МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
| N 10-90-449 від 18.06.93 м.Київ |
Рекомендації з питань підготовки, подання на державну реєстрацію, юридичного обліку та зберігання нормативних актів міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю
СХВАЛЕНО
постановою колегії
Міністерства юстиції України
від 17 червня 1993 р. N 13
Рекомендації розроблені відповідно до вимог Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади", Положення про державну реєстрацію нормативних актів міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. N 731 , з метою поліпшення організації роботи з питань їх підготовки, видання, подання до реєструючого органу, юридичного обліку та зберігання, а також запобігання множинності актів з одних і тих же питань.
1. Загальні положення
1.1. До відомчих нормативних актів відносяться постанови, накази, інструкції та інші правові документи, видані міністерствами, іншими органами, що містять правові норми (правила поведінки), розраховані на невизначене коло осіб, підприємств, установ, організацій і неодноразове застосування незалежно від строку їх дії (постійні чи обмежені певним часом).
1.2. Ці рекомендації застосовуються при підготовці нормативних актів, які
- видаються на виконання рішень органів законодавчої і виконавчої влади, за їх дорученням або випливають з компетенції, встановленої положенням (статутом) про відповідний орган;
- регулюють відносини підприємств та організацій у системі міністерства, іншого органу, який видає акт;
- видаються разом або за узгодженням з іншими міністерствами, органами;
- обов'язкові для інших міністерств, органів.
1.3. При розробці проектів нормативних актів 1) слід виходити з необхідності поліпшення правового регулювання галузевого управління, вдосконалення системи нормативних актів, впорядкування раніше виданих, створення, зміни, доповнення чи скасування організаційно-правового механізму реалізації чинного законодавства.
--------------------
1) проекти нормативних актів - надалі "проекти"
1.4. Проекти розробляються на підставі узагальнення практики застосування законодавства та відомчих нормативних актів або з питань, що знову виникли у зв'язку з виконанням завдань, покладених на орган, який видає акт відповідно до його компетенції.
1.5. Проект, що готується, повинен відповідати Конституції України, чинному законодавству, а також раніше прийнятим актам органу, який видає акт, якщо проект не передбачає їх скасування або зміни. Проект також повинен відповідати нормативним приписам органів, які видали акти, обов'язкові для органу, що готує проект, або для підприємств, установ, організацій, на які буде поширюватися дія акта.
1.6. Міністерства, інші органи видають постанови, накази, інструкції та інші нормативні акти, передбачені положеннями, статутами, що визначають їх правовий статус.
1.7. До проекту включаються норми з питань, що потребують рішення керівництва міністерства, іншого органу, який видає акт.
Включати до проекту приписи з питань, які вимагають оперативного рішення структурними підрозділами, не рекомендується, крім випадків, коли слід дати вказівку вирішити визначене питання або переглянути раніше прийняте рішення.
1.8. Якщо при підготовці проекту передбачається внесення істотних змін у чинні відомчі нормативні акти або коли з одного й того ж питання є декілька актів, доцільно підготувати новий нормативний акт. До проекту такого акта включаються нові, а також раніше прийняті нормативні приписи, які повинні зберегти свою чинність.
Проект нового акта розробляється також, коли є потреба внесення змін до багатьох пунктів чинного акта або змінити пункти, до яких раніше було внесено багато змін, або акт, до якого повинні вноситись зміни, застарів і багато його частин визнано такими, що втратили чинність.
1.9. Нові приписи з окремих питань, які вирішені у раніше виданих актах, що пройшли державну реєстрацію, готуються, як правило, у формі змін та доповнень тексту цих актів.
2. Організація роботи над проектом.
2.1. До розробки проекту слід ретельно вивчити доцільність видання нормативного акта. Встановити наявність трудових, матеріальних та інших ресурсів, необхідних для його реалізації.
2.2. Підготовка проекту покладається, як правило, на один або декілька структурних підрозділів міністерства, іншого органу, який видає акт, з врахуванням їх компетенції.
До розробки проекту визначається коло посадових осіб, відповідальних за його підготовку та організації, які залучаються до цієї роботи, а також строки складання проекту.
