Про затвердження Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства юстиції України

4. Відстеження стану впровадження рекомендацій відповідальними за здійснення моніторингу ведеться за формою, наведеною у додатку 17 до цього Порядку (далі - форма моніторингу).

5. Відповідальний за здійснення моніторингу:

протягом місяця з дати, визначеної рекомендаціями як термін звітування до Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) про їх виконання, вносить до форми моніторингу дані щодо стану виконання об’єктом внутрішнього аудиту рекомендацій;

проводить аналіз досягнення очікуваних результатів від впровадження рекомендацій та на його підставі визначає загальний відсоток впроваджених рекомендацій, за якими об’єктом внутрішнього аудиту досягнуто очікуваних результатів;

у разі відсутності інформації про результати реалізації аудиторських рекомендацій або ненадання об’єктом внутрішнього аудиту документів, що підтверджують виконання рекомендацій, готує лист-нагадування на адресу відповідального за діяльність про необхідність звітування до Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту).

6. На підставі результатів моніторингу директор Департаменту (керівник підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) може здійснювати додаткові заходи відстеження стану впровадження рекомендацій та (або) ініціювати перед Міністром (керівником територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) питання про вжиття заходів впливу щодо відповідальних за діяльність, якими несвоєчасно та не повною мірою забезпечується виконання рекомендацій. Зміст зазначених заходів відображається відповідальним за здійснення моніторингу у формі моніторингу.

1. Матеріали справи - сукупність документів, зібраних та складених у процесі планування, проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту та моніторингу впровадження рекомендацій, що формуються у справи, вимоги щодо оформлення та зберігання яких встановлені Інструкцією з діловодства у Міністерстві юстиції України, затвердженою наказом Мін`юста від 03 серпня 2015 року № 1405/5.

2. Формування справ, їх зберігання та використання здійснюються відповідно до Порядку формування справ Департаменту внутрішнього аудиту, їх зберігання, використання та передачі в Міністерстві юстиції України, який затверджується наказом Міністра.

1. Директор Департаменту забезпечує підготовку зведеного звіту про результати діяльності Департаменту, підрозділів внутрішнього аудиту та спеціалістів територіальних органів юстиції, підприємств установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту.

Керівник підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту звітує у терміни до 05 січня та 05 липня у письмовій формі перед керівником територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту та директором Департаменту про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліста).

Директор Департаменту раз на півріччя в терміни, визначені Міністром (але не пізніше 20 січня та 20 липня), у письмовій формі звітує перед ним про результати діяльності Департаменту та підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту.

2. Звіт про результати діяльності Департаменту, підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту) повинен включати:

стан виконання плану діяльності з внутрішнього аудиту та/або причини його невиконання;

інформацію про позапланові внутрішні аудити;

резюме кожного завершеного планового та позапланового внутрішнього аудиту;

суттєві проблемні питання, у тому числі виявлені за результатами виконання аудиторських завдань у попередні періоди, що потребували негайного вжиття заходів, яких вжито не було;

результати впровадження рекомендацій;

обмеження, що виникали під час проведення внутрішнього аудиту;

інформацію про наявність та стан виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

3. Результати внутрішнього аудиту не менше ніж один раз на рік розглядаються на засіданні колегії Мін’юсту. Департамент здійснює моніторинг стану виконання прийнятих на засіданні колегій рішень.

4. Директор Департаменту забезпечує своєчасну підготовку зведеної звітності про результати діяльності Департаменту, підрозділів внутрішнього аудиту та спеціалістів територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту, для подання її до Держфінінспекції (Держаудитслужби) за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 27 березня 2014 року № 347 "Про затвердження форми звітності № 1-ДВА (піврічна) "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації" та інструкції про її складання та подання", зареєстрованим у Мін`юсті 11 квітня 2014 року за № 410/25187.

Керівникам підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістам) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту забезпечувати своєчасну підготовку звітності про результати їх діяльності за вищенаведеною формою, та надання її до Департаменту у терміни до 05 січня та 05 липня.

1. У разі надходження звернень від органів державної влади та/або правоохоронних органів Департамент (підрозділ внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) за дорученням Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) надає інформацію про результати внутрішнього аудиту.

Інформація про результати внутрішнього аудиту надається за зверненням органів державної влади та/або правоохоронних органів з дотриманням установлених вимог законодавства та розпорядчих документів щодо нерозголошення інформації з обмеженим доступом.

У разі відсутності запитуваної інформації про це повідомляються органи державної влади та/або правоохоронні органи.

