Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України

На виконання пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" та з метою встановлення єдиних правил документування управлінської діяльності, регламентування порядку роботи з документами в Міністерстві

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України, що додається.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів центрального апарату Міністерства забезпечити ознайомлення всіх працівників підпорядкованих структурних підрозділів із затвердженою цим наказом Інструкцією та неухильне додержання її вимог.

3. Керівникам підприємств, установ, організацій та закладів, що належать до сфери управління Міністерства, розробити та в тримісячний строк подати на погодження департаменту документального забезпечення Мінекономрозвитку України власні інструкції з діловодства.

4. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства економіки України від 27.03.98 № 36 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки" (зі змінами) та від 14.09.2007 № 303 "Про затвердження Інструкції для роботи з документами в автоматизованій системі "Діловодство та КВД".

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України (далі - Міністерство) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Міністерства, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими інструкціями.

3. Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві покладається на заступника Міністра - керівника апарату.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України, погодження проектів нормативно-правових актів відповідальність покладається на заступників Міністра згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Міністерства відповідальність покладається на їх керівників.

4. Організація діловодства в Міністерстві покладається на департамент документального забезпечення (далі - служба діловодства).

5. Організація діловодства в структурних підрозділах Міністерства покладається на визначену керівником підрозділу особу, яка виконує функції, зазначені в додатку 37.

6. Відповідальність за організацію діловодства, збереження документів, правильність формування архіву на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління Міністерства, покладається на їх керівників.

Керівниками зазначених підприємств, установ та організацій забезпечується додержання вимог актів законодавства з питань діловодства та архіву.

7. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

8. Міністерством відповідно до Положення про Міністерство економічного розвитку і торгівлі України , затвердженого Указом Президента України від 31 травня 2011 року № 634 (далі - Положення про Міністерство), у межах повноважень, на основі і на виконання Конституції та законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України видаються накази, які підписуються Міністром та заступником Міністра - керівником апарату.

У разі потреби Міністерство разом з іншими центральними органами виконавчої влади видає спільні накази.

9. У діяльності Міністерства, крім наказів, створюються інші види документів, необхідні і достатні для документування інформації про його діяльність: листи, окремі доручення керівництва, протокольні рішення колегії, довідки, акти, ліцензії тощо.

Сукупність документів передбачається зведеною номенклатурою справ.

10. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації .

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування Міністерства, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвище виконавця та номер службового телефону.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

11. Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, складаються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

12. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

13. Організаційно-розпорядчі документи оформляються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

У Міністерстві використовуються такі бланки документів:

бланки для листів (додаток 2, 18) на аркушах паперу формату А4;

бланк для наказу (додаток 3) на аркушах паперу формату А4;

бланк для резолюції (додаток 4) на аркушах паперу формату А6;

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 5);

бланк для телефонограми (додаток 6) на аркушах формату А6;

бланк для телеграми (додаток 7) на аркушах формату А4;

бланк Торгового представника України (додаток 8).

Бланки документів, крім бланків для резолюцій і телефонограм, повинні мати такі поля (мм):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

14. Накази Міністерства оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

Спільні накази Міністерства та інших центральних органів виконавчої влади оформляються не на бланках.

15. Бланки документів Міністерства виготовляються за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

16. Бланк для телеграм відповідає вимогам до відповідних бланків, установленим уповноваженим органом з питань поштового зв'язку.

17. У Міністерстві як установі, що веде листування з постійними іноземними кореспондентами, використовуються бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля.

18. Внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та деякі інші документи, що створюються від імені Міністерства та інших установ, оформлюються не на бланках.

Організаційно-розпорядчі та інші документи, які використовуються в управлінській діяльності Міністерства, оформляються з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 .

19. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування Міністерства, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

20. Код Міністерства (37508596) проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

21. На бланках Міністерства зазначається повне його найменування - Міністерство економічного розвитку і торгівлі України; скорочене найменування - Мінекономрозвитку України - розміщується в дужках нижче повного окремим рядком.

