Про Порядок передачі окружними та територіальними виборчими комісіями виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ

Відповідно до статті 73, пункту 11 частини другої статті 86, пункту 18 частини першої статті 87, пункту 1 частини четвертої статті 124, пункту 5 частини другої статті 143, пункту 18 частини першої статті 144, пункту 1 частини п’ятої статті 179, пункту 21 частини другої статті 206 Виборчого кодексу України, Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 за погодженням з Державною архівною службою України, керуючись статтями 11 - 13, пунктом 9 статті 18, пунктом 8 статті 19, пунктом 7 статті 21 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок передачі окружними та територіальними виборчими комісіями виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ (додається).

2. Визнати такими, що втратили чинність, постанови Центральної виборчої комісії:

від 12 березня 2012 року № 46 "Про Порядок передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ";

від 21 жовтня 2015 року № 485 "Про Порядок передачі територіальними виборчими комісіями з місцевих виборів виборчої та іншої документації на зберігання до місцевих державних архівних установ".

3. Цю постанову надіслати Державній архівній службі України, органам ведення Державного реєстру виборців для доведення до відома відповідних територіальних виборчих комісій, окружній виборчій комісії з виборів народних депутатів України одномандатного виборчого округу № 208.

4. Цю постанову оприлюднити на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.

1.1. Після офіційного оголошення (офіційного оприлюднення) результатів виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів окружні виборчі комісії з виборів Президента України, народних депутатів України (далі - окружна виборча комісія), територіальні виборчі комісії з місцевих виборів (далі - територіальна виборча комісія) передають визначену пунктом 2.1 цього Порядку виборчу та іншу документацію з відповідних виборів до архівних установ згідно зі статтею 73 Виборчого кодексу України (далі - Кодекс) та цим Порядком.

1.2. Документи дільничних виборчих комісій з відповідних виборів, зазначені в пункті 1.3 цього Порядку, передаються до архівної установи через відповідну окружну виборчу комісію, територіальну виборчу комісію, а документи дільничних виборчих комісій закордонних виборчих дільниць - через Центральну виборчу комісію.

1.3. Дільнична виборча комісія відповідно до вимог Кодексу після завершення підрахунку голосів виборців та складання протоколів про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці невідкладно доставляє до визначеної Кодексом окружної, територіальної виборчої комісії пакети з протоколами дільничної виборчої комісії про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці, виборчими бюлетенями, контрольними талонами виборчих бюлетенів і предметами, списками виборців, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими комісією.

Інша виборча документація, що підлягає зберіганню в архівній установі, зокрема протоколи засідань та рішення дільничної виборчої комісії, передається до відповідної окружної, територіальної виборчої комісії не пізніше дня припинення повноважень дільничної виборчої комісії.

1.4. Після офіційного оголошення (офіційного оприлюднення) результатів виборів окружні, територіальні виборчі комісії передають на зберігання до відповідних місцевих державних архівних установ такі документи:

1) для постійного зберігання (внесені до Національного архівного фонду) - визначені у підпунктах 15, 16, 19 пункту 2.1 цього Порядку;

2) для тимчасового зберігання - визначені у підпунктах 1 - 14 , 17, 20 (крім документів, які відповідно до Типової номенклатури справ виборчої комісії (додаток 1) підлягають постійному зберіганню та документів з кадрових питань (особового складу) пункту 2.1 цього Порядку.

1.5. Документи з кадрових питань (особового складу) (підпункт 18 пункту 2.1 цього Порядку) передаються до архівних установ органів місцевого самоврядування.

1.6. Окружна, територіальна виборча комісія передає до місцевої державної архівної установи пакети з виборчими та іншими документами, запакованими в коробки з міцного картону, архівні бокси, мішки тощо, які пломбуються або опечатуються стрічкою з проставленням на ній підписів голови (заступника голови) та секретаря виборчої комісії, а також печатки виборчої комісії. На зовнішньому боці коробки, архівного боксу, мішка тощо наноситься напис із зазначенням назви виборів, номерів виборчого округу та виборчої дільниці, описом видів документів, їх кількості, що засвідчується підписами голови (заступника голови) та секретаря відповідної окружної, територіальної виборчої комісії, печаткою цієї комісії.

Пакети із списками виборців запаковуються окремо від інших видів виборчої документації в порядку, передбаченому абзацом першим цього пункту.

1.7. Документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в архівній установі (не зазначені в номенклатурі справ виборчої комісії), знищуються у порядку, визначеному розділом 5 цього Порядку.

1.8. Передача справ на архівне зберігання здійснюється за описами справ та оформлюється актом приймання-передавання документів (додаток 2), один примірник якого передається до Центральної виборчої комісії, другий залишається у відповідній архівній установі.

