Порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні

1. Порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні (далі - Порядок) поширюється на усіх юридичних осіб (крім банків і підприємств зв'язку) незалежно від форм власності і виду діяльності та їх відособлені підрозділи (філії, представництва, відділення тощо), які не мають статусу юридичної особи (далі - підприємства), а також на фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи (далі - індивідуальні підприємці), які зареєстровані і діють згідно з чинним законодавством України та здійснюють касові операції в національній валюті, і його положення є обов'язковими для виконання ними.

Цей Порядок поширюється як на резидентів, так і нерезидентів (крім розташованих на території України іноземних дипломатичних, консульських, торговельних та інших офіційних представництв, міжнародних організацій та їх філій, що користуються імунітетом і дипломатичними привілеями, а також представництв інших іноземних організацій і філій, які не здійснюють підприємницької діяльності).

Підприємства та індивідуальні підприємці, які мають поточні рахунки в банку, зобов'язані зберігати свої кошти в установах банків. Готівка, яку вони одержують з власних поточних рахунків (як з основного, так і додаткових) в установах банків у межах наявних на них коштів, має витрачатися виключно на визначені в чеку цілі, що не суперечать чинному законодавству (у т.ч. нормативним актам НБУ). Підприємства та індивідуальні підприємці повинні надавати обслуговуючій установі банку (на її вимогу) звітні платіжні і розрахункові документи (касові і товарні чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, податкові накладні, договори купівлі-продажу, акти закупівлі, рахунки-фактури тощо), які підтверджували б здійснені цільові витрати готівки.

Підприємства та індивідуальні підприємці мають право здійснювати розрахунки між собою, а також з фізичними особами - громадянами (далі - громадяни) як у готівковій, так і у безготівковій формі.

Готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами можуть проводитись як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), та інших касових надходжень (далі - виручка), за винятком випадків, передбачених у п.5. Сума платежу готівкою одного підприємства (індивідуального підприємця) з іншим підприємством (індивідуальним підприємцем) не повинна перевищувати 3 тис.грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується. Платежі підприємства (індивідуального підприємця) іншому підприємству (індивідуальному підприємцю) понад установлену граничну суму (3 тис.грн.) проводяться виключно в безготівковому порядку.

Під час здійснення готівкових розрахунків підприємства (індивідуальні підприємці)-отримувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам (індивідуальним підприємцям)-платникам обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактури, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг тощо), які б підтверджували здійснені платниками витрати готівки.

Розрахунки готівкою підприємств усіх форм власності, а також індивідуальних підприємців з громадянами мають проводитися з оформленням, прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу (укладені договори підлягають маркуванню згідно з Указом Президента України від 06.11.98 N 1222/98 "Про гербовий збір"), актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги.

Підприємства та індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку через належним чином зареєстровані електронні контрольно-касові апарати (ЕККА), повинні обов'язково видавати споживачеві касовий чек, а під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії - товарний чек. Умови застосування ЕККА, порядок видачі споживачам касових і товарних чеків, відомості, які вони мають містити, контроль за проведенням вищевказаних розрахунків із споживачами регламентуються Положенням про порядок реєстрації і застосування електронних контрольно-касових апаратів при розрахунках готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, затвердженим наказом Державної податкової адміністрації України від 31.12.98 N 660 і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 02.03.99 за N 131/3424.

Форми податкової накладної, книг обліку придбання і продажу товарів (робіт, послуг), а також порядок їх заповнення та обліку цих операцій визначені Порядком заповнення податкової накладної, затвердженим наказом Державної податкової адміністрації України від 30.05.97 р. N 165 і зареєстрованим у Мін'юсті 23.06.97 р. за N 233/2037.

На бажання громадян кошти за придбані в них підприємствами товари (виконані роботи, надані послуги) можуть бути перераховані на їх поточні, вкладні рахунки в установах банків, порядок відкриття і здійснення операцій на яких установлено Інструкцією про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 18.12.98 N 527 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 24.12.98 за N 819/3259.

Видача готівки установами банків військовим частинам, установам, підприємствам і організаціям Збройних Сил України, Служби безпеки України, Державного комітету у справах охорони державного кордону України, Управління державної охорони та інших міністерств і відомств, що мають у своєму підпорядкуванні військові формування, здійснюється за чеками без обов'язкового розшифрування цілей, на які готівка одержується.