Для підготовки найбільш важливих та складних проектів рекомендується створювати комісію (робочу групу).
У разі необхідності до розробки проекту залучаються вчені та кваліфіковані спеціалісти-практики.
Юридична служба міністерства, іншого органу, який видає акт, надає необхідну допомогу структурним підрозділам з правових питань, що виникають при підготовці проекту, за дорученням керівництва міністерства, іншого органу, який видає акт, безпосередньо бере участь у розробці проекту з питань, що входять до її компетенції.
2.3. Якщо підготовка та затвердження нормативного акта доручені декільком органам, то роботу над проектом організує той з них, якому доручено скликання комісії, утвореної відповідно до доручення, або який у дорученні записаний першим.
2.4. Якщо органу, який видає акт, доручено підготувати та затвердити його разом з іншими органами (без зазначення їх найменування), то він визначає коло заінтересованих органів та за узгодженням з ними ступінь їх участі у підготовці акта.
2.5. При підготовці спільного акта за власною ініціативою керівництво заінтересованих органів, які видають акт, узгоджено визначає порядок та строки підготовки проекту, а також осіб, відповідальних за його підготовку.
2.6. Проект, який передбачено затвердити за узгодженням з іншими міністерствами, органами після його підготовки надсилається на офіційне узгодження їх керівництву.
2.7. При підготовці нормативного акта, обов'язкового для інших міністерств, органів слід визначити коло міністерств, інших органів, на які буде поширюватися дія цього акта та у необхідних випадках ступінь їх участі у підготовці проекту.
3. Складання проекту.
3.1. Складання проекту починається з визначення кола питань, які слід вирішити у новому акті. До нього включаються нормативні приписи, які відносяться до одного чи декількох питань, безпосередньо пов'язаних між собою змістом. Необхідно також визначити форму акта (наказ, інструкція, тощо).
3.2. Посадова особа, яка очолює розробку проекту, за участю відповідних спеціалістів готує пропозиції про порядок розробки проекту, складає план роботи по його підготовці.
У плані роботи по підготовці проекту, як правило, передбачається:
- вивчення матеріалів, необхідних для розробки проекту;
- розробка пропозицій по суті питань, які складають зміст проекту;
- обговорення підготовлених пропозицій та складання проекту;
- підготовка переліку актів, які втратять чинність або в які будуть внесені відповідні зміни у зв'язку з прийняттям проекту підготовленого акта;
- направлення проекту на відгук відповідним органам та організаціям;
- розгляд одержаних зауважень та пропозицій, уточнення проекту;
- підпис проекту та подання його до реєструючого органу (якщо він підлягає державній реєстрації).
У плані зазначаються строки виконання передбачених заходів та особи, відповідальні за їх виконання.
До плану роботи по підготовці проекту після обговорення його на організаційній нараді (в разі необхідності) вносяться уточнення, він затверджується керівництвом міністерства, іншого органу, який організує розробку проекту. Затверджений план надсилається всім міністерствам, іншим органам, зазначеним в дорученні про підготовку проекту.
3.3. З початку роботи над проектом доцільно вивчити законодавчі акти України, які відносяться до його теми, чинні нормативні акти, практику застосування цих актів для виявлення оптимальних напрямів їх вдосконалення.
Слід виявити всі нормативні акти та окремі нормативні приписи, що стосуються теми проекту, уточнити, які з них зберігають своє значення, встановити прогалини, протиріччя та інші недоліки чинних відомчих нормативних актів, визначити проблеми, що можуть виникнути на практиці у зв'язку з прийняттям нового акта, та врахувати їх при підготовці проекту.
У проекті чітко визначається коло організацій та осіб, на які будуть поширюватися нормативні приписи акта.
3.4. Структура проекту повинна забезпечити послідовний розвиток теми правового регулювання, а також правильне розуміння та застосування майбутнього нормативного акта.
Проект повинен мати відповідну його змісту коротку назву.
Якщо є потреба у роз'ясненні мети та мотивів прийняття акта, у проекті подається вступна частина. Положення, що мають нормативний характер, до вступної частини не включаються.
Залежно від змісту та обсягу проект може складатися з частин та розділів, що, як правило, мають заголовки.
