Щодо вдосконалення моніторингу за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Кабінету Міністрів України, актами та дорученнями Президента України

На виконання Указу Президента України від 26 липня 2005 р. N 1132/2005 "Питання контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України" та доручення Кабінету Міністрів України від 11.08.2005 N 42364/1/1-05

1. Затвердити: Інструкцію з організації та здійснення контролю за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України в Міністерстві охорони здоров'я України (додається).

2. Вважати Інструкцію по організації та здійсненню контролю за виконанням контрольних доручень в апараті Міністерства охорони здоров'я України, яка затверджена пунктом 1 наказу МОЗ України від 14.05.2003 N 214 "Щодо вдосконалення моніторингу за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Кабінету Міністрів України, актами та дорученнями Президента України", пункти 3 та 4 зазначеного наказу такими, що втратили чинність.

3. Першому заступнику Міністра, заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів Міністерства:

3.1. Забезпечити виконання Інструкції з організації та здійснення контролю за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України в Міністерстві охорони здоров'я України.

3.2. Взяти до уваги, що діяльність Сектору контролю апарату не звільняє керівників структурних підрозділів від здійснення контролю за якістю та своєчасністю виконання контрольних доручень.

3.3. Постійно сприяти удосконаленню системи контролю у підпорядкованих підрозділах.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра Ханенко С.М.

1.1. Мета контролю:

забезпечення високої ефективності, якості та чіткого виконання завдань, визначеними актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, особистих рішень та доручень керівництва.

1.2. Завдання контролю:

забезпечення високого рівня виконавської дисципліни в Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Міністерство) шляхом підвищення якості та своєчасного виконання встановлених завдань;

своєчасне виявлення відхилень у строках та якості виконання документів, а також винних у порушенні строків та якості виконання.

1.3. Функції контролю:

облік завдань, що підлягають контролю, розробка, затвердження та впровадження системи контролю;

призначення та підготовка відповідальних за контроль виконання документів в усіх підрозділах Міністерства;

взяття на контроль, систематичний моніторинг за фактичним виконанням завдань, що потребують контролю; впровадження заходів щодо своєчасного та якісного виконання доручень, розгляд пропозицій щодо зняття з контролю;

періодичний аналіз стану та результату виконання взятих на облік контрольних завдань; впровадження заходів щодо удосконалення системи контролю та поліпшення виконавської дисципліни.

1.4. Контроль за виконанням завдань здійснюється згідно з законодавством України, рішеннями Уряду України, наказами МОЗ України, Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України, а також цією Інструкцією.

1.5. Відповідальність щодо організації контролю в Міністерстві несуть: Міністр, перший заступник, заступники, начальники департаментів, управлінь та самостійних відділів та секторів, начальник сектору контролю апарату.

1.6. Обов'язковому контролю за своєчасним та якісним виконанням підлягають завдання, що визначені такими документами:

законами та постановами Верховної Ради України, у запитах та зверненнях народних депутатів України, указами, розпорядженнями Президента України;

дорученнями Президента України;

актами та дорученнями Кабінету Міністрів України. Крім цього, контролю підлягають інші завдання згідно з дорученням керівництва.

1.7. Вимоги до документів, які підлягають контролю:

1.7.1. Документ, який підлягає контролю (далі - документ), має реєстраційну відмітку на правому нижньому полі документа та відмітку щодо контролю на лівому полі ("КОНТРОЛЬ").

1.7.2. У документі резолюцією керівництва повинні бути визначені завдання, які підлягають виконанню, строки їх виконання, відповідальні.

1.8. Відповідальність за виконання несуть особи, які визначені у дорученні керівництва (резолюція).

У тих випадках, коли документ виконується кількома особами, відповідальним за організацію виконання є перший, вказаний у дорученні (резолюції).

1.9. Строки виконання завдань у документі:

1.9.1. Строки виконання завдань у документі і строки надання інформації про виконання вказуються в тексті документа або у дорученні згідно з резолюцією керівника. На ряд документів згідно з переліком (додатки N 1, 2) встановлено типові строки їх виконання.

Якщо вказаний у резолюції строк виконання документа відрізняється від типового, приймається вказаний строк.

1.9.2. Строк виконання завдань у документі обчислюється з дня його реєстрації, а для вхідних документів - з дня надходження до Міністерства.

