Про внесення змін до наказу МОЗ України від 3 березня 2012 № 152 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоровя України"

У зв'язку із організаційно-штатними змінами у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - МОЗ України) та введенням в дію системи електронного документообігу (далі - СЕД)

1. Затвердити зміни до Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Інструкція), що додаються.

2. Керівникам установ, підприємств, організацій, які належать до сфери управління МОЗ України, врахувати зміни до Інструкції в інструкціях з діловодства у підпорядкованих установах та погодити в МОЗ України у термін до 01.07.2013.

3. Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення ознайомити з Інструкцією керівників структурних підрозділів МОЗ України та встановити контроль за виконанням.

4. Керівникам структурних підрозділів МОЗ України забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції з діловодства у МОЗ України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра О. Качура.

1. У тексті Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Інструкції) слова "Віце-прем'єр-міністр України - Міністр охорони здоров'я України" замінити словами "Міністр охорони здоров'я України", "Адміністративне управління" замінити словами "Департамент інформаційно-організаційного та документального забезпечення", "Департамент кадрової політики, освіти, науки та запобігання корупції" замінити словами "Департамент роботи з персоналом, освіти та науки", "Відділ з питань запобігання та виявлення корупції" замінити словами "Сектор з питань запобігання та виявлення корупції", "Департамент правового забезпечення та міжнародної діяльності" замінити словами "Юридичне управління", "Служба Віце-прем'єр-міністра України Міністра охорони здоров'я України" замінити на "Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба)" по всьому тексту у відповідному відмінку.

2. Пункт 6 Інструкції викласти у такій редакції: "За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства з використанням оновленої системи електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України (далі - СЕД) та зберігання документів у структурних підрозділах МОЗ України відповідають їх керівники.

Керівник структурного підрозділу призначає особу, відповідальну за організацію діловодства в структурному підрозділі, яка забезпечує облік і проходження документів у встановлений строк з використанням СЕД, інформує керівника про стан їхнього виконання, формує справи відповідно до номенклатури справ та готує їх на архівне зберігання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними та методичними документами з діловодства.".

3. Абзац 8 пункту 11 Інструкції викласти у такій редакції: "координує впровадження та експлуатацію оновленої системи електронного документообігу (СЕД) у центральному апараті МОЗ України";

4. У пункті 29 абзац 5 виключити.

5. У пункті 36 абзац 2 виключити.

6. Пункт 40 Інструкції викласти у такій редакції: "Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з індексу групи документів, що реєструються за номенклатурою справ, який доповнюється порядковим номером документа у межах групи.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у МОЗ України.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад: 10/1023, де 1023 - порядковий номер, 10 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад: 3.0-10/1023/874, де 3.0-10/1023 - індекс справи за номенклатурою, 874 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 10/877 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлений двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних наказів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.".

7. Пункт 70 Інструкції викласти у такій редакції: "Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає керівник структурного підрозділу, який створює документ виходячи з його змісту.

Проекти листів, що подаються на підпис Міністру, в обов'язковому порядку візуються виконавцями, їх керівниками, керівниками заінтересованих структурних підрозділів, Сектором з питань запобігання та виявлення корупції, літредактором, Юридичним управлінням, першим заступником, заступниками Міністра згідно з розподілом обов'язків, а також начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба).

Листи, які направляються за підписами першого заступника та заступників Міністра, візуються виконавцями (співвиконавцями) та їх керівниками, Управлінням із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), а листи на запити правоохоронних органів - Юридичним управлінням.".

8. Пункт 94 Інструкції викласти у такій редакції: "Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, директором Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення, завідувачем Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, літредактором, начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), начальником Юридичного управління, іншими посадовими особами, яких стосується документ.".

9. Пункт 95 Інструкції викласти у такій редакції: "Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником, який створив документ, та керівником відповідного відділу Департаменту роботи з персоналом, освіти та науки, а також залежно від видів наказів - завідувачем Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, Управлінням бухгалтерського обліку, начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), начальником Юридичного управління, іншими посадовими особами, яких стосується документ.".