2. Ліміти залишку готівки в касі встановлюються усім підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють касові операції з готівкою. Підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі на кінець робочого дня, що встановлюються їм установою банку щорічно протягом першого кварталу (до встановлення ліміту каси на поточний рік і одержання його клієнтом продовжує діяти ліміт попереднього року). У разі звернення протягом року клієнта (або з ініціативи банку) щодо перегляду ліміту каси і поданні ним відповідного документа - заявки-розрахунку, остання має бути розглянута банком, і за умови її обгрунтованості встановлений раніше ліміт каси має бути переглянутий.

Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства (незалежно від того, перебуває чи не перебуває воно на самостійному балансі) встановлюється комерційними банками за місцем відкриття рахунка з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки (надходжень) та графіка заїзду інкасаторів.

Колективні сільськогосподарські підприємства, колгоспи, сільськогосподарські кооперативи, селянські спілки (далі - колективні сільськогосподарські підприємства) самостійно визначають розміри готівки, що постійно знаходиться в їх касах, як це передбачено статтею 17 Закону України "Про колективне сільськогосподарське підприємство", з відповідним повідомленням у першому кварталі кожного року обслуговуючих установ банків. Готівка понад визначені розміри має здаватися ними до банків і вільно отримуватися з кас банків на цілі, вказані у чеку.

Для військових частин, установ, підприємств і організацій Збройних Сил України, Служби безпеки України, Державного комітету у справах охорони державного кордону України, Управління державної охорони та інших міністерств і відомств, що мають у своєму підпорядкуванні військові формування (за винятком торговельних підприємств і видовищних закладів), а також органів Державної митної служби України ліміт залишку готівки в касі встановлюється установами банків за погодженням з керівниками цих організацій з урахуванням специфіки роботи кожної такої організації.

Ліміт залишку готівки в касі не встановлюється селянським (фермерським) господарствам, які займаються виключно виробництвом, переробкою та реалізацією сільськогосподарської продукції, та індивідуальним підприємцям.

Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією Національного банку України N 4 "Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України", затвердженою постановою Правління Національного банку України від 20.06.95 р. N 149 в редакції постанови Правління Національного банку від 13.10.97 р. N 335.

3. Усю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати у порядку і строки, встановлені установою банку для зарахування на їх рахунки. У разі, якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства взагалі не встановлено, вся наявна готівка в його касі на кінець дня має бути здана до банку (незалежно від причин відсутності ліміту каси).

В окремих випадках, пов'язаних з надходженням до каси підприємства наприкінці робочого дня після завершення інкасації або закінчення роботи вечірньої каси значних сум готівки від здійснення господарської діяльності, в результаті чого перевищується встановлений ліміт каси, такі підприємства не пізніше наступного робочого дня (банку і клієнта) повинні здати цю готівку (в частині, що перевищує ліміт каси) до обслуговуючої установи банку. За таких умов зазначені кошти не вважаються понадлімітними у день їх оприбуткування в касі підприємства.

4. Готівкова виручка підприємств та індивідуальних підприємців може використовуватись ними для забезпечення господарських потреб (за винятком випадків, передбачених у п.5). Зазначена виручка підприємств та індивідуальних підприємців, які не мають податкової заборгованості*, може використовуватися ними і на виплату заробітної плати, заохочень, допомог усіх видів, компенсацій (далі - виплати, пов'язані з оплатою праці).

Підприємства й індивідуальні підприємці, незалежно від наявності в них податкової заборгованості, можуть проводити розрахунки з бюджетами та державними цільовими фондами в готівковій формі за податками і обов'язковими платежами та іншими платежами, передбаченими статтею 1 Указу Президента України від 04.03.98 N 167/98.

* Згідно з Указом Президента України від 04.03.98 N 167/98 "Про заходи щодо підвищення відповідальності за розрахунки з бюджетами та державними цільовими фондами" податковою заборгованістю визнаються суми не сплачених у встановлені строки податків, зборів (обов'язкових платежів), а також неподаткових платежів до бюджетів і державних цільових фондів, пені, штрафів та інших санкцій, передбачених законодавством і застосованих у встановленому порядку за несвоєчасну сплату податків і зборів (обов'язкових платежів), а також неподаткових платежів до бюджетів і державних цільових фондів, що підлягають стягненню у безспірному порядку.

