Щодо відшкодування витрат на відрядження за кордон у разі, якщо дата прибуття працівника з відрядження та дата відмітки про перетин державного кордону не збігаються

Міністерство фінансів України розглянуло звернення щодо надання інформації стосовно порядку застосування положень законодавства України з питань відшкодування витрат на відрядження за кордон і повідомляє.

1. Стосовно питання першого (чи необхідно вносити зміни до наказу про відрядження та вказувати дату повернення з відрядження відповідно до відмітки прикордонної служби у разі, якщо дата прибуття працівника з відрядження відповідно до квитка на літак (що відповідає даті повернення, зазначеній у наказі про відрядження) та дата відмітки про перетин державного кордону не збігаються).

Згідно із Законом України від 21.12.2016 р. N 1797-VIII "Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо покращення інвестиційного клімату в Україні" (яким внесені зміни до підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 розділу IV "Податок на доходи фізичних осіб" Податкового кодексу України, відповідно до якого регулюються питання відшкодування витрат на службові відрядження) виключено положення щодо обов'язкової наявності відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті відрядженого працівника або документі, що його замінює, про перетин кордону для відшкодування добових витрат при відрядженні до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи.

Відповідно уточнені положення Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. N 59 (далі - Інструкція), а саме: скасована вимога щодо обов'язкової наявності відміток у паспортному документі про перетин кордону для відшкодування добових витрат відрядженому працівнику ( наказ Мінфіну від 28.07.2017 р. N 669 "Про затвердження Змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон".

Водночас відмітка у паспортному документі про перетин кордону є одним із документальних доказів перебування працівника у відрядженні (підпункт "а" пункту 16.1 розділу III Інструкції); при цьому день перетину кордону згідно з такою відміткою є днем повернення в Україну (останній абзац підпункту "г" пункту 16.2 розділу III Інструкції).

Оскільки добові витрати відшкодовуються згідно з наказом керівника органу державної влади, підприємства, установи чи організації (далі - керівник), за наявності розбіжностей у датах на авіаквитку (дата прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) та у паспортному документі (дата відмітки про перетин кордону України) з не залежних від працівника причин, керівником може бути прийнято рішення про продовження строку відрядження (шляхом оформлення відповідного наказу) після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки.

2. Стосовно питання другого (чи підлягатимуть виплаті працівнику добові витрати за фактичний день прибуття з відрядження відповідно до відмітки прикордонної служби у разі, якщо дата прибуття працівника з відрядження відповідно до квитка на літак та дата відмітки про перетин державного кордону не збігаються).

Згідно з чинним законодавством (розділ IV Податкового кодексу України) добові витрати - це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з відрядженням (окремий вид витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження). Постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" затверджені суми добових витрат залежно від держави відрядження (із розрахунку на повну добу).

При цьому передбачені випадки зменшення сум добових витрат, зокрема, у разі, якщо вартість харчування включена до рахунку на найм житлового приміщення без визначення конкретної суми, добові витрати зменшуються залежно від кількості разів харчування, добові становлять 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні (пункт 2 постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. N 98; підпункт "ґ" пункту 16.2 розділу III Інструкції).

Також керівник може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (пункт 5 розділу I Інструкції).

Підсумовуючи вищенаведене, питання відшкодування працівнику добових витрат має вирішуватися у кожному випадку окремо з урахуванням чинників, що обумовили розбіжності у датах (наприклад, у випадку, коли дата прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника до 24-ї години, а дата відмітки про перетин державного кордону України - наступна доба - з 0 години і дещо пізніше, керівник може скористатися правом встановлення обмеження відповідно до пункту 5 розділу I Інструкції).

Добові витрати відрядженому працівникові підлягатимуть відшкодуванню за умови прийняття керівником рішення про продовження строку відрядження та оформлення відповідного наказу.

3. Стосовно питання третього (чи підлягатиме відшкодуванню вартість зворотного квитка у разі, якщо дата прибуття працівника з відрядження відповідно до квитка на літак (що відповідає даті повернення, зазначеній у наказі про відрядження) та дата відмітки про перетин державного кордону не збігаються).

Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовим відрядженням (стаття 121 Кодексу законів про працю України).

Питання відшкодування відрядженому працівнику витрат на проїзд врегульовані пунктами 9 - 11 розділу III Інструкції.

У цьому випадку, незалежно від прийнятого керівником рішення щодо строку відрядження, витрати на проїзд повітряним транспортом з місця відрядження до місця постійної роботи мають бути відшкодовані працівнику в розмірі вартості проїзду (вартості зворотного квитка) за наявності підтвердних документів в установленому порядку.