10. Пункт 97 Інструкції викласти у такій редакції: "Проекти наказів, що надаються для підписання Міністру, візуються його заступниками відповідно до розподілу функціональних обов'язків та обов'язково заступником Міністра - керівником апарату.".

11. Пункт 137 Інструкції викласти у такій редакції: "Службовий лист візується у порядку, визначеному п. 70 Інструкції.

У листі обов'язково мають зазначатися прізвище працівника МОЗ, який є виконавцем, та номер його робочого телефону. Ця відмітка проставляється у нижній лівій частині аркуша під підписом керівника.".

12. Пункт 152 Інструкції викласти у такій редакції: "Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Порядком експлуатації оновленої СЕД, Інструкцією користувача при роботі в оновленій СЕД та Функціями користувачів при роботі у СЕД, які затверджені наказом МОЗ від 25 вересня 2012 року № 742 "Про оновлену систему електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України", положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.".

13. Пункт 153 Інструкції викласти у такій редакції: "У МОЗ України застосовується система електронного документообігу (СЕД).".

14. Пункт 165 Інструкції викласти в наступній редакції: "Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Міністром, його заступниками або структурними підрозділами.

Міністру подаються на розгляд документи, які надійшли на його ім'я за підписом Президента України, Глави Адміністрації Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Генерального прокурора України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України, голів вищих спеціалізованих судів України, Голови Вищої ради юстиції України, Голови Національного банку України, Голови Центральної виборчої комісії України, перших керівників міністерств, Голови Рахункової палати України, запити, звернення і листи народних депутатів України, звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни. Зазначені документи після реєстрації невідкладно подаються до Управління із забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба) для доповіді Міністру. Після доповіді документи, виконання яких взято на контроль, терміново повертаються до відділу документозабезпечення та контролю для постановки на контроль, після чого передаються визначеним у дорученні посадовим особам для виконання. За три робочих дні до закінчення строку виконання керівник структурного підрозділу подає до Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба) підготовлені у встановленому порядку на підпис Міністру документи. Виконані документи на підпис Міністру подаються начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба).

Першому заступникові, заступникам Міністра подаються на розгляд адресовані на їх ім'я або на адресу МОЗ України листи та звернення, інші документи відповідно до розподілу між ними обов'язків, а структурним підрозділам - відповідно до їх функціональних обов'язків. Першому заступнику Міністра, заступникам Міністра документи на підпис подаються керівниками структурних підрозділів, якщо не визначено ними інше.

У разі відсутності Міністра термінові документи подаються на розгляд в.о. Міністра або заступнику Міністра - керівнику апарату, з подальшою доповіддю Міністру.".

15. Пункт 170 Інструкції викласти у такий редакції: "Реєстрація вхідних документів (актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Міністра та його заступників, проводиться централізовано відділом документозабезпечення та контролю Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення в СЕД.".

16. Пункт 171 Інструкції викласти у такій редакції: "Реєстрація вихідних документів здійснюється централізовано відділом документозабезпечення та контролю Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення.".

17. У тексті пункту 172 Інструкції слова "Регламенту МОЗ України" та "Регламенту роботи МОЗ України" замінити словами "вимог цієї Інструкції". Абзац 4 цього пункту викласти в наступній редакції:

"Документи, створені в апараті МОЗ України (доповідні записки, довідки, окремі доручення, плани, порядки денні апаратних нарад, колегій, протоколи, рішення нарад, колегій тощо), реєструються як вхідні внутрішні документи. Рішенню колегії присвоюється реєстраційний індекс "КМ".".

18. Пункт 175 Інструкції викласти у такій редакції: "Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються шляхом додавання до реєстраційного номера літери "ф" після цифри реєстраційного номера.".

19. Пункт 179 Інструкції викласти у такій редакції: "Система електронного документообігу (СЕД), що застосовується в МОЗ, забезпечує формування банку реєстраційних даних в електронному вигляді та електронної картотеки реєстраційних карток.".

20. Пункт 180 Інструкції викласти у такій редакції: "Під час реєстрації документів заповнюється електронна форма реєстраційно-контрольної картки (вводяться всі необхідні відомості про документ). СЕД формує реєстраційний номер документа.".

