Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві екології та природних ресурсів України

Відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004, та з метою удосконалення документування управлінської інформації і організації роботи з документами

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві екології та природних ресурсів України (далі - Інструкція), що додається.

2. Першому заступнику Міністра, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, керівникам структурних підрозділів Міністерства забезпечити використання в роботі та дотримання вимог зазначеної Інструкції.

3. Департаменту організаційно-аналітичного забезпечення діяльності Міністра організувати тиражування Інструкції та забезпечити примірниками першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату та структурні підрозділи Міністерства.

4. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Мінприроди від 14.09.2010 № 393 .

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Інструкція з діловодства в Міністерстві екології та природних ресурсів України (далі - Інструкція) встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства екології та природних ресурсів України (далі - міністерство) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

1.2. Інструкцію розроблено відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242.

1.3. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві міністерства, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

1.4. Відповідальність за організацію діловодства в міністерстві несе Міністр.

1.5. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідає перший заступник Міністра.

1.6. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах міністерства відповідають їх керівники.

1.7. Організація діловодства в міністерстві покладається на відділ документального забезпечення та роботи із зверненнями громадян Управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра (далі - служба діловодства).

1.8. Основним завданням служби діловодства є встановлення в міністерстві єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах міністерства.

1.9. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ міністерства;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архіву міністерства;

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Мінприроди України вимог цієї Інструкції, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів для зменшення обсягу службового листування в міністерстві та на підприємствах, які належать до сфери управління міністерства;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах міністерства, а також на підприємствах, які належать до сфери управління міністерства;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в міністерстві;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у міністерстві;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

здійснює аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду міністерства та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників міністерства з питань діловодства;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом установи.

1.10. На службу діловодства міністерства покладено підготовку типових інструкцій з діловодства, типових (примірних) номенклатур справ для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, які належать до сфери управління міністерства, відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із міністерством у сфері архівної справи і діловодства.

1.11. Організація діловодства в структурних підрозділах міністерства покладається на спеціально призначену для цього особу.

2.1. Загальні вимоги до створення документів

2.1.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

2.1.2. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2.1.3. Підставою для створення таких документів у міністерстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.1.4. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Положенням про Міністерство екології та природних ресурсів України , положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

2.1.5. Підставами для прийняття документів організаційно-розпорядчого характеру в міністерстві є:

Конституція України , закони України, постанови Верховної Ради України, акти і доручення Президента України, акти Кабінету Міністрів України;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Мінприроди України покладених на нього завдань і функцій;

потреба в організаційному регулюванні діяльності.

2.1.6. У міністерстві визначається конкретний перелік документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність.

2.1.7. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних центральних органів виконавчої влади або установ, можуть створюватись спільні документи.

2.1.8. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, окреме доручення, лист, службова записка тощо), зумовлюється компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

2.1.9. Розпорядчі документи, що надходять до міністерства від вищих органів державної влади, у разі необхідності доводяться до підвідомчих організацій за формою, установленою автором документа. Якщо спосіб доведення не визначено, міністерство вирішує це питання самостійно за допомогою:

надсилання ксерокопій розпорядчих документів органів вищого рівня разом із супровідним листом;

видання самостійних розпорядчих документів (наказів), у яких викладається зміст розпорядчого документа органу вищого рівня стосовно завдань міністерства;

надсилання листів, якщо розпорядчий документ органу вищого рівня не потребує конкретизації завдань для міністерства і підвідомчих організацій.

У всіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів державної влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.1.10. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

2.1.11. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

2.1.12. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів.

2.1.13. Діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.1.14. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1 .

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

2.2. Бланки документів

2.2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

2.2.2. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

2.2.3. У міністерстві встановлюється два види бланків:

- бланки для листів (додаток 2);

- бланки для організаційно-розпорядчих документів (додаток 3).

2.2.4. У разі необхідності міністерство може виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.

Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

2.2.5. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

За рішенням Міністра бланки можуть виготовлятись за допомогою комп'ютерної техніки.

2.2.6. Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

За облік, зберігання та використання бланків у міністерстві відповідає керівник служби діловодства.

2.2.7. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох центральних органів виконавчої влади та установ, оформлюються не на бланках.

2.3. Оформлення реквізитів документів

2.3.1. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники міністерства оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 .

2.4. Зображення Державного Герба України

2.4.1. Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування міністерства, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

2.5. Коди

2.5.1. Код міністерства проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

2.5.2. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає Міністр окремо щодо кожного виду документа.

