Інструкція по діловодству в державних нотаріальних конторах Української РСР

1.1. Інструкція по діловодству в державних нотаріальних конторах Української РСР встановлює правила ведення документації і регламентує способи і процеси складання документів. Правильна постановка діловодства в державних нотаріальних конторах сприяє належній організації роботи державних нотаріусів та інших працівників нотаріальних контор, чіткому і швидкому обслуговуванню громадян і організацій, культурі оформлення документів.

1.2. Цією Інструкцією встановлюється єдиний порядок ведення діловодства в усіх державних нотаріальних конторах Української РСР.

1.3. Викладені в Інструкції правила щодо порядку здійснення діловодних процесів обгрунтовуються вимогами Основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД) і державних стандартів (ГОСТів) на управлінську документацію.

Інструкція складена відповідно до Типової інструкції по діловодству в державних нотаріальних конторах, затвердженої Міністерством юстиції СРСР 26 грудня 1975 року.

1.4. За правильну організацію і ведення діловодства в державній нотаріальній конторі несе відповідальність старший державний нотаріус (державний нотаріус), який очолює нотаріальну контору1.

1 Надалі старший державний нотаріус і державний нотаріус, які очолюють нотаріальну контору, іменуватимуться "старший нотаріус".

1.5. В державній нотаріальній конторі, де є декілька працівників, ведення діловодства і архіву наказом (розпорядженням) старшого нотаріуса покладається на одного з цих працівників.

При звільненні або переведенні на іншу роботу нотаріуса чи іншої службової особи, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а також справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються новопризначеній особі, про що складається акт приймання-здачі.

1.6. На виняток з цієї Інструкції:

- порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, зв'язаних з вчиненням нотаріальних дій, регулюються Інструкцією "Про порядок вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами Української РСР" та вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах, затвердженими Міністерством юстиції СРСР 29 грудня 1973 р.;

- прийом, реєстрація і видача грошових сум і цінних паперів, що надійшли в депозит державної нотаріальної контори, ведуться за правилами, встановленими Інструкцією "Про порядок обліку депозитних операцій в державних нотаріальних конторах СРСР", затвердженою наказом Міністра юстиції СРСР від 1 серпня 1975 р. N 20.

1.7. Для обліку документів і контролю за їх виконанням у нотаріальній конторі повинні вестись такі книги і журнали:

а) журнал вхідної кореспонденції (додаток N 1);

б) журнал вихідної кореспонденції (додаток N 2);

в) розносна книга для місцевої кореспонденції (додаток N 3);

г) книга обліку скарг і пропозицій (додаток N 4);

д) контрольна картотека (або папка).

2.1. Тексти нотаріальних свідоцтв, нотаріально посвідчуваних угод, засвідчуваних та інших документів, посвідчувальних написів до них повинні бути написані з додержанням правил, викладених в Інструкції "Про порядок вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами Української РСР", а також у вказівках по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.

2.2. Оформлення документів, призначених для дії за кордоном, провадиться відповідно до вказівок, викладених в Інструктивному листі Міністерства юстиції СРСР від 15 жовтня 1971 р. "Про оформлення документів, призначених для дії за кордоном".

2.3. У документах організаційно-розпорядчого характеру слід зазначити найменування установи-автора (як правило, відтворюється в бланку документа), найменування виду документа та його заголовок. При складанні і оформленні документів необхідно також додержувати вимог Основних положень Єдиної державної системи діловодства про адресування, датування і посвідчення документів, проставлення відміток про їх проходження і виконання.

2.4. Найменування виду документа (наказ, довідка, звіт тощо) повинно бути вказано на кожному документі (за винятком листа).

2.5. Заголовок складається до будь-якого документа формату А4 (210 х 297), незалежно від його призначення.

Заголовок формулюється складачем, він повинен бути гранично коротким і чітко відображати зміст документа.

Заголовок не проставляється на повідомленнях і телефонограмах.

