Про Порядок передачі територіальними виборчими комісіями з місцевих виборів виборчої та іншої документації на зберігання до місцевих державних архівних установ

Відповідно до пунктів 1, 8 частини першої статті 24, пункту 19 частини другої, пункту 21 частини п’ятої статті 25 та статті 101 Закону України "Про місцеві вибори", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, за погодженням з Державною архівною службою України, керуючись статтями 11 - 13, пунктами 4, 13 статті 17, пунктом 7 статті 21 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок передачі територіальними виборчими комісіями з місцевих виборів виборчої та іншої документації на зберігання до місцевих державних архівних установ (додається).

2. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Центральної виборчої комісії від 25 жовтня 2010 року № 487 "Про Порядок передачі виборчої та іншої документації територіальних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів на зберігання до державних архівних установ".

3. Цю постанову надіслати Державній архівній службі України, обласним, Київській міській державним адміністраціям для доведення до відома територіальних виборчих комісій та оприлюднити на офіційному веб-сайті Центральної виборчої комісії.

1.1. Після офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів територіальні виборчі комісії з місцевих виборів передають виборчу та іншу документацію до місцевих державних архівних установ згідно із цим Порядком.

1.2. Документи дільничних виборчих комісій з місцевих виборів, зазначені в пункті 1.3 цього Порядку, передаються до місцевої державної архівної установи через відповідну територіальну виборчу комісію.

1.3. Дільнична виборча комісія після завершення підрахунку голосів виборців на виборчій дільниці та складання у порядку, визначеному Законом України "Про місцеві вибори" (далі - Закон), протоколів з кожних місцевих виборів по кожному виборчому округу невідкладно передає до територіальної виборчої комісії запаковані відповідно до вимог Закону пакети з протоколами дільничної виборчої комісії про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці з кожних місцевих виборів по кожному виборчому округу, з виборчими бюлетенями, контрольними талонами виборчих бюлетенів, списками виборців, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими виборчою комісією.

Інша виборча документація, що підлягає зберіганню в місцевій державній архівній установі, зокрема протоколи засідань та рішення дільничної виборчої комісії, передається до відповідної територіальної виборчої комісії не пізніше дня припинення повноважень дільничної виборчої комісії.

1.4. Після офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів відповідні територіальні виборчі комісії передають на зберігання до відповідних місцевих державних архівних установ такі документи:

1) для постійного зберігання (внесені до Національного архівного фонду):

фінансові документи територіальної виборчої комісії (кошториси, штатний розпис, плани асигнувань, фінансові звіти);

акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

2) для тимчасового зберігання:

постанови територіальної виборчої комісії про формування складу територіальних виборчих комісій та утворення дільничних виборчих комісій;

постанови територіальної виборчої комісії та документи (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи), на підставі яких їх прийнято;

протоколи засідань територіальної виборчої комісії з відповідними додатками до протоколу засідання комісії;

протоколи територіальних виборчих комісій про підсумки голосування у виборчому окрузі та про результати місцевих виборів;

протоколи територіальних виборчих комісії про повторний підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;

протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;

виборчі бюлетені, контрольні талони виборчих бюлетенів;

списки виборців (попередні та уточнені);

акти, заяви, скарги про порушення вимог Закону при проведенні голосування і підрахунку голосів виборців;

протоколи засідань та постанови дільничних виборчих комісій;

первинні бухгалтерські документи;

3) інші документи відповідно до Закону, а також Типової номенклатури справ територіальної виборчої комісії (додаток 1).

1.5. Документи з кадрових питань (особового складу) передаються до місцевих архівних установ.

1.6. Територіальна виборча комісія передає до місцевої державної архівної установи пакети з виборчими та іншими документами, запакованими в коробки з міцного картону, архівні бокси, мішки тощо, які пломбуються або опечатуються стрічкою з проставленням на ній підписів голови (заступника голови) та секретаря територіальної виборчої комісії, а також печатки територіальної виборчої комісії. На зовнішньому боці коробки, архівного боксу, мішка тощо наноситься напис із зазначенням назви місцевих виборів, номерів виборчого округу та виборчої дільниці, описом видів документів, їх кількості, що засвідчується підписами голови (заступника голови) та секретаря територіальної виборчої комісії, печаткою цієї комісії.

Пакети із списками виборців запаковуються окремо від інших видів виборчої документації в порядку, передбаченому абзацом першим цього пункту.

1.7. Документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі, знищуються у порядку, визначеному в розділі 4 цього Порядку.

1.8. Передача справ на архівне зберігання здійснюється за описами справ та оформлюється актом приймання-передавання документів (додаток 2), один примірник якого залишається у відповідній місцевій державній архівній установі, інший - в територіальній виборчій комісії.

1.9. Відповідальність за збереження виборчої документації дільничної виборчої комісії до передачі її до територіальної виборчої комісії покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної дільничної виборчої комісії.

Відповідальність за збереження виборчої документації територіальної виборчої комісії та переданої їй документації дільничних виборчих комісій до передачі її на архівне зберігання покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної територіальної виборчої комісії.

2.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, створюваних у діловодстві територіальної виборчої комісії та оформлених у відповідному порядку, із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, систематизації, опису та пошуку документів за їх змістом та видом, а також відбору документів для архівного зберігання.

2.2. У діловодстві територіальної виборчої комісії застосовується Типова номенклатура справ територіальної виборчої комісії, якою встановлено перелік виборчої документації та строки її зберігання.

Відповідно до вказаної Типової номенклатури справ кожна територіальна виборча комісія складає індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ) (додаток 3).

2.3. До номенклатури справ вносяться тільки справи, що стосуються проведення виборів. При цьому заголовки справ уточнюються та конкретизуються.

