(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 30
до пункту 201 Інструкції
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
________________________________________________________________________
(назва самостійного структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
самостійного структурного підрозділу
________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
ОПИС № _____
справ постійного зберігання за 20__ рік
| № | Індекс справи (тому, частини) | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
До цього опису внесено ___________________________ справ з № ___________
(цифрами і словами)
до № ____________, у тому числі:
літерні номери __________________
пропущені номери _______________
Найменування посади особи,
яка склала опис ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Керівник служби діловодства Протокол засідання експертної комісії
самостійного структурного підрозділу
від ____________ № _____________
________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Передав __________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Найменування посади працівника
структурного підрозділу ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Прийняв __________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Найменування посади особи,
відповідальної за архів ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 31
до пункту 201 Інструкції
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
________________________________________________________________________
(назва самостійного структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
самостійного структурного підрозділу
________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
ОПИС № _____
справ тимчасового зберігання за 20__ рік
| № | Індекс справи (тому, частини) | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати справи (тому, частини) | Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
До цього опису внесено ___________________________ справ з № ___________
(цифрами і словами)
до № ____________, у тому числі:
літерні номери __________________
пропущені номери _______________
Найменування посади особи,
яка склала опис ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Керівник служби діловодства Протокол засідання експертної комісії
самостійного структурного підрозділу
від ____________ № ______________
________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Передав __________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Найменування посади працівника
структурного підрозділу ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Прийняв __________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Найменування посади особи,
відповідальної за архів ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 32
до пункту 201 Інструкції
МІНІСТЕРСТВО ЗАТВЕРДЖУЮ
ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ
І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ Найменування посади керівника
________________________________ самостійного структурного підрозділу
(назва самостійного структурного ________ ____________________
підрозділу) (підпис) (ініціали, прізвище)
АКТ ___ ____________ 20__ р.
____________ № ____________
м. Київ
Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
На підставі Переліку типових документів, що утворюються в
діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших
установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання
документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при
Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 , зареєстрованого
в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 року за № 576/3016, та
Інструкції з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі
України комісія у складі:
________________________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
вилучила для знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності
та втратили практичне значення, документи
________________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
Разом _______________________________ справ за ___________________ роки.
(цифрами та словами)
Голова експертної комісії ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Члени експертної комісії: ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Керівник Протокол засідання експертної комісії
служби діловодства самостійного структурного підрозділу
від ____________ № ______________
________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Документи в кількості __________________________________________ знищено
(цифрами та словами)
в самостійному структурному підрозділі шляхом подрібнення.
Найменування посади особи,
яка склала акт ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Додаток 33
до пункту 210 Інструкції
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
________________________________________________________________________
Фонд № __________ ЗАТВЕРДЖУЮ
Опис № __________
справ постійного Заступник Міністра економічного
зберігання за 20__ рік розвитку і торгівлі України - керівник
апарату
________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
М.П.
___ ____________ 20__ року
________________________________________________________________________
(назва самостійного структурного підрозділу Міністерства)
| № | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
До цього розділу опису внесено ___________________________________ справ
(цифрами і словами)
з № __________ до № __________, у тому числі:
літерні номери _______________
пропущені номери ____________
Найменування посади особи,
яка склала опис ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Найменування посади особи,
відповідальної за архів ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання Протокол засідання експертної комісії
експертно-перевірної комісії ЦДАВО Мінекономрозвитку України
від ____________ № ____________ від ____________ № ____________
Додаток 34
до пункту 212 Інструкції
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи № __________
| № | Індекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номери аркушів справи | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом ______________________________________________________ документів.
(цифрами і словами)
Кількість аркушів внутрішнього опису __________________________________.