2.6. При написанні адреси на документі необхідно додержувати таких правил:

- документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній службовій особі;

- найменування установи та її структурного підрозділу зазначається у називному відмінку, наприклад:

- при направленні документа службовій особі зазначається найменування установи у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

- поштова адреса кореспондента вказується повністю після найменування установи, якій надсилається документ. У тому разі, коли документ надсилається громадянам, спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

2.7. Дата на документі проставляється шляхом написання числа і року цифрами, а місяця - прописом (20 січня 1976 р.) або трьома парами арабських цифр (10.12.76). Якщо порядковий номер місяця або число становить одну цифру, то перед ними проставляється нуль. Наприклад, 3 січня 1976 року слід писати: 03.01.76. Коли документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису з лівого боку документа.

2.8. До складу підпису входить: позначення посади особи, що підписує документ, особистий підпис та його розшифровка, наприклад: "Старший державний нотаріус (підпис) М.О.Сергєєв".

При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, якими складено документ, а розподіл між ними обов'язків у складі комісії, наприклад:

2.9. Додатки до документа перераховуються після тексту документа з зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і числа їх примірників.

Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, то в додатку слід зазначити лише кількість аркушів і число примірників.

2.10. При відповіді на запит необхідно зробити посилання на номер документа-запиту.

3.1. Реєстрації підлягають усі документи (у т.ч. заяви), які потребують виконання державною нотаріальною конторою.

Не реєструються лише листи, що надійшли на адресу громадських організацій, особисте листування, повідомлення про наради, поздоровні листівки, запрошення та інші подібні їм документи, які з діяльністю державної нотаріальної контори не зв'язані.

3.2. При прийманні кореспонденції, що надходить до державної нотаріальної контори, насамперед відбирається кореспонденція, яку доставлено не за призначенням, а також перевіряється цілісність вкладень. Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю.

Якщо буде виявлено відсутність документів або додатків до них, про це повідомляється відправник.

Усі конверти, за винятком особистої кореспонденції і листів на адресу громадських організацій, розкриваються. Конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, а також часу відправлення і одержання кореспонденції.

3.3. На всіх вхідних документах у правому нижньому кутку першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток N 5), який фіксує факт і час надходження документа до нотаріальної контори. Проставлення дати надходження документа не є його реєстрацією.

3.4. Документи, що не реєструються, у тому числі і документи, надіслані на адресу громадських організацій і з відміткою "особисто", передаються за призначенням.

3.5. Документи, що підлягають реєстрації, обліковуються в журналі вхідної кореспонденції (додаток N 1). На кожному з цих документів, крім дати надходження, проставляється також номер, під яким він зареєстрований у журналі, і номер справи (наряду), в яку документ буде формуватися (підшиватися).

3.6. Заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтв про право на спадщину, про відмову від спадщини, про сплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладення заборон відчуження жилих будинків, повідомлення судових і слідчих органів про накладення арештів на жилі будинки, якщо вони надійшли поштою, реєструються у журналі вхідної кореспонденції і передаються нотаріусу для виконання. Після цього вони підлягають наступній реєстрації у порядку, встановленому Інструкцією "Про порядок вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами Української РСР".

3.7. Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються, як і вся інша кореспонденція, у журналі вхідної кореспонденції і після їх виконання підшиваються у справу (наряд), передбачену номенклатурою справ нотаріальної контори.

3.8. Зареєстрований документ повинен бути попередньо розглянутий старшим нотаріусом у день його надходження і лише у виняткових випадках - наступного дня.

3.9. Старший нотаріус, що розглянув документ, вирішує питання про порядок і строки його виконання (документ приймається нотаріальною конторою до провадження, кореспонденту дається відповідь по суті тощо).

3.10. Документ вважається виконаним тоді, коли вирішено всі питання, поставлені в ньому, і якщо це потрібно, дано відповідь кореспонденту.

На виконаному документі проставляється відмітка про виконання і направлення його в справу (наряд).