5. Підприємства та індивідуальні підприємці, які мають податкову заборгованість, здійснюють виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих з установ банків.

6. Підприємства, виконавчі органи селищних, міських та районних у містах рад мають право зберігати протягом 3 робочих днів понад встановлений ліміт у касах готівку, що одержана в банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, відряджень, дивідендів (доходу); колективні сільськогосподарські підприємства, підприємства залізничного транспорту та морські порти для проведення таких виплат працівникам віддалених підрозділів, виконавчі органи сільських рад - протягом 5 робочих днів, включаючи день одержання готівки у банку. Після закінчення цих строків суми готівки, що не використані за призначенням, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня (клієнта та банку) і в подальшому видаються підприємствам за їх першою вимогою на ті самі цілі.

7. Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.

Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства або централізованої бухгалтерії звіт про витрачені (або з якихось причин частково чи повністю не витрачені) суми не пізніше: за відрядженнями - 3 робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту - 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт, на всі інші виробничі (господарські) потреби - наступного робочого дня після видачі її під звіт. Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка на відрядження та кошти під звіт для вирішення у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі й для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини чи металобрухту), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження.

За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів, за витрачання готівки з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці за наявності податкової заборгованості, а також у разі витрачання підприємствами та індивідуальними підприємцями одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням та неотримання ними при здійсненні готівкового платежу від їх отримувача платіжного документа до них застосовуються фінансові санкції згідно з чинним законодавством.

У разі здійснення підприємствами (індивідуальними підприємцями) готівкових розрахунків з іншими підприємствами (індивідуальними підприємцями) понад установлену граничну суму (3 тис.грн.) кошти в розмірі перевищення зазначеної суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі платника готівки одноразово (того дня, коли було здійснено таку операцію), з подальшим порівнянням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.

8. Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. N 51, і мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

Підприємства та індивідуальні підприємці щоквартально подають до банку касову заявку встановленого зразка про суми надходжень та видачі готівки з поданням також календаря видачі заробітної плати.

9. При прийманні грошових білетів і монет до каси касири підприємств зобов'язані керуватися Правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 31.03.99 N 152 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 16.04.99 за N 242/3535.

Приймання готівки касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою.

Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

10. Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі - видатковими документами). Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо.

У разі, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках і таке інше є дозвільний надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Заготівельні організації, у тому числі і організації споживчої кооперації, можуть проводити видачу готівки здавальникам сільськогосподарських продуктів і сировини за відомостями, в яких вказуються їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що завіряються підписом здавальника, з подальшим складанням (після закінчення робочого дня) загального видаткового касового ордера на всі видані за день суми за заготівельними квитанціями.

У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляється на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.

Для своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки клієнт повинен у встановлені банком строки попередити (письмово або усно) установу банку про суму коштів у банкнотах та розмінній монеті, що передбачається для отримання.

11. У разі видачі окремій особі грошей за видатковим документом, касир вимагає пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача *), записує його найменування і номер, ким і коли він виданий і забирає розписку одержувача. Якщо видатковий документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, які засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.

*) Документом, що засвідчує особу, є паспорт громадянина України, посвідка на проживання особи без громадянства, військовий квиток Міністерства оборони України, службове посвідчення військовослужбовців Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Управління державної охорони України, посвідчення особи працівників інкасації Національного банку України та інші документи, що засвідчують особу.

Розписка в одержанні грошей може бути зроблена тільки власноручно у темному кольорі чорнилом або пастою кулькових ручок із зазначенням одержаної суми (гривень - літерами, копійок - цифрами). У разі одержання грошей за відомістю сума літерами не вказується, а лише цифрами.

12. Видача грошей особам, яких немає в списковому складі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів (укладені договори підлягають маркуванню згідно з Указом Президента України від 06.11.98 N 1222/98 "Про гербовий збір").

