Стосовно відшкодування витрат на відрядження

Міністерство фінансів розглянуло Вашого листа з проханням надати роз'яснення щодо правомірності оплати директором підприємства загальної вартості проживання у готелі працівників цього підприємства під час їхнього перебування разом з директором підприємства у відрядженні за кордоном (із застосуванням ним корпоративної платіжної картки) та щодо розміру відшкодування підприємством згаданих витрат і повідомляє.

Порядок відкриття картрахунків та використання платіжних карток встановлені нормативно-правовими актами Національного банку України. Тому надання роз'яснень з питань застосування платіжних карток для оплати витрат під час закордонних відряджень належить до компетенції цього банку.

Відповідно до пункту 3.12 Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 19 квітня 2005 року N 137, кошти, які списані з картрахунку юридичної особи або фізичної особи - підприємця за операції, що здійснені з використанням корпоративних платіжних карток, уважаються виданими під звіт держателю платіжної картки. Ці кошти можуть бути використані виключно за цільовим призначенням.

При цьому, згідно з пунктом 3.10 цього Положення, держателі корпоративних платіжних карток можуть здійснювати операції з безготівкової оплати товарів (послуг) та одержувати готівку в іноземній валюті як за межами України, так і в установленому порядку на території України для оплати витрат на відрядження.

При цьому, здійснення розрахунків у безготівковій формі в іноземній валюті за межами України, які пов'язані з витратами на відрядження, дозволяється у розмірах, установлених для вивезення готівкової іноземної валюти нормативно-правовими актами Національного банку, що регулюють переміщення валюти України, іноземної валюти, банківських металів, платіжних документів і платіжних карток через митний кордон України.

Одночасно зазначимо, що згідно з пунктом 4 постанови Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 р. N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" та Загальними положеннями Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. N 59, передбачено, що аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Згідно з пунктами 1.4 та 1.15 розділу II "Порядок відрядження за кордон" згаданої Інструкції Міністерства фінансів витрати, здійснені під час перебування у закордонному відрядженні (крім добових витрат), можуть бути відшкодовані працівникові лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, зокрема, на наймання житлового приміщення - у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб'єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо. Разом із звітом про використання коштів, наданих на відрядження, подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

З огляду на наведене вище, у разі сплати директором підприємства вартості проживання у готелі відряджених працівників підприємства шляхом застосування закріпленої за директором цього підприємства корпоративної платіжної картки (тобто за рахунок і в межах коштів, виданих під звіт), до звіту про використання коштів, наданих на відрядження, мають бути додані оригінали квитанцій (рахунків) готелю, у яких мають бути відображені прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату, терміни проживання у готелі вказаних осіб, вартість найманих ними номерів та види уключених до квитанції (рахунку) витрат.

При цьому слід звернути увагу, що видана на ім'я директора підприємства квитанція на оплату проживання в готелі усіх працівників підприємства на повну (загальну) суму без визначення вказаних вище реквізитів не може бути прийнята до звіту.

Разом з тим зазначимо, у даний час в Міністерстві фінансів триває робота з внесення доповнень до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон. Враховуючи актуальність наведеного у Вашому листі питання та необхідність запобіганню можливим зловживанням, до цієї Інструкції будуть внесені відповідні доповнення в частині відшкодування витрат, здійснених (з використанням корпоративних платіжних карток) під час закордонного відрядження.