Про затвердження Порядку здійснення Державною фінансовою інспекцією України контролю за станом внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях

З метою реалізації пункту 18 Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001,

1. Затвердити Порядок здійснення Державною фінансовою інспекцією України контролю за станом внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях, що додається.

2. Департаменту державного бюджету Міністерства фінансів України (Лозицький В.П.) та Управлінню гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Державної фінансової інспекції України (Чорнуцький С.П.) забезпечити в установленому законодавством порядку подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Управлінню гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Державної фінансової інспекції України (Чорнуцький С.П.):

1) довести цей наказ після його державної реєстрації в Міністерстві юстиції України до відома міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій;

2) надавати роз’яснення щодо застосування Порядку, затвердженого цим наказом.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра фінансів України Мярковського А.І. та Голову Державної фінансової інспекції України Гордієнка М.Г.

1. Цей Порядок визначає механізм організації, проведення, оформлення та реалізації результатів контролю за станом внутрішнього аудиту, що здійснюється шляхом оцінки якості внутрішнього аудиту Державною фінансовою інспекцією України (далі - Держфінінспекція) та її територіальними органами (далі - органи Держфінінспекції) у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, у Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях (далі - установи).

2. Оцінка якості внутрішнього аудиту (далі - оцінка якості) проводиться у формі дослідження.

1. Оцінка якості організовується і проводиться посадовими особами структурного підрозділу Держфінінспекції, на який покладено функцію контролю за станом внутрішнього аудиту (далі - відповідальний структурний підрозділ Держфінінспекції), відповідно до цього Порядку.

2. Оцінці якості передують вивчення та аналіз відповідальним структурним підрозділом Держфінінспекції звітів про результати діяльності підрозділів внутрішнього аудиту та іншої інформації про їх функціонування, отриманої на запити Держфінінспекції.

Якщо за результатами такого вивчення та аналізу виявлено проблемні питання в діяльності підрозділів внутрішнього аудиту, які потребують детального дослідження, діяльність таких підрозділів внутрішнього аудиту враховується при плануванні проведення оцінок якості в установах, де утворено такі підрозділи.

3. Оцінка якості проводиться за планами, які складаються і затверджуються у встановленому законодавством порядку.

Планова оцінка якості в установі здійснюється не частіше одного разу на рік.

Про проведення планової оцінки якості органи Держфінінспекції повідомляють установу за десять днів до дня її проведення шляхом надіслання письмового повідомлення із зазначенням дат її початку та закінчення.

4. Позаплановою оцінкою якості є оцінка якості, яка не передбачена в плані роботи органу Держфінінспекції і проводиться за рішенням керівника органу Держфінінспекції за наявності хоча б однієї з таких обставин:

доручення щодо проведення оцінки якості від Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів України, звернення народних депутатів України або депутатські запити;

звернення органів прокуратури, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, у якому містяться факти, що свідчать про недотримання/невиконання установами вимог нормативно-правових актів з питань внутрішнього аудиту;

звернення керівника установи;

звернення громадян, що містять факти, які свідчать про недотримання/невиконання установами вимог нормативно-правових актів з питань внутрішнього аудиту.

5. Під час оцінки якості посадовими особами органу Держфінінспекції досліджується дотримання керівником та працівниками підрозділу внутрішнього аудиту вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001 "Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади", наказу Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247 "Про затвердження Стандартів внутрішнього аудиту", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 року за № 1219/19957 (далі - Стандарти), та інших нормативно-правових актів з питань внутрішнього аудиту, а саме:

статус і структура підрозділу внутрішнього аудиту, його організаційна та функціональна незалежність, чисельність підрозділу внутрішнього аудиту та стан його укомплектування, відповідність персоналу кваліфікаційним вимогам;

внутрішні документи з питань внутрішнього аудиту, розроблені відповідно до Стандартів;

планування діяльності з внутрішнього аудиту;

організація внутрішніх аудитів, зокрема розподілу трудових ресурсів, планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми внутрішнього аудиту;

документування ходу внутрішнього аудиту та його результатів;

моніторинг виконання (врахування) рекомендацій та результатів їх впровадження;

виконання рекомендацій за результатами проведення попередніх зовнішніх оцінок якості;

достовірність та своєчасність подання звітності про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту;

стан взаємодії підрозділу внутрішнього аудиту зі структурними підрозділами установи та органами державної влади;

заходи щодо забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, результати внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту.