Видача грошей особам, що залучаються на сільськогосподарські і вантажно-розвантажувальні роботи, а також для подолання наслідків стихійного лиха, може проводитися за відомістю. Відомості складаються окремо за кожною організацією, працівники якої були направлені на вказані роботи, і засвідчуються (крім підпису керівника і головного бухгалтера підприємства - організатора робіт) підписом уповноваженого відповідної організації.

Видачу грошей касир проводить тільки особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомістю, перед розпискою в одержанні грошей касир робить надпис: "За дорученням". Видача грошей за дорученням проводиться відповідно до вимог, передбачених у пункті 11. Доручення залишається у касира і долучається до видаткового касового ордера або відомості.

13. У разі видачі грошей особі, що не має змоги через хворобу або з інших поважних причин підписатися особисто, за її письмовим дорученням за неї може підписатися інша особа, але тільки не працівник бухгалтерії або каси цього підприємства. На видатковому касовому ордері вказується найменування, номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей і особу, яка розписалася за отримання грошей.

14. Оплата праці, виплата допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій провадиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний надпис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера підприємства або осіб, ними уповноважених, із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами.

В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (у разі відпустки, хвороби і таке інше), а також видача депонованих сум і грошей під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, кільком особам.

Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам провадяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.

15. Після закінчення встановлених пунктом 6 строків оплати праці, виплати допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій касир повинен:

а) у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено оплату праці, виплату допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій або премій, поставити штамп або зробити відмітку від руки: "Депоновано";

б) скласти реєстр депонованих сум;

в) у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити надпис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться надпис: "Гроші за відомістю видавав (підпис)". Видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;

г) записати в касову книгу фактично виплачену суму і проставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер N ___".

Бухгалтерія робить перевірку зазначок, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми підлягають здаванню до установи банку і на ці суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

16. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється.

Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

17. Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;

б) правильність оформлення документів;

в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

18. Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передачі у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на виплату заробітної плати, реєструються після її видачі.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи, після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються і переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців по закінченні календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов'язково повернені. Довідки за касовими документами видаються відповідним органам за їх вимогами у випадках, передбачених чинним законодавством, що підписані керівником і головним бухгалтером.

Касові документи можуть бути вилучені у підприємств за постановою слідчих, судових органів, прокуратури, арбітражного суду, рішенням державної контрольно-ревізійної служби і державної податкової адміністрації.

На місце вилученого справжнього документа підшиваються завірена матеріально відповідальною особою копія вилученого документа, все листування про вилучення документа, протокол вилучення, розписка особи, яка одержала справжній документ або поштова квитанція про надсилання документа тощо.

У разі, якщо вилученню підлягають одночасно кілька касових документів з різними датами одного календарного року, на місце одного з вилучених документів долучається його копія, вимога на вилучення (протокол вилучення і таке інше), а замість останніх - тільки копії з відмітками про місцезнаходження вимоги.

19. Усі надходження і видачі готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі, типова форма якої затверджена наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. N 51. У відділеннях зв'язку надходження і видача готівки відображається у касовому щоденнику.

Приймання та облік готівки підприємствами сфери торгівлі громадського харчування та послуг при здійсненні розрахунків з населенням проводиться із застосуванням електронних контрольно-касових апаратів або товарно-касових книг.

Порядок реєстрації та застосування ЕККА визначається Державною податковою адміністрацією України.

Правила використання і ведення товарно-касової книги підприємствами та індивідуальними підприємцями, а також порядок здійснення контролю за дотриманням ними цих правил регламентується Порядком реєстрації та ведення товарно-касової книги при розрахунках готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, затвердженим наказом Міністерства фінансів України і Міністерства статистики України від 25.02.97 р. N 48/53, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 14.04.97 р. за N 123/1926.

20. Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу, аркуші якої мають бути пронумеровані, прошнуровані і опечатані сургучною або мастичною печаткою *). Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства.

*) При опечатуванні книги мастичною печаткою використовується клей на основі рідкого скла ("Силікатний", "Канцелярський", "Конторський", "Рідке скло"), папір на взірець цигаркового, штемпельна фарба. Папір з відбитком печатки змащується з обох боків клеєм, після опечатування книги наноситься ще один шар клею.