1.9.3. Встановлення нового строку виконання подовжується виконавцем не менш як за 10 днів до встановленого раніше строку виконання лише за згодою органу чи особи, яка його встановила, після пред'явлення виконавцем підстав для подовження строку виконання (додаток N 3).

Про зміни строку виконання подається інформація у той же день до Сектору контролю апарату.

1.10. Для здійснення контролю за виконанням завдань застосовується реєстраційно-контрольна картка для кожного завдання документа.

Оперативний моніторинг виконання завдань у документі здійснюється із застосуванням комп'ютерної техніки.

1.11. Документ вважається виконаним і знімається з контролю тоді, коли фактично виконано передбачені в ньому завдання, підготовлено письмову відповідь і про виконання оперативно повідомлено Сектор контролю апарату.

Рішення про зняття з контролю приймається керівником після оцінки виконання завдання у термін - не більше тижня (документ візується).

Про зняття документа з контролю з обгрунтованими пропозиціями до керівництва виходять відповідальні виконавці.

На виконаному документі та реєстраційно-контрольній картці відзначається виконання документа та зняття з контролю.

1.12. На підставі аналізу даних контролю виконання при необхідності розробляються заходи щодо підвищення виконавської дисципліни.

2.1. До системи контролю входять:

2.1.1. Міністр, перший заступник, заступники, які організовують роботу щодо виконання законів України, постанов та доручень Верховної Ради України, указів, розпоряджень, доручень Президента України, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України та відповідних документів в міністерстві; приймають рішення про взяття на контроль та зняття з контролю виконаних документів (доручень).

2.1.2. Начальники департаментів, управлінь та самостійних відділів та секторів, які несуть особисту відповідальність за виконання документів, організовують контроль за виконанням в підрозділах.

Для здійснення контролю за виконанням завдань, передбачених актами законодавства, актами та дорученнями Президента України та Уряду, строк виконання яких перевищує один місяць, керівниками розробляється План контролю.

План контролю містить:

1) назву структурного підрозділу міністерства або посадової особи, яка здійснюватиме організацію виконання завдання, яке визначене у документі;

2) перелік відповідних заходів і строки їх здійснення;

3) узагальнення та аналіз відповідних заходів з підготовкою відповіді про виконання завдання.

2.1.3. Завідуючий Сектором контролю, який здійснює свої функції згідно з Положенням про сектор.

2.1.4. Відповідальний виконавець, який особисто чи із залученням інших виконавців організує вчасне виконання завдання.

2.1.5. Комп'ютерна техніка забезпечує накопичення інформації щодо обліку та виконання контрольних доручень.

3.1. Взяття на контроль:

документи, що підлягають контролю, надходять для реєстрації та попереднього розгляду до загального відділу Управління справами згідно з інструкцією з діловодства міністерства (наказ N):

3.1.1. Кожен документ ставиться на облік у загальному відділі Управління справами.

3.1.2. Після реєстрації документи у день надходження направляються на розгляд керівництву міністерства загальним відділом Управління справами.

3.1.3. Розглянуті (з резолюцією) керівництвом документи повертаються до загального відділу Управління справами, де відбираються для контролю і направляються до Сектору контролю апарату.

3.1.4. Сектор контролю апарату заводить на контрольні завдання у документах контрольну картку та ставить її на автоматизований облік згідно з резолюцією керівництва та типовими строками виконання.

3.1.5. Сектор контролю протягом доби доводить інформацію до структурних підрозділів щодо отримання відповідних завдань у секторі контролю для подальшого їх виконання.

3.1.6. Сектор контролю апарату здійснює моніторинг організації контролю за виконанням із застосуванням комп'ютерної техніки.

3.2. Контроль за виконанням завдань у документах:

3.2.1. Своєчасність виконання завдань у документах забезпечується направленням щотижня робочих планів по виконанню контрольних завдань з перспективою на тиждень до керівництва та підрозділів міністерства.

3.2.2. Для попередження порушення строків виконання (моніторинг) у структурні підрозділи за 7 або 5 днів надходять письмові нагадування (реєстраційні картки) щодо закінчення терміну виконання завдань (в оперативному порядку нагадується по телефону).

3.2.3. Виконавець повинен інформувати за запитом спеціалістів Сектору контролю апарату про хід та стан виконання контрольних завдань документів.

3.2.4. Завідуючий сектором контролю апарату інформує Міністра, першого заступника та його заступників щодо порушення виконавської дисципліни шляхом подання щотижневих оперативних інформацій, виконує інші функції з організації контролю за виконанням контрольних доручень згідно з Положенням про сектор контролю апарату.