6. У ході підготовки до проведення оцінки якості посадовими особами відповідального структурного підрозділу Держфінінспекції складається проект програми оцінки якості у двох примірниках (далі - програма), у якій визначаються найменування установи, тема, період та питання, що підлягають дослідженню.

Програма підписується керівником відповідального структурного підрозділу Держфінінспекції, затверджується керівником Держфінінспекції.

Під час проведення оцінки якості до її програми можуть вноситися зміни у порядку, передбаченому для її затвердження.

7. Для проведення оцінки якості посадовим особам органу Держфінінспекції видається направлення у двох примірниках за формою, наведеною в додатку 1 до цього Порядку.

8. Кількість посадових осіб органу Держфінінспекції, які залучаються до проведення оцінки якості, та строки її проведення визначаються керівником відповідального структурного підрозділу Держфінінспекції з урахуванням обсягу питань, передбаченого програмою, та в межах визначеної її тривалості.

До здійснення оцінки якості в територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, у Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях можуть залучатися посадові особи територіальних органів Держфінінспекції.

9. Перед початком проведення оцінки якості направлення та програма під підпис на обох примірниках вручаються керівнику установи або його заступнику. Якщо керівник установи чи його заступник відмовляється від такого підпису, але не заперечує проти проведення оцінки якості, про це зазначається у вступній частині звіту про результати оцінки якості (далі - Звіт).

10. Тривалість проведення оцінки якості не повинна перевищувати 30 робочих днів.

Продовження строків проведення оцінки якості можливе за рішенням керівника Держфінінспекції або його заступника на строк, що не перевищує 15 робочих днів.

У разі продовження строку проведення планової або позапланової оцінки якості посадові особи органу Держфінінспекції впродовж останнього робочого дня оцінки якості зобов’язані пред’явити керівнику установи чи його заступнику направлення з продовженим строком її проведення.

11. Керівник установи забезпечує посадових осіб органу Держфінінспекції, які проводять оцінку якості, місцем для роботи, створює умови для зберігання документів, користування зв’язком, комп’ютерною, розмножувальною та іншою технікою для проведення оцінки якості.

Посадові особи органу Держфінінспекції одержують від установи документи та довідкові матеріали або іншу інформацію з питань, визначених програмою.

12. У ході проведення оцінки якості посадові особи органу Держфінінспекції проводять опитування, анкетування посадових осіб установи (керівник та працівники підрозділу внутрішнього аудиту, інші посадові особи, відповідальні за діяльність, що охоплювалась внутрішнім аудитом) з питань, що пов’язані з оцінкою якості.

На письмовий запит (з відповідним переліком питань) посадових осіб органу Держфінінспекції посадовими особами установи можуть надаватися письмові пояснення з питань, що виникли під час проведення оцінки якості. Строк отримання пояснень посадових осіб установи на письмовий запит посадових осіб органу Держфінінспекції не повинен перевищувати трьох робочих днів.

Пояснення надаються на письмовий запит посадових осіб органу Держфінінспекції та підписуються посадовою особою установи, яка їх надає, з обов’язковим зазначенням дати. Якщо посадова особа установи відмовляється від надання письмових пояснень, цей факт фіксується у Звіті.

Також під час проведення оцінки якості посадові особи установи за власною ініціативою можуть надавати посадовим особам органу Держфінінспекції письмові пояснення з питань, пов’язаних із діяльністю підрозділу внутрішнього аудиту. Такі пояснення складаються у довільній формі та підписуються працівником установи із зазначенням дати.

13. Під час проведення оцінки якості при виявленні недотримання/невиконання установою вимог нормативно-правових актів з питань внутрішнього аудиту посадові особи органу Держфінінспекції, не чекаючи її закінчення, усно рекомендують керівнику установи та керівнику підрозділу внутрішнього аудиту установи невідкладно вжити заходів для їх усунення та запобігання у подальшому. Про виявлені та усунені установою в ході здійснення оцінки якості недоліки зазначається у Звіті.

14. Для підтвердження викладених у Звіті висновків про факти недотримання/невиконання вимог нормативно-правових актів з питань внутрішнього аудиту посадові особи органу Держфінінспекції в разі потреби отримують від установи завірені в установленому законодавством порядку копії документів, які засвідчують відповідні факти, і долучають їх до матеріалів оцінки якості.

Якщо керівник установи та керівник підрозділу внутрішнього аудиту відмовляються від надання завірених копій документів, це зазначається у Звіті.

1. За результатами проведення оцінки якості складаються Звіт та Протокол, який є невід'ємною частиною такого Звіту (додаток 2).

Звіт оформляється на паперових носіях державною мовою і повинен мати наскрізну нумерацію сторінок. На першому титульному аркуші Звіту зазначаються назва документа, дата, реєстраційний номер, місце складання та номер примірника. Кожна сторінка Звіту візується посадовою особою Держфінінспекції, яка його склала.

2. Звіт повинен містити:

перелік скорочень;

резюме, яке містить стислий зміст результатів оцінки якості;

вступ, у якому зазначаються: підстава для проведення оцінки якості; тема оцінки якості та період діяльності підрозділу внутрішнього аудиту, що підлягав дослідженню; найменування установи та її місцезнаходження; працівники, які проводили оцінку якості та які забезпечували здійснення внутрішнього аудиту у відповідний період; дати початку і закінчення проведення оцінки якості;

інформацію та висновки в розрізі кожного питання програми із зазначенням (у разі наявності) фактів недотримання/невиконання вимог нормативно-правових актів з питань внутрішнього аудиту з посиланням на їх назву, номер та дату;

загальні висновки за результатами проведення оцінки якості;

рекомендації щодо удосконалення внутрішнього аудиту та усунення виявлених недоліків;

додатки (перелік нормативно-правових актів, копії документів, завірених в установленому законодавством порядку, інша необхідна інформація).

3. Результати оцінки якості, проведеної посадовими особами територіальних органів Держфінінспекції, оформляються довідкою, що враховується відповідальним структурним підрозділом Держфінінспекції при складенні Звіту.

4. Проект Звіту та Протокол складаються в останній робочий день проведення оцінки якості по два примірники кожний: перший - для Держфінінспекції, другий - для установи.

Строк складання проекту Звіту може бути збільшений до 15 робочих днів після закінчення строку, передбаченого у направленні для проведення оцінки якості, якщо при його складанні розглядаються і враховуються довідки про результати проведення оцінок якості, оформлені посадовими особами територіальних органів Держфінінспекції.

5. На наступний робочий день після складення перші примірники проекту Звіту та Протоколу надаються для ознайомлення керівнику установи та/або керівнику підрозділу внутрішнього аудиту установи одним із таких способів:

1) особисто під підпис керівнику установи та/або керівнику підрозділу внутрішнього аудиту установи;

2) через структурні підрозділи діловодства установи з відміткою на примірнику проекту Звіту Держфінінспекції про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції установи та підписом працівника структурного підрозділу діловодства, який здійснив реєстрацію;

3) рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням. При цьому на примірнику проекту Звіту, що залишається в Держфінінспекції, зазначаються реквізити поштового відправлення, яке долучається до матеріалів оцінки якості.