Якщо до проекту акта, дія якого не обмежується терміном, необхідно, як виняток, включити нормативні приписи, розраховані на певний час, або оперативно-розпорядчі приписи, то вони, як правило, містять в окремих пунктах або у додатку до проекту. Кожний пункт проекту, який приписує виконання будь-якого завдання, повинен зазначити відповідального за виконання та його строк.
3.5. Текст проекту викладається державною мовою, однозначною, чіткою та зрозумілою термінологією. Коли якийсь термін має різні значення, то з тексту повинно бути зрозуміло, в якому з них застосовується він у даному акті.
3.6. Посилання на інші пункти проекту, а також на раніше видані відомчі акти робиться лише у тих випадках, коли необхідно показати їх взаємний зв'язок або уникнути повторення. Посилання на раніше виданий акт повинно містити його найменування, дату та номер акта, дані про опублікування.
В окремих випадках, коли це необхідно для викладання у повному обсязі питання, у проектах відомчих нормативних актів можуть відтворюватися окремі положення чинного законодавства; такі положення повинні мати посилання на відповідні акти законодавства.
3.7. Кожний пункт проекту повинен містити, як правило, один нормативний припис.
Декілька пов'язаних між собою нормативних приписів доцільно вміщувати до одного пункту в тих випадках, коли це необхідно для їх правильного розуміння та застосування. Кожний самостійний пункт акта повинен мати повний та закінчений зміст
Примітки до пунктів допускаються у виняткових випадках, коли вміщені у тексті приписи можуть порушувати послідовність викладу або є необхідність дати пояснення до тексту.
3.8. Якщо у проекті необхідно навести переліки (осіб, органів, робіт, тощо), таблиці, графіки, карти, зразки документів, бланків, схем, вони, як правило, містяться у додатку. У відповідних пунктах проекту нормативного акта на ці додатки даються посилання.
3.9. Найменування організацій та інших об'єктів вказуються у проекті у точній відповідності з їх офіційним найменуванням, передбаченим статутами та положеннями про їх правовий статус, рішеннями про їх утворення, найменування та іншими актами.
Використання їх скорочених найменувань допускається у тих випадках, коли вони є офіційними (передбачені відповідними актами).
3.10. У кінці проекту перераховуються у хронологічному порядку акти чи окремі їх статті, пункти (підпункти, абзаци), які визнаються такими, що втратили чинність у зв'язку з прийняттям акта, що готується. До числа актів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, включаються також такі акти або окремі частини, які раніше фактично втратили своє значення, але офіційно не визнані такими, що втратили чинність.
3.11. У випадках, коли при підготовці нового акта необхідно внести зміни до раніше прийнятого акта, доцільно дати нову редакцію відповідних пунктів чинного акта. Якщо пункти, які потребують зміни, немає необхідності повністю викладати в новій редакції до їх тексту вносяться уточнення (зокрема шляхом виключення, доповнення або заміни окремих слів, речень). Можуть бути також викладені у новій редакції окремі частини пунктів, абзаців.
Доповнення, що містять нові нормативні приписи, оформляються, як правило, у вигляді окремих пунктів та абзаців.
У проекті нового акта не рекомендується передбачати приписи з зазначенням про те, що вони приймаються "на зміну", "у часткову зміну", "на додаток" відповідного пункту чинного акта.
Тексти змін та доповнень, які вносяться у діючі акти, викладаються у кінці проекту.
3.12. Якщо є значна кількість актів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, або до яких необхідно внести зміни чи доповнення (більше трьох), їх переліки доцільно викладати у додатку до проекту.
3.13. При підготовці пропозицій про визнання актів такими, що втратили чинність, або про зміну чи доповнення раніше прийнятих актів та їх частин, необхідно встановити, чи поширювалася їх дія наступними актами на інші організації, категорії працівників та врахувати ці обставини для того, щоб скасувати не тільки основні застарілі акти, а у необхідних випадках також акти про їх поширення.
3.14. Відомчі нормативні акти, видані спільно чи за узгодженням з іншими органами, змінюються, доповнюються або визнаються такими, що втратили чинність, спільно або за узгодженням з відповідними органами.