2. У разі надходження звернення від Держфінінспекції (Держаудитслужби) директор Департаменту забезпечує підготовку інформації про результати внутрішнього аудиту та інших відомостей, що стосуються його проведення, для подання Міністру та направлення до Держфінінспекції (Держаудитслужби) протягом 10-ти робочих днів з дня надходження такого звернення.

3. Взаємодія з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та правоохоронними органами здійснюється Департаментом у межах його повноважень відповідно до законодавства.

4. У разі виявлення під час проведення внутрішнього аудиту ознак шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків та/або які мають ознаки злочину, директор Департаменту письмово інформує Міністра з наданням рекомендацій щодо вжиття необхідних заходів.

Керівники підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалісти) територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту невідкладно інформують керівників територіальних органів юстиції, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мін’юсту (установ, організацій) та директора Департаменту про виявлені ознаки шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем та інших порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків, з наданням рекомендацій щодо вжиття необхідних заходів.

5. За рішенням Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) директор Департаменту (керівник підрозділу внутрішнього аудиту (спеціаліст) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) забезпечує інформування та/або передачу копій матеріалів такого аудиту до правоохоронних органів відповідно до законодавства. Копії матеріалів внутрішнього аудиту передаються до правоохоронних органів згідно з описом за формою, наведеною у додатку 18 до цього Порядку.

1. Скарги, які надходять на дії працівників Департаменту (підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістів) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту, розглядаються у встановленому законодавством порядку.

2. Якщо за результатами розгляду скарги встановлено факт невідповідності офіційної документації, складеної за результатами внутрішнього аудиту, дійсному стану справ та/або порушення працівником Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту (спеціалістом) територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) законодавства, у тому числі Стандартів внутрішнього аудиту, що вплинуло на об’єктивність висновків, Міністр (керівник територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту) призначає повторний внутрішній аудит.

3. Повторний внутрішній аудит проводиться працівниками Департаменту (підрозділу внутрішнього аудиту територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту), які не брали участі в попередніх внутрішніх аудитах з тих самих питань.

1. Оцінка якості внутрішнього аудиту здійснюється керівником підрозділу внутрішнього аудиту (внутрішня оцінка якості) та Держфінінспекцією (Держаудитслужбою), її територіальними органами (зовнішня оцінка якості).

2. Керівником підрозділу внутрішнього аудиту щорічно складається програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, що ним підписується, та затверджується Міністром (керівником територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту), за формами, наведеними у додатках 19, 20 до цього Порядку.

3. Програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту включає проведення періодичних внутрішніх оцінок та заходи за результатами зовнішніх оцінок якості внутрішнього аудиту. Керівник підрозділу внутрішнього аудиту забезпечує виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

4. Внутрішня оцінка якості внутрішнього аудиту передбачає моніторинг діяльності з внутрішнього аудиту, що проводиться керівником підрозділу внутрішнього аудиту; періодичний аналіз діяльності підрозділу внутрішнього аудиту, що проводиться працівниками підрозділу внутрішнього аудиту шляхом самооцінки або іншими працівниками, що володіють практичними знаннями у сфері внутрішнього аудиту.

5. Про результати внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту керівник підрозділу внутрішнього аудиту інформує Міністра (керівника територіального органу юстиції, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту).

6. Зовнішня оцінка якості внутрішнього аудиту здійснюється Держфінінспекцією (Держаудитслужбою), її територіальними органами з урахуванням вимог, визначених Порядком здійснення Державною фінансовою інспекцією України контролю за станом внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 31 липня 2014 року № 794, зареєстрованим у Мін`юсті 21 серпня 2014 року за № 1008/25785.

До складу методичних прийомів аудиторського дослідження належать:

аналіз - це комплексне вивчення фінансового стану об’єкта аудиту та ефективності управління активами з метою оцінки досягнутих результатів, що проводиться за допомогою фінансового аналізу за даними бухгалтерського обліку, фінансової, податкової та статистичної звітності, звітності про виконання фінансового плану тощо;

аналітичний огляд - вивчення важливих тенденцій та інших даних, що характеризують розвиток об'єкта аудиту, а також дослідження незвичних і неочікуваних змін у процесі реалізації його функцій. Аудитор на основі даних, отриманих у процесі аналітичного огляду, опитує керівництво та інших посадових осіб про причини виявлених неочікуваних відхилень, а отримані відповіді потім досліджуються і підтверджуються;

