Щодо реєстрації податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних

Державна податкова служба України розглянула звернення щодо реєстрації податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі - ЄРПН) та, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

У зверненні зазначено, що у Товариства наявні податкові накладні, складені у червні 2022 року та не зареєстровані в ЄРПН на момент переходу на спрощену систему оподаткування з особливостями оподаткування, встановленими пунктом 9 підрозділу 8 розділу ХХ Кодексу, та призупинена реєстрація платника ПДВ.

У зв'язку зі зміною директора Товариство не має можливості зареєструвати податкову накладну в ЄРПН тому, що податкові накладні складені у червні 2022 року, коли діяв кваліфікований електронний підпис (далі - КЕП) попереднього директора, на теперішній час не діє, а податкова накладна не приймається до реєстрації в ЄРПН.

Враховуючи викладене, Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

1) яким чином Товариству зареєструвати податкові накладні за червень 2022 року в ЄРПН за умови зміни директора?

2) яким чином Товариство може уникнути штрафних санкцій за порушення термінів реєстрації податкових накладних в ЄРПН?

3) чи передбачена відповідальність у вигляді штрафних санкцій за нереєстрацію/несвоєчасну реєстрацію податкових накладних в ЄРПН?

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, регулюються нормами Кодексу (пункт 1.1 статті 1 розділу І Кодексу).

Правові основи оподаткування ПДВ встановлено розділом V та підрозділом 2 розділу XX Кодексу.

Порядок складання та реєстрації податкових накладних в ЄРПН встановлено статтею 201 розділу V Кодексу та затверджено Наказом Міністерства фінансів України від 31.12.2015 №1307 "Про затвердження форми податкової накладної та Порядку заповнення податкової накладної", який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 26.01.2016 за №137/28267 (далі - Порядок №1307), Постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 №1246 "Про затвердження Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних" (далі - Порядок №1246).

Податкові накладні та/або розрахунки коригування приймаються до ЄРПН у разі дотримання вимог пункту 192.1 статті 192, пунктів 200 1.3, 200-1.9 статті 200-1 та пунктів 201.1, 201.10 і 201.16 статті 201 розділу V Кодексу, а також з урахуванням Закону України від 05 жовтня 2017 року №2155-VIII "Про електронні довірчі послуги", Закону України від 22 травня 2003 року №851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон №851) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №557, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 за №959/30827 (зі змінами) (далі - Порядок №557).

На дату виникнення податкових зобов'язань платник податку зобов'язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в ЄРПН (підпункт 201.1 статті 201 розділу V Кодексу).

Відповідно до пункту 2 Порядку №1246 податкова накладна - це електронний документ, який складається платником податку на додану вартість відповідно до вимог Кодексу в електронній формі у затвердженому в установленому порядку форматі (стандарті) та надсилається для реєстрації.

Згідно з пунктом 20 Порядку №1307 усі податкові накладні скріплюються електронними підписами посадових осіб платника податку та електронним підписом (за наявності), що є аналогом відбитка печатки постачальника (продавця).

Електронний підпис використовується для ідентифікації автора електронного документа, накладанням якого завершується створення такого електронного документа (статті 6 Закону №851).

До ЄРПН приймаються податкові накладні та/або розрахунки коригування, складені в електронній формі з накладенням, зокрема, КЕП головного бухгалтера (бухгалтера) або КЕП керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою (пункт 10 Порядку №1246).

Для делегування права підпису податкових накладних та/або розрахунків коригування іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, орган ДПС за основним місцем обліку (за неосновним місцем обліку - для платників податку, які змінили місцезнаходження та для яких сплата визначених законодавством податків і зборів після такої реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду) відповідно до Порядку №557.

Після надходження податкової накладної та/або розрахунку коригування до ДПС в автоматизованому режимі проводяться перевірки, у тому числі чинності КЕП, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою платника податків такої податкової накладної (пункт 12 Порядку №1246).

Перевірка набуття права складання та підписання податкових накладних та/або розрахунків коригування відповідальними особами підприємства здійснюється на підставі отриманих даних:

керівника підприємства відповідно до даних Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

головного бухгалтера відповідно до поданої до ДПС заяви за формою 1-ОПП (додаток 5 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 №1588 (у редакції наказу 22.04.2014 №462), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.12.2011 за №1562/20300 (із змінами);

уповноваженої особи відповідно до поданого повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (за формою, визначеною Порядком №557), яким керівником підприємства уповноважено таку особу на підписання податкової накладної.

За результатами перевірок, визначених пунктом 12 Порядку №1246, формується квитанція про прийняття або неприйняття, або зупинення реєстрації податкових накладних та/або розрахунків коригування (далі - квитанція) (пункт 13 Порядку №1246).

Квитанція в електронній формі надсилається платнику податку протягом операційного дня та є підтвердженням прийняття або неприйняття, або зупинення реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування (пункт 14 Порядку №1246).

У квитанції зазначаються дата та час її формування, реквізити податкової накладної та/або розрахунку коригування та результат перевірки. Якщо у податковій накладній та/або розрахунку коригування за результатами проведення перевірок, визначених пунктом 12 Порядку №1246 (крім абзацу десятого), виявлено порушення, платнику податку надсилається квитанція про неприйняття податкової накладної та/або розрахунку коригування із зазначенням причин такого неприйняття (пункт 15 Порядку №1246).

У разі надсилання на реєстрацію до Єдиного реєстру податкових накладних посадовою особою податкових накладних, які складені посадовою/уповноваженою особою відповідно до статті 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", податкові накладні приймаються до реєстрації, за умови проходження всіх обов'язкових перевірок, визначених пунктом 12 Порядку №1246.

За невиконання платниками податків податкового обов'язку в частині реєстрації в ЄРПН податкових накладних та/або розрахунків коригування передбачена відповідальність у вигляді штрафних санкцій у розмірах, визначених статтею 120-1 розділу ІІ Кодексу та пунктом 90 підрозділу ІІ розділу ХХ Кодексу тимчасово, протягом дії воєнного стану в Україні, введеного Указом Президента України "Про введення воєнного стану в Україні" від 24 лютого 2022 року №64/2022, затвердженим Законом України "Про затвердження Указу Президента України "Про введення воєнного стану в Україні" від 24 лютого 2022 року №2102-IX, та шести місяців після місяця, в якому воєнний стан буде припинено або скасовано.

Щодо питання 1

Якщо відбулась зміна посадової особи (керівника), Товариство повинно повідомити орган ДПС за основним місцем обліку (за неосновним місцем обліку - для платників податку, які змінили місцезнаходження та для яких сплата визначених законодавством податків і зборів після такої реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду) про делегування права підпису податкових накладних та/або розрахунків коригування іншій посадовій особі (новому керівнику), в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, після чого скласти податкову накладну та/або розрахунок коригування в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, КЕП уповноваженої платником особи та зареєструвати її в ЄРПН.

Щодо питань 2, 3

У разі порушення граничних строків реєстрації в ЄРПН податкових накладних та/або розрахунків коригування до Товариства будуть застосовані штрафні санкції відповідно до норм статті 120-1 розділу ІІ Кодексу, з урахуванням положень пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Кодексу.

Слід зазначити, що на підставі підпункту 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу тимчасово до 01.08.2023 зупинявся перебіг строків, зокрема щодо надання контролюючими органами індивідуальних податкових консультацій.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію відповідно до пункту 52.2 статті 52 розділу ІІ Кодексу.