4. Видання нормативного акта та підготовка його до подання на державну реєстрацію.
4.1. Підготовлений проект слід узгодити з відповідними структурними підрозділами та організаціями органу, який видає акт, а у необхідних випадках із заінтересованими органами. Проект вважається узгодженим при наявності віз.
При візуванні в разі незгоди із змістом проекту письмово викладаються зауваження та пропозиції по його спірних питаннях.
Зауваження та пропозиції до проекту членів комісії по його підготовці, а також відповідних управлінь та відділів органу, котрий організує розробку проекту, розглядаються, як правило, на засіданні зазначеної комісії.
4.2. Підготовлений проект після узгодження із структурними підрозділами передається юридичній службі, яка перевіряє його відповідність чинному законодавству.
У випадку невідповідності проекту чинному законодавству працівник юридичної служби його не візує, складає письмовий висновок з пропозиціями про законний порядок вирішення порушених питань.
4.3. Доопрацювання проекту відповідно до вказівки керівника органу, який видає акт, здійснюється, як правило, тими структурними підрозділами, які його розробляли. Спірні та неузгоджені питання проекту вносяться на розгляд керівника органу.
4.4. Проекти з окремих найбільш важливих та складних питань правового регулювання доцільно вносити на розгляд колегії органу, який видає акт.
4.5. При поданні керівнику органу, який видає нормативний акт, проекту до нього додаються відповідні матеріали (пояснювальна записка, розрахунки тощо).
4.6. Уточнений з врахуванням поданих зауважень та пропозицій проект направляється на відгук заінтересованим органам. У разі необхідності проект надсилається на відгук науковим установам, об'єднанням, підприємствам та організаціям, які не брали участі у розробці проекту.
4.7. При надісланні проекту на відгук слід виходити з того, органи та організації, яким направляється проект, повинні мати достатньо часу для ретельного його вивчення. Враховуючи це, у супровідному листі зазначається строк на одержання відповіді.
4.8. Якщо до проекту були зроблені істотні зауваження, орган який організує розробку проекту, провадить їх розгляд, як правило на нарадах за участю представників всіх організацій, що подали зауваження та пропозиції. У разі розробки проекту комісією розгляд таких зауважень провадиться на її засіданні.
У необхідних випадках для розгляду зауважень до проекту скликається нарада керівників заінтересованих органів.
4.9. Після внесення до проекту необхідних уточнень з урахуванням одержаних зауважень він надсилається на підпис або візування керівникам органів, які брали участь у розробці проекту згідно з дорученням, а також керівникам органів, за узгодженням з якими проект (згідно з дорученням) повинен бути розроблений.
4.10. Проект підписується керівниками всіх органів, яким доручено його розробку. Не допускається видання нормативного акта керівниками структурних підрозділів центрального апарату.
4.11. Юридична служба міністерства, іншого органу, який видав акт, визначає з врахуванням цих рекомендацій, чи підлягає нормативний акт державній реєстрації, та вносить керівнику пропозиції щодо подання його до реєструючого органу відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493/92 та Положення, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 грудня 1992 р. N 731.
4.12. При поданні до реєструючого органу нормативний акт супроводжується листом, який підписується керівником органу, що видав акт.
Спільно прийнятий нормативний акт подається на державну реєстрацію органом, підпис керівника якого стоїть першим.
4.13. У супровідному листі обгрунтовуються підстави для видання акта. У ньому вказуються дані про нормативні акти (дата номер, найменування, ким затверджені, де опубліковані), якими надано право видавати акт (зазначається компетенція згідно з положенням, статутом тощо); рішення органів законодавчої чи виконавчої влади, котрим доручено розробити відповідний акт або надано право вирішити конкретне питання з наступним виданням акта та інші підстави; або подається інформація про те, що даний акт (чи окрема його норма) приймається з власної ініціативи, виходячи із загальної спрямованості законодавства з цього питання та функції органу, що видає акт, або із необхідності поліпшення правового регулювання взаємовідносин підприємств та організацій галузі, упорядкування раніше виданих нормативних актів, усунення їх множинності тощо.
У листі зазначаються також інші відомості відповідно до вимог п.9 Положення, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 грудня 1992 р. N 731.