На бланках документів підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства (додаток 9), найменування Міністерства зазначається у скороченому вигляді нежирним шрифтом, розмір якого на один порядок нижче назви підприємства, установи та організації.

22. Довідкові дані про Міністерство містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти. Довідкові дані розміщуються нижче найменування Міністерства.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці - вул. М. Грушевського, номер будинку - 12/2, назва населеного пункту - м. Київ, поштовий індекс - 01008.

На бланках підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, розміщуються їх довідкові дані.

23. Назва виду документа (наказ, протокол, доповідна записка, пояснювальна записка тощо) зазначається на відповідному бланку.

24. Датою документа відповідно є:

дата підписання - для наказів;

дата затвердження - для документів, затверджуваних посадовою особою;

дата проведення засідань - для протоколів;

дата реєстрації - для листів.

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 03.01.2012.

У текстах проектів нормативно-правових актів, у тому числі наказів Міністерства, що підлягають державній реєстрації, у посиланнях на нормативно-правові акти і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 2 лютого 2012 року.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує, візує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На спільному наказі та іншому документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

25. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

26. Реєстраційний індекс вихідного документа складається з індексу справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу (відділу), порядкового валового номера згідно з базою даних автоматизованої системи "Діловодство та КВД" та індексу кореспондента, якому надсилається документ, наприклад: 2712-01/17-04, де 2712-01 - індекс справи відділу, 17 - валовий номер документа, 04 - індекс кореспондента (індекс Кабінету Міністрів України).

27. Реєстраційний індекс внутрішнього документа Міністерства, крім наказів, складається з індексу справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу (відділу) та порядкового валового номера згідно з даними журналу обліку службових записок і листів самостійного структурного підрозділу на адресу інших структурних підрозділів Міністерства, наприклад: 2712-03/25, де 2712-03 - індекс справи відділу, 25 - порядковий валовий номер згідно з даними журналу обліку.

28. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з індексу кореспондента, порядкового валового номера згідно з даними журналу вхідної кореспонденції автоматизованої системи "Діловодство та КВД" та останніх двох цифр року, наприклад: 06/154-12, де 06 - індекс міністерства, 154 - порядковий валовий номер, 12 - рік.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою та дефісом.

29. Якщо документ підготовлено Міністерством разом з іншими установами, реєстраційний індекс містить індекс Міністерства та індекси інших установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, у якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/18 - для спільних наказів або 2712-01/17-04/02-11/208 - для спільних листів.

30. Реєстраційний індекс документа зазначається шляхом проставлення на першій його сторінці штрих-коду (вихідного - внизу по центру, вхідного - внизу праворуч) (додаток 10), якщо немає вільного місця внизу - на вільному від тексту місці, крім лівого поля документа, призначеного для підшивання.

Штрих-код містить скорочену назву Міністерства - Мінекономрозвитку, дату і час реєстрації та реєстраційний індекс документа.

Реєстраційний індекс внутрішніх документів структурних підрозділів, адресованих іншим структурним підрозділам центрального апарату Міністерства, проставляється рукописним способом після реквізиту "Підпис".

Реєстраційний індекс наказів проставляється рукописним способом після реквізиту "Назва виду документа" на відведеному для цього місці.

31. Для вихідних документів Міністерства посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс (вихідний установи) і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче реєстраційного індексу документа на спеціально відведеному місці на бланку: "На № ____________ від ____________".

32. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів.

На бланках документів підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства і з найменування яких відомо їх географічне місцезнаходження, реквізит "Відомості про місце складення або видання" не зазначається.

33. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа загальновідомому постійному кореспондентові зазначається неповна його адреса. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи його найменування наводиться у називному відмінку, наприклад:

34. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

35. У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

36. Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

37. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не зазначається, наприклад:

Якщо документ надсилається двом - чотирьом адресатам, оригінал документа надсилається адресатові, зазначеному першим, усім іншим - його копії.

У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список розсилки із зазначенням рукописним способом на кожній копії документа тільки одного адресата. Оригінал документа разом із списком розсилки, підписаним начальником відділу, залишається у справі відділу, а кореспондентам надсилаються копії документа.

38. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (далі - Правила надання послуг поштового зв'язку). Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

39. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається в називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові, потім поштова адреса, наприклад:

40. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

41. Документ може затверджуватися як посадовою особою, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених у такому документі, так і наказом Міністерства. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом Міністерства.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження. Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, наведено в додатку 11.

42. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ" (без лапок), найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

43. У разі коли документ затверджується наказом Міністерства або спільним наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО" (без лапок), назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера, наприклад:

або:

44. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

45. У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні, наприклад:

46. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі чи бланку для резолюцій (додаток 4), який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

47. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

48. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та організовувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

49. Резолюції бувають трьох типів: "Для опрацювання та пропозицій", "Для врахування в роботі", "До відома".

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

50. Резолюція проставляється, як правило, безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту або на спеціальних бланках для резолюцій (далі - фішки) із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується. Якщо місця для резолюції нижче реквізиту "Адресат" недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція проставляється на фішці.

51. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

52. Заголовок відповідає на питання "про що?", "чого?", "кого?", наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання експертної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; лист (про що?) щодо організації наради / про результати розгляду заяви.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи, текст яких не перевищує шести рядків.

53. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення штампа "Контроль" на правому полі фішки до документа чи першої сторінки самого документа на рівні заголовка до тексту.

54. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Для складання тексту документа використовується діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

55. Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, у якій обґрунтовується позиція Міністерства.

56. У тексті документа, підготовленого відповідно до нормативно-правових актів чи на виконання інших документів, зазначаються їх реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

57. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

58. Форма анкети використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

59. Таблична форма документа використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, яка розміщується на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження таблиці", на останній сторінці - "Закінчення таблиці".

60. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

61. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються наказом (положення, інструкції, правила, порядки, плани тощо). У відповідних пунктах такого наказу робиться посилання: "що додається" або "(додається)";

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа. У тексті такого документа робиться відмітка "згідно з додатком", "(додаток 1)", "див. додаток 2";

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

62. На додатках до документів, що затверджуються наказом, які доповнюють та розкривають їх зміст, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша, наприклад:

63. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до наказу мають відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

64. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

65. Сторінки додатка нумеруються окремо від основного документа посередині верхнього поля аркуша. Нумерація починається з другої сторінки.

66. Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, у якому його створено.

67. Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються наказом, підписуються керівником самостійного структурного підрозділу, у якому їх створено, на лицьовому боці останнього аркуша із зазначенням посади та розшифруванням підпису.

68. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед реквізитом "Підпис" без відступу від межі лівого поля документа.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється так:

Додаток:

на 7 арк. у 1 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад:

Додатки:

1. Проект постанови на 5 арк. в 1 прим.

2. Довідка про погодження проекту постанови на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють так:

Додаток:

лист Укрдержархіву від 20.09.2010 № 595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток:

згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність додатка оформляється так:

Додаток:

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

69. Підписування документів у Міністерстві здійснюється його посадовими особами відповідно до законодавства та повноважень, наданих наказами, зокрема про розподіл обов'язків між Міністром, першим заступником Міністра, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату та щодо надання права підпису документів.

У разі відсутності Міністра право підпису документів має посадова особа, яка виконує його обов'язки згідно з наказом.

70. Складовими частинами реквізиту "Підпис" є найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

71. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб, наприклад:

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Документи колегіальних органів (протоколи засідань колегії, громадської ради, комісій тощо) підписують голова колегіального органу і секретар. При цьому посада не зазначається, а зазначається роль у складі колегіального органу, наприклад:

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять машинописним або рукописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа проставляти прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Додавання до найменування посади Міністра слів "Виконувач обов'язків" ("Виконуючий обов'язки") здійснюється в разі заміщення Міністра згідно з наказом. Ця вимога стосується підписання наказів з основної діяльності.

72. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на наказах, фінансових, бухгалтерських документах Міністерства за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

73. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як у Міністерстві посадовими особами, до компетенції яких належать питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

74. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, дату візування.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у справі відділу.