Відмітка про виконання розміщується на нижньому полі першого аркуша документа або, за відсутністю місця, на звороті першого аркуша документа та включає в себе коротку довідку про виконання (якщо немає документа, що свідчить про виконання), а також слова "До справи" і номер справи (наряду), в яку виконаний документ має бути підшитим.

3.11. Вихідні документи реєструються в журналі вихідної кореспонденції (додаток N 2).

На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру в журналі вихідної кореспонденції та номеру справи (наряду), в якій буде зберігатися копія вихідного документа.

3.12. Кореспонденція направляється адресатам поштою або через розсильного. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносній книзі (додаток N 3).

3.13. Видача дублікатів документів провадиться у порядку, передбаченому Інструкцією "Про порядок вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами Української РСР".

4.1. Контроль за строками і якістю виконання документів та доручень, що містяться в них, здійснює старший нотаріус, який очолює нотаріальну контору.

4.2. На контроль обов'язково беруться документи, що надійшли з партійних і радянських органів, редакцій газет, журналів, радіо і телебачення, Міністерства юстиції СРСР, Міністерства юстиції УРСР, відділів юстиції виконавчих комітетів обласних, міських Рад депутатів трудящих, від депутатів Рад депутатів трудящих з вказівкою (проханням) повідомити про наслідки розгляду.

Старшим нотаріусом можуть братися на контроль й інші документи.

4.3. Контроль за виконанням документів може вестись на картках (у перших і найбільш великих нотаріальних конторах) або з допомогою спеціальної контрольної папки (у нотаріальних конторах, де працює 1-2 нотаріуси).

5.1. Номенклатура справ (нарядів) складається на підставі примірної номенклатури, яка додається до цієї Інструкції (додаток N 6), і оформляється у відповідності з ГОСТом 6.38-72 і 6.39-72 (додаток N 7).

У номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться у нотаріальній конторі, а також реєстри, книги, журнали.

5.2. Номенклатура затверджується старшим нотаріусом і погоджується з районною (міською) архівною установою.

Діюча номенклатура в кінці кожного року уточнюється і знову вводиться у дію з 1 січня наступного року.

Якщо на протязі року в нотаріальній конторі виникне необхідність у заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться у номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачаються резервні номери.

5.3. Після закінчення року в кінці номенклатури робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (нарядів).

Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві нотаріальної контори постійно.

5.4. Всі документи, що є у нотаріальній конторі, після їх виконання групуються у справи (наряди).

5.5. На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину або про відмову від спадщини, про сплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за якими вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів зразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, який відповідає номенклатурі справ (нарядів), а потім реєструється у книзі обліку спадкових справ (додаток N 8), і їй присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру за цією книгою.

У спадкову справу підшиваються всі документи, зв'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою.

Якщо спадкова справа не закінчена провадженням у поточному році, то вона переходить у наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.

5.6. Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловодного року. Всередині справи (наряду) документи систематизуються у хронологічному порядку, причому документ відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту.

5.7. Річні плани і звіти повинні розміщуватися у справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.

5.8. Не допускається включення у справи (наряди) документів, які до них не відносяться, а також чернеток і проектів документів.

6.1. Нотаріальні документи (свідоцтва, договори, довіреності та ін.), документи, на підставі яких вони вчинені, а також реєстри і книги обліку до здачі у державні архіви зберігаються у державній нотаріальній конторі на протязі 10 років.

6.2. Реєстри, спадкові справи, наряди поточного діловодства і закінчені провадженням до здачі в архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, що закриваються і охороняють документи від пилу, впливу сонячного світла, і в умовах, які забезпечують їх зберігання.

6.3. Облік і зберігання документів провадиться у порядку, встановленому "Основними правилами постановки документальної частини діловодства і роботи архівів установ, організацій і підприємств СРСР", схваленими Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР, і вказівками про строки зберігання документальних матеріалів судів, нотаріальних контор та інших установ юстиції, що затверджуються Міністерством юстиції СРСР і Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР.