4.14. При поданні акта на державну реєстрацію в разі необхідності заслуховуються пояснення посадової особи, якій було доручено розробку проекту акта, та працівника юридичної служби, який завізував проект.
4.15. Нормативний акт додається до супровідного листа у трьох примірниках: оригінал і дві завірені копії (ксерокопії).
Якщо оригінал і копії нормативного акта виготовлені за допомогою комп'ютера (ПЕОМ), до супровідного листа доцільно додавати також ідентичний текст цього акта на гнучкому магнітному диску (в одному примірнику), який після реєстрації акта повертається органу, котрий його видав.
4.16. Разом з нормативним актом до реєструючого органу подаються законодавчі матеріали, які використовувалися при його розробці, акти, що втрачають чинність у зв'язку з його виданням, а також акти, на які у тексті містяться посилання.
4.17. Якщо у нормативний акт вносяться тільки зміни чи доповнення, то разом з ними подається також і акт, до якого вони вносяться.
У разі, коли нормативний акт, в який вносяться істотні зміни, не має відмітки про державну реєстрацію, доцільно подавати його в новій редакції із внесеними змінами.
4.18. На зворотній стороні останнього аркуша першого примірника нормативного акта, що подається на державну реєстрацію, повинна бути віза працівника юридичної служби, з котрим погоджено проект нормативного акта, або на окремому аркуші, де проставлені візи про погодження проекту з структурними підрозділами апарату органу, що видає акт, або з іншими відповідними органами, з якими нормативний акт погоджено.
4.19. На першій сторінці примірників наказів та положень, інструкцій, правил тощо, що додаються до наказу керівника органу, який видає акт, у правому верхньому кутку слід залишити вільне місце довжиною 10 см та шириною 6 см для напису про державну реєстрацію.
4.20. Слід також додержуватися встановленого порядку нумерації сторінок.
Якщо до нормативного акта є додатки, то проводиться окрема по порядку нумерація всіх сторінок документа, враховуючи додатки.
У разі затвердження наказом керівника органу, який видає акт, відповідної інструкції, положення, правил тощо, їх сторінки нумеруються окремо від наказу, потім окремо проводиться нумерація доданих до них додатків (форм, таблиць тощо).
4.21. Нормативні акти, які підлягають державній реєстрації, повинні також відповідати вимогам щодо оформлення документів, передбаченим Примірною інструкцією по діловодству в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад народних депутатів, затвердженою постановою Ради Міністрів Української РСР від 31.07.75 N 362 (ЗП УРСР, 1975 р., N 9, ст.54), із змінами та доповненнями, внесеними постановами Ради Міністрів Української РСР від 18.02.81 N 101 (ЗП УРСР, 1981 р., N 2, ст.13), від 2.03.82 N 114 (ЗП УРСР, 1982, N 3, ст.29), від 27.04.82 N 210 (ЗП УРСР, 1982 р., N 5, ст.47), зокрема:
до складу реквізиту "Підпис" входять найменування посади особи, що підписує документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку, скорочене - на документі, оформленому на бланку), особистий підпис та його розшифровка.
При підписанні документа декількома посадовими особами їх підписи розміщують один під другим у послідовності відповідно до займаної посади.
При підписанні документа декількома особами рівнозначних посад їх підписи розміщують на одному рівні.
4.22. Гриф затвердження повинен складатися із слова "Затверджую", найменування посади особи, яка затвердила документ, особистого підпису, його розшифровки та дати.
Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, гриф затвердження складається із слова "Затверджено", назви документа в орудному відмінку, його дати та номера.
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку на першій сторінці документа.
4.23. Гриф погодження складається із слова "Погоджено", найменування посади особи, з якою погоджується нормативний акт (включаючи найменування організації), особистого підпису, його розшифровки та дати.
4.24. Грифи погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис" з лівого боку або на окремому аркуші погодження.
У реквізитах "Підпис", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" повинні зазначатися фактична посада особи, яка підписала або з якою погоджено документ, її ініціали та прізвище.
Не допускається проставлення слова "За" або скісної риски перенайменуванням посади.
