МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
НАКАЗ
05.06.2013 № 474
Про затвердження Порядку оцінки та підвищення якості внутрішнього аудиту в системі Міністерства охорони здоров'я України
Відповідно до Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 р. № 1001, розділу 4 Стандартів внутрішнього аудиту , затверджених наказом Міністерства фінансів України від 4 жовтня 2011 р. № 1247, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 р. за № 1219/19957, та Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства охорони здоров'я України , затвердженого наказом МОЗ України від 27 березня 2012 р. № 207,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок оцінки та підвищення якості внутрішнього аудиту в системі Міністерства охорони здоров'я України (далі - Порядок), що додається.
2. Відділу внутрішнього аудиту (Мельниченко Л. А.) забезпечити дотримання вимог Порядку.
3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Міністр | Р. Богатирьова |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства охорони
здоров'я України
05.06.2013 № 474
ПОРЯДОК
оцінки та підвищення якості внутрішнього аудиту в системі Міністерства охорони здоров'я України
1. Загальні положення
1.1. Порядок оцінки та підвищення якості внутрішнього аудиту в системі Міністерства охорони здоров'я України (далі - Порядок) визначає механізм організації і проведення внутрішньої оцінки якості роботи Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України (далі - Відділ), документування результатів та реалізації заходів щодо підвищення якості внутрішнього аудиту в Міністерстві охорони здоров'я України та підприємствах, установах і організаціях, які належать до сфери управління МОЗ України (далі - установи МОЗ України).
1.2. У цьому Порядку наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:
внутрішня оцінка якості - процес аналізу діяльності Відділу, що здійснюється керівником Відділу з метою підвищення ефективності виконання внутрішніми аудиторами своїх функцій та забезпечення гарантій дотримання вимог нормативно-правових актів з питань внутрішнього аудиту;
зовнішня оцінка якості - процес дослідження та аналізу діяльності Відділу, який здійснюється органами Державної фінансової інспекції України (далі - Держфінінспекція) з метою забезпечення впевненості, що діяльність з внутрішнього аудиту відповідає міжнародним та національним стандартам, кодексам, правилам та іншим вимогам нормативно-правових актів у сфері внутрішнього аудиту, а також надання рекомендацій щодо підвищення ефективності та результативності цієї функції;
програма забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту - щорічний план заходів, що включає проведення періодичних внутрішніх оцінок та заходи за результатами зовнішніх оцінок якості внутрішнього аудиту;
моніторинг - функція постійного нагляду за якістю організації та проведення кожного конкретного заходу.
2. Проведення та форми внутрішньої оцінки якості функції внутрішнього аудиту
2.1. Внутрішня оцінка якості функції внутрішнього аудиту реалізується двома основними методами:
на першому рівні - шляхом постійного моніторингу та підтримки реалізації функції безпосередньо в ході організації та проведення аудиторських досліджень,
на другому рівні - шляхом проведення внутрішніх оцінок якості діяльності Відділу відповідно до вимог цього Порядку.
2.2. Моніторинг та підтримка реалізації функції внутрішнього аудиту безпосередньо в ході організації та проведення аудиторських досліджень здійснюється безпосередньо керівником Відділу або шляхом делегування повноважень керівнику аудиторської групи, призначеному відповідно до вимог Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства охорони здоров'я України , затвердженого наказом МОЗ України від 27 березня 2012 року № 207 (далі - Порядок проведення внутрішнього аудиту).
2.3. Керівник Відділу сприяє направленню МОЗ України працівників Відділу з метою підвищення професійної кваліфікації на навчання та семінари. Інформація щодо запланованих та проведених заходів з підвищення професійної кваліфікації ведеться працівниками Відділу у встановленій формі (додаток 1).
2.4. З метою набуття вивчення законодавчої бази, змін до нормативно-правових актів, вирішення актуальних питань стосовно аудиторської діяльності у Відділі проводяться економічні навчання. Тема навчання, дата проведення, дані стосовно відповідальної особи та відмітки про присутніх працівників Відділу здійснюються у журнальній формі.