3.3. Зняття документів з контролю:

3.3.1. Зняття з контролю здійснюється після подання до сектору контролю апарату листів та матеріалів з інформацією щодо виконаних завдань, які завізовані керівництвом.

3.3.2. Спеціаліст сектору контролю апарату заносить в контрольну картку інформацію, що характеризує документ (номер документа, дату, адресу направлення, хто завізував документ), дані про виконавця (прізвище, телефон) та короткий зміст.

3.3.3. Після зняття з контролю завдання реєстраційно-контрольна картка передається до облікової картотеки у загальний відділ Управління справами.

3.4. Аналіз виконання документів:

Сектор контролю апарату щоквартально (або за дорученням керівництва):

3.4.1. Аналізує навантаження структурних підрозділів міністерства щодо кількості та обсягу виконаних контрольних доручень.

3.4.2. Порівнює структурні підрозділи щодо питомої ваги виконаних та виконаних з порушенням установлених термінів контрольних завдань та доручень.

3.4.3. Аналізує за встановленою формою та узагальнює результати ходу виконання контрольних завдань та доручень.

3.4.4. Аналізує ефективність діючої системи контролю за виконанням та дає пропозиції щодо її поліпшення.

Порядок роботи з депутатськими запитами і депутатськими зверненнями законодавчо закріплений у ст. ст. 85 і 86 Конституції України, ст. ст. 12 і 19 Закону України "Про статус народного депутата України" (нова редакція його прийнята Верховною Радою України 22.03.2001 р.), главі 8.3 Регламенту Верховної Ради України.

У статті 85 Конституції України регламентується порядок прийняття запиту до Президента України.

Запит обов'язково оголошується на пленарному засіданні Верховної Ради України, Верховна Рада приймає рішення про його направлення 1/5 від свого конституційного складу. Обов'язковим атрибутом є супровідний лист з зазначенням номера запиту, дати відправки, дати оголошення запиту на пленарному засіданні, прізвища депутата (групи депутатів), підпису посадової особи.

У статті 86 Конституції України чітко визначено коло органів і посадових осіб, яким можуть адресуватися депутатські запити: "Народний депутат України має право на сесії Верховної Ради України звернутися із запитом до органів Верховної Ради України, до Кабінету Міністрів України, до керівників інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України, незалежно від їх підпорядкування і форм власності".

У статті 12 Закону України "Про статус народного депутата України" визначено:

- суть депутатського запиту - "це вимога народного депутата, народних депутатів чи комітету Верховної Ради України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України до Президента України, до органів Верховної Ради України, до Кабінету Міністрів України, до керівників інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України, незалежно від їх підпорядкування і форм власності, дати офіційну відповідь з питань, віднесених до їх компетенції"

- коло питань, які можуть бути порушені у депутатських запитах у новій редакції Закону не обмежуються;

- термін розгляду депутатського запиту - "Президент України, керівники органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, до яких звернуто запит, зобов'язані повідомити народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України у письмовій формі про результати розгляду його (їх) запиту у 15-денний строк з дня його одержання або в інший, встановлений Верховною Радою, строк;

- якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, Президент України, керівник відповідного органу державної влади чи органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, до якого звернуто запит, зобов'язаний письмово повідомити про це Голову Верховної Ради України та народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України, який вніс (які внесли) запит і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання запиту";

- кому адресується відповідь на запит - "відповідь на депутатський запит, внесений народним депутатом, надається відповідно Голові Верховної Ради і народному депутату, який його вніс". Відповідь на депутатський запит, внесений групою народних депутатів, комітетом Верховної Ради України, надається відповідно Голові Верховної Ради і народному депутату України, підпис якого під запитом значиться першим, голові комітету Верховної Ради України. Відповідь надається в обов'язковому порядку і безпосередньо тим органом державної влади чи органом місцевого самоврядування, до якого було направлено запит, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації; об'єднання громадян, на ім'я яких було направлено запит";

- хто підписує відповіді на депутатські запити - посадові особи, до яких звернуто ці запити. Тобто відповіді на депутатські запити мають право підписувати тільки перші особи - керівники відповідних державних органів влади і управління або виконуючі обов'язки перших осіб цих органів на даний час. Практика надання відповідей за підписами заступників керівників відповідних міністерств, відомств і організацій є неприйнятною, оскільки вона суперечить чинному законодавству.