У разі, якщо підприємства-юридичні особи мають відокремлені підрозділи, які здійснюють касові операції з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку, і розташовані окремо від юридичної особи, то незалежно від того, виділені ці підрозділи на самостійний баланс чи ні, з метою повного врахування здійснюваних касових оборотів вказані підрозділи мають також вести касову книгу, яка оформлюється за взірцем касової книги підприємства і видається цим підрозділам.

Записи в касовій книзі проводяться у двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилом темного кольору. Другі примірники мають бути відривними, що і є звітом касира. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами.

Підчистки та невмотивовані виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, що його заміщує.

21. Записи в касову книгу проводяться касиром відразу після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом.

Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розписку в касовій книзі.

22. На підприємствах за умови забезпечення повного зберігання касових документів касова книга може вестись з використанням технічних засобів, за якою її аркуші формуються у вигляді машинограми "Вкладний аркуш касової книги". Одночасно з нею формується машинограма "Звіт касира". Обидві названі машинограми мають складатися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і містити усі реквізити, передбачені формою касової книги. Нумерація аркушів касової книги в цих машинограмах здійснюється автоматично в порядку зростання з початку року.

В машинограмі "Вкладний аркуш касової книги" останньою за кожний місяць має автоматично друкуватися загальна кількість аркушів касової книги за кожний місяць, а в останній за календарний рік - загальна кількість аркушів касової книги за рік.

Після одержання машинограми "Вкладний аркуш касової книги" і "Звіт касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання касової книги і звіту касира, підписати їх і передати звіт касира разом з прибутковими і видатковими касовими документами до бухгалтерії під розписку у вкладному аркуші касової книги.

З метою забезпечення схоронності і зручності використання, машинограми "Вкладний аркуш касової книги" протягом року зберігаються касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або в міру потреби) машинограми "Вкладний аркуш касової книги" формуються у зшитки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік завіряється підписами керівника і головного бухгалтера підприємства, а книга опечатується.

23. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.

24. Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому документі, на вмотивування залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира. Готівка, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується в доход підприємства.

25. При наявності на підприємстві кількох касирів, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

Касири в кінці робочого дня зобов'язані скласти звіт перед старшим касиром в одержанні авансу і грошей, прийнятих за прибутковими документами, і здати залишок готівки і касові документи за проведеними операціями старшому касиру під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

За аванси, одержані для оплати праці і виплати стипендій, касир зобов'язаний скласти звіт в строк, вказаний у платіжній відомості для їх виплати. До закінчення цього строку касири зобов'язані щоденно здавати в касу залишки готівки, не виданої за платіжними відомостями. Ці гроші здаються в опечатаних касирами сумках, пакетах тощо старшому касиру під розписку з зазначенням оголошеної суми.

За наявності на підприємстві тільки одного касира, облік прийнятих і виданих грошей ведеться цим касиром.

26. Підприємства торгівлі та сфери обслуговування населення при здійсненні касових операцій з готівкою повинні забезпечувати постійну наявність в своїх касах розмінної монети різних номіналів (у розмірі не менше 5% від суми встановленого підприємству ліміту залишку готівки в касі) для видачі здачі громадянам. В окремих випадках, якщо через специфіку діяльності підприємства виручка отримується головним чином за рахунок реалізації окремих груп товарів (послуг) високої вартості, обслуговуючою установою банку такому суб'єкту господарювання може бути встановлено наявність обов'язкової суми розмінної монети у розмірі 2-5% від встановленого підприємству ліміту залишку готівки в касі. Невидача (або несвоєчасна видача) громадянам здачі через відсутність або нестачу розмінної монети на цих підприємствах протягом робочого дня, а також її наявність на підприємстві у розмірах менших від зазначених, є порушенням касової дисципліни, і за це до винних осіб вищезазначених підприємств можуть застосовуватися штрафні санкції, визначені статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення, як за порушення правил ведення касових операцій.