(цифрами і словами)
Найменування посади особи,
яка склала внутрішній опис
документів справи ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 35
до пункту 212 Інструкції
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС
У справі підшито і пронумеровано ______________________________ аркушів,
(цифрами і словами)
у тому числі:
літерні аркуші _________________________________________________________
пропущені номери аркушів _____________________________________ + аркушів
внутрішнього опису _____________________________________________________
| Особливості фізичного стану та формування справи | Номери аркушів |
| 1 | 2 |
Найменування посади особи,
яка склала засвідчувальний
напис ____________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 36
до пункту 212 Інструкції
--------------------------------------------
| Код ЦДАВО | 349434-5 |
--------------------------------------------
| Код Мінекономрозвитку України | 00014769 |
--------------------------------------------
---------------------------------
Центральний державний архів | Ф. № Р-337 |
вищих органів влади | |
та управління України | Опис № ____________ |
(ЦДАВО) | |
| Справа № __________ |
---------------------------------
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
Справа № ___ том № ___
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
(заголовок справи)
--------------------------------- ------------------------------------
| Ф. № Р-337 | | ПОЧАТО _____________________ |
| | | (рік) |
| Опис № ____________ | | |
| | | ЗАКІНЧЕНО __________________ |
| Справа № __________ | | (рік) |
--------------------------------- | |
| НА ____________ АРКУШАХ |
| |
| ЗБЕРІГАТИ ПОСТІЙНО |
------------------------------------
Додаток 37
до пункту 5 Інструкції
ФУНКЦІЇ
працівника, відповідального за ведення діловодства в самостійному структурному підрозділі
Працівник, відповідальний за ведення діловодства в самостійному структурному підрозділі, виконує такі функції:
одержує у службі діловодства згідно з графіком кореспонденцію, у тому числі таку, що містить службову інформацію, веде її облік, передає на розгляд керівництву;
веде облік вихідної кореспонденції, адресованої іншим самостійним структурним підрозділам Міністерства;
надає методичну допомогу працівникам в оформленні документів;
перевіряє кожні 2 години автоматизовану систему "Діловодство та КВД" щодо надходження на розгляд кореспонденції, підтверджує її надходження та негайно передає кореспонденцію зі стислими строками виконання на розгляд керівництву;
забезпечує внесення резолюцій (включно до спеціалістів - безпосередніх виконавців) до автоматизованої системи "Діловодство та КВД" та відповідного журналу обліку документів, що містять службову інформацію;
забезпечує документообіг у самостійному структурному підрозділі;
контролює додержання виконавцями термінів виконання документів, закриття їх в автоматизованій системі "Діловодство та КВД";
контролює додержання виконавцями термінів виконання документів, що містять службову інформацію, зняття їх з контролю;
забезпечує належні умови зберігання документів, що містять службову інформацію;
складає щороку в жовтні проект номенклатури справ на наступний рік, подає її на розгляд ЕК, погодження та затвердження в установленому порядку;
складає щороку в лютому підсумковий запис у номенклатурі справ за попередній рік;
контролює правильність формування справ працівниками;
приймає справи від працівників, визначених відповідальними за їх формування, звіряє наявність в них документів, оформляє титульні сторінки;
бере участь в експертизі цінності документів, у тому числі тих, що містять службову інформацію, складає за пропозиціями начальників відділів (завідувачів секторів) проекти актів про виділення документів до знищення та описів справ, подає їх на розгляд ЕК та затвердження в установленому порядку;
знищує шляхом подрібнення документи, відібрані до знищення;
передає справи до архіву Міністерства;
забезпечує працівників пронумерованими бланками для листів, веде облік таких бланків, складає щомісяця звіти про їх використання;
подає щомісяця до 5 числа наступного періоду інформацію щодо номерів телефонів працівників;
ознайомлює працівників з наказами, окремими дорученнями керівництва Міністерства та іншими інформаційними документами;
веде облік робочого часу працівників, складає графік їх відпусток;
надає довідки щодо проходження та стану виконання документів;
забезпечує працівників витратними матеріалами та канцтоварами.
( Текст взято з сайту Мінекономрозвитку України http://www.me.gov.ua )