Днем одержання запиту рахується день вручення запиту безпосередньому адресату і прийняття ним необхідного рішення щодо порядку розгляду запиту. При цьому, незалежно від можливих подальших переадресувань від одного органу виконавчої влади чи управління до іншого, від одних виконавців до інших, загальний термін розгляду не повинен перевищувати 15 календарних днів.

Слід мати на увазі, що чинним законодавством передбачена можливість надання попередніх відповідей, якщо це диктується змістом запитів, складністю порушених у ньому питань.

Днем завершення розгляду запиту є день підпису офіційної письмової спільної відповіді на ім'я Голови Верховної Ради України і автора запиту, яка надсилається до Верховної Ради України в одному примірнику.

Інші вимоги щодо оформлення і доставки відповідей на запит такі:

Відповідь на запит повинна мати обов'язкове посилання на номер і дату депутатського запиту. Вони проставлені на супроводжувальних листах Голови Верховної Ради України чи керівництва Апарату Верховної Ради України, які надходять разом з текстами запитів. Посилання на номер запиту забезпечує оперативне вручення відповіді автору запиту.

З метою забезпечення своєчасного реагування всі відповіді на депутатські запити доставляються в експедицію Верховної Ради України оперативним зв'язком не пізніше наступного дня після підпису відповіді. Водночас номер і дата кожної відповіді повідомляється відділу контролю Апарату Верховної Ради України.

Депутатське звернення відрізняється від депутатського запиту тим, що надсилається народними депутатами відповідним органам і посадовим особам безпосередньо. Воно не потребує ніяких рішень Верховної Ради України про його направлення. Отже, і відповідь надсилається лише автору звернення.

Порядок роботи з депутатськими зверненнями визначений у ст. 16 Закону України "Про статус народного депутата України", зокрема, у ньому визначено:

- коло посадових осіб і відповідних органів, яким можуть адресуватися депутатські звернення - "народний депутат має право звертатися до посадових осіб всіх державних органів та органів об'єднань громадян, керівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, до посадових осіб з питань, пов'язаних з депутатською діяльністю, і брати участь у розгляді порушених ним питань";

- суть депутатського звернення - це "викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернена до посадових осіб державних органів, керівників підприємств, установ і організацій, здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти позицію з питань, віднесених до їх компетенції";

- термін розгляду депутатського звернення - "орган державної влади, орган місцевого самоврядування, їх посадові особи, керівники підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян, яким адресоване депутатське звернення протягом 10 днів з моменту його одержання розглянути і дати письмову відповідь. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк, його повідомляють про це офіційним листом з викладенням мотивів продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання";

- якщо депутат, який вніс звернення, виявив бажання бути присутнім при його розгляді, посадова особа, яка організовує цей розгляд, зобов'язана завчасно попередити депутата про час і місце розгляду звернення;

- вмотивовану відповідь на депутатське звернення повинно бути надіслано депутату не пізніш як на другий день після розгляду;

- відповідь надається в обов'язковому порядку і безпосередньо тим органом державної влади чи органом місцевого самоврядування, до якого було направлене звернення, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації, об'єднання громадян.

Відповіді на депутатські звернення на ім'я їх авторів надсилаються до експедиції Верховної Ради України (Київ-8, Садова, 3, Верховна Рада України).

1. Не пізніше ніж за 10 днів до завершення строку, виконавець, визначений згідно з резолюцією керівництва міністерства, доповідає першому заступнику, заступнику Міністра, відповідно до розподілу функціональних повноважень, про неспроможність підготувати в установленому порядку у визначений термін проект на виконання акта чи доручення Президента України, що надіслане до виконання Кабінетом Міністрів України, з обґрунтуванням причин, що призвели до цього (зразки листів додаються, з обов'язковим погодженням у секторі контролю апарату).

2. Не пізніше ніж за 7 днів до завершення строку, перший заступник, заступник Міністра, відповідальний за виконання документа, доповідає Міністру (виконуючому обов'язки Міністра) про неспроможність підготувати в установленому порядку у визначений термін проект на виконання акта, доручення Президента України, що надіслане до виконання Кабінетом Міністрів України, з пропозиціями щодо вжиття відповідних заходів стосовно виконання. Особисто подає на підпис Міністру (виконуючому обов'язки Міністра) проект подання Секретаріату Президента України про перенесення встановленого строку виконання і проект листа за належністю Прем'єр-міністру, Віце-прем'єр-міністру.