6. Не пізніше третього робочого дня після отримання проекту Звіту та Протоколу проект Звіту обговорюється посадовими особами Держфінінспекції, які проводили оцінку якості, та керівником підрозділу внутрішнього аудиту. У разі потреби в обговоренні проекту Звіту може брати участь керівник установи.

7. За результатами обговорення проекту Звіту посадовою особою Держфінінспекції, яка проводила оцінку якості, керівником підрозділу внутрішнього аудиту та керівником установи підписується Протокол без зауважень або із запереченнями (зауваженнями) (за наявності спірних/неврегульованих позицій/розбіжностей).

8. На наступний робочий день після підписання Протоколу без зауважень другий примірник Звіту підписується посадовими особами Держфінінспекції, які проводили оцінку якості, реєструється в журналі реєстрації контрольних заходів та передається керівнику установи та керівнику підрозділу внутрішнього аудиту установи одним із способів, визначених у пункті 5 цього розділу.

9. У разі підписання Протоколу із запереченнями (зауваженнями) керівник підрозділу внутрішнього аудиту установи у строк не пізніше 15 робочих днів з дати підписання цього Протоколу надає (поштою або нарочним) Держфінінспекції за підписом керівника установи письмові заперечення (зауваження) до проекту Звіту в частині розбіжностей, не врегульованих під час його обговорення.

10. Після отримання заперечень (зауважень) до проекту Звіту посадові особи Держфінінспекції, які проводили оцінку якості, розглядають їх на предмет врахування в остаточній редакції Звіту.

11. Не пізніше 15 робочих днів від дня отримання заперечень (зауважень) до проекту Звіту посадові особи Держфінінспекції, які проводили оцінку якості, готують обґрунтовані висновки на невраховані заперечення (зауваження) за підписом керівника Держфінінспекції або його заступника і надсилають їх разом з підписаним та зареєстрованим у журналі реєстрації контрольних заходів другим примірником Звіту керівнику установи та керівнику підрозділу внутрішнього аудиту установи одним із способів, визначених у пункті 5 цього розділу.

12. Під час розгляду отриманих заперечень (зауважень) до проекту Звіту та підготовки висновків на них посадові особи Держфінінспекції мають право отримувати від установи додаткову інформацію, підтвердні документи та/або пояснення з метою уточнення викладених у запереченнях (зауваженнях) до проекту Звіту фактів.

13. Після надходження підписаного другого примірника Звіту керівник підрозділу внутрішнього аудиту протягом трьох робочих днів повертає перший примірник проекту Звіту (поштою або нарочним) Держфінінспекції.

14. У разі відмови керівника установи та керівника підрозділу внутрішнього аудиту установи від обговорення проекту Звіту та підписання Протоколу, а також неповернення першого примірника проекту Звіту посадова особа Держфінінспекції інформує про такі факти вищестоящу установу та надсилає їй копію другого примірника підписаного Звіту для відповідного реагування.

15. Посадові особи Держфінінспекції, які проводили оцінку якості, формують справу проведення оцінки якості не пізніше трьох робочих днів після направлення керівнику установи та керівнику підрозділу внутрішнього аудиту установи підписаного Звіту.

Справа з оцінки якості формується за кожною оцінкою якості та складається із сукупності документів, складених та зібраних у процесі організації, проведення, оформлення її результатів та відстеження виконання наданих рекомендацій, які згруповані в логічному та хронологічному порядку згідно зі встановленими вимогами законодавства з питань ведення діловодства.

16. Відповідальний структурний підрозділ органу Держфінінспекції з метою інформування громадськості може розміщувати інформацію про результати проведення оцінки якості у засобах масової інформації або на офіційному веб-сайті Держфінінспекції.

17. У строк, визначений Держфінінспекцією, керівник установи інформує Держфінінспекцію про стан виконання (врахування) рекомендацій, наданих у Звіті.