4.25. При засвідченні вірності копії нормативних документів нижче реквізиту "Підпис" робиться напис "Згідно", найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, його розшифровку та дату засвідчення.
4.26. Тексти нормативних актів повинні бути виготовлені чіткими шрифтами з використанням якісних матеріалів (папір, друкарська стрічка та інш.), а розміри полів, відстані між рядками тексту, розміщення заголовків та інших реквізитів - відповідати вимогам зазначеної Примірної інструкції, маючи на увазі, що зареєстровані нормативні акти стануть, як правило, документами Національного архівного фонду, що перебувають на постійному зберіганні.
4.27. Нормативні акти, що набули чинності після їх реєстрації, повинні у встановленому порядку бути доведені до підприємств, організацій та установ системи органу, який видає акт, та громадян, якщо акт зачіпає їх права, свободи й законні інтереси.
4.28. Нормативні акти, обов'язкові для інших органів повинні бути їм надіслані.
При тиражуванні нормативного акта обов'язково зберігається напис про державну реєстрацію, а при розсиланні та опублікуванні - посилання на дату і номер державної реєстрації.
4.29. Якщо нормативний акт відкликається на доопрацювання до прийняття реєструючим органом рішення про реєстрацію чи відмову в ній, про що орган, який його видав, повинен надіслати відповідного офіційного листа, то додаткова робота над ним повинна провадитись також з додержанням цих Рекомендацій.
У цьому випадку під розписку повертаються всі документи (за винятком третього примірника нормативного акта).
4.30. При повторному поданні нормативного акта на державну реєстрацію у супровідному листі, крім питань, визначених у пункті 4.13 цих Рекомендацій, також зазначаються відомості про усунення недоліків та упущень, з приводу яких нормативний акт було відкликано на доопрацювання.
4.31. Відповідно до цих Рекомендацій провадиться також підготовка змін і доповнень, що вносяться до нормативних актів, які пройшли державну реєстрацію.
5. Організація юридичного обліку та зберігання нормативних актів.
5.1. В апаратах органів, які видають акти, встановлюється чіткий порядок ведення їх юридичного обліку та зберігання.
5.2. Порядок юридичного обліку та зберігання відомчих нормативних актів повинен бути закріплений у відповідному локальному акті.
Розробку такого акта доцільно доручити заінтересованим структурним підрозділам (юридичній службі, управлінню справами, канцелярії тощо).
5.3. У зазначеному акті перш за все слід визначити конкретний підрозділ, який буде здійснювати такий облік та зберігання. При цьому повинно бути враховано, що обов'язки по веденню юридичного обліку можуть бути покладені безпосередньо на юридичну службу. Якщо виконання цієї функції покладається на інший підрозділ, то необхідно зазначити, що юридична служба надає йому методичну допомогу з цих питань.
Слід визначити форму ведення обліку нормативних актів (за допомогою картотеки, електронно-обчислювальної техніки тощо).
Необхідно також передбачити правила ведення контрольних екземплярів відомчих нормативних актів та їх збірників.
5.4. Структурним підрозділам міністерств, інших органів рекомендується здійснювати юридичний облік та зберігання нормативних актів, що до них надходять та відносяться до їх діяльності. Ведення цієї роботи доцільно покласти на одного з працівників відповідного структурного підрозділу.
Порядок обліку та зберігання актів, що надходять в структурні підрозділи, визначається у вищезгаданому акті з врахуванням Рекомендацій з питань підготовки, подання на державну реєстрацію, юридичного обліку та зберігання нормативних актів міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, а також Методичних вказівок, схвалених постановою колегії Мінюсту України від 25.12.87 N 112.
Відповідно до цих Рекомендацій у такому ж порядку повинно бути організовано облік нормативних актів і на підприємствах та в організаціях системи.
6. Порядок юридичного обліку нормативних актів.
6.1. Юридичному обліку підлягають нормативні акти, зареєстровані у відповідному структурному підрозділі (управлінні справами, канцелярії, секретаріаті тощо), в т. ч. ті, що пройшли також і державну реєстрацію. Порядок реєстрації актів в міністерстві, іншому органі визначається інструкцією по діловодству.