2.6. Найменування

2.6.1. Найменування Міністерства екології та природних ресурсів України повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні про нього. Скорочене найменування - Мінприроди України.

2.7. Довідкові дані про установу

2.7.1. Довідкові дані про міністерство містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування міністерства або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

2.8. Назва виду документа

2.8.1. Назва виду документа (наказ, окреме доручення тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

2.9. Дата документа

2.9.1 Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

2.10. Реєстраційний індекс документів

2.10.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

2.10.2. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в міністерстві, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі.

2.10.3. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, через дріб індекс за номенклатурою справ (кореспондента) та індекс року, наприклад: 579/0/10-12, де 579 - порядковий номер, 0/10 - індекс справи за номенклатурою, 12 - рік.

У вихідного документа - порядковий номер, через дріб індекс структурного підрозділу-виконавця і через тире - рік, наприклад: 1898/05/10-12, де 1898 - порядковий номер, 05 - індекс структурного підрозділу, 10 - індекс міністерства в автоматизованій системі обліку документів, 12 - рік.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120-ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

2.10.4. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, у якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 1895/08/10-11/02-11/208 - для спільних листів.

2.10.5. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

2.10.6. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланка, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.

2.11. Посилання на реєстраційний індекс і дату

2.11.1. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

2.12. Місце складення або видання

2.12.1. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

2.13. Гриф обмеження доступу

2.13.1. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

2.14. Адресат

2.14.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

2.14.2. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

2.14.3. У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

2.14.4. Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

2.14.5. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку. На документі зазначається загальна назва адресатів, у дужках ставиться "за списком". Наприклад:

2.14.6. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

2.14.7. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

2.14.8. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

2.15. Гриф затвердження документа

2.15.1. У міністерстві документ затверджується Міністром, його заступниками або розпорядчим документом Мінприроди України.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифу затвердження (додаток 4).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

2.15.2. У разі коли документ затверджується наказом (розпорядженням) гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

2.15.3. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

2.15.4. У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні. Наприклад:

2.16. Резолюція

2.16.1. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

2.16.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

2.16.3. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

2.16.4. На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

2.16.5. Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

2.16.6. У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

2.17. Заголовок до тексту документа

2.17.1. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

2.17.2. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

2.17.3. Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

2.18. Відмітка про контроль

2.18.1. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

2.18.2. Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

2.18.3. У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

2.19. Текст документа

2.19.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

2.19.2. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція Мінприроди України.

2.19.3. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

2.19.4. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

2.19.5. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

2.19.6. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

2.20. Відмітки про наявність додатків

2.20.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

2.20.2. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

2.20.3. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 2.15 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

2.20.4. На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

2.20.5. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

2.20.6. У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

2.20.7. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

2.20.8. Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів Мінприроди України на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

2.20.9. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

2.20.10. Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

2.20.11. Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

2.20.12. Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

2.20.13. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

2.20.14. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

2.21. Підпис

2.21.1. Посадові особи Мінприроди України підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про міністерство , положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між міністром та його заступниками. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Міністра.

2.21.2. Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Міністром або за його дорученням - заступниками Міністра. У міністерстві право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром політичних функцій, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів.

2.21.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

або

2.21.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі міністерства, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

2.21.5. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

2.21.6. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

2.21.7. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконувач обов'язків" або "В.о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

2.21.8. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

2.21.9. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

2.22. Візи та гриф погодження

2.22.1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

2.22.2. Погодження може здійснюватись як у Мінприроди України посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

2.22.3. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

2.22.4. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в міністерстві.

2.22.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

2.22.6. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає керівник структурного підрозділу, який створює документ, виходячи з його змісту.

2.22.7. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

2.22.8. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

2.22.9. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

2.22.10. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

2.22.11. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

2.22.12. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з центральними органами виконавчої влади однакового рівня;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

2.23. Відбиток печатки

2.23.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Мінприроди України.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою міністерства, визначається примірним переліком документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 5 ).

2.23.2. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Міністерства екології та природних ресурсів України або його структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП ".

2.23.3. Наказом Мінприроди України визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

2.24. Відмітка про засвідчення копій документів

2.24.1. Мінприроди України може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в міністерстві.

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, його заступників або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з Мінприроди України, а також під час формування особових справ працівників міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

2.24.2. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування Мінприроди України (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) міністерства.

2.24.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах міністерства (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах міністерства (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.