2.5. Працівниками Відділу двічі на рік до 20 липня та 25 грудня проводиться аналіз діяльності підрозділу внутрішнього аудиту шляхом самооцінки відповідно до форми, наведеної у додатку 2.
Задокументовані результати самооцінки власної діяльності за відповідне півріччя працівниками Відділу надаються керівнику Відділу у встановлений термін.
2.6. Внутрішня оцінка якості діяльності Відділу (далі - оцінка якості) проводиться щорічно до 15 січня, наступного за звітним, керівником Відділу або іншою уповноваженою особою (у разі відсутності керівника або якщо він працює неповний звітний рік - заступник керівника Відділу).
Оцінка якості передбачає здійснення керівником Відділу або іншою уповноваженою особою аналізу діяльності Відділу та результатів самооцінки працівників Відділу.
Керівником Відділу або іншою уповноваженою особою заповнюються форми 1-5, що наведені у додатках 3-7 до цього Порядку.
Проведення оцінки якості передбачає на першому етапі - надання відповідей на усі запитання, передбачені кожним окремим блоком; на другому - базуючись на відповідях, надання справедливої підсумкової оцінки за кожним аспектом діяльності та визначення переліку заходів, спрямованих на покращення ситуації; на третьому - надання об'єктивного, основаного на результатах двох попередніх етапів, загального висновку щодо якості реалізації функції внутрішнього аудиту та стратегічних напрямів її покращення.
Система оцінювання включає аналіз таких основних аспектів діяльності Відділу: внутрішньої нормативно-правової бази (форма 1), планування роботи та стан виконання планів (форма 2), проведення внутрішніх аудитів (форма 3), результативності проведених внутрішніх аудитів та реалізації результатів аудиторських досліджень (форма 4), взаємодії з Держфінінспекцією (форма 5).
Кількість випадків встановлення певного рівня по кожному з напрямків діяльності Відділу є визначальним показником при наданні керівником Відділу загального висновку і підсумкової оцінки результатів діяльності підрозділу та при формулюванні заходів з напрямків, по яких засвідчено наявність певних проблемних ділянок.
3. Оформлення та реалізація результатів внутрішньої оцінки якості
3.1. Після заповнення та підписання форм результати оцінки якості надаються працівникам Відділу для ознайомлення.
3.2. Про результати оцінки якості керівник Відділу до 1 лютого наступного року за звітним інформує Міністра охорони здоров'я України у вигляді доповідної записки із доданням заповнених форм відповідно до вимог цього Порядку.
3.3. Керівник Відділу забезпечує щорічне подання Держфінінспекції результатів оцінки якості до 20 липня наступного за звітним періодом разом із звітом про результати діяльності Відділу за I півріччя звітного року, надання якого передбачено Порядком проведення внутрішнього аудиту та листами Держфінінспекції.
3.4. Проведення періодичних внутрішніх оцінок якості та заходи за результатами зовнішніх оцінок якості внутрішнього аудиту є складовою Програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту (далі - Програма).
Програма складається відповідно до встановленої форми керівником Відділу щорічно до 31 січня, ним підписується та затверджується Міністром охорони здоров'я (додаток 8).
3.5. Виконання Програми, що містить перелік заходів, вжиття яких необхідно для підвищення ефективності внутрішнього аудиту, забезпечується керівником Відділу.
3.6. Результати щорічної самооцінки працівників Відділу, внутрішньої оцінки якості діяльності Відділу, Програма на відповідний рік та супутні матеріали з порушеного питання зберігаються у Відділі у окремо сформованій справі.
4. Права та обов'язки керівника Відділу або уповноваженої особи під час проведення оцінки якості
4.1. Права керівника Відділу (або уповноваженої особи):
отримувати від працівників Відділу інформацію та підтвердні документи щодо виконання доручень керівництва, які стосуються проведення внутрішніх аудитів за звітний рік;
проводити співбесіди з працівниками Відділу, робота за звітний період яких досліджується;
долучати до матеріалів оцінки якості роботи працівників Відділу інформацію, отриману від посадових осіб установ Міністерства, діяльність яких була досліджена працівниками Відділу у звітний період.