6.4. Вилучення і видача будь-яких документів із справ (нарядів) не дозволяється.

У виняткових випадках (на вимогу суду, прокуратури, органів слідства і дізнання у зв'язку з кримінальними або цивільними справами, які знаходяться в їх провадженні) таке вилучення провадиться з дозволу старшого нотаріуса з обов'язковим залишенням завіреної копії вилученого документа і приєднанням постанови про вилучення, протоколу виїмки або запиту суду.

6.5. Довідки про вчинені нотаріальні дії і документи видаються з додержанням вимог ст.7 Закону УРСР "Про державний нотаріат".

6.6. Після закінчення року службовою особою, яка відповідає за діловодство в нотаріальній конторі, провадиться підготовка справ для архівного зберігання: уточнюється систематизація документів у справах (при необхідності справи переформовуються), провадиться оформлення справ (нарядів), справи постійного і тривалого зберігання заключаються у тверду обкладинку, документи перекладаються у хронологічному порядку і прошиваються міцною ниткою у 3-4 проколи. Аркуші справ нумеруються. Нумерація аркушів провадиться у правому верхньому кутку кожного аркуша документа простим олівцем. Якщо на аркушах раніш вже була нумерація, яка не збігається з новою, то колишні номери закреслюються простим олівцем, а новий номер проставляється поруч.

6.7. У кінці наряду на окремому чистому аркуші робиться завірчий напис за такою формою: "У справі (наряді) прошито і пронумеровано 5 (п'ять) аркушів. Відповідальний за архів - підпис, дата".

6.8. Обкладинки справ (нарядів) оформляються у відповідності з номенклатурою і ГОСТом 17914-72 (додаток N 9). Заголовок на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ. На обкладинці зазначається також рік його утворення у діловодстві нотаріальної контори.

Кількість аркушів у справі (наряді) зазначається цифрами на підставі даних завірчого напису.

Написи на обкладинках справ (нарядів) постійного зберігання слід провадити чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.

6.9. На справи постійного зберігання складаються описи. Опис складається з річних розділів і являє собою перелік заголовків справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст.

Опис складається у 4-х примірниках за формами, передбаченими Основними положеннями Єдиної державної системи діловодства (додатки NN 10, 11), ведеться до п'ятизначного номера і закінчується за погодженням з відповідною архівною установою.

6.10. Одночасно з підготовкою документів на зберігання провадиться відбір документів, що підлягають знищенню.

Відбір документів для знищення оформляється актом (додаток N 12).

6.11. У ході підготовки документів до наступного зберігання у державному архіві провадиться експертиза наукової і практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для наступного зберігання або знищення.

Експертиза цінності документів і відбір архівних матеріалів для зберігання і знищення здійснюється постійно діючою у нотаріальній конторі експертною комісією, яка призначається наказом начальника відділу юстиції виконавчого комітету обласної, міської Ради депутатів трудящих у складі 3-х чоловік.

6.12. Експертна комісія свою роботу організовує у відповідності з затвердженим про неї положенням.

При відборі документів для постійного зберігання у державному архіві і знищення експертна комісія керується діючими правилами та інструкціями Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР по організації роботи з документами, переліками і номенклатурами справ і відповідними вказівками Міністерства юстиції СРСР.

6.13. У відповідності з затвердженими описами нотаріальна контора зобов'язана у встановлений строк здати в державний архів внесені в опис справи (наряди).

6.14. Знищення документів провадиться після того, як описи на справи постійного зберігання затверджено архівною установою.

6.15. З усіх неясних питань, зв'язаних з оформленням справ (нарядів), які підлягають передачі на зберігання у державний архів, необхідно консультуватися з працівниками відповідного архіву.

1.1. Накази і вказівки Міністерства юстиції СРСР, Міністерства юстиції УРСР, відділу юстиції обл(міськ)виконкому з питань нотаріату.