У разі здійснення торгівлі продукцією або роботами (послугами) з використанням торговельних автоматів або іншого подібного обладнання (що не передбачає наявності касового апарата, контрольованого уповноваженою на це фізичною особою), останні повинні бути оснащені електронним лічильником кількості розмінної монети, яка надходить до автомата, безкінечної дії із зростаючим підсумком. Лічильник опломбовується працівником місцевих органів податкової адміністрації. У міру накопичення автоматом грошової виручки відповідними працівниками торговельного чи іншого підприємства проводиться виймання готівки з подальшим відображенням у касовій книзі показників електронного лічильника і фактичної наявності готівки. У подальшому ця грошова виручка інкасується у порядку, визначеному Інструкцією НБУ N 1 "З організації емісійно-касової роботи в установах банків України", затвердженою постановою Правління Національного банку України від 07.07.94 р. N 129.

27. Кожне підприємство для здійснення розрахунків готівкою повинно мати касу. Касою називається спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Керівники підприємств зобов'язані обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також у разі доставки їх з установи банку і здавання в установу банку. Вони несуть у встановленому відповідним законодавством порядку відповідальність у тому разі, якщо з їх вини не були створені необхідні умови, що забезпечують схоронність коштів під час їх зберігання і транспортування. Рекомендації щодо забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування наведені в додатку N 2.

Каси підприємств у разі потреби можуть бути застраховані страховою організацією.

Приміщення каси має бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнуті з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

28. Уся готівка на підприємствах зберігається, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо зберігаються у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією. У разі виявлення втрати ключа керівник підприємства повідомляє про цей інцидент в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо негайної заміни замка металевої шафи. Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.

29. Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф касир зобов'язаний оглянути схоронність замків, дверей, віконних грат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації.

У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або грат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про цю подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо охорони каси до прибуття працівників міліції.

У цьому разі керівник, головний бухгалтер або особи, які їх замінюють, а також касир підприємства після одержання дозволу органів внутрішніх справ проводять перевірку наявності коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Ця перевірка має бути проведена до початку касових операцій. Про наслідки перевірки складається акт у чотирьох примірниках, який підписується всіма особами, що брали участь у перевірці. Перший примірник акта передається в органи внутрішніх справ, другий - надсилається до страхової компанії, третій - надсилається до вищестоящої організації (у разі її наявності), а четвертий - залишається у підприємства.

30. Касир відповідно до чинного законодавства несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей.

31. Після видання наказу про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з цим Порядком, після чого з касиром укладається договір про його повну матеріальну відповідальність.

32. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

33. На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни, виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства. З цим працівником укладається договір, передбачений пунктом 31, на час виконання ним обов'язків касира.

У разі раптового залишення касиром роботи (з причини хвороби тощо) цінності, що знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії у складі осіб, призначених керівником підприємства. Про результати перерахування і передачі цінностей складається акт за підписами вказаних осіб.

34. На підприємствах, які мають велику кількість підрозділів або обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплата праці, виплати допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій можуть проводитися за письмовим наказом керівника підприємства, іншими, крім касирів, особами, з якими укладається договір, передбачений пунктом 31, і на яких поширюються всі права і обов'язки, встановлені для касирів цим Порядком. Видача і приймання коштів такими особами здійснюється в приміщеннях каси.

На підприємствах, де за штатним розписом не передбачена посада касира, обов'язки останнього можуть виконуватися бухгалтером чи іншими працівниками за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ними угоди, передбаченої п.31, про що в письмовій формі в обов'язковому порядку має бути повідомлено установі банку, яка обслуговує підприємство.

35. У строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі. Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка складає акт. У разі виявлення ревізією нестачі або лишку цінностей в касі в акті вказується сума нестачі або лишку і обставини їх виникнення. Зразок форми акта інвентаризації наявності коштів наведений у додатку N 3.

В умовах автоматизованого ведення касової книги слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

36. Засновники підприємств, вищестоящі організації (у разі їх наявності), а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених угод під час проведення документальних ревізій на всіх підвідомчих підприємствах в обов'язковому порядку проводять ревізію каси і перевіряють дотримання касової дисципліни. Під час проведення ревізій особлива увага має приділятися питанню забезпечення схоронності грошей і цінностей.

У господарських товариствах, де це передбачено їх статутом, такі ревізії проводяться ревізійними комісіями.

37. Перевірки касової дисципліни здійснюються органами Державної податкової адміністрації України, Державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансовими органами та установами банків. При цьому обслуговуючі установи банку особливу увагу повинні приділяти перевірці цільового використання готівкових коштів у значних (понад 50 тис.грн.) розмірах, знятих підприємствами та індивідуальними підприємцями з будь-якого зі своїх банківських рахунків.

