальних органів із забезпечення надходжень платежів надаються структурними підрозділами Міндоходів, начальниками головних управлінь Міндоходів та митниць на 4 робочий день місяця.
4.4.5. Пропозиції до проектів наказів за результатами прийнятих на засіданні Колегії рішень та щодо стану організації Міндоходів та його територіальних органів із забезпечення надходжень платежів надаються з дотриманням таких вимог:
4.4.5.1. до констатуючої частини:
матеріали повинні містити достовірну інформацію, відповідати суті питання, що розглядається, та звітному періоду;
в інформації щодо результатів роботи у розрізі територіальних органів Міндоходів необхідно вказувати повну назву цього органу, а також прізвище та ім'я, по батькові його керівника. Якщо в інформації вказується на порушення з окремих напрямів роботи, зазначається прізвище заступника керівника, який працював у звітному періоді, термін вчинення порушення, нормативно-правовий акт або відомчий документ Міндоходів, вимоги якого не дотримуються;
при наданні інформації про окремі порушення необхідно вказати, який саме нормативно-правовий акт або відомчий документ Міндоходів порушено, з обов'язковим посиланням на відповідну його норму;
4.4.5.2. до наказової (розпорядчої) частини:
зміст наказової (розпорядчої) частини має бути узгоджений з пропозиціями до констатуючої частини;
пропозиції щодо застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) повинні бути адекватними вчиненому проступку і заподіяній шкоді, відповідати вимогам Кодексу законів про працю , Податкового та Митного кодексів України , законів України "Про державну службу" та "Про Дисциплінарний статут органів внутрішніх справ" ;
при формуванні пропозицій щодо застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) необхідно визначити конкретний вид стягнення (впливу); вказати прізвище, ім'я та по батькові особи, до якої застосовується це стягнення, посаду, з якого часу працює та за який напрям роботи відповідає; аргументовано, конкретно зазначати підставу їх застосування; посилання на норми нормативно-правових актів або відомчих документів Міндоходів;
до розгляду приймаються лише пропозиції щодо посадових осіб, посади яких відносяться до номенклатури Міндоходів та які відповідають за напрями роботи того структурного підрозділу Міндоходів, що надає пропозиції. У разі якщо структурний підрозділ Міндоходів за погодженням із керівництвом Міндоходів надає інформацію щодо порушень нормативно-правових актів та відомчих документів Міндоходів, вчинених працівниками територіального органу Міндоходів, що не належать до номенклатури Міндоходів, пропозиції надаються відповідно до вимог абзаців другого, третього та четвертого (крім норм щодо визначення конкретного виду заходу дисциплінарного стягнення (впливу)) цього підпункту для формування доручення керівниками відповідних територіальних органів Міндоходів;
до пропозицій повинні додаватися пояснення на ім'я Міністра (заступника Міністра - керівника апарату) від посадової особи, до якої пропонується застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) за її підписом або акт про підтвердження відмови у наданні пояснень, складений за участі не менше 3-х осіб та із зазначенням дати підписання документа;
пропозиції щодо застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) повинні бути погоджені з департаментами персоналу та правової роботи;
4.4.5.3. щодо пропозицій до організаційних заходів:
пропозиції не повинні дублювати доручення попередніх розпорядчих документів Міндоходів;
заходи повинні бути чітко викладеними, містити конкретні пропозиції та вказівки з реальними термінами виконання;
доручення, надані територіальним органам Міндоходів, повинні передбачати вимогу про інформування щодо стану виконання цього заходу відповідному структурному підрозділу Міндоходів (з визначенням періоду та терміну звітування).
До розгляду не приймаються неконкретні заходи та ті, які мають загальний характер; з формулюванням доручень "активізувати", "посилити", "поліпшити" тощо; за змістом наголошують на виконанні функцій і процедур, покладених на відповідний структурний підрозділ. Також не приймають до розгляду заходи, які вказують на обов'язкове виконання чинних розпорядчих документів Міндоходів.
4.5. Порядок дострокового зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу)
4.5.1. Дострокове зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу) поширюється на працівників, яким присвоєно спеціальні звання чи ранги державних службовців, відповідно до вимог Кодексу законів про працю України , Закону України "Про державну службу" та осіб начальницького складу податкової міліції відповідно до вимог законів України "Про Дисциплінарний статут органів внутрішніх справ" .
4.5.2. Подання про дострокове зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу) готується на ім'я Міністра (заступника Міністра - керівника апарату).
У поданні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові; повна назва займаної посади, категорія посади, присвоєний ранг або спеціальне звання відповідно до запису в трудовій книжці (особовій справі); стаж роботи (загальний, державної служби, роботи у відповідному територіальному органі Міндоходів та на займаній посаді), а також факти, що підтверджують усунення причин, які стали підставою для застосування заходу дисциплінарного стягнення (впливу), досягнення, що характеризують сумлінне ставлення особи до виконання своїх обов'язків, та поліпшення роботи на відповідних напрямах.
4.5.3. Пропозиції щодо дострокового зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу), накладених на працівників, посади яких належать до номенклатури Міндоходів, розглядаються, як правило, при підбитті підсумків роботи Міндоходів та його територіальних органів на засіданнях Колегії, з нагоди державних і професійних свят, ювілейних дат працівників.
4.5.4. Пропозиції щодо дострокового зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу), що надаються до проведення засідань Колегії, на яких розглядаються питання підбиття підсумків роботи Міндоходів та його територіальних органів, включаються до проекту наказу Міндоходів за результатами реалізації рішень Колегії, який готує Департамент регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів.