1.2. Плани роботи і довідки про їх виконання.

1.3. Статистичні звіти і пояснювальні записки про роботу державної нотаріальної контори.

1.4. Довідки і акти про наслідки перевірки роботи державної нотаріальної контори.

1.5. Протоколи виробничих нарад.

1.6. Накази та інші документи по особовому складу.

1.7. Матеріали по узагальненню нотаріальної практики.

1.8. Довідки про надання правової (методичної) допомоги виконкомам місцевих Рад у вчиненні нотаріальних дій і про проведення роботи по пропаганді правових знань.

1.9. Листування з установами і організаціями з питань запобігання правопорушенням.

1.10. Документи фінансової і господарської діяльності нотаріальної контори.

1.11. Заяви і пропозиції про організацію роботи нотаріальної контори і відповіді на них.

1.12. Номенклатура справ нотаріальної контори.

1.13. Описи документальних матеріалів, зданих в архів.

1.14. Журнал реєстрації вхідної кореспонденції.

1.15. Журнал реєстрації вихідної кореспонденції.

1.16. Книга скарг і пропозицій.

1.17. Журнал обліку викликів нотаріуса додому і роз'їздів працівників у робочий час.

2.1. Договори про надання у безстрокове користування земельних ділянок для спорудження індивідуальних жилих будинків на праві особистої власності.

2.2. Договори про відчуження і заставу жилих будинків та документи, на підставі яких вони посвідчені.

2.3. Розпорядження по накладенню і зняттю заборон відчуження жилого будинку (арешту).

2.4. Інші договори.

2.5. Довіреності.

2.6. Нотаріально посвідчені заповіти і заповіти, посвідчені службовими особами, переліченими у ст.16 Закону УРСР "Про державний нотаріат".

2.7. Спадкові справи.

2.8. Свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя1.

1 Якщо свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя видається другому з подружжя в зв'язку з заведеною в нотаріальній конторі спадковою справою, воно підшивається в спадкову справу.

2.9. Свідоцтва про посвідчення фактів, що особа є живими і перебувають у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотографічній картці, про прийняття на зберігання документів.

2.10. Документи по посвідченню часу пред'явлення документів.

2.11. Документи по передачі заяв громадян, установ, підприємств і організацій іншим громадянам, установам, підприємствам і організаціям.

2.12. Документи по вчиненню депозитних операцій.

2.13. Виконавчі написи з документами, які до них відносяться.

2.14. Акти про морські протести.

2.15. Документи, складені в зв'язку з забезпеченням доказів.

2.16. Заяви по вжиттю заходів до охорони спадкового майна, за якими припинено провадження.

2.17. Листування з Управлінням Держтрудощадкас і ощадкасами з питань наявності вкладів.

2.18. Листування з установами і громадянами з питань вчинення нотаріальних дій.

2.19. Особові справи юридичних осіб.

2.20. Постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій.

2.21. Постанови про направлення документів на експертизу.

2.22. Заяви про видачу дублікатів документів, які зберігаються в державній нотаріальній конторі, та виписок з реєстрів.

2.23. Платіжні доручення і квитанції Держбанку СРСР по сплаті державної пошлини.

2.24. Реєстри для реєстрації нотаріальних дій.

2.25. Реєстри для реєстрації заборон відчуження жилих будинків (частин будинків), а також арештів, накладених на будинки судовими і слідчими органами.

2.26. Книга обліку спадкових справ за номерами.

2.27. Алфавітна книга обліку спадкових справ.

2.28. Алфавітна книга обліку заповітів.

2.29. Алфавітна книга обліку заборон відчуження жилих будинків і арештів, накладених на жилі будинки.

2.30. Книга обліку заяв по вжиттю заходів до охорони спадкового майна.

2.31. Книга обліку цінностей при вжитті заходів до охорони спадкового майна.

Підсумковий запис про категорії і кількість заведених справ.