6.2. Юридичний облік рекомендується вести на підставі копій відомчих нормативних актів. Ці копії з усіма додатками у встановлений строк (бажано після реєстрації актів у відповідному структурному підрозділі (слід направляти у підрозділ, який здійснює їх облік). Цей підрозділ проводить добір актів нормативного характеру. Акти, які не мають нормативного характеру, повертаються ним у підрозділ, від якого вони надійшли.
6.3. Добрані нормативні акти систематизуються по класифікатору, який складається із розділів, підрозділів, пунктів, розташованих у відповідності з системою права. Кожний розділ, підрозділ, пункт має свій цифровий індекс та найменування.
До класифікатора слід включити питання, актуальні перш за все для даного органу. Для системи органу рекомендується розробити єдиний класифікатор. Його розробку доцільно доручити юридичній службі.
Нормативному акту надається індекс того розділу, підрозділу, пункту класифікатора, найменування яких відповідає основній темі акта, що індексується.
Індекс, за яким акт взято на облік в цілому, слід ставити на нижньому полі першої сторінки акта. Якщо на облік береться окрема частина акта, індекс ставиться проти цієї частини відомчого нормативного акта.
6.4. На кожний нормативний акт, а також на окрему його частину, якщо вона має свій індекс, заповнюється облікова картка. В ній слід зазначити найменування акта (основну тему акта, якщо акт не має найменування), дату та номер акта, орган, який видав акт, наявність грифу обмеження доступу до документа. У правому верхньому кутку картки необхідно зазначити індекс акта. При записах можуть бути використані загальноприйняті, а також встановлені у даному органі скорочення.
Заповнені належним чином облікові картки поміщаються у картотеку. Місце картки у картотеці визначається індексом акта. Облікові картки розміщуються у хронологічному порядку. Розділи, підрозділи та пункти класифікатора у картотеці виділяються спеціальними розділовими картками (вони робляться вище облікових). На розділових картках зазначається індекс та найменування відповідного розділу, підрозділу, пункту. Індекси необхідно зазначити також і на картотечних шухлядах.
7. Порядок обліку змін, внесених у нормативні акти.
7.1. Структурний підрозділ, що здійснює юридичний облік, стежить за всіма змінами, які вносяться у нормативні акти, враховує їх та робить необхідні у кожному випадку відмітки: поширено, доповнено втрачена чинність та інш. При цьому відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акту, яким вносяться зміни.
В акті, який містить вказівку про зміну іншого акта, доцільно підкреслювати номер та дату акта, щодо якого ця вказівка подається.
Відмітки слід робити на тому примірнику акта, на якому поставлений індекс, присвоєний цьому акту при юридичному обліку. Цей примірник є контрольним. Відмітки рекомендується робити на верхньому полі першої сторінки акта. Якщо відмітка стосується окремої частини акта, її слід робити проти цієї частини нормативного акта. В разі відсутності на полях вільного місця для відміток може бути використано вкладку.
7.2. Зміни, внесені до нормативного акта, повинні бути відображені в облікових картках. У них слід робити відмітки, аналогічні тим, що провадяться на актах у випадках їх змін.
Облікову картку на акт, що втратив чинність, не рекомендується вилучати з картотеки, оскільки вона може бути використана у нормотворчій діяльності (наприклад, при вивченні історії конкретного питання). Таку картку доцільно ставити у кінець відповідного розділу картотеки або у спеціальній картотеці (на акти, що втратили чинність). При цьому текст картки слід перекреслювати (по діагоналі).
8. Порядок ведення контрольних примірників збірників нормативних актів.
8.1. Для забезпечення правильного та ефективного застосування нормативних актів рекомендується готувати та видавати збірники чинних нормативних актів, якими повинні бути забезпечені всі підприємства та організації галузі. Ці збірники слід систематично оновлювати (не рідше одного разу у 5 років). До видання збірників доцільно також систематично видавати окремими брошурами та надсилати на місця переліки чинних нормативних актів, бюлетені нормативних актів за певний період часу.
8.2. Підрозділу, який здійснює юридичний облік актів, іншим структурним підрозділам слід мати зазначені збірники (бюлетені) для контрольних відміток у випадках внесення змін у чинні нормативні акти.
