Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоровя України

78. Відбиток печатки відділу документозабезпечення та контролю (без зазначення герба) ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

79. Наказом Віце-прем'єр-міністра України - Міністра визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

80. МОЗ України може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Віце-прем'єр-міністра України - Міністра, його заступників або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників МОЗ України може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

81. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою відділу документозабезпечення та контролю.

82. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах МОЗ України (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки відділу документозабезпечення та контролю, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах МОЗ України (відпусках) повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

83. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 253 23 29

або

Петренко Олена Іванівна 253 23 29

84. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його необхідно долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату.

85. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

86. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc

87. Відмітка про надходження документа до МОЗ України проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є повна назва Міністерства, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа.

88. Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 158 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає на реєстрацію відділу документального забезпечення та контролю документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

89. Запис про державну реєстрацію робиться на наказах МОЗ України у Міністерстві юстиції в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці наказу нормативно-правового характеру для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

90. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності МОЗ України, адміністративно-господарських та кадрових питань.

91. Проекти наказів з основних питань діяльності та адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами відповідно до плану організаційної роботи МОЗ України, а також за дорученням керівництва МОЗ України чи за власною ініціативою.

92. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує Департамент роботи з персоналом, освіти та науки на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

93. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проекту наказу і подання його на підпис в установлений строк покладається на керівника структурного підрозділу, у якому розроблено проект наказу.

94. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, директором Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення, завідувачем Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, літредактором, начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), начальником Юридичного управління, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

95. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником, який створив документ, та керівником відповідного відділу Департаменту роботи з персоналом, освіти та науки, а також залежно від видів наказів - завідувачем Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, Управлінням бухгалтерського обліку, начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), начальником Юридичного управління, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

96. Директор Юридичного управління візує всі види наказів за наявності необхідних віз профільних та контролюючих підрозділів.

97. Проекти наказів, що надаються для підписання Міністру, візуються його заступниками відповідно до розподілу функціональних обов'язків та обов'язково заступником Міністра - керівником апарату.

98. У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

99. Накази підписуються Віце-прем'єр-міністром України - Міністром, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Заступник Міністра - керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції.

Перед підписуванням проект наказу ретельно перевіряють та уточнюють. При цьому особливої уваги потребує перевірка назв нормативно-правових актів, що стали підставою для видання наказу, цифрових даних, прізвищ, імен і по батькові, строків виконання.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

100. Наказ оформляється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...",) або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

101. Текст наказу з питань основної діяльності МОЗ України та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи, установи, що належать до сфери управління МОЗ України, або конкретні посадові (службові) особи) у давальному відмінку, конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання, наприклад:

Департаменту лікувально-профілактичної допомоги підготувати аналітичний звіт про стан здоров'я дитячого населення за перше півріччя 2011 р. до 01.08.2011.

Директору Державної установи "Український центр профілактики і боротьби зі СНІДом" Нізовій Н. М. підготувати аналітичну довідку про ситуацію з захворюваністю на СНІД в Україні та найбільш гострі проблеми, що потребують термінового вирішення, до 01.12.2011.

Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "головним державним санітарним лікарям", "начальникам управлінь охорони здоров'я".

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

102. Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".

Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

"1) Внести зміни до... (додаються)".

103. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби повинен містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

104. До наказів не повинен включатися пункт "Наказ довести до відома...". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення після підписання такого документа.

105. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

106. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

107. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

108. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу.

109. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом, наприклад:

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1.1. АНТОНЕНКО Ольгу Степанівну на посаду начальника відділу бухгалтерського обліку з 15 листопада 2005 р. з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Антоненко О.С. від 10.11.2005.

1.2. ГЕРАСИМЕНКА Вадима Федоровича на посаду провідного спеціаліста відділу методологічного забезпечення стандартизації медичної допомоги з 15 листопада 2005 р. місячним випробним терміном, з окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Герасименка В.Ф. від 09.11.2005.

110. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

111. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

112. У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

113. Під час ознайомлення з наказом з кадрових питань (особового складу) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

114. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

115. Порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Мін'юсті, визначається законодавством.

116. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

До номерів наказів з питань основної діяльності літери не додаються. До номерів наказів з адміністративно-господарських питань додаються літерна позначка "Адм". З метою розрізнення наказів з кадрових питань (особового складу) система літерних індексів до їх номерів розробляється Департаментом роботи з персоналом, освіти та науки.

117. Копії наказів засвідчуються Департаментом інформаційно-організаційного та документального забезпечення чи Департаментом роботи з персоналом, освіти та науки і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

118. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в МОЗ України рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

119. Протоколи складаються в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

120. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).

121. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

122. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

123. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

124. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

125. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

126. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

127. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

128. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

129. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

130. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

131. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

В окремих випадках протокол можуть підписувати члени комісії, якщо це передбачено положенням про відповідний колегіальний орган.

132. Деякі протоколи засідань (методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо), відповідно до положень про ці колегіальні органи, підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

133. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою відділу документозабезпечення та контролю і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.

Список розсилки складає і підписує секретар.

134. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень Кабінету Міністрів України;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

135. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

136. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції. Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Службовий лист розпочинають із загальноприйнятої форми звертання до адресата листа, а завершують - заключною формою вияву ввічливості. Звертання використовується у випадку, якщо лист адресується конкретній посадовій особі, компетентній у вирішенні викладеного в листі питання. Якщо посада особи, до якої лист потрапить на розгляд, не відома, застосовувати форму звертання недоречно, листа слід адресувати безпосередньо установі, наприклад: Міністерство юстиції, Редакція газети "Факти".

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 58 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

137. Службовий лист візується у порядку, визначеному п. 70 Інструкції.

У листі обов'язково мають зазначатися прізвище працівника МОЗ, який є виконавцем, та номер його робочого телефону. Ця відмітка проставляється у нижній лівій частині аркуша під підписом керівника.

138. Вносити будь-які виправлення або доповнення в підписані листи не дозволяється.

139. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про неї.

140. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів її роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання на засідання колегії, строк подання документів.

Проект плану роботи колегії складається секретарем, який відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегії.

Затверджений колегією план роботи доводиться до відома її членів і керівників структурних підрозділів МОЗ України. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегії можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегії інформує всіх членів колегії та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

141. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану голові колегії (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення колегії, завізований членами колегії, керівниками заінтересованих структурних підрозділів МОЗ України (за необхідності), та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані членами колегії та керівниками структурних підрозділів, а у разі потреби - проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення членами колегії, із заінтересованими структурними МОЗ України та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегії;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

142. Документи, підготовлені для розгляду колегії, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегії або протокольній частині колегії МОЗ України з кожного засідання.

143. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

144. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів МОЗ України та секретар колегії.

145. Секретар колегії забезпечує організацію роботи колегії, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

146. Протокол кожного засідання колегії складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 118 - 133 цієї Інструкції.

147. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою відділу документозабезпечення та контролю.

148. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи МОЗ України.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи МОЗ України, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Віце-прем'єр-міністра України - Міністра або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим Департаментом роботи з персоналом, освіти та науки, передається Віце-прем'єр-міністру України - Міністру, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 11).

149. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до Управління бухгалтерського обліку.

150. Документообіг МОЗ України - це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в МОЗ України на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

151. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в МОЗ України найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в МОЗ України структурних підрозділів і робочих місць.

152. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Порядком експлуатації оновленої СЕД, Інструкцією користувача при роботі в оновленій СЕД та Функціями користувачів при роботі у СЕД, які затверджені наказом МОЗ від 25 вересня 2012 року № 742 "Про оновлену систему електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України", положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

153. У МОЗ України застосовується система електронного документообігу (СЕД).

154. Обсяг документообігу МОЗ України - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в МОЗ України (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

155. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані відділом документозабезпечення та контролю, підраховуються окремо на основі прийнятої системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як за МОЗ України в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються відділом документозабезпечення та контролю і подаються керівництву МОЗ для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

156. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 12).

157. Доставка документів до МОЗ України здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, документи в електронній формі.

Усі документи, що надходять до МОЗ України, приймаються централізовано відділом документозабезпечення та контролю.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником МОЗ України.

158. У відділі документозабезпечення та контролю розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

159. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у відділі документозабезпечення та контролю.

160. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

161. Факт і дата надходження документа до МОЗ України обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 87 цієї Інструкції.

162. Електронні носії інформації обов'язково передаються до МОЗ України із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

163. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

164. Документи, адресовані керівникам МОЗ України, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду у відділі документозабезпечення та контролю

165. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Міністром, його заступниками або структурними підрозділами.