1.9. Відповідальність за збереження виборчої документації дільничної виборчої комісії до передачі її до відповідної окружної, територіальної виборчої комісії покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної дільничної виборчої комісії.

Відповідальність за збереження виборчої та іншої документації, що підлягає зберіганню в державних та місцевих архівних установах, окружної, територіальної виборчої комісії та переданої їй документації дільничних виборчих комісій (та територіальних виборчих комісій щодо встановлення підсумків голосування у виборчому окрузі (частині виборчого округу) у разі, якщо це передбачено Кодексом) до передачі її на архівне зберігання покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної виборчої комісії.

Відповідна архівна установа забезпечує доступ до документації щодо виборів у порядку, встановленому законодавством України.

Архівні установи знищують виборчу та іншу документацію, що не підлягає внесенню до Національного архівного фонду, після закінчення строків її зберігання, визначених Кодексом та Типовою номенклатурою справ виборчої комісії, в установленому порядку.

2.1. Зберіганню в державних та місцевих архівних установах підлягають:

1) рішення (постанови) окружної виборчої комісії про утворення дільничних виборчих комісій, внесення змін до їх складу;

2) рішення (постанови) територіальної виборчої комісії про утворення (формування складу) територіальних виборчих комісій, утворення дільничних виборчих комісій, внесення змін до їх складу;

3) рішення (постанови) окружної, територіальної виборчої комісії, відповідні додатки до них, окремі думки членів виборчої комісії, та документи (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи), на підставі яких їх прийнято;

4) протоколи засідань окружної, територіальної виборчої комісії з відповідними додатками;

5) протоколи окружної виборчої комісії про підсумки голосування у виборчому окрузі;

6) протоколи територіальної виборчої комісії про підсумки голосування у виборчому окрузі (частині виборчого округу);

7) протоколи територіальної виборчої комісії про результати місцевих виборів, про результати голосування;

8) протоколи окружної, територіальної виборчої комісії про повторний підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;

9) протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях;

10) інформація про підрахунок голосів виборців на виборах Президента України, народних депутатів України щодо відповідної виборчої дільниці з бази даних автоматизованої інформаційно-аналітичної системи;

11) виборчі бюлетені, контрольні талони виборчих бюлетенів;

12) списки виборців (попередні та уточнені);

13) акти, заяви, скарги про порушення вимог Виборчого кодексу України (далі - Кодекс);

14) протоколи засідань та рішення (постанови) дільничних виборчих комісій з відповідними додатками;

15) фінансові документи окружної, територіальної виборчої комісії (кошториси, плани асигнувань, лімітні довідки, фінансові звіти);

16) фінансові звіти про формування та використання коштів виборчих фондів;

17) первинні бухгалтерські документи;

18) документи з кадрових питань (особового складу);

19) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення для знищення документів);

20) інші документи відповідно до Кодексу, а також Типової номенклатури справ виборчої комісії (додаток 1).

3.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, створюваних у діловодстві окружної, територіальної виборчої комісії та оформлених у відповідному порядку, із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, систематизації, опису та пошуку документів за їх змістом та видом, а також відбору документів для архівного зберігання.

3.2. У діловодстві окружної, територіальної виборчої комісії застосовується Типова номенклатура справ виборчої комісії, якою встановлено перелік виборчої документації та строки її зберігання.

Відповідно до вказаної Типової номенклатури справ кожна окружна, територіальна виборча комісія складає індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ) (додаток 3).

3.3. До номенклатури справ вносяться тільки справи, що стосуються організації підготовки та проведення виборів. При цьому заголовки справ уточнюються та конкретизуються.

Усі документи окружної, територіальної виборчої комісії формуються у справи відповідно до номенклатури справ. Строки зберігання справ, внесених до номенклатури справ окружної, територіальної виборчої комісії, повинні відповідати строкам, визначеним Типовою номенклатурою справ виборчої комісії.

Позначка "ЕПК" поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Типовій номенклатурі справ виборчої комісії для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до Національного архівного фонду або знищення цих документів приймає експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК) відповідного державного архіву.

Документи, внесені до Національного архівного фонду, включаються в описи справ постійного зберігання.

3.4. Номенклатуру справ підписує секретар виборчої комісії. Погоджена ЕПК відповідної місцевої державної архівної установи номенклатура справ затверджується головою виборчої комісії.

Нові справи, не передбачені Типовою номенклатурою справ виборчої комісії, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ секретарем виборчої комісії за погодженням з головою відповідної виборчої комісії.

3.5. До номенклатури справ складається підсумковий запис про категорії та кількість справ, фактично заведених за період роботи виборчої комісії (додаток 3).

4.1. Згідно із затвердженою номенклатурою справ секретар окружної, територіальної виборчої комісії організовує роботу з формування виконаних документів у справи для передачі їх на зберігання до відповідної архівної установи.

