Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоровя України

189. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

190. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через відділ документозабезпечення та контролю, в якому було зареєстровано документ.

191. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це відділу документозабезпечення та контролю.

192. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря).

193. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде відділ документозабезпечення та контролю.

194. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва МОЗ України та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців шляхом підготовки плану виконання з визначенням строків подання ними пропозицій, порядку погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) Віце-прем'єр-міністру України - Міністру або його заступникам, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

195. Підготовка документа починається зі складання його проекту. При цьому виконавець повинен враховувати зміст раніше виданих документів і чинних нормативно-правових актів, що стосуються порушеного питання. Проект документа, надрукований і оформлений відповідно до вимог цієї Інструкції, виконавець узгоджує з керівником структурного підрозділу, а в разі необхідності - із заінтересованими структурними підрозділами та особами.

196. Працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

197. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

198. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати відділ документозабезпечення та контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

199. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

200. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю (додаток 17).

Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва МОЗ України, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб здійснює заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Розроблення проекту нормативно-правового акта у МОЗ України на виконання завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, покладається на структурний підрозділ відповідно до його компетенції.

Структурний підрозділ, який визначений головним виконавцем, протягом двох робочих днів готує деталізований план підготовки проекту акта з визначенням етапів його розроблення, аж до подання його на розгляд Кабінету Міністрів України та його розгляду. План затверджується першим заступником, заступником Міністра згідно з розподілом обов'язків. За кожним етапом підготовки проекту акта здійснюється контроль.

201. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на працівників відділу документозабезпечення та контролю (далі - служба контролю).

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

202. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва МОЗ України. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

203. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 18.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом МОЗ України (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

204. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в МОЗ України.

205. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

206. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

207. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути подовжено на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніше ніж за п'ять робочих днів до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

208. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

209. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки СЕД.

210. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Віце-прем'єр-міністра України - Міністра або його заступників.

211. Контроль за виконанням документів включає взяття завдань, визначених у документах, на контроль, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання завдань, зняття виконання завдань з контролю, контроль за спрямуванням виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання завдань, визначених у документах, інформування керівництва МОЗ України про хід та результати їх виконання.

212. У МОЗ України застосовується автоматизований контроль за виконанням документів за допомогою модуля "Ведення контролю виконання", що є складовою СЕД.

213. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки (додаток 14), яка підлягає роздрукуванню

214. Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади тощо) та номенклатури справ.

З других примірників реєстраційно-контрольної картки формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.

215. На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

216. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "Позначка про виконання документу". При цьому попередні записи не закреслюються.

217. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на наступний рік - щоквартально, щопіврічно, але не рідше одного разу на рік;

завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;

завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами.

Виконавцям надсилається повідомлення про планову дату виконання документа.

Виконавцям надсилається повідомлення про планову дату виконання документів через СЕД та у паперовому вигляді Департаментом інформаційно-організаційного та документального забезпечення.

218. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки Віце-прем'єр-міністр України - Міністр, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

219. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в МОЗ України вихідних документів про виконання завдань.

220. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів з урахуванням індивідуальних строків виконання завдань узагальнюється щотижнево та подається керівництву МОЗ України у вигляді інформації (додаток 19) на апаратну нараду.

221. Аналіз результатів виконання завдань взятих на контроль документів здійснюється щоквартально та подається станом на 25 число місяця наступного за звітним керівництву установи у вигляді зведень про стан виконавської дисципліни (додатки 20, 21, 22, 23).

222. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

223. У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

224. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор з питань діяльності МОЗ України;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в установі визначається службою діловодства.

225. Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

226. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.

227. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється відділом документозабезпечення та контролю відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку .

228. З використанням засобів електрозв'язку відділ документозабезпечення та контролю здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів.

229. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається також оригінал документа в паперовій формі.

Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

230. Вихідні документи, опрацьовуються і надсилаються відділом документозабезпечення та контролю (експедиція) відповідно до графіка відправки кореспонденції (середа, п'ятниця з 9.00 до 14.00).

231. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у відділі документозабезпечення та контролю.

232. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівник, відповідальний за їх відправку (експедиція) зобов'язаний перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах установи;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

233. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

234. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування).

235. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника.

236. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

237. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ.

238. Структурні підрозділи та окремі виконавці передають вихідні документи та інші поштові відправлення до відділу документозабезпечення та контролю у день їх підпису керівництвом МОЗ щоденно у понеділок - четвер з 9.00 до 16.00, п'ятниця - з 9.00 до 15.00, але не пізніше наступного робочого дня.

239. Підготовка вихідних документів до відправлення здійснюється у такому порядку:

сортування кореспонденції за видами поштових відправлень;

написання адрес на конвертах;

фальцюванні документів (згортання аркушів) і вкладання їх у конверти;

заклеювання конвертів;

визначення вартості відправлення;

складання списку на кореспонденцію з грифом "ДСК";

передавання до відділення зв'язку.

240. Номенклатура справ - це обов'язковий для МОЗ України систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

241. Номенклатура справ призначена для встановлення в МОЗ України єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

242. В МОЗ України складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 24) і зведена номенклатура справ установи (додаток 25).

243. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

244. Зведена номенклатура справ складається відділом документозабезпечення та контролю на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається особою, відповідальною за архів МОЗ України, шляхом перевірки правильності становлення строків зберігання документів відповідно до типового та відомчого переліків документів зі строками зберігання.

245. Зведена номенклатура справ МОЗ України схвалюється експертною комісією МОЗ України (далі - ЕК) та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи МОЗ України, після чого затверджується наказом МОЗ України.

246. Зведена номенклатура справ МОЗ України складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЦДАВО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у відділі документозабезпечення, другий використовується цим відділом як робочий, третій передається до архіву МОЗ України, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до ЦДАВО.

Структурні підрозділи МОЗ України отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

247. Зведена номенклатура справ МОЗ України щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

248. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в МОЗ України, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

249. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу МОЗ України (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного підрозділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих медичних навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства охорони здоров'я".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з місцевими органами державної влади з питань охорони здоров'я населення".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію конференції з питань впровадження в практику роботи медичних закладів новітніх технологій".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів МОЗ України на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів МОЗ України за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву МОЗ України чи інших установ для їх продовження тощо.

250. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

251. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

252. Справи формуються в МОЗ України децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

253. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

254. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

255. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

256. Накази (розпорядження) з питань основної діяльності МОЗ України, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

257. Документи засідань колегії МОЗ України групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

258. Протоколи засідань колегії МОЗ України групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

259. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

260. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

261. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

262. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).

263. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників МОЗ України систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

264. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в МОЗ України та її структурних підрозділах здійснюється відділом документозабезпечення та контролю та особою, відповідальною за архів МОЗ України.

265. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву МОЗ зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів МОЗ України і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

266. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

267. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів МОЗ України здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу Заступника Міністра - керівника апарату. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

268. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

269. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу заступника Міністра-керівника апарату залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

270. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилучення з нього, проведенні грошової оцінки документів НАФ, віднесенні їх до унікальних і встановленні строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

271. Для організації та проведення експертизи цінності документів в МОЗ України утворюються постійно діюча ЕК (див. пункт 245 цієї Інструкції).

272. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах МОЗ України безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом відділу документозабезпечення та контролю та особи, відповідальної за архів МОЗ України.

273. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву МОЗ України, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Із Національного архівного фонду можуть бути вилучені лише дублетні документи (тотожні за змістом тиражовані примірники одного документа, що зберігаються в одній архівній установі), документи тимчасових строків зберігання, а також документи, документна інформація яких втрачена.

274. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та галузевого переліків видів документів з нормативно встановленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства, номенклатури справ МОЗ України шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

275. За результатами експертизи цінності документів в МОЗ України складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

276. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

277. Описи справ складаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.

Описи справ структурного підрозділу МОЗ України складаються щороку за встановленою формою (додаток 26) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги особи, відповідальної за архів МОЗ України.

278. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам МОЗ України або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

279. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

280. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____".

281. Опис справ структурного підрозділу МОЗ України підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником відділу документозабезпечення та контролю і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.

282. Опис справ структурного підрозділу МОЗ України складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву МОЗ України, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

283. Структурні підрозділи МОЗ України зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві.

284. На основі описів справ структурних підрозділів архів МОЗ України готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

285. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК в установленому порядку подаються для погодження ЕПК ЦДАВО, після чого затверджуються Віце-прем'єр-міністром - Міністром або його заступниками. Три примірника затвердженого опису передаються до ЦДАВО разом з документами, а четвертий залишається у справі фонду МОЗ - № 342, що зберігається у архіві МОЗ України.

286. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК МОЗ України, погоджуються з ЕПК ЦДАВО, після чого затверджуються Віце-прем'єр-міністром - Міністром або його заступниками. Один примірник зведеного опису подається до ЦДАВО.

287. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається, як правило, на справи всього МОЗ України. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

288. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ (додаток 27), розглядаються ЕК МОЗ України одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦДАВО. Погоджені акти затверджуються Віце-прем'єр-міністром-Міністром або його заступниками.

289. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи (додаток 28).

290. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо

291. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

292. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією МОЗ України.

293. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

294. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".

295. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

296. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом установи - номер опису і фонду.

297. У разі зміни найменування структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки.

298. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

299. У МОЗ України відповідно до законодавства функціонує архів для зберігання документів, що утворилися в його діяльності. Ведення архіву МОЗ України покладається на працівників відділу по роботі із зверненням громадян та доступу до публічної інформації.

300. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву МОЗ України в упорядкованому стані через два роки після завершення їх ведення (наприклад справи за 2009 рік передаються до архіву в 2012 році).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву за рішенням керівництва МОЗ України.

301. Передача справ до архіву МОЗ України здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим наказом МОЗ України.

302. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, особа, відповідальна за архів МОЗ України, оформляє видачу справ у тимчасове користування.

303. Приймання - передача кожної справи здійснюється особою, відповідальною за архів МОЗ України, в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

304. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву МОЗ України за описами.

У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за ведення архіву МОЗ, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві МОЗ України.

305. Справи, що передаються до архіву МОЗ України, повинні бути зв'язані належним чином.

306. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву МОЗ України незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

МОЗ України зобов'язане забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві МОЗ України для постійного зберігання до відповідного державного архіву.

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.