Щодо підписання податкової звітності

Державна податкова служба України розглянула звернення на отримання індивідуальної податкової консультації, надісланого листом Головного управління ДПС у м. Києві щодо підписання податкової звітності, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), та повідомляє.

У зверненні зазначені наступні питання:

1. Який порядок заміни підписувача електронних документів, які подаються до податкових органів у рамках договору про визнання електронних документів у разі зміни керівника підприємства?

2. Хто і в якому порядку має право підписання податкової звітності в електронній формі, якщо КЕП оформлена на керівника підприємства та головного бухгалтера, але на момент подання звітності головний бухгалтер фізично не може накласти свій підпис (перебування у лікарні тощо)? Чи вправі у цьому випадку підписати звітність тільки керівник підприємства?

3. Чи необхідно додатково зберігати податкову звітність в електронній формі у вигляді копій документів на папері з проставлянням власноручного підпису відповідальних осіб чи все ж таки достатньо, що зазначені документи підписані ними за допомогою КЕП або електронних цифрових підписів та зберігаються в електронній формі?

Щодо питання N 1.

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до Кодексу, законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги" без укладення відповідного договору (абзац перший пункту 42.6 статті 42 Кодексу).

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом припиняється виключно у випадках, передбачених пунктом 42.6 статті 42 Кодексу, в тому числі отримання інформації з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр) про зміну керівника платника податків.

Платник податків стає суб'єктом електронного документообігу після надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги".

Щодо питання N 2.

Пунктом 48.5 статті 48 Кодексу визначено, що податкова декларація повинна бути підписана:

керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.

Порядок обміну електронними документами платника податків та контролюючого органу затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (абзац десятий пункту 42.6 статті 42 Кодексу).

Відповідно до розділу ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. N 557, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 р. за N 959/30827 (зі змінами) (далі - Порядок N 557) платник створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов'язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки, керуючись Порядком N 557.

Керівник платника податків визначає, змінює перелік уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації через електронний кабінет від імені платника податків, та визначає їхні повноваження (абзац другий пункту 42.6 статті 42 Кодексу).

Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі - Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку N 557 (пункт 3 розділу ІІІ Порядку N 557).

До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них - кваліфікований електронний підпис керівника і останньою - печатка (за наявності) (пункт 4 розділу ІІІ Порядку N 557).

Пунктом 66.4 статті 66 Податкового кодексу України визначено, що платники податків - юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов'язані подати контролюючому органу відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків, шляхом подання заяви.

У такому випадку, згідно з розділом ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 р. N 1588, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.12.2011 р. за N 1562/20300, із змінами (далі - Порядок N 1588) подається заява для юридичних осіб та відокремлених підрозділів за формою N 1-ОПП (далі - заява за ф. N 1-ОПП) з позначкою "Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку".

В облікових даних інформація про головного бухгалтера оновлюється на підставі заяви за ф. N 1-ОПП з позначкою "Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку".

Отже, якщо на підприємстві тимчасово відсутній на роботі головний бухгалтер, то в залежності від умов трудового договору (контракту), а також посадових інструкцій та кадрової політики підприємства, строку відсутності на роботі головного бухгалтера, юридична особа може подати:

1) повідомлення з інформацію про підписувача, якому надається право підпису електронних документів;

2) заяву за ф. N 1-ОПП з інформацією про особу, яка виконує обов'язки головного бухгалтера наперіод тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження тощо головного бухгалтера. Після виходу на роботу головного бухгалтера юридичній особі слід подати заяву з N ф. 1-ОПП з оновленою інформацією.

Щодо питання N 3.

Статтею 5 розділу ІІ Закону України від 22.05.2003 р. N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон) визначено, що електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (стаття 6 розділу ІІ Закону).

Згідно з статтею 7 розділу ІІ Закону оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги". Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Порядок зберігання електронних документів визначений вимогами статті 13 розділу ІІІ Закону.

Відповідно до пункту 52.2 статті 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.