Щодо врахування витрат на відрядження фізичних осіб при визначенні обєкта оподаткування

Державна податкова адміністрація України розглянула лист Міністерства внутрішніх справ України від 25.07.2011 р. N 11237/Вн, що надійшов листом Міністерства фінансів України від 05.08.2011 р. N 31-07230-16-18/19721 щодо підтвердних документів, які повинні надавати фізичні особи - підприємці відрядженим працівникам при здійсненні з ними готівкових розрахунків, та повідомляє наступне.

Відповідно до пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 розділу IV Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року N 2755-IV, із змінами та доповненнями (далі - ПКУ), до загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 ПКУ та розділом III ПКУ.

Відповідно до пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 розділу III ПКУ при визначенні об'єкта оподаткування враховуються витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені в абзаці першому цього підпункту витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року N 98 (далі - Постанова N 98). На виконання п. 12 Постанови N 98 наказом Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. N 362 змінено редакцію Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. N 59 (далі - Інструкція).

Зазначена Інструкція є обов'язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів.

Однак інші підприємства та організації даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

У разі, якщо працівник, який відряджений, проводить розрахунки готівкою за отримані послуги з найму житлового приміщення та переїзду з фізичною особою - підприємцем, було б доцільно, крім квитків, квитанцій, чеків, розрахунків тощо, отримувати копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію відповідно до закону як суб'єкта підприємницької діяльності (ст. 177.8 ПКУ) , а також копію свідоцтва про сплату єдиного податку.

Порядок видачі Свідоцтва про сплату єдиного податку затверджено наказом ДПА України від 29.10.99 р. N 599, зареєстрованим у Мінюсті України 02.11.99 р. за N 752/4045. Згідно з цим Порядком для одержання такого Свідоцтва фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності подає до податкового органу заяву, у якій зазначає види діяльності, якими передбачає займатися, і які зазначаються в виданому Свідоцтві.

Саме до цих видів діяльності і застосовується спрощена система оподаткування і по них сплачується єдиний податок.

Враховуючи вищевикладене, підприємці, які обрали спосіб оподаткування своєї діяльності згідно із Указом, можуть здійснювати її тільки за видами діяльності, на які місцевими радами за місцем їх державної реєстрації встановлено ставки єдиного податку, та які зазначені в одержаному Свідоцтві і за які, відповідно, сплачено єдиний податок.

При встановленні конкретних видів підприємницької діяльності, провадження яких буде можливим із застосуванням спрощеної системи оподаткування, місцеві ради керуються переліком видів економічної діяльності, затвердженим класифікатором видів економічної діяльності України (ДК 2005), затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 26.12.2005 р. N 375.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний надати (згідно з Інструкцією) Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналу документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).

У разі нарахування (виплати) доходів податковий агент повинен відобразити в податковому розрахунку за ф. N 1ДФ такі виплачені доходи на користь всіх платників податків, у тому числі виплачені на користь фізичних осіб - підприємців під ознакою доходу "157".