8.3. Кожний отриманий структурним підрозділом збірник (бюлетень) необхідно звіряти з контрольними примірниками актів. До них переносяться всі відмітки про зміни, внесені у акти після їх видання. При цьому слід враховувати дату, за станом на яку акти включені у збірник (бюлетень). Після перевірки на внутрішній стороні обкладинки слід зазначити, що збірник перевірено, поставити дату та підпис відповідальної особи. Засвідчений таким чином збірник (бюлетень) є контрольним. Наступні (після перевірки) відмітки провадяться тільки у цьому примірнику.
Відмітки у збірниках (бюлетенях) рекомендується провадити одночасно з відмітками у актах та облікових картках.
8.4. Структурному підрозділу, який здійснює юридичний облік, рекомендується на підставі аналізу облікових даних вносити керівництву міністерства, іншого органу пропозиції про видання доповнень до збірників (бюлетенів), а також до їх перевидання.
9. Порядок зберігання відомчих нормативних актів.
9.1. Відомчі нормативні акти зберігаються у приміщенні та в порядку, встановленому у даному органі.
9.2. Копії нормативних актів, на підставі яких ведеться їх юридичний облік, слід зберігати у підрозділі, який здійснює такий облік. При цьому рекомендується примірники актів, що надходять у цей підрозділ, групувати залежно від року їх видання (у хронологічному порядку).
Згруповані за календарний рік акти рекомендується брошурувати. У зробленому таким чином комплекті аркуші слід пронумерувати. Комплект повинен містити повні тексти актів з усіма додатками, які мають нормативні приписи.
Доцільно складати описи актів, які містяться у комплекті. У них необхідно зазначати найменування актів, дати їх прийняття та номери, а також номери сторінок, на яких ці акти розміщені. Описи слід розміщати на початку комплекту.
Аналогічно рекомендується оформляти обкладинки комплектів. на них необхідно зазначати найменування підрозділу, відповідального за зберігання комплектів, а також органів, які видали акти, вид актів, рік їх видання. Слід також зазначати, що у комплекті на постійному зберіганні знаходяться копії облікованих нормативних актів.
9.3. Для зберігання копій відомчих нормативних актів, на підставі яких провадиться їх юридичний облік (їх комплектів), повинні бути створені необхідні умови (виділені спеціальні приміщення, надані шафи, сейфи, що зачиняються, та інш.).
Зразок оформлення наказу
МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ УКРАЇНИ
Н А К А З
29.03.93 м. Київ N 19
Про затвердження Інструкції ---------------------------
про порядок укладання | |
договорів з навчальними | |
закладами, підприємствами і | Напис про державну |
громадянами, які звертаються | реєстрацію нормативного |
в державну службу зайнятості | акта |
щодо підготовки, | |
перепідготовки та підвищення | |
кваліфікації ---------------------------
На виконання пункту 2 статті 24 Закону України "Про зайнятість населення" та пункту 2 постанови Кабінету Міністрів УРСР від 24.06.91 N 46 "Про порядок формування системи професійної підготовки, підвищення кваліфікації та перепідготовки вивільнюваних працівників і незайнятого населення"
Н А К А З У Ю
(далі текст наказу)
Міністр Підпис Ініціали, прізвище
"Погоджено"
Міністр освіти
України Підпис Ініціали, прізвище
--------------
(дата)
Зразок оформлення Інструкції
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Міністерства праці
України
від 29.03.93 N 19
-----------------------------
| |
| Напис про державну |
| реєстрацію нормативного |
| акта |
| |
-----------------------------
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок укладання договорів з навчальними закладами, підприємствами і громадянами, які звертаються в державну службу зайнятості, щодо підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації
Загальні положення
(далі текст Інструкції)
Міністерство юстиції України при цьому надсилає Рекомендації з питань підготовки, подання на державну реєстрацію, юридичного обліку та зберігання нормативних актів міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, розроблені відповідно до вимог Президента України від 03.10.92 N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади", Положення з цих питань, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.92 N 731, схвалені постановою колегії Мінюсту України від 17.06.93 N 13, для використання в практичній діяльності.
| Перший заступник Міністра | В.С.Стефанюк |