21. Пункт 184 Інструкції викласти у такій редакції: "У структурних підрозділах МОЗ України застосовується автоматизована система реєстрації документів у СЕД. У разі ведення журнальної системи реєстрації документів мають бути передбачені графи, що містять основну інформацію про документ (додаток 16).".

22. Пункт 185 Інструкції викласти у такій редакції: "Для забезпечення ритмічності та безперебійності роботи, своєчасного виконання документів в МОЗ України документи на розгляд керівництву передаються об 11.00, о 14.00 та 16.00 кожного робочого дня, а термінові - невідкладно. Отримання документів на паперових носіях відповідальними особами структурних підрозділів у відділі документозабезпечення та контролю здійснюється щоденно з 10.00 до 12.00 та з 16.00 до 17.00, а термінових - негайно.".

23. Пункт 187 Інструкції викласти у такій редакції:

"Документи, розглянуті керівництвом МОЗ України, повертаються з відповідною резолюцією до відділу документозабезпечення та контролю, який здійснює передачу документів до структурних підрозділів МОЗ України на виконання, у тому числі через СЕД. Працівник, відповідальний за організацію діловодства в структурному підрозділі, отримавши документи в СЕД, терміново доповідає їх керівникові структурного підрозділу.".

24. Пункт 188 Інструкції викласти у такій редакції: "Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям у порядку визначення їх в резолюції через СЕД або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.".

25. Абзац 2 пункту 194 Інструкції викласти у такій редакції: "Головний виконавець організовує роботу співвиконавців шляхом підготовки плану виконання з визначенням строків подання ними пропозицій, порядку погодження і підготовки проекту документа.".

26. Пункт 198 Інструкції викласти у такій редакції: "Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати відділ документозабезпечення та контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.".

27. Пункт 200 Інструкції доповнити абзацами 4 та 5 наступного змісту: "Розроблення проекту нормативно-правового акта у МОЗ України на виконання завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, покладається на структурний підрозділ відповідно до його компетенції.

Структурний підрозділ, який визначений головним виконавцем, протягом двох робочих днів готує деталізований план підготовки проекту акта з визначенням етапів його розроблення, аж до подання його на розгляд Кабінету Міністрів України та його розгляду. План затверджується першим заступником, заступником Міністра згідно з розподілом обов'язків. За кожним етапом підготовки проекту акта здійснюється контроль.".

28. Абзац 2 пункту 207 Інструкції викласти у такій редакції: "У разі потреби строк виконання документа може бути подовжено на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніше ніж за п'ять робочих днів до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.".

29. Пункт 209 Інструкції викласти у такій редакції: "У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки СЕД.".

30. Пункт 211 Інструкції викласти у такій редакції: "Контроль за виконанням документів включає взяття завдань, визначених у документах, на контроль, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання завдань, зняття виконання завдань з контролю, контроль за спрямуванням виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання завдань, визначених у документах, інформування керівництва МОЗ України про хід та результати їх виконання.".

31. Пункт 212 Інструкції викласти у такій редакції: "У МОЗ України застосовується автоматизований контроль за виконанням документів за допомогою модуля "Ведення контролю виконання", що є складовою СЕД.".

32. Абзац 5 пункту 217 Інструкції викласти у такій редакції: "Виконавцям надсилається повідомлення про планову дату виконання документів через СЕД та у паперовому вигляді Департаментом інформаційно-організаційного та документального забезпечення.".

33. Пункт 230 Інструкції викласти у такій редакції: "Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються відділом документозабезпечення та контролю централізовано у день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців, але не пізніше наступного робочого дня.".

34. Пункт 231 Інструкції викласти у такій редакції: "Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у відділі документозабезпечення та контролю.".

35. Пункт 238 Інструкції викласти у такій редакції: "Структурні підрозділи та окремі виконавці передають вихідні документи та інші поштові відправлення до відділу документозабезпечення та контролю у день їх підпису керівництвом МОЗ щоденно у понеділок - четвер з 9.00 до 16.00, п'ятниця - з 9.00 до 15.00, але не пізніше наступного робочого дня.".