Усі документи територіальної виборчої комісії формуються у справи відповідно до номенклатури справ. Строки зберігання справ, внесених до номенклатури справ територіальної виборчої комісії, повинні відповідати строкам, визначеним Типовою номенклатурою справ територіальної виборчої комісії.

Позначка "ЕПК" поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Типовій номенклатурі справ територіальної виборчої комісії для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до Національного архівного фонду або знищення цих документів приймає експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК) відповідного державного архіву.

Документи, внесені до Національного архівного фонду, включаються в описи справ постійного зберігання.

2.4. Номенклатуру справ територіальної виборчої комісії підписує секретар, затверджує голова територіальної виборчої комісії та погоджує ЕПК відповідної місцевої державної архівної установи.

Нові справи, не передбачені Типовою номенклатурою справ територіальної виборчої комісії, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ територіальної виборчої комісії. Усі зміни та доповнення вносяться до номенклатури справ за погодженням з головою територіальної виборчої комісії.

2.5. До номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість справ, фактично заведених за період роботи територіальної виборчої комісії (додаток 3).

3.1. Згідно із затвердженою номенклатурою справ територіальної виборчої комісії секретар комісії організовує роботу з формування виконаних документів у справи для передачі їх на зберігання до відповідної місцевої державної архівної установи.

3.2. При формуванні справи перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, наявність на них підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або позначок щодо виконання, напису "До справи" тощо. Неправильно оформлені документи повинні бути належним чином дооформлені та долучені до справи.

Не допускається внесення до справи документів, що за змістом не відповідають назві справи, а також копій документів, їх чернеток, особистих документів.

3.3. При формуванні справ документи постійного та тимчасового зберігання групуються окремо у відповідні справи за їх змістом. Кожна справа постійного зберігання повинна містити не більше ніж 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки). У разі необхідності включення до справи більшої кількості аркушів документів справа формується з кількох томів (частин).

3.4. Рішення територіальної виборчої комісії формуються у справи за хронологією їх прийняття в межах протоколу одного засідання разом з відповідними додатками до них.

3.5. Протоколи засідань територіальної виборчої комісії формуються у справи за хронологією їх проведення.

3.6. Документами, що стосуються одного засідання територіальної виборчої комісії, є: протокол засідання виборчої комісії з відповідними додатками та документами, на підставі яких це рішення прийняте. Аркуші таких документів підлягають наскрізній нумерації.

3.7. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

3.8. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи за алфавітом прізвищ авторів звернень.

3.9. Оформлення справи для передавання на архівне зберігання передбачає визначення назви справи відповідно до номенклатури справ, що виноситься на обкладинку (титульний аркуш) справи, нумерацію аркушів у справі, а також складання (у разі необхідності) внутрішнього опису документів справи (додаток 4), засвідчувальний напис справи (додаток 5), підшивання, оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

3.10. У справі всі аркуші, крім аркуша засвідчувального напису, підлягають наскрізній нумерації арабськими цифрами в правому верхньому куті чорним графічним олівцем.

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Кількість пронумерованих аркушів у справі та особливості їх нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.

3.11. У справах постійного зберігання (у разі необхідності) може складатися внутрішній опис документа або групи документів з одного питання, який підшивається на початку справи.

3.12. Документи тимчасового зберігання вміщуються в папки (швидкозшивачі). Для забезпечення збереженості документів у справі всі аркуші нумеруються, складається засвідчувальний напис.

3.13. Перед підшиванням справи перевіряється правильність її оформлення та належність документів до цієї справи, наявність підписів відповідальних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання документів, а також наявність їх додатків. Справи підшиваються у спосіб, що дає змогу вільно читати текст документа, резолюції та візи на ньому.

Справи постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) повинні бути оправлені у тверду обкладинку, при цьому металеві та інші скріплення вилучаються з документів.

3.14. Обкладинка (титульний аркуш) справ постійного зберігання або з кадрових питань (особового складу) оформляється за встановленою формою (додаток 6). На обкладинці зазначається назва справи та строк її зберігання відповідно до затвердженої номенклатури справ територіальної виборчої комісії.

Написи на обкладинках робляться чітким почерком, без скорочень світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі виготовлення титульного аркуша друкарським способом на ньому зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

3.15. На оформлені справи складаються описи справ постійного, тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу), а також акт про вилучення для знищення документів (додатки 7 - 10). Описи справ постійного зберігання складаються у трьох примірниках, а з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання - у двох.

3.16. Описи справ складає секретар територіальної виборчої комісії. Перед складанням описів справ секретар територіальної виборчої комісії повинен отримати у відповідній місцевій державній архівній установі номери фонду та описів справ.

3.17. До опису справ вносяться заголовки всіх справ відповідно до затвердженої номенклатури справ територіальної виборчої комісії.

У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до нього справ.

3.18. До архівного фонду складається історична довідка, яка виконує функції довідника, в якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондоутворювача і фонду.

До описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) складається передмова, в якій дається характеристика змісту та повноти документів у справах, зазначаються особливості їх формування та систематизації.

3.19. Опис справ підписує секретар територіальної виборчої комісії та затверджує голова цієї комісії.

3.20. Описи справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) разом з актом про вилучення для знищення документів подаються на схвалення і погодження ЕПК відповідної місцевої державної архівної установи.

Документи, що втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі, знищуються, про що територіальною виборчою комісією складається акт про вилучення для знищення документів. Відбір документів, строк зберігання яких закінчився, та складання акта про вилучення для знищення документів здійснюються після складання описів справ територіальної виборчої комісії.

Акт про вилучення для знищення документів складається у двох примірниках, які підписує секретар та затверджує голова територіальної виборчої комісії за погодженням з відповідною місцевою державною архівною установою.

Справи і документи знищуються за актом про вилучення для знищення документів у встановленому центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства порядку.