Міністру подаються на розгляд документи, які надійшли на його ім'я за підписом Президента України, Глави Адміністрації Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Генерального прокурора України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України, голів вищих спеціалізованих судів України, Голови Вищої ради юстиції України, Голови Національного банку України, Голови Центральної виборчої комісії України, перших керівників міністерств, Голови Рахункової палати України, запити, звернення і листи народних депутатів України, звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни. Зазначені документи після реєстрації невідкладно подаються до Управління із забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба) для доповіді Міністру. Після доповіді документи, виконання яких взято на контроль, терміново повертаються до відділу документозабезпечення та контролю для постановки на контроль, після чого передаються визначеним у дорученні посадовим особам для виконання. За три робочих дні до закінчення строку виконання керівник структурного підрозділу подає до Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба) підготовлені у встановленому порядку на підпис Міністру документи. Виконані документи на підпис Міністру подаються начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба).

Першому заступникові, заступникам Міністра подаються на розгляд адресовані на їх ім'я або на адресу МОЗ України листи та звернення, інші документи відповідно до розподілу між ними обов'язків, а структурним підрозділам - відповідно до їх функціональних обов'язків. Першому заступнику Міністра, заступникам Міністра документи на підпис подаються керівниками структурних підрозділів, якщо не визначено ними інше.

У разі відсутності Міністра термінові документи подаються на розгляд в.о. Міністра або заступнику Міністра - керівнику апарату, з подальшою доповіддю Міністру.

( Пункт 165 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013 )

166. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

167. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у Положенні про МОЗ України та у положеннях про структурні підрозділи, наказах про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками, посадових інструкціях, а також, номенклатура справ, схеми проходження документів.

168. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації відділом документозабезпечення та контролю (додаток 13), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

169. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

170. Реєстрація вхідних документів (актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Міністра та його заступників, проводиться централізовано відділом документозабезпечення та контролю Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення в СЕД.

171. Реєстрація вихідних документів здійснюється централізовано відділом документозабезпечення та контролю Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення.

172. Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів МОЗ України та виконуються ними, реєструються в цих структурних підрозділах, відповідно до вимог цієї Інструкції.

Накази з кадрових питань (особового складу), у тому числі про відрядження, реєструються у Департаменті роботи з персоналом, освіти та науки.

Господарські договори, прейскуранти, наряди, заявки, рознарядки, тощо реєструються відповідно до вимог цієї Інструкції.

Документи, створені в апараті МОЗ України (доповідні записки, довідки, окремі доручення, плани, порядки денні апаратних нарад, колегій, протоколи, рішення нарад, колегій тощо), реєструються як вхідні внутрішні документи. Рішенню колегії присвоюється реєстраційний індекс "КМ".

173. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

174. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до МОЗ України;

накази з основних питань діяльності МОЗ України;

накази з адміністративно-господарських питань;

накази з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

рішення колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

175. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються шляхом додавання до реєстраційного номера літери "ф" після цифри реєстраційного номера.

176. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

177. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 180 і 184 цієї Інструкції.

178. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 40 цієї Інструкції.

179. Система електронного документообігу (СЕД), що застосовується в МОЗ, забезпечує формування банку реєстраційних даних в електронному вигляді та електронної картотеки реєстраційних карток.

180. Під час реєстрації документів заповнюється електронна форма реєстраційно-контрольної картки (вводяться всі необхідні відомості про документ). СЕД формує реєстраційний номер документа.

181. Реєстраційно-контрольна картка виводиться на паперовий носій і роздруковується у двох примірниках: один примірник розміщується контрольній картотеці, другий - передається виконавцю разом із документом.

Картки виготовляються на папері формату А5 (210 х 148 міліметрів).

182. Для реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється єдина реєстраційно-контрольна картка (додаток 14).

183. Порядок заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки наводиться у додатку 15.

184. У структурних підрозділах МОЗ України застосовується автоматизована система реєстрації документів у СЕД. У разі ведення журнальної системи реєстрації документів мають бути передбачені графи, що містять основну інформацію про документ (додаток 16).

185. Для забезпечення ритмічності та безперебійності роботи, своєчасного виконання документів в МОЗ України документи на розгляд керівництву передаються об 11.00, о 14.00 та 16.00 кожного робочого дня, а термінові - невідкладно. Отримання документів на паперових носіях відповідальними особами структурних підрозділів у відділі документозабезпечення та контролю здійснюється щоденно з 10.00 до 12.00 та з 16.00 до 17.00, а термінових - негайно.

186. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва МОЗ України у день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

187. Документи, розглянуті керівництвом МОЗ України, повертаються з відповідною резолюцією до відділу документозабезпечення та контролю, який здійснює передачу документів до структурних підрозділів МОЗ України на виконання, у тому числі через СЕД. Працівник, відповідальний за організацію діловодства в структурному підрозділі, отримавши документи в СЕД, терміново доповідає їх керівникові структурного підрозділу.

188. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям у порядку визначення їх в резолюції через СЕД або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.