4.2. Обов'язки керівника Відділу (або уповноваженої особи):
забезпечити проведення оцінки якості внутрішнього аудиту та звітування за її результатами Міністру МОЗ України та Держфінінспекції,
забезпечити складання Програми на наступний рік та організацію виконання затверджених нею заходів,
враховувати скарги на дії працівників Відділу під час проведення ними внутрішнього аудиту, що надійшли до МОЗ України,
проводити внутрішню оцінку якості діяльності Відділу на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності,
забезпечити моніторинг та підтримку реалізації Відділом функції внутрішнього аудиту в ході організації та проведення аудиторських досліджень.
4.3. У разі виникнення спірних питань під час проведення оцінки якості до їх вирішення можливо долучати спеціалістів інших структурних підрозділів МОЗ України або звертатись у письмовому вигляді до Міністра охорони здоров'я України та заступників Міністра відповідно до розподілу обов'язків.
Начальник Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України | Л.А. Мельниченко |
Додаток 1
до Порядку оцінки та підвищення
якості внутрішнього аудиту в системі
Міністерства охорони здоров'я України
РЕЄСТР
навчальних заходів з підвищення професійної кваліфікації працівників Відділу внутрішнього аудиту Міністерства охорони здоров'я України
№ з/п | Форма та тема навчання | Ініціатор та місце проведення навчання | Період проходження навчання | Працівники, які проходили навчання (назва посади, прізвище, ініціали) | Результат проходження навчання |
Начальник Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України | Л. А. Мельниченко |
Додаток 2
до Порядку оцінки та підвищення
якості внутрішнього аудиту в системі
Міністерства охорони здоров'я України
Самооцінка виконання працівником Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України посадових обов'язків і завдань
1. Відомості про працівника Відділу внутрішнього аудиту
Прізвище
______________________________________________________________
Ім'я
______________________________________________________________
По батькові
______________________________________________________________
Назва посади
______________________________________________________________
Звітний період
______________________________________________________________
2. Питання самооцінки
2.1. Указати кількість планових внутрішніх аудитів, у яких Вами прийнято участь, зазначити кількість виконаних позапланових завдань (аудитів, перевірок).
2.2. Які питання досліджувались Вами під час проведення внутрішнього аудиту?
2.3. Чи оформлені результати Ваших аудиторських досліджень відповідно до вимог Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Міністерства охорони здоров'я України , затвердженого наказом МОЗ України від 27.03.2012 № 207?
2.4. Чи сприяють надані Вами рекомендації за результатами проведеного аудиторського дослідження підвищенню рівня внутрішнього контролю на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління МОЗ України? Навести конкретні приклади.
2.5. Чи допускались Вами порушення встановлених термінів проведення внутрішнього аудиту, оформлення та подання результатів?
2.6. Виконання яких окремих доручень (завдань), що доручалися Вам, або результати роботи, започаткованої з власної ініціативи, сприяли покращенню функціонування внутрішнього аудиту у системі МОЗ України? Чи були Ви залучені до роботи в групах щодо розробки відповідних програм, нормативно-правових актів?
2.7. Надати інформацію про проходження навчання (підвищення кваліфікації, участь у семінарах тощо). Яким чином реалізуєте вимогу щодо удосконалення своїх знань шляхом самоосвіти?
2.8. Чи проводились Вами економічні навчання з інформаційно-роз'яснювальної роботи з працівниками Відділу внутрішнього аудиту, обговорення проблемних питань, що виникають при проведенні внутрішніх аудитів?
2.9. Чи надходили скарги на Ваші дії працівника підрозділу внутрішнього аудиту? Чи дотримуєтесь професійної етики при виконанні службових обов'язків?
3. У разі наявності надайте пропозиції щодо підвищення якісного рівня діяльності Відділу внутрішнього аудиту або покращення функціонування внутрішнього аудиту в системі МОЗ України в цілому.