38. Особи, звинувачені в порушенні касової дисципліни, притягуються до відповідальності у встановленому чинним законодавством порядку.

39. Відповідальність за дотримання касової дисципліни покладається на керівників підприємств, головних бухгалтерів, керівників фінансових служб і касирів.

40. Порядок ведення касових операцій в установах банків, які здійснюють касове обслуговування клієнтів, встановлений Інструкцією N 1 Національного банку України "З організації емісійно-касової роботи в установах банків України", затвердженою постановою Правління Національного банку України від 07.07.94 р. N 129.

Порядок ведення касових операцій на підприємствах зв'язку України регулюється відповідним нормативним актом, що затверджується Державним комітетом зв'язку України. Ліміти залишку грошей у касі для підприємств зв'язку встановлюються установами банків за погодженням з керівниками цих підприємств з урахуванням розмірів готівкового обороту і умов роботи підприємств зв'язку. Ліміт залишків грошової готівки у підпорядкованих структурних підрозділах встановлюється підприємством або філією, до складу якого вони входять, у межах загального ліміту, встановленого установою банку. Ліміт затверджується керівником підприємства, філії.

Напередодні неробочих днів установ банку підприємства зв'язку можуть перевищувати ліміти каси в розмірах, потрібних для забезпечення видаткових операцій у ті дні, коли установи банків операцій не здійснюють.

1. Грошові білети Національного банку України (далі за текстом - банкноти), щодо справжності яких не виникає жодних сумнівів, повинні прийматись для оплати та обміну організаціями будь-яких форм власності без обмежень, навіть якщо на них є такі пошкодження:

1.1. У будь-якому місці банкноти є плями, написи, надриви, а також ознаки природного зношення, забруднення, але від яких залишилось не менше ніж 3/4 їх початкового розміру та можуть бути прочитані номінал, літери серії та номер;

1.2. Порвані, надірвані та склеєні, якщо окремі частини банкноти безперечно належать тій же самій банкноті і на них збереглись серія та номер, якщо місце склеювання не заважає визначити справжність банкноти та номінал.

Банкноти з переліченими дефектами вважаються зношеними і повинні прийматись банками від організацій будь-яких форм власності та фізичних осіб і вилучатись банками з обігу.

2. Підприємства, установи, організації, товариства не повинні приймати, але банки мають обмінювати такі банкноти, щодо справжності і номіналу яких не виникає сумнівів:

2.1. Банкноти із загальним водяним знаком, яких залишилось менше ніж 3/4, але більше ніж половина:

- пошкоджені вогнем або водою, у яких відсутня захисна стрічка, але на яких можна прочитати номінал, серію та номер;

- забруднені, пописані;

- склеєні із частин однієї банкноти;

- змінили свій попередній колір під дією вологи, хімікатів тощо.

2.2. Банкноти з фіксованим водяним знаком, які мають перелічені в п.2.1 пошкодження і на яких залишився фіксований водяний знак, незалежно від розміру пошкодженої банкноти.

Ці банкноти є неплатіжними і банки повинні їх обмінювати на платіжні після підтвердження експертом або керівником кас їх справжності.

Банки повинні обмінювати пошкоджені або зношені банкноти на платіжні за таких умов:

- якщо не виникає сумніву у їх справжності;

- якщо видимий номінал;

- якщо відсутня частина банкноти не може бути прийнята для обміну.

2.3. Банкноти, які мають невидимі надписи органів внутрішніх справ є неплатіжними, і повинні обмінюватись на платіжні, як зношені, шляхом здавання їх до регіональних управлінь НБУ.

3. Монети приймаються до платежу й обмінюються у разі, якщо немає жодного сумніву щодо їх справжності і якщо на них збережені зображення малого герба України - ТРИЗУБА та цифра, що вказує її вартість.

3.1. Платіжні, але непридатні для обігу монети - деформовані, такі, що були під дією різних реагентів, вогню тощо, здаються до банківських кас і в подальшому вилучаються з обігу.