4.2. Під час формування справи перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, наявність на них підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або позначок щодо виконання, напису "До справи" тощо. Неправильно оформлені документи повинні бути належним чином дооформлені та долучені до справи.

Не допускається внесення до справи документів, що за змістом не відповідають назві справи, а також копій документів, їх чернеток, особистих документів.

4.3. Під час формування справ документи постійного та тимчасового зберігання групуються окремо у відповідні справи за їх змістом. Кожна справа постійного зберігання повинна містити не більше ніж 250 аркушів (40 мм завтовшки). У разі потреби включення до справи більшої кількості аркушів документів справа формується з кількох томів (частин).

4.4. Протоколи засідань виборчої комісії формуються у справи за хронологією їх проведення.

4.5. Документами, що стосуються одного засідання виборчої комісії, є: протокол засідання виборчої комісії; рішення виборчої комісії, яке долучається до протоколу, з відповідними додатками, окремими думками членів виборчої комісії (у разі їх наявності) та документами, на підставі яких це рішення прийняте. Аркуші таких документів підлягають наскрізній нумерації.

4.6. Рішення виборчої комісії формуються у справи за хронологією їх прийняття в межах протоколу одного засідання разом з відповідними додатками до них.

4.7. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

4.8. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи в хронологічному або логічному порядку.

4.9. Оформлення справи для передавання на архівне зберігання передбачає визначення назви справи відповідно до номенклатури справ, що виноситься на обкладинку (титульний аркуш) справи, нумерацію аркушів у справі, а також складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи (додаток 4), засвідчувальний напис справи(додаток 5), підшивання, оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

4.10. У справі всі аркуші, крім аркуша засвідчувального напису, підлягають наскрізній нумерації арабськими цифрами в правому верхньому куті чорним графічним олівцем.

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Кількість пронумерованих аркушів у справі та особливості їх нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.

4.11. У справах постійного зберігання (у разі потреби) може складатися внутрішній опис документа або групи документів з одного питання, який підшивається на початку справи.

4.12. Документи тимчасового зберігання вміщуються в папки (швидкозшивачі). Для забезпечення збереженості документів у справі всі аркуші нумеруються, складається засвідчувальний напис.

4.13. Перед підшиванням справи перевіряється правильність її оформлення та належність документів до цієї справи, наявність підписів відповідальних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання документів, а також наявність їх додатків. Справи підшиваються у спосіб, що дає змогу вільно читати текст документа, резолюції та візи на ньому.

Справи постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) повинні бути оправлені у тверду обкладинку, при цьому металеві та інші скріплення вилучаються з документів.

4.14. Обкладинка (титульний аркуш) справ постійного зберігання або з кадрових питань (особового складу) оформляється за встановленою формою (додаток 6). На обкладинці зазначається назва справи та строк її зберігання відповідно до затвердженої номенклатури справ виборчої комісії.

Написи на обкладинках робляться чітким почерком, без скорочень світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення у справу належним чином оформленого титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються лише номери архівного фонду, опису і справи.

4.15. На оформлені справи складаються описи справ постійного, тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу) (додатки 7 - 9), а також акт про вилучення для знищення документів (додаток 10). Описи справ постійного зберігання складаються у трьох примірниках, а з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання - у двох.

4.16. Описи справ складає секретар окружної, територіальної виборчої комісії. Перед складанням описів справ секретар окружної, територіальної виборчої комісії повинен отримати у відповідній місцевій державній архівній установі номери фонду та описів справ.

4.17. До опису справ вносяться заголовки всіх справ відповідно до затвердженої номенклатури справ.

У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до нього справ.

4.18. До архівного фонду складається історична довідка, що виконує функції довідника, в якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондоутворювача і фонду.

До описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) складається передмова, в якій дається характеристика змісту та повноти документів у справах, зазначаються особливості їх формування та систематизації.

4.19. Опис справ підписує секретар окружної, територіальної виборчої комісії та затверджує голова цієї комісії.

4.20. Описи справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) разом з актом про вилучення для знищення документів подаються на схвалення і погодження ЕПК відповідної місцевої державної архівної установи.

Документи, що втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в архівній установі, знищуються, про що окружною, територіальною виборчою комісією складається акт про вилучення для знищення документів (додаток 10). Відбір документів, строк зберігання яких закінчився, та складання акта про вилучення для знищення документів здійснюються після складання описів справ виборчої комісії.

Акт про вилучення для знищення документів складається у двох примірниках, які підписує секретар та затверджує голова окружної, територіальної виборчої комісії за погодженням з відповідною місцевою державною архівною установою.

Справи і документи знищуються за актом про вилучення для знищення документів у встановленому центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи, порядку.

-1Для визначення строків зберігання документів у Типовій номенклатурі використано Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 та зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (із змінами).