Підпис працівника
Відділу внутрішнього аудиту _____________________________________
Підпис начальника
Відділу внутрішнього аудиту _____________________________________
Дата ________________
Начальник Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України | Л.А. Мельниченко |
Додаток 3
до Порядку оцінки та підвищення
якості внутрішнього аудиту в системі
Міністерства охорони здоров'я України
Форма 1. Дослідження внутрішньої нормативно-правової бази підрозділу внутрішнього аудиту
Результати дослідження внутрішньої нормативно-правової бази підрозділу внутрішнього аудиту
(1.1 + 1.2)
Реалізація результатів дослідження внутрішньої нормативно-правової бази підрозділу внутрішнього аудиту
№ з/п | Рекомендовані заходи | Відповідальні виконавці | Терміни реалізації | Очікувані результати |
Керівник Відділу
внутрішнього аудиту або
інша уповноважена особа ____________ ______________ ______________
(підпис) (П.І.Б.) (дата)
Начальник Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України | Л.А. Мельниченко |
Додаток 4
до Порядку оцінки та підвищення
якості внутрішнього аудиту в системі
Міністерства охорони здоров'я України
Форма 2. Система планування роботи підрозділу внутрішнього аудиту та стан виконання планів
2.1. Порядок формування та затвердження планів, внесення змін до них | |
Критерії | Так/ні (за необхідності дати короткі пояснення) |
Чи виконуються внутрішні документи, які визначають порядок та основні аспекти планування роботи підрозділу? | |
Чи відповідають вимоги внутрішніх документів в частині визначення порядку планування роботи підрозділу ВА вимогам Порядку № 1001 та Стандартів внутрішнього аудиту ? | |
Чи є в наявності плани роботи підрозділу ВА на усі планові періоди впродовж періоду, охопленого дослідженням? | |
Чи дотримується фактично підрозділ ВА вимог нормативно-правових актів та внутрішніх документів в частині: | |
- формування планів на підставі оцінки ризиків, врахування інших визначених критерії відбору об'єктів (повноти та періодичності охоплення аудитами підконтрольної мережі тощо)? | |
- розрахунку фонду планового та фактичного робочого часу? | |
- процедур та термінів формування та затвердження планів (включаючи погодження з органами Держфінінспекції)? | |
- форми планів? | |
- внесення змін до планів? | |
- правомірності підстав для проведення позапланових контрольних заходів? | |
Чи є оптимальним співвідношення запланованих внутрішніх аудитів у розрізі їх напрямів (аудит відповідності, фінансовий аудит та аудит ефективності)? | |
2.2. Стан виконання планів | |
Чи забезпечується стовідсоткове виконання планів проведення ВА? | |
Чи існують обґрунтовані причини невиконання планів (за наявності фактів невиконання)? | |
Чи пов'язані факти невиконання планів із недоліками та прорахунками, допущеними на стадії їх формування? | |
Чи носять факти невиконання планів системний характер? | |
Чи впливає кількість позапланових доручень на стан виконання планів, а також на системність охоплення ВА підконтрольної мережі? | |
Чи існують факти недотримання термінів проведення ВА, визначених у планах? | |
Чи інформується керівник установи про стан виконання планів проведення ВА? |
Результати дослідження системи планування роботи підрозділу внутрішнього аудиту та стану виконання планів
(2.1 + 2.2)
Реалізація результатів дослідження системи планування роботи підрозділу внутрішнього аудиту та стану виконання планів
№ з/п | Рекомендовані заходи | Відповідальні виконавці | Терміни реалізації | Очікувані результати |
Керівник Відділу
внутрішнього аудиту або
інша уповноважена особа ____________ ______________ ______________
(підпис) (П.І.Б.) (дата)
Начальник Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України | Л.А. Мельниченко |
Додаток 5
до Порядку оцінки та підвищення
якості внутрішнього аудиту в системі
Міністерства охорони здоров'я України
Форма 3. Організаційні та функціональні аспекти проведення внутрішніх аудитів
Результати дослідження організаційних та функціональних аспектів проведення внутрішніх аудитів
(3.1 + 3.2)
Рівень 1 | Рівень 2 | Рівень 3 | Рівень 4 | Рівень 5 |
Становлення | Розвиток | Дієвість | Зрілість | Приклад |