аналітичні тести - методи порівняння як в абсолютних одиницях, так і у відносних (індекси, коефіцієнти, відсотки);

арифметична перевірка документів - перевірка правильності розрахунків у документах, облікових регістрах і звітних формах;

документальна перевірка - перевірка документів і записів, яка може бути формальною, арифметичною та перевіркою по суті;

звірка - це здійснене шляхом письмового запиту підтвердження третіми особами точності інформації у письмовому вигляді;

обстеження - особисте ознайомлення з предметом дослідження;

перевірка документів по суті - перевірка, яка дає змогу встановити законність і доцільність операцій, правильність відображення операцій на рахунках;

перевірка механічної точності - повторна перевірка підрахунків і передачі інформації;

підтвердження - одержання письмової відповіді від відповідальних за процес для підтвердження точності інформації (наприклад, підтвердження дебіторської заборгованості);

спеціальна перевірка - перевірка, яка здійснюється із залученням фахівців вузької спеціалізації (наприклад, спеціаліст зі шляхового будівництва, технологи). Використовується для виявлення різного роду відхилень від норм та з метою доведення фактів порушень і відхилень;

спостереження - одержання загальної характеристики об’єкта аудиту на підставі візуального огляду;

тестування/опитування/інтерв’ювання - одержання письмової або усної інформації від осіб, які є виконавцями процесу дослідження або відповідальними за діяльність об’єкта внутрішнього аудиту, та (або) осіб, які є користувачами товарів, робіт та послуг об’єкта аудиту. Воно полягає у формулюванні переліку питань для оцінки об’єкта дослідження за відповідями, на які встановлюються фактори ризику та надається оцінка відповідності;

фактична перевірка - перевірка кількісного і якісного стану об’єктів аудиту, який встановлюється шляхом обстеження, огляду, обмірювання, перерахунку та інших способів перевірки фактичного стану активів;

формальна перевірка - візуальна перевірка правильності записів усіх реквізитів щодо виявлених безпідставних виправлень, підчисток, дописувань у тексті й цифрах, перевірки достовірності підписів посадових і матеріально відповідальних осіб.

Основними методами організації аудиторського дослідження є: суцільна (документальна і фактична), вибіркова, аналітична, комбінована перевірки.

Суцільна перевірка - перевірка всіх без винятку масивів інформації щодо даних, систем та процесів, які відбулись за період, що досліджується. На підставі суцільної перевірки аудитор робить висновок про достовірність, доцільність та законність відображення в бухгалтерському обліку і звітності дій і подій, здійснених за весь період, який досліджується. Такі перевірки є найточнішими, а ступінь ризику невиявлення зводиться до мінімального. Вони застосовуються для встановлення доказів та визначення заподіяної шкоди в результаті шахрайства.

Вибіркова перевірка передбачає застосування аудиторських процедур менше ніж до 100% масивів інформації, які дають змогу працівникам Департаменту (підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції (установ, організацій)) отримати аудиторські докази і, оцінивши окремі характеристики вибраних даних, поширити дієвість цих доказів на всю сукупність даних. Ризик невиявлення збільшується, оскільки за межами вибірки можуть залишатися факти порушень та помилок. Тому аудитор повинен уважно формувати вибірку з урахуванням мети аудиту, сукупності даних (генеральної сукупності) і обсягу вибірки. Вибірка повинна бути репрезентативною, тобто відображати всі основні властивості генеральної сукупності. Вибірковий метод перевірки дає змогу працівникам Департаменту (підрозділів внутрішнього аудиту (спеціалістами) територіальних органів юстиції (установ, організацій)) з найменшими витратами отримати результат про довіру до системи внутрішнього контролю об'єкта внутрішнього аудиту та скласти думку про достовірність, доцільність і законність господарських операцій, відображених у бухгалтерському обліку і звітності.

Якщо під час вибіркового дослідження встановлені серйозні порушення або помилки, то відповідна сукупність інформації повинна бути перевірена суцільним методом.

Аналітична перевірка - оцінка фінансових показників за допомогою вивчення вірогідних залежностей між ними.

Комбінована перевірка - поєднання суцільної, вибіркової та аналітичної перевірок.

__________

Примітки:

1. Витяги з офіційної документації, а також коментарів заносяться до форми із зазначенням номерів сторінок і абзаців цих документів.

2. У графі "Висновок" проводиться запис про прийняття коментарів і наводиться нова редакція тексту аудиторського звіту та/або рекомендацій, у разі спростування коментарів зазначаються правові підстави для цього.