3.2. Монети, на яких зображення номіналу і малого герба України не проглядаються, з отворами, надламані тощо є неплатіжними, не приймаються для оплати і не обмінюються.

4. Банківські установи мають стежити, щоб гроші, які знаходяться в обігу, були чистими та якісними, і не повинні випускати в обіг порвані, склеєні, облиті фарбою, обгорілі, ті, що мають жирові або чорнильні плями, написи, інші пошкодження та природно зношені, погнуті та пошкоджені монети, а повинні їх відбирати і переводити до категорії зношених.

5. Банкноти, на яких є ознаки навмисних пошкоджень (із отворами, порізані, списані, зі змитим малюнком), що не дає змоги визначити справжність та номінал, і не мають номера та серії, не приймаються до платежів і не обмінюються банками.

6. Банкноти та монети, які викликають сумнів щодо справжності або які мають явні ознаки підробки, пред'явнику не повертаються, а підлягають вилученню з видачею пред'явнику довідки про прийняття на експертизу.

7. Банкноти та монети, які викликають сумнів щодо справжності, надсилаються на експертизу до Департаменту готівково-грошового обігу Національного банку України, а фальшиві та підроблені - до установ МВС на місцях.

8. Обмін зношених, пошкоджених банкнот та монет на платіжні проводиться банками безкоштовно.

1. У разі зарахування на роботу і призначення на посади, пов'язані з веденням касових операцій, обслуговуванням засобів охоронно-пожежної сигналізації, збереженням і транспортуванням коштів, або періодичному залученню працівників підприємств до вказаних вище робіт, керівникам підприємств треба враховувати, що на зазначені вище посади не бажано брати:

- осіб, які раніше притягалися до кримінальної відповідальності за навмисні злочини, у яких судимість не погашена або не знята у встановленому порядку; за вироком суду позбавлені права займатися вищезазначеними видами діяльності;

- осіб, які страждають на хронічні психічні захворювання;

- осіб, які перебувають на спеціальному медичному обліку з приводу алкогольної або наркотичної залежності.

2. При перевезенні готівки в національній валюті, що належить підприємствам, установам і організаціям усіх форм власності, від кас підприємств до установ банків та у зворотньому напрямку керівник такого підприємства, установи чи організації має забезпечувати касира охороною та транспортним засобом.

При транспортуванні значних грошових сум і цінностей та в інших випадках, охорона касирів здійснюється на договірній основі працівниками міліції та відділами охорони підрозділів Державної служби охорони при органах внутрішніх справ.

3. Під час транспортування коштів касиру, особам з його супроводу і водію транспортного засобу, якщо він надається керівником підприємства, не рекомендується:

- розголошувати маршрут руху і розмір суми коштів і цінностей, що перевозяться;

- впускати до салону транспортного засобу сторонніх осіб, які не мають дозволу керівника підприємства та(чи) підрозділу Державної служби охорони при органах внутрішніх справ;

- йти пішки, їхати попутним або громадським транспортом;

- відвідувати магазини, ринки і подібні місця;

- виконувати будь-які доручення, не пов'язані з транспортуванням коштів та відволікатися будь-яким іншим способом від доставки за призначенням грошей і цінностей.

Цим засвідчую, що до початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під мою відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.

На підставі наказу (розпорядження) від "___"________ 199__ р. N __ проведена інвентаризація коштів за станом на "__"___ 199__ р.

Під час інвентаризації встановлено такий обсяг цінностей:

1) готівки _______________________________ грн. ____ коп.

2) поштових марок ________________________ грн. ____ коп.

3) _______________________________________ грн. ____ коп.

4) _______________________________________ грн. ____ коп.

Підсумок фактичної наявності _________________ грн. ____ коп.

За обліковими даними ____________ грн. _____ коп.

Останні номери касових ордерів:

Підтверджую, що кошти, перелічені в акті, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні.

"___"____________ 199__ р.

Акт застосовується для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності коштів (готівки, поштових марок та ін.), що знаходяться в касі підприємства (організації).

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх грошей, що знаходяться в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Акт складається у двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою.

Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства (організації), другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

До початку інвентаризації від кожної матеріально відповідальної особи або групи осіб, які відповідають за збереження коштів, береться розписка.

У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається у трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, і бухгалтерії).