У системі установи ВА організовуються та проводяться на вкрай низькому рівні. Фактично функція ще не досягає мети і не в змозі виявити та/або попереджувати порушення в повному обсязі. Досліджуються лише окремі питання, до того ж аудиторські дії поверхові, а недоліки документування не дозволяють кваліфікувати порушення та проблеми. | У системі установи існує низка недоліків в організації та проведенні аудитів, які не сприяють результативності реалізації функції ВА. Проте в цілому ця функція розвивається у відповідності до Стандартів ВА та допомагає керівнику установи вирішувати окремі завдання. | У системі установи ВА організовуються та проводяться із поточними недоліками, що не носять системного характеру і дозволяють забезпечувати певні (в окремих випадках навіть відносно високі) результати. Водночас для підвищення якості ВА необхідно вжити ряд рекомендованих заходів. | У системі установи ВА організовуються та проводяться на належному рівні і мають наслідком виявлення значної кількості недоліків, порушень фінансової дисципліни тощо. Мають місце лише окремі недоліки, усунення яких може стати резервом для покращення якості ВА. | У системі установи ВА організ-ся та проводяться на високому професійному рівні. Функція ВА забезпечує максимальне виявлення усіх наявних порушень, недоліків та проблемних питань у діяльності. Отже, забезпечує високий рівень гарантій їх відсутності та належну підтримку фін-го упр-ня і контролю в галузі. |
Реалізація результатів дослідження організаційних та функціональних аспектів проведення внутрішніх аудитів
№ з/п | Рекомендовані заходи | Відповідальні виконавці | Терміни реалізації | Очікувані результати |
Керівник Відділу
внутрішнього аудиту або
інша уповноважена особа ____________ ______________ ______________
(підпис) (П.І.Б.) (дата)
Начальник Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України | Л.А. Мельниченко |
Додаток 6
до Порядку оцінки та підвищення
якості внутрішнього аудиту в системі
Міністерства охорони здоров'я України
Форма 4. Дослідження результативності проведених внутрішніх аудитів та реалізації їх результатів*
Результати дослідження результативності проведених внутрішніх аудитів та реалізації їх результатів
Реалізація результатів дослідження результативності проведених внутрішніх аудитів та реалізації їх результатів
№ з/п | Рекомендовані заходи | Відповідальні виконавці | Терміни реалізації | Очікувані результати |
Керівник Відділу
внутрішнього аудиту або
інша уповноважена особа ____________ ______________ ______________
(підпис) (П.І.Б.) (дата)
__________
* При заповненні форми 4 використовуються дані форми Моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій, наданих за результатами внутрішнього аудиту, затвердженої Порядком проведення внутрішнього аудиту , у розрізі кожного аудиторського заходу, проведеного Відділом на протязі звітного періоду.
Начальник Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України | Л.А. Мельниченко |
Додаток 7
до Порядку оцінки та підвищення
якості внутрішнього аудиту в системі
Міністерства охорони здоров'я України
Форма 5. Дослідження стану взаємодії з Державною фінансовою інспекцією України
Результати дослідження стану взаємодії з Держфінінспекцією України
Реалізація результатів дослідження стану взаємодії з Держфінінспекцією України
№ з/п | Рекомендовані заходи | Відповідальні виконавці | Терміни реалізації | Очікувані результати |
Керівник Відділу
внутрішнього аудиту або
інша уповноважена особа ____________ ______________ ______________
(підпис) (П.І.Б.) (дата)
Начальник Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України | Л.А. Мельниченко |
Додаток 8
до Порядку оцінки та підвищення
якості внутрішнього аудиту в системі
Міністерства охорони здоров'я України
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр охорони здоров'я України
___________ Р. Богатирьова
"___" ____________ 20__ року
ПРОГРАМА *
забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту Відділу внутрішнього аудиту Міністерства охорони здоров'я України
__________
* Структура та наповнення форми може корегуватись з врахуванням поточних завдань та виникнення актуальних проблемних питань з діяльності Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України.
Начальник Відділу внутрішнього аудиту МОЗ України | Л.А. Мельниченко |
( Текст взято з сайту МОЗ України http://www.moz.gov.ua/ )