Проект наказу Міндоходів про дострокове зняття накладених заходів дисциплінарного стягнення (впливу) з нагоди державних і професійних свят, ювілейних дат працівників готує Департамент персоналу.
В інших випадках проект наказу Міндоходів про дострокове зняття накладених заходів дисциплінарного стягнення (впливу) готує підрозділ, який розробляв наказ Міндоходів про їх застосування.
4.6. Порядок розроблення, узгодження та підписання доручень керівництва Міндоходів
4.6.1. Доручення керівництва Міндоходів видаються для забезпечення виконання термінових завдань, спільних завдань, у яких задіяно кілька структурних підрозділів, а також для оперативного вирішення питань тощо.
Проекти доручень керівництва Міндоходів в обов'язковому порядку погоджуються керівниками Департаменту регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів, Головного управління внутрішньої безпеки, Департаменту правової роботи.
4.6.2. У разі підготовки проекту доручення керівництва Міндоходів з метою організації виконання спільних з іншими міністерствами та центральними органами виконавчої влади розпорядчих документів, розробник зобов'язаний зазначити виконавців і терміни виконання завдань та погодити проект із керівниками структурних підрозділів, до компетенції яких відносяться такі завдання, а також структурними підрозділами, визначеними абзацом другим пп. 4.6.1 Регламенту.
4.6.3. У разі розробки проекту доручення керівництва Міндоходів щодо поліпшення організації роботи та взаємодії структурних підрозділів, яким доводяться завдання іншим структурним підрозділам, розробник повинен погодити проект із керівниками структурних підрозділів, до компетенції яких відносяться такі завдання, а також структурними підрозділами, визначеними абзацом другим пп. 4.6.1 Регламенту.
4.6.4. У разі підготовки проекту доручення керівництва Міндоходів з метою організації виконання законів України, актів або доручень Президента України, Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, Міністра, головним виконавцем (згідно з резолюцією до документа) обов'язково вказується посилання на цей документ та термін виконання.
4.6.5. Визначені у дорученнях керівництва Міндоходів завдання обов'язково повинні мати конкретних виконавців та термін виконання, також вказується структурний підрозділ, на який покладається контроль за виконанням такого доручення.
4.6.6. Доручення керівництва Міндоходів мають обмежений строк дії (у межах одного року з дати видання доручення).
Строк дії доручення керівництва Міндоходів щодо організації виконання спільного з іншими міністерствами та центральними органами виконавчої влади розпорядчого документа відповідає строку дії такого спільного розпорядчого документа.
4.7. Організація роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією
4.7.1. Діловодство та листування у Міндоходів ведеться державною мовою, за винятком листування з іноземними державами.
4.7.2. Координація та методичне керівництво роботою працівників структурних підрозділів Міндоходів, відповідальних за ведення діловодства, покладається на Департамент інфраструктури.
Загальне керівництво роботою Департаменту інфраструктури у частині ведення діловодства здійснюється Міністром.
4.7.3. Кореспонденція, що надходить на адресу Міндоходів, у тому числі електронні документи (крім кореспонденції, яка містить інформацію, що становить державну таємницю, та документів, що реєструються в іншому порядку), в обов'язковому порядку проходить реєстрацію в Департаменті інфраструктури, який несе відповідальність за правильність реєстрації та дотримання порядку проходження кореспонденції.
Реєстрація документів здійснюється шляхом створення реєстраційно-контрольних карток в системі "Управління документами".
Порядок обліку, зберігання та поводження з кореспонденцією, яка містить інформацію, що становить державну таємницю, визначається Порядком організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 року № 1561-12, із змінами.
Реєстрація документів за допомогою інших автоматизованих систем здійснюється згідно з порядками, визначеними нормативно-правовими актами, розпорядчими документами Міндоходів, спільними з міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади розпорядчими документами, угодами тощо.
4.7.4. Після реєстрації і відповідного документального оформлення Департамент інфраструктури (у день отримання вхідної кореспонденції) здійснює попередній розгляд вхідної кореспонденції та забезпечує підготовку керівнику проекту резолюції до документа із визначенням головного виконавця (відповідно до функціональних повноважень), співвиконавців, рівня контролю, змісту доручення, терміну виконання документа.
Міністру після реєстрації передаються акти органів державної влади, органів влади АР Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення; кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, а також кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Міндоходів і потребують вирішення безпосередньо Міністром.
За відсутності Міністра (відрядження, відпустка, хвороба тощо) вхідну кореспонденцію розглядає особа, яка тимчасово виконує його обов'язки.
Інші документи передаються першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до функціональних обов'язків.
Структурним підрозділам передаються документи:
з питань планування діяльності Міндоходів та його територіальних органів, структури територіальних органів Міндоходів та змін до них - Департаменту регулювання діяльності Міністерства та його територіальних органів;
з питань адміністративно-господарського забезпечення - Департаменту інфраструктури;
з питань фінансування Міндоходів та його територіальних органів, матеріально-технічного забезпечення - Департаменту фінансово-економічної роботи та бухгалтерського обліку;
запити на отримання публічної інформації - Департаменту обслуговування платників податків;
заяви і повідомлення про вчинення злочину (кримінального правопорушення), доручення та вказівки щодо проведення слідчих (розшукових) дій, негласних слідчих (розшукових) дій, прийняття процесуальних рішень, винесені відповідно до вимог КПК України , - Головному слідчому управлінню фінансових розслідувань;