Внутрішнє погодження проекту наказу оформляється аркушем погодження, який розміщується на звороті останньої сторінки проекту наказу (додаток 12).

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка, наприклад:

Про наявність зауважень обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

Обов'язково документ візується спеціалістом, що його створив, керівником структурного підрозділу, у якому підготовлено документ (завідувачем сектору, начальником відділу, управління та директором департаменту), керівником заінтересованого структурного підрозділу і в разі необхідності подання документа на підпис Міністрові - заступником Міністра згідно з розподілом обов'язків. Перелік посадових осіб, які повинні додатково завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, чи його безпосередній керівник, виходячи з його змісту.

75. Накази Міністерства погоджуються:

начальником відділу, який уносить проект;

начальником управління, до складу якого входить відповідний відділ;

директором департаменту, до складу якого входить структурний підрозділ, який уносить проект;

спеціалістом юридичного департаменту;

головним спеціалістом - літредактором;

керівником заінтересованого самостійного структурного підрозділу;

керівником структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції;

директором юридичного департаменту;

заступником Міністра згідно з розподілом обов'язків.

Проекти наказів з особового складу візуються спеціалістом департаменту кадрового забезпечення та проходження державної служби, який створив документ, та його керівником, директором юридичного департаменту, а також керівником структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, директором департаменту фінансування, бухгалтерського обліку та звітності, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

76. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть особи, що його візують, згідно з компетенцією.

77. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести зміни, він потребує повторного візування.

78. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає слово "ПОГОДЖЕНО" (без лапок), найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату, або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер, наприклад:

Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється так:

Підпис посадової особи у грифі погодження скріплюється гербовою печаткою Міністерства.

79. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

80. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, у яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Міністерства.

Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, наведено в додатку 13.

81. На копіях наказів, що надсилаються структурним підрозділам Міністерства, проставляються відбитки номерних печаток з найменуванням Міністерства "Для наказів".

82. На копіях документів, що надсилаються до інших установ, проставляється відбиток печатки з найменуванням Міністерства "Копія відповідає оригіналу".

Право засвідчення копій документів надається відповідній посадовій особі наказом Міністерства.

83. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М.П.".

84. Негербовою печаткою Міністерства "Власноручний підпис _________ засвідчується" на документах засвідчуються власноручні підписи працівників Міністерства. Печатка проставляється таким чином, щоб ініціали та прізвище особи, що підписала документ, розмістилися в межах відбитка печатки. Право засвідчення власноручних підписів працівників Міністерства надається його посадовій особі відповідним наказом Міністерства. Засвідчення власноручних підписів працівників Міністерства здійснюється лише за наявності зразків їх підписів.

85. Наказом Міністерства визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

86. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва Міністерства.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у відносинах з Міністерством, а також під час формування особових справ працівників Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Штамп "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

87. Засвідчення копії документа здійснюється шляхом проставлення нижче реквізиту "Підпис" печатки з найменуванням Міністерства "Копія відповідає оригіналу", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Засвідчення копії документа може здійснюватися лише працівником структурного підрозділу, у справі якого знаходиться оригінал документа.

На копії вихідного документа, що залишається у справі відділу, текст бланку не відтворюється, а проставляється лише штрих-код, який містить дані про дату реєстрації документа та його реєстраційний індекс, після реквізиту "Підпис" робиться запис: Оригінал підписано, згідно з оригіналом, зазначається посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис і дата засвідчення.

На копії вихідного документа, що залишається у справі відділу, повинні бути розшифровані всі візи посадових осіб, з якими він погоджений, та віза виконавця.

Копія документа повинна відповідати оригіналу і не містити ніяких виправлень та помарок.

88. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються внизу на лицьовому боці останнього аркуша документа без відступу від межі лівого поля, наприклад:

Петренко 253-75-12, або:

Петренко Олена Іванівна 286-23-29

89. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над ним завершено і його можна долучити до справи. Відмітка містить слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється рукописним способом у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша документа, наприклад: